Creați un șablon (pentru evenimente și deplasări)
Șabloanele de deplasare le oferă administratorilor companiei posibilitatea de a crea modele pe care ceilalți utilizatori (organizatori, etc.) le pot folosi atunci când creează evenimente sau deplasări. Prin aceste șabloane, administratorii pot seta și configura dinainte anumite valori. Aceste setări sunt preluate automat de evenimentele sau deplasările care folosesc șablonul, ceea ce asigură o mai bună conformitate și coerență, economisind timp, dar oferind totodată flexibilitate celor care organizează evenimente sau deplasări.
CUPRINS
Creați un șablon
Selectați Companie din meniul Program . Se va deschide pagina de setări a companiei. .
Selectați Șabloane de deplasare (din meniul Configurare ) din bara de navigare din stânga. Pagina Șabloane de deplasare va fi afișată.
Faceți clic pe Creează nou. Pagina Nou șablon va fi afișată.
Selectați Invitație sau Fără invitație. Această opțiune stabilește dacă, pentru evenimentele și deplasările create pe baza acestui șablon, organizatorii și planificatorii companiei pot trimite invitații către participanți. De obicei, această setare indică și dacă rezervările vor fi făcute de către participanți sau de către organizatori. Odată stabilită această opțiune pentru un șablon, ea nu mai poate fi modificată ulterior.
Invitație pentru evenimente/deplasări permite trimiterea unei invitații pe e-mail către participanți (angajați sau invitați). E-mailul conține un link prin care aceștia își pot rezerva singuri călătoria.
Fără invitație pentru evenimente/deplasări nu permite trimiterea unei invitații pe e-mail. Angajații pot totuși să își rezerve singuri călătoria (din pagina Deplasări ), sau un organizator poate face rezervarea în numele lor. Pentru invitați, rezervarea poate fi făcută doar de către un coordonator.
Introduceți un nume pentru șablon în câmpul Nume șablon . Alegeți un nume sugestiv, astfel încât organizatorii să știe la ce tip de eveniment sau deplasare se potrivește șablonul (de exemplu: Deplasare pentru integrarea noilor angajați, Deplasare pentru interviuri candidați, Deplasare invitat special, Relocare angajat).
Folosiți câmpul Locație pentru a seta dinainte locația pentru toate evenimentele/deplasările care vor folosi acest șablon.
Dacă setați o locație, puteți predefini și aeroporturile, hotelurile etc. permise.
Folosiți câmpul Tip principal de călător pentru a indica ce tipuri de călători (de exemplu: Angajat, Invitat) pot fi adăugați la evenimentele/deplasările pe baza acestui șablon.
Folosiți câmpul Politică pentru a alege ce politică de călătorie se va aplica participanților când se fac rezervări pentru evenimentele/deplasările create cu acest șablon. Puteți selecta Politica implicită a călătorului sau o anumită politică.
Dacă alegeți Politica implicită a călătorului, sistemul va aplica automat politica setată pentru fiecare călător în parte.
Dacă selectați o politică anume, puteți seta opțiunea Aplică politica călătorului dacă este mai puțin restrictivă (de exemplu: Permis, Nu este permis), astfel încât sistemul să știe ce regulă să aplice.
Folosiți câmpurile din secțiunea Tipuri de rezervări permise pentru a stabili dinainte ce tipuri de rezervări sunt permise implicit pentru evenimentele/deplasările pe baza acestui șablon. Tot aici puteți seta și metodele de plată disponibile pentru fiecare tip de rezervare.
Pentru Avion - Puteți permite rezervarea biletelor de avion implicit, activând comutatorul. De asemenea, puteți specifica tipurile de zboruri (de exemplu: Dus, Dus-întors), aeroporturile de destinație (de exemplu: JFK, LAX, LHR) și dacă sunt acceptați însoțitori (de exemplu: membri ai familiei). Folosiți bifele pentru a selecta Tipuri de zbor permise și Aeroporturi permise. Folosiți butoanele + și - pentru a seta numărul de Însoțitori permiși. Pentru a stabili metodele de plată pentru zboruri, dați clic pe pictograma creion de la Metodă de plată (setarea implicită este Plata implicită a călătorului), alegeți una dintre opțiuni și apăsați Confirmă. Opțiunile sunt:
Metoda de plată implicită - Toate metodele de plată din profilul călătorului.
Card din profilul călătorului - Toate metodele de plată din profil, cu excepția cardurilor centrale.
Card central - Un anumit card central pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri centrale, apoi apăsați Confirmă.
Card din șablon - Orice card pe care l-ați adăugat la acest șablon. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri din șablon și să apăsați Confirmă.
Notă: Această opțiune nu va apărea dacă nu ați adăugat încă niciun card la acest șablon. Pentru a adăuga un card, dați clic pe Adaugă card nou.
