Створення шаблону (для подій та відряджень)
Шаблони відряджень дають адміністраторам компанії змогу створювати шаблони, які згодом можуть використовувати інші користувачі (наприклад, організатори чи координатори) при створенні подій і відряджень. Це дозволяє адміністраторам попередньо налаштувати ключові параметри, які автоматично застосовуються до подій чи відряджень, створених на основі шаблону. Такий підхід забезпечує дотримання політик, уніфікованість процесів і економить час, залишаючи організаторам достатню гнучкість.
ЗМІСТ
Створити шаблон
Оберіть Компанія у меню Програма . Відкриється сторінка налаштувань компанії.
Оберіть Шаблони відряджень (у розділі Конфігурація ) у лівому меню. Відкриється сторінка Шаблони відряджень .
Натисніть Створити новий. Відкриється сторінка Новий шаблон .
Оберіть Запрошення або Без запрошення. Це визначає, чи зможуть координатори та організатори надсилати запрошення подорожуючим для подій/відряджень, створених за цим шаблоном. Зазвичай це також впливає на те, хто здійснює бронювання: самі подорожуючі чи організатори. Зверніть увагу: після вибору цей параметр змінити неможливо.
Запрошення — події/відрядження з такою опцією дозволяють надсилати електронні запрошення працівникам і гостям. У цьому листі буде посилання для самостійного бронювання.
Без запрошення — для таких подій/відряджень електронні запрошення не надсилаються. Працівники можуть забронювати відрядження самостійно (на сторінці Відрядження ) або це може зробити організатор. Поїздки для гостей може бронювати лише координатор.
Введіть назву шаблону у полі Назва шаблону . Назва має бути зрозумілою, щоб координатори одразу розуміли, для яких подій чи відряджень призначений цей шаблон (наприклад: Відрядження для нових співробітників, Відрядження на співбесіду, Поїздка запрошеного спікера, Переведення працівника тощо).
Використайте поле Локація для попереднього вибору місця проведення для всіх подій/відряджень за цим шаблоном.
Якщо шаблон прив’язаний до певної локації, ви можете заздалегідь визначити дозволені аеропорти, готелі тощо.
У полі Основний тип подорожуючого вкажіть, які категорії подорожуючих (наприклад, працівник, гість) можуть бути додані до подій/відряджень за цим шаблоном.
У полі Політика оберіть, яка політика подорожей застосовуватиметься до бронювань для подорожуючих у рамках цього шаблону. Можна вибрати Стандартна для подорожуючого або конкретну політику.
Якщо обрано Стандартна для подорожуючого, система автоматично застосує політику, що вказана у профілі кожного подорожуючого.
Якщо обрано конкретну політику, ви можете налаштувати поле Застосовувати політику подорожуючого, якщо вона менш обмежувальна (наприклад, Дозволено, Не дозволено), щоб система знала, яку політику застосувати.
У розділі Дозволені типи бронювання можете визначити, які типи бронювання будуть дозволені за замовчуванням для подій/відряджень за цим шаблоном. Також можна обрати способи оплати для кожного типу бронювання.
Для Авіаперельотів — щоб дозволити бронювання авіаквитків за замовчуванням, увімкніть відповідний перемикач. Також можна вказати типи перельотів (наприклад, в один бік, туди й назад), дозволені аеропорти (наприклад, JFK, LAX, LHR) та чи дозволені супутники (наприклад, члени родини). Виберіть потрібні опції у чекбоксах для Дозволені типи перельотів та Дозволені аеропорти. За допомогою кнопок + та - можете вказати кількість Дозволених супутників. Щоб обрати спосіб оплати для авіаквитків, натисніть на іконку олівця у полі Спосіб оплати (за замовчуванням встановлено Стандартний спосіб оплати подорожуючого), оберіть потрібний варіант і натисніть Підтвердити. Можливі варіанти:
Стандартний спосіб оплати — усі способи оплати, додані у профілі подорожуючого.
Картка з профілю подорожуючого — усі способи оплати з профілю, окрім корпоративних карток.
Корпоративна картка — конкретна корпоративна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька корпоративних карток, потім натисніть Підтвердити.
Картка шаблону — будь-яка картка, яку ви додали до цього шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька карток шаблону, потім натисніть Підтвердити.
Примітка: Цей варіант буде доступний лише після того, як ви додасте картку до шаблону. Щоб додати картку, натисніть Додати нову картку.
