Создание шаблона (для мероприятий и поездок)
Шаблоны поездок позволяют администраторам компании заранее создавать заготовки, которыми смогут пользоваться другие сотрудники (например, организаторы или ассистенты) при оформлении мероприятий и поездок. Такие шаблоны помогают заранее настроить и сохранить нужные параметры. При использовании шаблона эти параметры автоматически подставляются в новые поездки или мероприятия — это помогает соблюдать корпоративные правила, экономит время и делает процесс более удобным, при этом не ограничивая гибкость для организаторов.
СОДЕРЖАНИЕ
Создать шаблон
Выберите Компания в меню Программа . Откроется страница настроек компании.
Выберите Шаблоны поездок (в разделе Конфигурация ) в левом меню. Откроется страница Шаблоны поездок .
Нажмите Создать новый. Откроется страница Новый шаблон .
Выберите С приглашением или Без приглашения. От этого зависит, смогут ли организаторы и ассистенты отправлять приглашения путешественникам при создании поездок и мероприятий по этому шаблону. Обычно этот параметр также определяет, кто будет оформлять бронирования — сами путешественники или ассистенты. После выбора этот параметр изменить нельзя.
С приглашением — для таких поездок/мероприятий можно отправлять приглашения по электронной почте сотрудникам и гостям. В письме будет ссылка для самостоятельного бронирования.
Без приглашения — для таких поездок/мероприятий приглашения не отправляются. Сотрудники могут сами оформить поездку (через страницу Поездки ), либо это может сделать ассистент. Поездку для гостя может оформить только координатор.
Введите название шаблона в поле Название шаблона . Название должно быть понятным и отражать, для каких целей предназначен этот шаблон (например: командировка для новых сотрудников, поездка на собеседование, приезд приглашённого спикера, переезд сотрудника и т.д.).
В поле Локация можно заранее указать город или место, куда будут относиться все поездки/мероприятия по этому шаблону.
Если шаблон привязан к определённой локации, можно сразу задать допустимые аэропорты, отели и т.д.
В поле Основной тип путешественника можно выбрать, кто может быть добавлен в поездку/мероприятие по этому шаблону (например, сотрудник или гость).
В поле Политика можно выбрать, какая политика командировок будет применяться для путешественников при бронировании поездок/мероприятий по этому шаблону. Можно выбрать Стандартная политика путешественника или конкретную политику.
Если выбрана Стандартная политика путешественника, система автоматически применит политику, настроенную для каждого путешественника.
Если выбрана определённая политика, можно также указать в поле Применять политику путешественника, если она менее строгая (например, Разрешено, Не разрешено), чтобы система понимала, какую политику использовать.
В разделе Разрешённые типы бронирования можно указать, какие типы бронирования будут доступны по умолчанию для поездок/мероприятий по этому шаблону. Здесь же можно выбрать, какие способы оплаты будут доступны для каждого типа бронирования.
Для Авиабилетов — чтобы разрешить бронирование авиабилетов, включите соответствующий переключатель. Можно также указать типы перелётов (например, в одну сторону, туда-обратно), выбрать аэропорты назначения (например, JFK, LAX, LHR) и разрешить или запретить поездки с попутчиками (например, с членами семьи). Для выбора используйте соответствующие галочки в полях Допустимые типы перелётов и Допустимые аэропорты. Кнопками + и - можно указать количество Допустимых попутчиков. Чтобы выбрать способ оплаты для авиабилетов, нажмите на значок карандаша в разделе Способ оплаты (по умолчанию используется Стандартный способ оплаты путешественника), выберите нужный вариант и нажмите Подтвердить. Доступные варианты:
Способ оплаты по умолчанию — все способы оплаты, указанные в профиле путешественника.
Карта из профиля путешественника — все способы оплаты из профиля путешественника, кроме центральных карт.
Центральная карта — конкретная центральная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько центральных карт, затем нажмите Подтвердить.
Карта из шаблона — любая карта, которую вы добавили в этот шаблон. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько карт из шаблона, затем нажмите Подтвердить.
Примечание: Этот вариант появится только если вы уже добавили карты в шаблон. Чтобы добавить карту, нажмите Добавить новую карту.
