Създаване на шаблон (за събития и пътувания)
Шаблоните за пътувания дават възможност на администраторите на компанията да създават шаблони, които могат да се използват от други потребители (организатори, координатори и др.) при създаване на събития и пътувания. По този начин администраторите могат предварително да зададат и конфигурират определени стойности, които се унаследяват от събитията и пътуванията, създадени по този шаблон. Това осигурява по-голяма съгласуваност и спазване на фирмените политики, спестява време, но същевременно дава нужната гъвкавост на създателите на пътувания и събития.
СЪДЪРЖАНИЕ
Създаване на шаблон
Изберете Компания от менюто Програма . Ще се отвори страницата с настройките на компанията. Ще се отвори страницата с настройките на компанията.
Изберете Шаблони за пътувания (от менюто Конфигурация ) в лявото навигационно меню. Ще се зареди страницата Шаблони за пътувания .
Натиснете Създай нов. Ще се отвори страницата Нов шаблон .
Изберете Покана или Без покана. Тази настройка определя дали при създаване на събития и пътувания по този шаблон, координаторите и организаторите ще могат да изпращат покани към пътуващите. Обикновено това показва и кой ще прави резервациите – самите пътуващи или организатор. След като изберете тази опция за даден шаблон, тя не може да бъде променяна.
Покана – При тези събития/пътувания може да се изпрати имейл покана до пътуващите (служители и гости). В имейла има линк, чрез който те могат сами да резервират своето пътуване.
Без покана – При тези събития/пътувания не се изпраща имейл покана. Служителите все пак могат сами да направят резервация (през страницата Пътувания ), а организатор може да направи резервация от тяхно име. За гостите, резервация може да направи само координатор.
Въведете име на шаблона в полето Име на шаблон . Изберете описателно име, което ще помогне на координаторите да разберат за какъв тип събитие или пътуване е предназначен шаблонът (например: Пътуване за въвеждане на нов служител, Пътуване за интервю с кандидат, Пътуване на гост-лектор, Преместване на служител и др.).
Използвайте полето Местоположение за да зададете предварително локацията за всички събития/пътувания по този шаблон.
Когато шаблонът е обвързан с конкретна локация, можете предварително да определите позволени летища, хотели и други.
Използвайте полето Основен тип пътуващ за да посочите какви типове пътуващи (например служител, гост) могат да се добавят към събитията/пътуванията по този шаблон.
Използвайте полето Политика за да изберете коя фирмена политика за пътуване ще се прилага при резервации по този шаблон. Можете да изберете Стандартната политика на пътуващия или конкретна политика.
Ако изберете Стандартната политика на пътуващия, системата автоматично ще приложи политиката, зададена в профила на всеки пътуващ.
Ако изберете конкретна политика, можете да определите настройката Да се приложи политиката на пътуващия, ако е по-малко рестриктивна (например Разрешено, Не е разрешено), за да може системата да приложи правилната политика.
В секцията Разрешени видове резервации можете да зададете кои видове резервации ще са позволени по подразбиране за събития/пътувания по този шаблон. Можете също да изберете начините на плащане за всеки тип резервация.
За Самолет – Можете да разрешите резервации на самолетни билети по подразбиране, като активирате съответния бутон. Можете да изберете и типа полети (например еднопосочен, двупосочен), летищата на заминаване и пристигане (например JFK, LAX, LHR), както и дали са позволени придружители (напр. членове на семейството). Използвайте отметките, за да изберете Разрешени типове полети и Разрешени летища. За да определите броя на + и - придружителите, използвайте бутоните Разрешени придружители. За да зададете начин на плащане за самолетни билети, кликнете върху иконата на молив под Начин на плащане (по подразбиране е Стандартен начин на плащане на пътуващия), изберете опция и натиснете Потвърди. Възможните опции са:
Стандартен начин на плащане – Всички начини на плащане, въведени в профила на пътуващия.
Карта в профила на пътуващия – Всички начини на плащане, въведени в профила, без централните карти.
Централна карта – Конкретна централна карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече централни карти, след което да натиснете Потвърди.
Карта към шаблона – Всяка карта, която сте добавили към този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече карти към шаблона, след което да натиснете Потвърди.
Забележка: Тази опция ще се появи само ако вече сте добавили карта към шаблона. За да добавите карта, натиснете Добави нова карта.
