Luo mallipohja (tapahtumia ja matkoja varten)

Matkapohjien avulla yrityksen pääkäyttäjät voivat luoda valmiita malleja, joita muut käyttäjät (esim. yrityksen matkanjärjestäjät) voivat hyödyntää tapahtumien ja matkojen luomisessa. Mallipohjien avulla pääkäyttäjät voivat määrittää ja esiasettaa tietyt arvot valmiiksi. Nämä arvot siirtyvät automaattisesti pohjaan perustuville tapahtumille ja matkoille, mikä tehostaa käytäntöjen noudattamista, tuo yhtenäisyyttä ja säästää aikaa – kuitenkaan rajoittamatta matkojen ja tapahtumien järjestäjien mahdollisuuksia muokata tarpeen mukaan. 

SISÄLLYSLUETTELO

• Luo mallipohja (tapahtumia ja matkoja varten)
  • Luo mallipohja
  • Muokkaa mallipohjaa
  • Aiheeseen liittyvät ohjeet

Luo mallipohja

1. Valitse Yritys valikosta Ohjelma valikosta. Yrityksen asetussivu avautuu.

2. Valitse Matkapohjat (vasemman reunan Asetukset valikosta). Matkapohjat sivu avautuu.

3. Napsauta Luo uusi. Uusi mallipohja sivu avautuu.

4. Valitse Kutsu tai Ei kutsua. Tällä valinnalla määrität, voivatko tapahtuman tai matkan järjestäjät lähettää kutsuja matkustajille tämän mallipohjan pohjalta luoduissa tapahtumissa ja matkoissa. Tämä asetus vaikuttaa usein myös siihen, tekevätkö matkavaraukset matkustajat itse vai hoitaako ne järjestäjä. Kun tämä asetus on valittu mallipohjaan, sitä ei voi enää muuttaa. 

   • Kutsu events/trips allow an email invitation to be sent to travelers (employees and guests). This email contains a link that allows employees and guests to book their own travel. 

   • Ei kutsua events/trips don’t allow an email invitation to be sent. Employees can still book their own travel (via the Matkat sivulla) tai järjestäjä voi tehdä varauksen heidän puolestaan. Vieraiden matkat voi varata vain järjestäjä.

5. Kirjoita mallipohjalle nimi Mallipohjan nimi kenttään. Valitse nimi, joka kuvaa selkeästi, millaisiin tapahtumiin tai matkoihin mallipohja on tarkoitettu (esim. Uuden työntekijän perehdytysmatka, Haastattelumatka, Vierailevan puhujan matka, Työntekijän muutto). 

6. Käytä Sijainti kenttää, jos haluat esiasettaa sijainnin kaikkiin tämän mallipohjan pohjalta luotaviin tapahtumiin ja matkoihin.

   • Kun mallipohja on sidottu tiettyyn sijaintiin, voit esiasettaa esimerkiksi sallitut lentokentät ja hotellit.

7. Käytä Päämatkustajan tyyppi kenttää määrittääksesi, minkä tyyppisiä matkustajia (esim. työntekijä, vieras) voidaan lisätä tämän mallipohjan pohjalta luotaviin tapahtumiin ja matkoihin.

8. Käytä Matkapolitiikka kenttää valitaksesi, mikä matkustussääntö sovelletaan matkustajiin, kun varauksia tehdään tällä mallipohjalla luotuihin matkoihin tai tapahtumiin. Voit valita Matkustajan oletuspolitiikka tai tietyn politiikan. 

   • Jos valitset Matkustajan oletuspolitiikka, järjestelmä käyttää automaattisesti kunkin matkustajan omaa oletuspolitiikkaa.

   • Jos valitset tietyn politiikan, voit määrittää Käytä matkustajan politiikkaa, jos se on sallivampi kentän (esim. sallittu, ei sallittu), jolloin järjestelmä tietää, kumpaa sovelletaan. 

9. Käytä Sallitut varausmuodot osiossa olevia kenttiä määrittääksesi, mitkä varausmuodot ovat oletuksena sallittuja tämän mallipohjan pohjalta luotaville tapahtumille ja matkoille. Voit myös määrittää, mitä maksutapoja kussakin varausmuodossa voi käyttää.

   • Lennot - Voit sallia lentovaraukset oletuksena ottamalla kytkimen käyttöön. Voit myös määrittää lentotyypit (esim. menolento, meno-paluu), määränpään lentokentät (esim. HEL, LHR) ja sen, sallitaanko seuralaiset (esim. perheenjäsenet). Käytä valintaruutuja valitaksesi Sallitut lentotyypit ja Sallitut lentokentät .Käytä + ja - painikkeita määrittääksesi Sallitut seuralaisetmaksimimäärän. Lentojen maksutavan asettaminen tapahtuu napsauttamalla kynäkuvaketta kohdassa Maksutapa (oletuksena Matkustajan oletusmaksutapa), valitse haluamasi ja napsauta Vahvista. Vaihtoehdot:

     • Oletusmaksutapa - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat.