Добавить новую карту — позволяет добавить новую карту через окно Добавление кредитной карты . После добавления карты вы сможете выбрать вариант Карта из шаблона .
Для Отелей — чтобы разрешить бронирование отелей, включите соответствующий переключатель. Можно также выбрать допустимые отели. Чтобы добавить отель, нажмите + Добавить. Затем воспользуйтесь поиском и отметьте нужные отели галочками. Чтобы выбрать способ оплаты для отелей, нажмите на значок карандаша в разделе Способ оплаты (по умолчанию используется Стандартный способ оплаты путешественника), выберите нужный вариант и нажмите Подтвердить. Доступные варианты:
Способ оплаты по умолчанию — все способы оплаты, указанные в профиле путешественника.
Карта из профиля путешественника — все способы оплаты из профиля путешественника, кроме центральных карт.
Виртуальная карта — определённая виртуальная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько виртуальных карт, затем нажмите Подтвердить.
Центральная карта — определённая центральная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько центральных карт, затем нажмите Подтвердить.
Карта из шаблона — любая карта, которую вы добавили в этот шаблон. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько карт из шаблона, затем нажмите Подтвердить.
Примечание: Этот вариант появится только если вы уже добавили карты в шаблон. Чтобы добавить карту, нажмите Добавить новую карту.
Добавить новую карту — позволяет добавить новую карту через окно Добавление кредитной карты . После добавления карты вы сможете выбрать вариант Карта из шаблона .
Для Поезда — чтобы разрешить бронирование железнодорожных билетов, включите соответствующий переключатель. Чтобы выбрать способ оплаты для поездов, нажмите на значок карандаша в разделе Способ оплаты (по умолчанию используется Стандартный способ оплаты путешественника), выберите нужный вариант и нажмите Подтвердить. Доступные варианты:
Способ оплаты по умолчанию — все способы оплаты, указанные в профиле путешественника.
Карта из профиля путешественника — все способы оплаты из профиля путешественника, кроме центральных карт.
Центральная карта — определённая центральная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько центральных карт, затем нажмите Подтвердить.
Карта из шаблона — любая карта, которую вы добавили в этот шаблон. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько карт из шаблона, затем нажмите Подтвердить.
Примечание: Этот вариант появится только если вы уже добавили карты в шаблон. Чтобы добавить карту, нажмите Добавить новую карту.
Добавить новую карту — позволяет добавить новую карту через окно Добавление кредитной карты . После добавления карты вы сможете выбрать вариант Карта из шаблона .
Для Авто — чтобы разрешить бронирование аренды авто, включите соответствующий переключатель. Чтобы выбрать способ оплаты для аренды авто, нажмите на значок карандаша в разделе Способ оплаты (по умолчанию используется Стандартный способ оплаты путешественника), выберите нужный вариант и нажмите Подтвердить. Доступные варианты:
Способ оплаты по умолчанию — все способы оплаты, указанные в профиле путешественника.
Карта из профиля путешественника — все способы оплаты из профиля путешественника, кроме центральных карт.
Виртуальная карта — определённая виртуальная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько виртуальных карт, затем нажмите Подтвердить.
Прямое выставление счёта — определённый счёт для прямой оплаты, который вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите один или несколько счетов для прямой оплаты, затем нажмите Подтвердить.
Центральная карта — определённая центральная карта, которую вы назначаете для этого типа бронирования по шаблону. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько центральных карт, затем нажмите Подтвердить.
Карта из шаблона — любая карта, которую вы добавили в этот шаблон. Если выбрали этот вариант, нажмите Далее и выберите одну или несколько карт из шаблона, затем нажмите Подтвердить.
Примечание: Этот вариант появится только если вы уже добавили карты в шаблон. Чтобы добавить карту, нажмите Добавить новую карту.
Добавить новую карту — позволяет добавить новую карту через окно Добавление кредитной карты . После добавления карты вы сможете выбрать вариант Карта из шаблона .
