Создание, публикация и управление мероприятием (последняя версия)

Только пользователи с определёнными ролями могут создавать, публиковать и управлять мероприятиями. Администраторы компании и координаторы мероприятий смогут выполнять действия, описанные ниже. 

СОДЕРЖАНИЕ

• Создание, публикация и управление мероприятием
  • Создать мероприятие
  • Просмотр и управление существующими мероприятиями
  • Публикация поездок для мероприятия (для мероприятий с приглашениями)
  • Просмотр отчетов по мероприятию
  • Связанные темы

Создать мероприятие

1. Войдите в систему Online Booking Tool. 

2. Нажмите Поездки. Откроется страница Поездки . 

3. Нажмите Создать (в правом верхнем углу) и выберите Мероприятие по шаблону в меню. Откроется окно Создать мероприятие по шаблону .

4. Поле Организация будет автоматически заполнено названием вашей компании. Если вы администратор TMC, выберите нужную организацию.

5. Выберите шаблон, который хотите использовать для мероприятия, в поле Шаблон поездки . Это позволит вам использовать все преднастроенные параметры выбранного шаблона. Если не уверены, какой выбрать, уточните у вашего тревел-менеджера. Например, для мероприятия "Вводный курс для новых сотрудников" может подойти шаблон с приглашениями. 

6. Укажите место проведения мероприятия в поле Локация .

7. Введите название мероприятия в поле Название . Это имя будет видно всем приглашённым участникам.

8. Установите Дату начала мероприятия и Дату окончания мероприятия в соответствующих полях. 

9. Укажите Дату начала окна для поездок и Дату окончания окна для поездок для мероприятия. 

   • Дата начала должна быть до старта мероприятия. Обратите внимание на такие моменты, как смена часовых поясов, расстояние и пересадки.

   • Дата окончания должна быть после завершения мероприятия.

10. Нажмите Дополнительные настройки — здесь можно указать детали по типам бронирования. Некоторые параметры в этом разделе могут быть уже предустановлены выбранным шаблоном. В разделе есть две вкладки: Разрешённые типы бронирования и Данные поездки. 

11. На вкладке Данные поездки могут быть дополнительные поля профиля путешественника (например, Центр затрат), для которых администратор шаблона либо задал другое значение, либо разрешил вам его изменить. Обратите внимание, что изменение значения здесь не повлияет на профиль путешественника в целом — оно будет применяться только для мероприятий, созданных по этому шаблону. Для каждого поля будет либо значение, заданное администратором, либо по умолчанию будет использоваться значение из профиля (оно здесь не отображается). При необходимости вы можете изменить эти значения или оставить без изменений.  

12. На вкладке Разрешённые типы бронирования укажите, какие типы бронирования будут доступны для этого мероприятия (их можно также настроить позже или для каждого путешественника отдельно). Только выбранные типы будут видны участникам. Если потребуется добавить дополнительный тип после публикации мероприятия, администраторы и координаторы смогут это сделать или забронировать сами. 

13. Для Авиабилетов:

    • Чтобы выбрать, какие типы перелётов разрешены, отметьте нужные варианты в меню Разрешённые типы перелётов :

      • В одну сторону

      • Туда-обратно

      • Место возвращения может отличаться от места вылета — удобно, если нужно посетить несколько мероприятий подряд.

    • С помощью кнопок + и - можно указать, сколько спутников (например, членов семьи) путешественник сможет добавить к авиабронированию в поле Разрешённые спутники . Если указать значение больше нуля, путешественники смогут нажать Добавить путешественников при бронировании авиабилетов. Количество спутников будет ограничено указанным вами числом. 

    • В поле Разрешённые аэропорты назначения можно выбрать аэропорты, куда участники смогут бронировать билеты для участия в мероприятии (отправление возможно из любого аэропорта). Это поле можно оставить пустым или заполнить позже — тогда путешественники смогут выбрать любой аэропорт назначения. 