Adaugă card nou - Vă permite să adăugați un card nou prin fereastra Adaugă card de credit . După ce cardul a fost adăugat, veți putea selecta opțiunea Card din șablon .
Pentru Hotel - Puteți permite rezervările la hotel implicit, activând comutatorul. De asemenea, puteți specifica hotelurile permise. Pentru a adăuga un hotel, apăsați + Adaugă. Folosiți funcția de căutare pentru a găsi hotelul dorit și bifați opțiunile potrivite. Pentru a stabili metodele de plată pentru hoteluri, dați clic pe pictograma creion de la Metodă de plată (setarea implicită este Plata implicită a călătorului), alegeți una dintre opțiuni și apăsați Confirmă. Opțiunile sunt:
Metoda de plată implicită - Toate metodele de plată din profilul călătorului.
Card din profilul călătorului - Toate metodele de plată din profil, cu excepția cardurilor centrale.
Card virtual - Un anumit card virtual pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri virtuale și să apăsați Confirmă.
Card central - Un anumit card central pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri centrale și să apăsați Confirmă.
Card din șablon - Orice card pe care l-ați adăugat la acest șablon. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri din șablon și să apăsați Confirmă.
Notă: Această opțiune nu va apărea dacă nu ați adăugat încă niciun card la acest șablon. Pentru a adăuga un card, dați clic pe Adaugă card nou.
Adaugă card nou - Vă permite să adăugați un card nou prin fereastra Adaugă card de credit . După ce cardul a fost adăugat, veți putea selecta opțiunea Card din șablon .
Pentru Tren - Puteți permite rezervarea biletelor de tren implicit, activând comutatorul. Pentru a stabili metodele de plată pentru aceste rezervări, dați clic pe pictograma creion de la Metodă de plată (setarea implicită este Plata implicită a călătorului), alegeți una dintre opțiuni și apăsați Confirmă. Opțiunile sunt:
Metoda de plată implicită - Toate metodele de plată din profilul călătorului.
Card din profilul călătorului - Toate metodele de plată din profil, cu excepția cardurilor centrale.
Card central - Un anumit card central pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri centrale și să apăsați Confirmă.
Card din șablon - Orice card pe care l-ați adăugat la acest șablon. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri din șablon și să apăsați Confirmă.
Notă: Această opțiune nu va apărea dacă nu ați adăugat încă niciun card la acest șablon. Pentru a adăuga un card, dați clic pe Adaugă card nou.
Adaugă card nou - Vă permite să adăugați un card nou prin fereastra Adaugă card de credit . După ce cardul a fost adăugat, veți putea selecta opțiunea Card din șablon .
Pentru Mașină - Puteți permite rezervarea mașinilor de închiriat implicit, activând comutatorul. Pentru a stabili metodele de plată pentru închirieri auto, dați clic pe pictograma creion de la Metodă de plată (setarea implicită este Plata implicită a călătorului), alegeți una dintre opțiuni și apăsați Confirmă. Opțiunile sunt:
Metoda de plată implicită - Toate metodele de plată din profilul călătorului.
Card din profilul călătorului - Toate metodele de plată din profil, cu excepția cardurilor centrale.
Card virtual - Un anumit card virtual pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri virtuale și să apăsați Confirmă.
Facturare directă - Un anumit cont de facturare directă pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe conturi de facturare directă și să apăsați Confirmă.
Card central - Un anumit card central pe care îl alocați acestui tip de rezervare pentru șablonul respectiv. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri centrale și să apăsați Confirmă.
Card din șablon - Orice card pe care l-ați adăugat la acest șablon. Dacă alegeți această opțiune, trebuie să apăsați Următorul și apoi să selectați unul sau mai multe carduri din șablon și să apăsați Confirmă.
Notă: Această opțiune nu va apărea dacă nu ați adăugat încă niciun card la acest șablon. Pentru a adăuga un card, dați clic pe Adaugă card nou.
Adaugă card nou - Vă permite să adăugați un card nou prin fereastra Adaugă card de credit . După ce cardul a fost adăugat, veți putea selecta opțiunea Card din șablon .
Dacă doriți să adăugați câmpuri personalizate în șablon, apăsați Adaugă în secțiunea Răspunsuri la câmpuri personalizate . Astfel, puteți selecta un câmp personalizat și stabili dacă răspunsul la acesta va fi completat de dumneavoastră sau de coordonator (cel care folosește șablonul pentru a crea evenimente/deplasări). Răspunsul dat va fi preluat de orice eveniment sau deplasare creată pe baza șablonului. După ce apăsați Adaugă, selectați câmpul personalizat (de exemplu, Motivul deplasării) dorit din meniul Câmp personalizat . Folosiți apoi câmpul Metoda de răspuns pentru a stabili dacă răspunsul va fi completat acum sau de către coordonator ulterior. Dacă selectați Setează răspunsul acum, veți fi invitați să completați răspunsul.
