Wgrywanie danych podmiotu prawnego

Poniżej znajdą Państwo instrukcję, jak przesłać definicje podmiotów prawnych do Spotnana za pomocą pliku CSV. Przed rozpoczęciem importu użytkowników należy najpierw dodać (lub utworzyć) definicje podmiotów prawnych, ponieważ każdy użytkownik/podróżny musi być przypisany do konkretnego podmiotu prawnego.

Tę czynność może wykonać wyłącznie administrator.

1. Zaloguj się do narzędzia rezerwacyjnego online Spotnana.
2. Wybierz Firma z menu Program . Na ekranie pojawią się Ustawienia ogólne .
3. Rozwiń menu Firma (na pasku nawigacyjnym po lewej stronie) i wybierz Podmioty prawne. Strona Podmioty prawne zostanie wyświetlona.
4. Kliknij + Dodaj i wybierz Prześlij plik CSV z menu. Pojawi się okno dialogowe Prześlij plik CSV.  
5. Pobierz szablon, klikając w link szablon . Następnie postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami (te same instrukcje są również dostępne w oknie dialogowym Prześlij plik CSV ).

Aby sprawdzić historię przesyłania plików, kliknij ikonę zegara , aby rozwinąć panel boczny. Zobaczysz tam ostatnie przesłane pliki oraz powiadomienia o statusie.

Instrukcja przesyłania plików z danymi podmiotów prawnych

• Przed importem lub utworzeniem użytkowników w Spotnana Online Booking Tool powinny już istnieć odpowiednie podmioty prawne oraz biura.
• Jeśli w Spotnana Online Booking Tool nie ma jeszcze żadnych podmiotów prawnych dla Twojej organizacji, szablon będzie pusty i możesz od razu rozpocząć dodawanie nowych wierszy.
• Jeśli w Twojej organizacji są już zdefiniowane podmioty prawne w Spotnana Online Booking Tool, szablon będzie zawierał te rekordy. Możesz wtedy dodawać, edytować lub usuwać wiersze według potrzeb.
  • Aby usunąć wybrany podmiot prawny, znajdź odpowiedni wiersz i ustaw w kolumnie ACTION wartość DELETE. Po przesłaniu pliku ten podmiot zostanie usunięty ze Spotnana.
  • Aby edytować podmiot prawny, znajdź odpowiedni wiersz, wprowadź zmiany i ustaw w kolumnie ACTION wartość UPDATE. Po zakończeniu przesyłania pliku, podmiot zostanie zaktualizowany w Spotnana.
  • Aby dodać nowy podmiot prawny, dodaj nowy wiersz i ustaw w kolumnie ACTION wartość CREATE. Nowy podmiot zostanie dodany do Spotnana po przesłaniu pliku. Należy pamiętać, że każdy podmiot musi być unikalny (nie może powtarzać się z już istniejącymi w Spotnana).
• Nie należy edytować ani usuwać nagłówka kolumn (wiersza na górze pliku, który opisuje zawartość każdej kolumny).
• Nie zmieniaj kolejności kolumn.
• Nie dodawaj nowych kolumn.
• Upewnij się, że w każdym wierszu podano wartości we wszystkich wymaganych kolumnach. Kolumny obowiązkowe są oznaczone gwiazdką (*).
• Wartości w pliku powinny zawierać wyłącznie znaki alfanumeryczne. W przypadku adresów e-mail można również używać znaku „@” (myname234@companyname.com).
• Zaleca się zmianę domyślnej nazwy pliku CSV (template.csv) na nazwę zawierającą datę przesyłania. Ułatwi to późniejsze rozwiązywanie ewentualnych problemów z rekordami.
• Usuń wszystkie spacje na końcu wartości w pliku. Żadna wartość nie może kończyć się pustą spacją.
• Pole Numer telefonu jest opcjonalne. Jednak jeśli podasz numer telefonu, musisz również uzupełnić pola Kod kraju telefonu oraz Numer wewnętrzny prawidłowymi wartościami.

W razie pytań prosimy o kontakt mailowy pod adresem techsupport@spotnana.com.