      • Начните вводить название или код нужного аэропорта — система предложит варианты. 

      • Отметьте галочкой нужный аэропорт. 

      • Чтобы добавить ещё аэропорты, повторите поиск и выбор. 

    • В разделе с календарём и временем рядом с полями Рекомендуемое прибытие до и Рекомендуемый вылет после можно задать временные рамки, в которые путешественникам будет предложено бронировать перелёты. По умолчанию эти даты совпадают с датами мероприятия. Даты мероприятия . Путешественникам будет рекомендовано бронировать билеты в эти даты и время. 

14. Для Отелей:

    • Чтобы разрешить бронирование отелей для этого мероприятия, включите соответствующий переключатель.

    • Нажмите Добавить чтобы выбрать конкретные отели. Появится поле Отель . Здесь можно указать все отели, в которых участники смогут остановиться для участия в мероприятии. Это поле можно не заполнять. 

    • Начните вводить название нужного отеля — система предложит варианты. 

    • Выберите нужный отель.  

    • Чтобы добавить ещё отели, нажмите Добавить и повторите действия. 

15. Для Железнодорожных билетов 

    • Чтобы разрешить бронирование поездов для этого мероприятия, включите соответствующий переключатель.

    • Дополнительные настройки не требуются.

16. Для Аренды авто

    • Чтобы разрешить бронирование аренды авто для этого мероприятия, включите соответствующий переключатель.

    • Дополнительные настройки не требуются.

17. Откройте вкладку Дополнительные поля . 

    • Шаблон, на основе которого создаётся поездка, может содержать дополнительные поля. Их значения могут быть уже заполнены из шаблона — вы можете принять их или изменить. Если значение не задано, возможно, его потребуется ввести. 

    • Вы также можете добавить дополнительные поля. Чтобы добавить поле, нажмите Добавить. После этого выберите нужное поле и заполните его. 

18. Нажмите Создать. Откроется страница мероприятия. 

19. Чтобы добавить описание мероприятия, нажмите Описание мероприятия. Откроется страница с описанием. 

    • Отредактируйте описание по своему усмотрению. Здесь можно использовать жирный шрифт, курсив, маркированные списки, выбрать шрифт, цвет, отступы, а также добавить ссылки. После завершения нажмите Сохранить. 

20. Чтобы изменить способы оплаты для определённого типа бронирования, нажмите Детали оплаты. Затем нажмите иконку карандаша напротив Способ оплаты для нужного типа бронирования и внесите изменения. Подробнее о возможных вариантах смотрите в шаге 9 раздела Создание шаблона (для мероприятий и поездок).. Нажмите Сохранить после завершения. 

21. Чтобы начать добавлять участников, нажмите + Путешественник. Обратите внимание: Пользователь, который добавил путешественника, будет указан как контактное лицо для этой поездки. Это человек, к которому путешественник сможет обратиться с вопросами. Также, если вы используете шаблон без приглашений, для каждого добавленного путешественника сразу создаётся поездка. Для шаблонов с приглашениями вы сможете опубликовать поездки с уведомлением по почте или без него. 

    • Чтобы добавить сотрудника: Нажмите + Путешественник и введите имя или email нужного пользователя. Появится список подходящих пользователей — выберите нужного. Повторите для каждого сотрудника. 

    • Чтобы добавить гостя, который не является сотрудником компании: Нажмите + Путешественник и начните вводить имя или email в поле поиска. Появится список подходящих пользователей — выберите нужного. Повторите для каждого гостя. Если у гостя ещё нет профиля в системе, нажмите Создать гостя компании и заполните профиль (для гостя обязательно указать email, имя, фамилию и юридическое лицо). Возможность создавать профили для гостей доступна не всегда. 