Folosiți câmpurile din secțiunea Suprascriere câmpuri profil călător pentru a specifica ce câmpuri din profilul călătorului doriți să fie completate diferit pentru acest șablon sau să permiteți coordonatorilor să le modifice (implicit, sistemul folosește valorile din profil). Câmpurile care pot fi suprascrise sunt Entitate juridică, Centru de costși Departament. Pentru fiecare câmp, puteți alege una dintre următoarele opțiuni:
Nu permite suprascrierea (setarea implicită) – Sistemul va folosi valoarea din profilul călătorului, iar câmpul nu va apărea la crearea evenimentului sau deplasării pe baza acestui șablon.
Coordonatorul poate suprascrie - Coordonatorii care folosesc acest șablon pot seta o altă valoare pentru câmpul respectiv. Această modificare nu schimbă permanent profilul călătorului, ci se aplică doar pentru evenimentele/deplasările create cu acest șablon. Dacă nu se editează câmpul, sistemul folosește valoarea din profil.
Setează valoare suprascrisă acum - Puteți alege o valoare anume pentru câmpul respectiv. Folosiți meniul pentru a selecta valoarea dorită. Coordonatorul poate edita această valoare la nevoie, când creează evenimente/deplasări. Modificarea nu afectează permanent profilul călătorului, ci doar evenimentele/deplasările pe baza acestui șablon.
Folosiți câmpurile din secțiunea Setări suplimentare pentru a stabili ce tipuri de confirmări și notificări pe e-mail vor fi activate implicit și cine le va primi pentru evenimentele/deplasările pe baza acestui șablon. De asemenea, puteți introduce o descriere și note implicite pentru toate evenimentele/deplasările create cu acest șablon.
Pentru a adăuga contacte suplimentare, activați comutatorul Contacte suplimentare . Implicit, călătorul va primi întotdeauna toate notificările relevante pentru deplasare.
Folosiți bifele de sub Primește e-mail pentru pentru a stabili ce confirmări și notificări vor fi trimise.
Pentru a adăuga utilizatori la lista CC, apăsați + Adaugă. Introduceți adresa de e-mail a utilizatorului respectiv. Pentru a adăuga mai multe adrese, apăsați din nou + Adaugă.
Pentru a adăuga utilizatori la lista BCC, apăsați + Adaugă. Introduceți adresa de e-mail a utilizatorului respectiv. Pentru a adăuga mai multe adrese, apăsați din nou + Adaugă.
Pentru a introduce o descriere implicită pentru toate evenimentele/deplasările care folosesc acest șablon, activați comutatorul pentru câmpul Descriere implicită și introduceți mesajul dorit. Aveți la dispoziție un editor de text. Această descriere poate fi modificată de coordonator la crearea evenimentelor/deplasărilor pe baza șablonului.
Pentru a introduce note pentru coordonator, valabile pentru toate evenimentele/deplasările care folosesc acest șablon, activați comutatorul pentru câmpul Note pentru coordonator și introduceți notele dorite. Aveți la dispoziție un editor de text. Aceste informații vor fi vizibile doar pentru coordonator la crearea evenimentelor/deplasărilor pe baza șablonului.
După ce ați terminat, apăsați Salvează. Pagina Șabloane de deplasare va fi afișată, iar acest șablon (împreună cu setările sale) va fi disponibil pentru coordonatorii dumneavoastră la crearea evenimentelor și deplasărilor.
Editați un șablon
Folosiți această procedură pentru a modifica șabloane existente.
Selectați Companie din meniul Program . Se va deschide pagina de setări a companiei. .
Selectați Șabloane de deplasare (din meniul Configurare ) din bara de navigare din stânga. Pagina Șabloane de deplasare va fi afișată.
Găsiți șablonul dorit și selectați numele acestuia din rândul respectiv. Puteți căuta șablonul și după nume.
Consultați pașii din procedura Creați un șablon (de pe această pagină) pentru instrucțiuni privind setarea valorilor specifice. Nu puteți schimba un șablon cu invitație în unul fără invitație (sau invers).
Apăsați Salvează după ce ați terminat. Pagina Șabloane de deplasare va fi afișată. Orice evenimente/deplasări noi create pe baza acestui șablon vor folosi noile setări. Evenimentele/deplasările existente, create pe baza versiunilor anterioare ale șablonului, nu vor fi afectate de aceste modificări.
Subiecte asociate
- Creați, publicați și gestionați un eveniment (ultima versiune)
- Creați deplasări pornind de la un șablon
A fost de ajutor articolul?
Grozav!
Mulțumim pentru feedback
Ne pare rău! Nu am putut fi de ajutor
Mulțumim pentru feedback
Feedback trimis
Apreciem efortul dumneavoastră și vom încerca să modificăm articolul