Додати нову картку — це дозволяє додати нову картку через діалогове вікно Додати кредитну картку . Після додавання картки ви зможете обрати опцію Картка шаблону .
Для Готелів — щоб дозволити бронювання готелів за замовчуванням, увімкніть відповідний перемикач. Також можна вказати дозволені готелі. Щоб додати готель, натисніть + Додати. Скористайтеся пошуком для вибору готелю та відмітьте потрібні варіанти у чекбоксах. Щоб обрати спосіб оплати для готелів, натисніть на іконку олівця у полі Спосіб оплати (за замовчуванням встановлено Стандартний спосіб оплати подорожуючого), оберіть потрібний варіант і натисніть Підтвердити. Можливі варіанти:
Стандартний спосіб оплати — усі способи оплати, додані у профілі подорожуючого.
Картка з профілю подорожуючого — усі способи оплати з профілю, окрім корпоративних карток.
Віртуальна картка — конкретна віртуальна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька віртуальних карток, потім натисніть Підтвердити.
Корпоративна картка — конкретна корпоративна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька корпоративних карток, потім натисніть Підтвердити.
Картка шаблону — будь-яка картка, яку ви додали до цього шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька карток шаблону, потім натисніть Підтвердити.
Примітка: Цей варіант буде доступний лише після того, як ви додасте картку до шаблону. Щоб додати картку, натисніть Додати нову картку.
Додати нову картку — це дозволяє додати нову картку через діалогове вікно Додати кредитну картку . Після додавання картки ви зможете обрати опцію Картка шаблону .
Для Потягів — щоб дозволити бронювання залізничних квитків за замовчуванням, увімкніть відповідний перемикач. Щоб обрати спосіб оплати для бронювання потягів, натисніть на іконку олівця у полі Спосіб оплати (за замовчуванням встановлено Стандартний спосіб оплати подорожуючого), оберіть потрібний варіант і натисніть Підтвердити. Можливі варіанти:
Стандартний спосіб оплати — усі способи оплати, додані у профілі подорожуючого.
Картка з профілю подорожуючого — усі способи оплати з профілю, окрім корпоративних карток.
Корпоративна картка — конкретна корпоративна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька корпоративних карток, потім натисніть Підтвердити.
Картка шаблону — будь-яка картка, яку ви додали до цього шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька карток шаблону, потім натисніть Підтвердити.
Примітка: Цей варіант буде доступний лише після того, як ви додасте картку до шаблону. Щоб додати картку, натисніть Додати нову картку.
Додати нову картку — це дозволяє додати нову картку через діалогове вікно Додати кредитну картку . Після додавання картки ви зможете обрати опцію Картка шаблону .
Для Автомобілів — щоб дозволити бронювання оренди авто за замовчуванням, увімкніть відповідний перемикач. Щоб обрати спосіб оплати для оренди авто, натисніть на іконку олівця у полі Спосіб оплати (за замовчуванням встановлено Стандартний спосіб оплати подорожуючого), оберіть потрібний варіант і натисніть Підтвердити. Можливі варіанти:
Стандартний спосіб оплати — усі способи оплати, додані у профілі подорожуючого.
Картка з профілю подорожуючого — усі способи оплати з профілю, окрім корпоративних карток.
Віртуальна картка — конкретна віртуальна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька віртуальних карток, потім натисніть Підтвердити.
Пряме виставлення рахунку — конкретний рахунок для прямого виставлення рахунку, який ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть один або кілька рахунків, потім натисніть Підтвердити.
Корпоративна картка — конкретна корпоративна картка, яку ви прив’язуєте до цього типу бронювання для шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька корпоративних карток, потім натисніть Підтвердити.
Картка шаблону — будь-яка картка, яку ви додали до цього шаблону. Якщо обрали цей варіант, натисніть Далі та виберіть одну або кілька карток шаблону, потім натисніть Підтвердити.
Примітка: Цей варіант буде доступний лише після того, як ви додасте картку до шаблону. Щоб додати картку, натисніть Додати нову картку.
Додати нову картку — це дозволяє додати нову картку через діалогове вікно Додати кредитну картку . Після додавання картки ви зможете обрати опцію Картка шаблону .