22. Изменение параметров: 

    • Чтобы изменить настройки мероприятия до публикации, выберите нужный пункт (например,  Параметры мероприятия) в меню Изменить и отредактируйте нужные параметры, затем нажмите Применить. Изменения будут применены ко всем поездкам в рамках мероприятия (кроме тех, которые были изменены вручную и отвязаны от мероприятия, а также уже забронированных поездок).

    • Чтобы изменить параметры для одной или нескольких поездок, отметьте нужного путешественника. Выберите нужный пункт (например, Параметры поездки) в меню Изменить внизу страницы и внесите изменения. Обратите внимание: после изменения параметров поездки для конкретного путешественника, дальнейшие изменения на уровне мероприятия на него не распространяются. 

23. Далее: 

    • Для мероприятий с шаблоном без приглашенийпоездки для добавленных путешественников создаются автоматически. Публиковать мероприятие или поездки отдельно не нужно.

    • Для мероприятий с шаблоном с приглашениямиможно опубликовать поездки, нажав Опубликовать поездки или посмотреть раздел Публикация поездок для мероприятия для подробностей. Вам будет предложено отправить приглашения участникам.

Просмотр и управление существующими мероприятиями

1. Войдите в систему Online Booking Tool. 

2. Нажмите Поездки. Откроется страница Поездки . 

3. Перейдите на вкладку Мероприятия .

4. Можно отфильтровать мероприятия по названию, дате или статусу (для предстоящих мероприятий). 

   1. Выберите Предстоящие в меню, чтобы посмотреть будущие или текущие мероприятия. 

   2. Выберите Завершённые в меню, чтобы посмотреть прошедшие мероприятия.

   3. Выберите Отменённые в меню, чтобы посмотреть отменённые мероприятия.

5. Каждое созданное мероприятие отображается отдельной строкой. Для каждого мероприятия указаны место, даты и типы бронирования. Если в мероприятии есть не опубликованные поездки, вы можете опубликовать их (с уведомлением по почте или без него).  

6. Найдите нужное мероприятие и кликните по нему. Откроется страница деталей. Для каждого путешественника отображаются: имя, название поездки, даты, окно для поездки, разрешённые типы бронирования, статус поездки, статус приглашения (для шаблонов с приглашениями). Зелёная иконка напротив типа бронирования означает, что путешественник уже забронировал этот тип. Можно отсортировать по Статусу поездки (например, Ожидает). Для мероприятий с шаблоном приглашений можно также сортировать по Статусу приглашения (Приглашён, Не приглашён). 

7. Вы можете просмотреть и изменить параметры мероприятия, список путешественников или параметры конкретной поездки. 

   1. Изменение параметров мероприятия 

      1. Чтобы изменить Описание мероприятия, кликните по нему. Отредактируйте текст и нажмите Сохранить.

      2. Чтобы добавить или изменить Внутреннюю заметку, кликните по ней. Отредактируйте текст и нажмите Сохранить.  

      3. Чтобы изменить любые параметры мероприятия, выберите Параметры мероприятия в меню Изменить и внесите изменения, затем нажмите Применить. Изменения будут применены ко всем поездкам мероприятия (кроме индивидуально изменённых и уже забронированных).

      4. Чтобы изменить контактные лица мероприятия, выберите Контакты мероприятия в меню Изменить и внесите изменения, затем нажмите Сохранить. 

   2. Изменения путешественников и их параметров поездки

      1. Чтобы изменить параметры одной или нескольких поездок, отметьте нужного путешественника. Выберите нужные параметры в меню Изменить внизу страницы и внесите изменения. После этого поездка будет отмечена как изменённая, и дальнейшие изменения на уровне мероприятия на неё не распространяются.  

      2. Чтобы добавить путешественника, нажмите + Путешественник, найдите нужного пользователя и выберите его. Для мероприятий с шаблоном приглашений потребуется нажать Опубликовать поездки (вверху справа), чтобы создать поездку. Для шаблонов без приглашений поездка создаётся автоматически.    