     • Kortti matkustajan profiilissa - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat, paitsi keskitetyt kortit.

     • Keskitetty kortti - Tietty keskitetty kortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava ja valitse yksi tai useampi keskitetty kortti, ja napsauta sitten Vahvista. 

     • Mallipohjakortti - Mikä tahansa kortti, jonka olet lisännyt tähän mallipohjaan. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava ja valitse yksi tai useampi mallipohjakortti, ja napsauta sitten Vahvista. 

       • Huomio: Tämä vaihtoehto ei näy, jos et ole vielä lisännyt yhtään korttia tähän mallipohjaan. Kortin lisäämiseksi napsauta Lisää uusi kortti.

     • Lisää uusi kortti - Tämän avulla voit lisätä uuden kortin Lisää luottokortti ikkunan kautta. Kun uusi kortti on lisätty, voit valita Mallipohjakortti vaihtoehdoksi. 

   • Hotelli - Voit sallia hotellivaraukset oletuksena ottamalla kytkimen käyttöön. Voit myös määrittää sallitut hotellit. Lisää hotelli napsauttamalla + Lisää . Käytä hakutoimintoa löytääksesi haluamasi hotellin ja valitse se valintaruudulla. Hotellien maksutavan asettaminen tapahtuu napsauttamalla kynäkuvaketta kohdassaMaksutapa (oletuksena Matkustajan oletusmaksutapa ), valitse haluamasi ja napsautaVahvista . Vaihtoehdot:Oletusmaksutapa

     • - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat. Kortti matkustajan profiilissa

     • - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat, paitsi keskitetyt kortit. Virtuaalikortti

     • - Tietty virtuaalikortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava ja valitse yksi tai useampi virtuaalikortti, ja napsauta sitten Vahvista .Keskitetty kortti

     • - Tietty keskitetty kortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava ja valitse yksi tai useampi keskitetty kortti, ja napsauta sitten Vahvista .Mallipohjakortti 

     • - Mikä tahansa kortti, jonka olet lisännyt tähän mallipohjaan. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava ja valitse yksi tai useampi mallipohjakortti, ja napsauta sitten Vahvista .Huomio: 

       • Tämä vaihtoehto ei näy, jos et ole vielä lisännyt yhtään korttia tähän mallipohjaan. Kortin lisäämiseksi napsauta Lisää uusi kortti .Lisää uusi kortti

     • - Tämän avulla voit lisätä uuden kortin Lisää luottokortti ikkunan kautta. Kun uusi kortti on lisätty, voit valita Mallipohjakortti vaihtoehdoksi. Juna 

   • - Voit sallia junavaraukset oletuksena ottamalla kytkimen käyttöön. Junamatkojen maksutavan asettaminen tapahtuu napsauttamalla kynäkuvaketta kohdassa Maksutapa (oletuksena Matkustajan oletusmaksutapa ), valitse haluamasi ja napsauta Vahvista. Vaihtoehdot: Oletusmaksutapa- Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat.

     • Kortti matkustajan profiilissa - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat, paitsi keskitetyt kortit.

     • Keskitetty kortti - Tietty keskitetty kortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsauta

     • Seuraava ja valitse yksi tai useampi keskitetty kortti, ja napsauta sitten Vahvista . Mallipohjakortti- Mikä tahansa kortti, jonka olet lisännyt tähän mallipohjaan. Jos valitset tämän, napsauta 

     • Seuraava ja valitse yksi tai useampi mallipohjakortti, ja napsauta sitten Vahvista . Huomio:Tämä vaihtoehto ei näy, jos et ole vielä lisännyt yhtään korttia tähän mallipohjaan. Kortin lisäämiseksi napsauta 

       • Lisää uusi kortti . Lisää uusi kortti- Tämän avulla voit lisätä uuden kortin

     • Lisää luottokortti ikkunan kautta. Kun uusi kortti on lisätty, voit valita Mallipohjakortti vaihtoehdoksi. Auto - Voit sallia vuokra-autovaraukset oletuksena ottamalla kytkimen käyttöön. Autonvuokrauksen maksutavan asettaminen tapahtuu napsauttamalla kynäkuvaketta kohdassa 

   • Maksutapa (oletuksena Matkustajan oletusmaksutapa ), valitse haluamasi ja napsauta Vahvista . Vaihtoehdot:Oletusmaksutapa - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat.Kortti matkustajan profiilissa

     • - Kaikki matkustajan profiilissa olevat maksutavat, paitsi keskitetyt kortit. Virtuaalikortti