Добави нова карта – Това ви позволява да добавите нова карта чрез диалога Добавяне на кредитна карта . След като добавите новата карта, ще можете да изберете Карта към шаблона като опция.
За Хотел – Можете да разрешите хотелски резервации по подразбиране, като активирате съответния бутон. Можете да посочите кои хотели са позволени. За да добавите хотел, натиснете + Добави. Използвайте търсенето, за да намерите желания хотел и отбележете с отметка избраните хотели. За да зададете начин на плащане за хотели, кликнете върху иконата на молив под Начин на плащане (по подразбиране е Стандартен начин на плащане на пътуващия), изберете опция и натиснете Потвърди. Възможните опции са:
Стандартен начин на плащане – Всички начини на плащане, въведени в профила на пътуващия.
Карта в профила на пътуващия – Всички начини на плащане, въведени в профила, без централните карти.
Виртуална карта – Конкретна виртуална карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече виртуални карти, след което да натиснете Потвърди.
Централна карта – Конкретна централна карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече централни карти, след което да натиснете Потвърди.
Карта към шаблона – Всяка карта, която сте добавили към този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече карти към шаблона, след което да натиснете Потвърди.
Забележка: Тази опция ще се появи само ако вече сте добавили карта към шаблона. За да добавите карта, натиснете Добави нова карта.
Добави нова карта – Това ви позволява да добавите нова карта чрез диалога Добавяне на кредитна карта . След като добавите новата карта, ще можете да изберете Карта към шаблона като опция.
За Влак – Можете да разрешите резервации за влак по подразбиране, като активирате съответния бутон. За да зададете начин на плащане за влакови резервации, кликнете върху иконата на молив под Начин на плащане (по подразбиране е Стандартен начин на плащане на пътуващия), изберете опция и натиснете Потвърди. Възможните опции са:
Стандартен начин на плащане – Всички начини на плащане, въведени в профила на пътуващия.
Карта в профила на пътуващия – Всички начини на плащане, въведени в профила, без централните карти.
Централна карта – Конкретна централна карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече централни карти, след което да натиснете Потвърди.
Карта към шаблона – Всяка карта, която сте добавили към този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече карти към шаблона, след което да натиснете Потвърди.
Забележка: Тази опция ще се появи само ако вече сте добавили карта към шаблона. За да добавите карта, натиснете Добави нова карта.
Добави нова карта – Това ви позволява да добавите нова карта чрез диалога Добавяне на кредитна карта . След като добавите новата карта, ще можете да изберете Карта към шаблона като опция.
За Автомобил – Можете да разрешите резервации за наем на автомобил по подразбиране, като активирате съответния бутон. За да зададете начин на плащане за наем на автомобил, кликнете върху иконата на молив под Начин на плащане (по подразбиране е Стандартен начин на плащане на пътуващия), изберете опция и натиснете Потвърди. Възможните опции са:
Стандартен начин на плащане – Всички начини на плащане, въведени в профила на пътуващия.
Карта в профила на пътуващия – Всички начини на плащане, въведени в профила, без централните карти.
Виртуална карта – Конкретна виртуална карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече виртуални карти, след което да натиснете Потвърди.
Директно фактуриране – Конкретна сметка за директно фактуриране, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече сметки за директно фактуриране, след което да натиснете Потвърди.
Централна карта – Конкретна централна карта, която задавате за този тип резервация по този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече централни карти, след което да натиснете Потвърди.
Карта към шаблона – Всяка карта, която сте добавили към този шаблон. Ако изберете тази опция, трябва да натиснете Напред и след това да изберете една или повече карти към шаблона, след което да натиснете Потвърди.
Забележка: Тази опция ще се появи само ако вече сте добавили карта към шаблона. За да добавите карта, натиснете Добави нова карта.
Добави нова карта – Това ви позволява да добавите нова карта чрез диалога Добавяне на кредитна карта . След като добавите новата карта, ще можете да изберете Карта към шаблона като опция.
Ако желаете да добавите допълнителни полета към шаблона, натиснете Добави в секцията Отговори на допълнителни полета . Така ще можете да изберете допълнително поле и да посочите дали отговорът ще бъде даден от вас или от координатора (който използва шаблона за създаване на пътуване/събитие). Вие (или координаторът) ще дадете отговор, който ще се унаследи от всички пътувания/събития по този шаблон. След като натиснете Добави, изберете желаното допълнително поле (например Причина за пътуване) от менюто Допълнително поле . Използвайте полето Метод на отговор за да посочите дали да зададете отговора сега или да позволите координаторът да го направи по-късно. Ако изберете Задай отговор сега, ще бъдете подканени да въведете отговора.