      3. Чтобы удалить путешественника, выберите его поездку (кликнув по названию). Откроется страница поездки. Выберите Отменить поездку в меню Действия . Все ссылки в ранее отправленных приглашениях станут недействительными. Обратите внимание: Если по мероприятию уже были сделаны бронирования, система предложит их отменить.

      4. Чтобы загрузить список участников, нажмите Загрузить и следуйте инструкциям в разделе Создать мероприятие выше на этой странице.

      5. Чтобы скачать текущий список участников, нажмите Скачать на панели инструментов.

Публикация поездок для мероприятия (для мероприятий с приглашениями)

После того как вы создали мероприятие с приглашениями (например, по шаблону с приглашениями), вы можете предварительно просмотреть приглашения и опубликовать поездки для бронирования. При публикации мероприятия вы можете выбрать, отправлять ли участникам email-приглашения. 

Для мероприятий, созданных по шаблону без приглашений, участники не получают email-приглашения, но для каждого добавленного путешественника сразу создаётся поездка. Далее вы (или агент) можете забронировать поездку для каждого участника, открыв его поездку в мероприятии. Либо путешественники могут бронировать сами.

1. Войдите в систему Online Booking Tool. 

2. Нажмите Поездки. Откроется страница Поездки . 

3. Перейдите на вкладку Мероприятия . 

4. Выберите Предстоящие чтобы увидеть будущие мероприятия (если вкладка ещё не выбрана). Каждое мероприятие отображается отдельной строкой — указаны место, даты и типы бронирования. 

5. Найдите нужное мероприятие и кликните по нему. Откроется страница поездок мероприятия. 

   • Чтобы изменить параметры мероприятия, для которого уже опубликованы некоторые поездки, выберите Параметры мероприятия в меню Изменить — внесите изменения и нажмите Применить. 

6. Нажмите Опубликовать поездки. 

   • Чтобы опубликовать поездки без отправки email-приглашений, нажмите Только опубликовать.

   • Чтобы опубликовать поездки и отправить email-приглашения, нажмите Опубликовать и отправить приглашения.

   • Чтобы протестировать, как будет выглядеть приглашение, нажмите на ссылку (после нажатия Опубликовать поездки). Приглашение придёт на ваш email.

7. После публикации вы всё ещё можете менять некоторые параметры мероприятия и/или поездок путешественников. Однако изменения будут применяться только к будущим бронированиям, а не к уже оформленным (подробнее см. в разделе Просмотр и управление существующими мероприятиями на этой странице). Например, можно изменить: 

   • Название мероприятия/поездки

   • Описание мероприятия/поездки

   • Даты поездки (например, изменить дату начала или окончания)

   • Детали оплаты 

   • Разрешённые типы бронирования

   • Количество разрешённых спутников для перелёта (до 5 дополнительных на одном бронировании)

   • Ответы на дополнительные поля (от имени путешественника)

   • Значения полей профиля для поездки (например, центр затрат, юридическое лицо)

   • Добавить дополнительных путешественников

   • Удалить путешественников (если они ещё ничего не забронировали).

Просмотр отчетов по мероприятию

Вы можете посмотреть подробную статистику по мероприятию. 

1. Войдите в систему Online Booking Tool. 

2. Нажмите Поездки. Откроется страница Поездки . 

3. Перейдите на вкладку Мероприятия . 

4. Выберите Предстоящие чтобы увидеть будущие мероприятия (если вкладка ещё не выбрана). Также можно посмотреть отчёты по завершённым мероприятиям. 

5. Найдите нужное мероприятие и кликните по нему. Откроется страница мероприятия. 

Нажмите Отчёты. Откроются метрики по мероприятию.

Связанные темы

• Мероприятия (Обзор)
• Бронирование поездки для мероприятия (сотрудник/организатор)
• Бронирование поездки для мероприятия (гость/не сотрудник)
• Создание шаблона (для мероприятий и поездок)