Если вы хотите добавить в шаблон дополнительные поля, нажмите Добавить в разделе Ответы на дополнительные поля . Вы сможете выбрать нужное поле и указать, кто будет заполнять ответ — вы или координатор (тот, кто будет использовать шаблон для создания поездки/мероприятия). Ответ на это поле будет автоматически подставляться во все поездки/мероприятия, созданные по шаблону. После нажатия Добавить, выберите нужное поле (например, Причина поездки) из меню Дополнительное поле . Затем в поле Способ ответа выберите, будете ли вы указывать ответ сейчас или предоставите это координатору. Если выбрать вариант Указать ответ сейчас, система сразу попросит вас ввести ответ.
В разделе Переопределение полей профиля путешественника можно указать, для каких полей профиля путешественника вы хотите задать другое значение для этого шаблона, или разрешить координаторам менять их (по умолчанию система использует данные из профиля). Можно переопределить следующие поля: Юридическое лицо, Центр затрати Отдел. Для каждого поля доступны такие варианты:
Не разрешать изменять (по умолчанию) — система будет использовать данные из профиля путешественника, и это поле не будет отображаться при создании поездки/мероприятия по шаблону.
Координатор может изменить — координатор сможет указать другое значение для этого поля. Это не изменит данные профиля путешественника, новое значение будет действовать только для поездки/мероприятия по этому шаблону. Если координатор не изменит поле, система возьмёт значение из профиля.
Указать новое значение сейчас — вы можете сразу выбрать нужное значение из списка. Координатор также сможет изменить его при создании поездки/мероприятия по шаблону. Это не изменит данные профиля путешественника, новое значение будет действовать только для поездки/мероприятия по этому шаблону.
В разделе Дополнительные настройки можно выбрать, какие подтверждения и напоминания по электронной почте будут включены по умолчанию и кто будет их получать для поездок/мероприятий по этому шаблону. Здесь же можно добавить описание и заметки для координатора, которые будут подставляться автоматически.
Чтобы добавить дополнительных получателей, включите переключатель Дополнительные контакты . По умолчанию путешественник всегда будет получать все уведомления по своей поездке.
Используйте галочки в разделе Получать письма по чтобы выбрать, какие подтверждения и напоминания будут отправляться.
Чтобы добавить пользователя в копию (СС), нажмите + Добавить. Введите его e-mail. Чтобы добавить ещё адреса, нажмите + Добавить.
Чтобы добавить пользователя в скрытую копию (BCC), нажмите + Добавить. Введите его e-mail. Чтобы добавить ещё адреса, нажмите + Добавить.
Чтобы добавить стандартное описание для всех поездок/мероприятий по этому шаблону, включите переключатель для поля Описание по умолчанию и введите нужный текст. Можно воспользоваться встроенным редактором. Координатор сможет изменить это описание при создании поездки/мероприятия по шаблону.
Чтобы добавить заметки для координатора для всех поездок/мероприятий по этому шаблону, включите переключатель для поля Заметки для координатора и введите нужный текст. Можно воспользоваться встроенным редактором. Эта информация будет видна только координатору при создании поездки/мероприятия по шаблону.
Когда всё готово, нажмите Сохранить. Откроется страница Шаблоны поездок и ваш шаблон (с заданными настройками) станет доступен для координаторов при создании новых поездок и мероприятий.
Редактировать шаблон
Используйте эту инструкцию, чтобы изменить уже созданный шаблон.
Выберите Компания в меню Программа . Откроется страница настроек компании.
Выберите Шаблоны поездок (в разделе Конфигурация ) в левом меню. Откроется страница Шаблоны поездок .
Найдите нужный шаблон и кликните по его названию. Также можно воспользоваться поиском по названию.
Для настройки конкретных параметров смотрите шаги в разделе Создать шаблон на этой странице. Обратите внимание: нельзя изменить тип шаблона с "С приглашением" на "Без приглашения" и наоборот.
Нажмите Сохранить после завершения. Откроется страница Шаблоны поездок . Все новые поездки/мероприятия, созданные по этому шаблону, будут использовать новые настройки. Уже созданные поездки/мероприятия на основе старой версии шаблона останутся без изменений.
Связанные темы
Статья помогла?
Отлично!
Спасибо за ваш отзыв
Извините, что не удалось помочь!
Спасибо за ваш отзыв
Комментарий отправлен
Мы ценим вашу помощь и постараемся исправить статью