В секцията Презаписване на полета от профила на пътуващия можете да посочите за кои полета от профила на пътуващия искате да зададете различна стойност за този шаблон или да позволите координаторът да въведе такава (по подразбиране системата използва стойността от профила на пътуващия). Можете да презапишете следните полета: Юридическо лице, Разходен центъри Отдел. За всяко от тези полета можете да изберете една от следните настройки:
Не позволявай презаписване (по подразбиране) – Системата ще използва стойността от профила на пътуващия. Това поле няма да се показва при създаване на събитие или пътуване по този шаблон.
Координаторът може да презапише – Координаторите, които използват този шаблон, могат да зададат различна стойност за полето. Това няма да промени постоянно стойността в профила на пътуващия и ще важи само за събития/пътувания, създадени по този шаблон. Ако координаторът не редактира полето, ще се използва стойността от профила.
Въведи стойност сега – Можете да зададете конкретна стойност за полето в профила на пътуващия. Използвайте предоставеното меню, за да изберете подходящата стойност. Координаторът също ще може да я редактира при нужда при създаване на събитие/пътуване по този шаблон. Това няма да промени постоянно стойността в профила на пътуващия и ще важи само за събития/пътувания, създадени по този шаблон.
В секцията Допълнителни настройки можете да определите какви потвърждения и имейл напомняния/уведомления ще се изпращат по подразбиране и до кого за събития/пътувания по този шаблон. Можете също да въведете описание и бележки към координатора, които ще се добавят по подразбиране към всички събития/пътувания по този шаблон.
За да добавите допълнителни контакти, активирайте опцията Допълнителни контакти . По подразбиране пътуващият винаги ще получава всички важни известия за пътуването.
Използвайте отметките под Получава имейли за за да зададете кои потвърждения и напомняния ще се изпращат.
За да добавите потребители в списъка с копие (CC), натиснете + Добави. Въведете имейла на потребителя. За да добавите още имейли, натиснете + Добави.
За да добавите потребители в списъка със скрито копие (BCC), натиснете + Добави. Въведете имейла на потребителя. За да добавите още имейли, натиснете + Добави.
За да въведете описание по подразбиране за всички събития/пътувания по този шаблон, активирайте опцията за Описание по подразбиране и въведете желаното съобщение. Имате на разположение текстов редактор. Координаторът може да промени това описание при създаване на събитие/пътуване по шаблона.
За да добавите бележки към координатора за всички събития/пътувания по този шаблон, активирайте опцията за Бележки към координатора и въведете желаните бележки. Имате на разположение текстов редактор. Тази информация ще бъде видима само за координатора при създаване на събитие/пътуване по шаблона.
Когато сте готови, натиснете Запази. Ще се отвори страницата Шаблони за пътувания и този шаблон (заедно с настройките му) ще бъде достъпен за вашите координатори при създаване на събития и пътувания.
Редактиране на шаблон
Използвайте тази процедура, за да редактирате вече създадени шаблони.
Изберете Компания от менюто Програма . Ще се отвори страницата с настройките на компанията. Ще се отвори страницата с настройките на компанията.
Изберете Шаблони за пътувания (от менюто Конфигурация ) в лявото навигационно меню. Ще се зареди страницата Шаблони за пътувания .
Намерете желания шаблон и изберете името му в съответния ред. Можете също да го потърсите по име.
Следвайте стъпките в процедурата Създаване на шаблон (на тази страница), за да промените конкретни стойности. Не може да променяте шаблон от тип „Покана“ на „Без покана“ (или обратно).
Натиснете Запази когато сте готови. Ще се отвори страницата Шаблони за пътувания . Всички нови събития/пътувания, създадени по този шаблон, ще използват направените от вас промени. Вече създадените събития/пътувания по по-стари версии на шаблона няма да бъдат засегнати.
Свързани теми
Тази статия беше ли полезна?
Това е страхотно!
Благодарим Ви за обратната връзка
Съжаляваме, че не успяхме да бъдем полезни
Благодарим Ви за обратната връзка
Обратната връзка е изпратена
Оценяваме вашите усилия и ще се опитаме да поправим статията