Щоб додати власні поля до шаблону, натисніть Додати у розділі Відповіді на власні поля . Тут можна обрати потрібне власне поле та визначити, хто надаватиме відповідь — ви чи координатор (який використовує шаблон для створення подій/відряджень). Відповідь на це поле буде автоматично підставлятися у всі події/відрядження, створені за цим шаблоном. Після натискання Додати, оберіть власне поле (наприклад, Мета поїздки) у меню Власне поле . Далі у полі Спосіб відповіді вкажіть, чи відповідь задається зараз, чи її зможе надати координатор пізніше. Якщо обрати Задати відповідь зараз, система попросить вас вказати відповідь.
У розділі Перезаписати поля профілю подорожуючого можна визначити, які поля профілю подорожуючого ви хочете змінити для цього шаблону, або дозволити координаторам вказувати інше значення (за замовчуванням система використовує дані з профілю). Можна змінити такі поля: Юридична особа, Центр витратта Відділ. Для кожного з них доступні такі опції:
Не дозволяти зміну (за замовчуванням) — система використовує значення з профілю подорожуючого, і це поле не відображатиметься у події чи відрядженні, створених за цим шаблоном.
Координатор може змінити — координатори, які використовують цей шаблон, зможуть вказати інше значення для цього поля. Це не змінить дані у профілі подорожуючого, а лише застосовується до конкретної події/відрядження. Якщо координатор не внесе зміни, система використає значення з профілю.
Вказати значення зараз — ви можете одразу обрати певне значення для цього поля. Координатор також зможе змінити його при створенні події/відрядження за шаблоном. Це не змінить дані у профілі подорожуючого, а лише для конкретної події/відрядження.
У розділі Додаткові налаштування можна визначити типи підтверджень, електронних нагадувань/оновлень, які будуть надсилатися за замовчуванням, а також кому саме для подій/відряджень за цим шаблоном. Також тут можна додати стандартний опис і нотатки для координатора для всіх подій/відряджень, створених за цим шаблоном.
Щоб додати додаткових контактів, увімкніть перемикач Додаткові контакти . За замовчуванням подорожуючий завжди отримує всі відповідні сповіщення щодо поїздки.
Використайте чекбокси у розділі Отримувати листи щодо щоб визначити, які підтвердження та нагадування будуть надсилатися.
Щоб додати користувачів у копію листа (CC), натисніть + Додати. Введіть електронну адресу користувача. Щоб додати ще адреси, натисніть + Додати.
Щоб додати користувачів у приховану копію (BCC), натисніть + Додати. Введіть електронну адресу користувача. Щоб додати ще адреси, натисніть + Додати.
Щоб додати стандартний опис для всіх подій/відряджень за цим шаблоном, увімкніть перемикач біля поля Стандартний опис та введіть потрібний текст. Доступний редактор тексту. Координатор зможе змінити цей опис при створенні події/відрядження за шаблоном.
Щоб додати нотатки для координатора до всіх подій/відряджень за цим шаблоном, увімкніть перемикач біля поля Нотатки для координатора та введіть потрібні нотатки. Доступний редактор тексту. Цю інформацію побачить лише координатор при створенні події/відрядження за шаблоном.
Після завершення натисніть Зберегти. Відкриється сторінка Шаблони відряджень , і цей шаблон (разом із налаштуваннями) буде доступний для використання координаторами при створенні подій та відряджень.
Редагувати шаблон
Скористайтеся цією інструкцією, щоб змінити вже створені шаблони.
Оберіть Компанія у меню Програма . Відкриється сторінка налаштувань компанії.
Оберіть Шаблони відряджень (у розділі Конфігурація ) у лівому меню. Відкриється сторінка Шаблони відряджень .
Знайдіть потрібний шаблон і натисніть на його назву у списку. Також можна скористатися пошуком за назвою.
Детальні інструкції щодо налаштувань дивіться у розділі Створити шаблон на цій сторінці. Зверніть увагу: змінити тип шаблону із "Запрошення" на "Без запрошення" (або навпаки) неможливо.
Натисніть Зберегти після завершення. Відкриється сторінка Шаблони відряджень . Усі нові події/відрядження, створені за цим шаблоном, використовуватимуть нові налаштування. Вже створені події/відрядження залишаться без змін.
Пов’язані теми
Ця стаття була корисною?
Чудово!
Дякуємо за відгук
Даруйте, що не вдалося допомогти вам
Дякуємо за відгук
Відгук надіслано
Дякуємо за допомогу! Ми докладемо всіх зусиль, щоби виправити статтю