     • - Tietty virtuaalikortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsauta Seuraava

     • ja valitse yksi tai useampi virtuaalikortti, ja napsauta sitten Vahvista . Suoralaskutus - Tietty suoralaskutustili, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsautaSeuraava

     • ja valitse yksi tai useampi suoralaskutustili, ja napsauta sitten Vahvista . Keskitetty kortti - Tietty keskitetty kortti, jonka määrität tälle varausmuodolle tässä mallipohjassa. Jos valitset tämän, napsautaSeuraava  

     • ja valitse yksi tai useampi keskitetty kortti, ja napsauta sitten Vahvista . Mallipohjakortti - Mikä tahansa kortti, jonka olet lisännyt tähän mallipohjaan. Jos valitset tämän, napsautaSeuraava 

     • ja valitse yksi tai useampi mallipohjakortti, ja napsauta sitten Vahvista . Huomio: Tämä vaihtoehto ei näy, jos et ole vielä lisännyt yhtään korttia tähän mallipohjaan. Kortin lisäämiseksi napsautaLisää uusi kortti 

       • . Lisää uusi kortti - Tämän avulla voit lisätä uuden kortinLisää luottokortti

     • ikkunan kautta. Kun uusi kortti on lisätty, voit valita Mallipohjakortti vaihtoehdoksi. Jos haluat lisätä mallipohjaan omia kenttiä, napsauta Lisää osiossa 

10. Vastaukset omiin kenttiin . Voit valita haluamasi oman kentän ja määrittää, annetaanko vastaus siihen itse vai antaako sen tapahtuman/matkan järjestäjä. Sinä (tai järjestäjä) annat vastauksen, joka siirtyy automaattisesti kaikkiin tämän mallipohjan pohjalta luotuihin tapahtumiin ja matkoihin. Kun napsautat Lisää , valitse lisättävä kenttä (esim. Matkan syy ]) valikostaOma kenttä -valikosta. MääritäVastaustapa kentässä, annetaanko vastaus nyt vai myöhemmin. Jos valitset Anna vastaus nyt , järjestelmä pyytää sinua syöttämään vastauksen. Käytä Ohita matkustajan profiilikentätosiossa olevia kenttiä, jos haluat määrittää matkustajan profiilitiedoista poikkeavan arvon tälle mallipohjalle tai antaa järjestäjän mahdollisuuden muuttaa arvoa (oletuksena järjestelmä käyttää matkustajan profiilitietoja). Voit ohittaa seuraavat kentät: 

11. Oikeushenkilö , Kustannuspaikka jaOsasto . Jokaiselle kentälle voit valita jonkin seuraavista asetuksista:Ei ohitusta sallittu (oletusasetus) – Järjestelmä käyttää matkustajan profiilitietoa, eikä kenttä näy tapahtumassa tai matkassa, joka luodaan tämän mallipohjan avulla.Järjestäjä voi ohittaa

    • - Järjestäjä voi asettaa profiilikenttään eri arvon. Tämä ei muuta matkustajan profiilitietoa pysyvästi, vaan koskee vain tämän mallipohjan pohjalta luotuja tapahtumia ja matkoja. Jos järjestäjä ei muuta kenttää, järjestelmä käyttää profiilitietoa. Aseta ohitusarvo nyt

    • - Voit määrittää tietyn arvon profiilikenttään. Valitse arvo valikosta. Järjestäjä voi tarvittaessa muokata arvoa tapahtumaa tai matkaa luodessaan. Tämä ei muuta matkustajan profiilitietoa pysyvästi, vaan koskee vain tämän mallipohjan pohjalta luotuja tapahtumia ja matkoja. Käytä

    • Lisäasetukset osiossa olevia kenttiä määrittääksesi, millaiset vahvistukset ja sähköposti-ilmoitukset ovat oletuksena käytössä ja kenelle ne lähetetään tämän mallipohjan pohjalta luoduissa tapahtumissa ja matkoissa. Voit myös lisätä oletuskuvauksen ja ohjeet järjestäjälle kaikkiin tämän mallipohjan pohjalta luotuihin tapahtumiin ja matkoihin.

12. Jos haluat lisätä lisäyhteyshenkilöitä, ota käyttöön Lisäyhteyshenkilöt kytkin. Oletuksena matkustaja saa aina kaikki matkaan liittyvät ilmoitukset.  

    • Käytä valintaruutuja kohdassa Saa sähköposteja aiheesta määrittääksesi, mistä vahvistuksista ja muistutuksista lähetetään sähköposti.  

      • Jos haluat lisätä käyttäjiä kopio (CC) -listalle, napsauta + Lisää . Syötä käyttäjän sähköpostiosoite. Lisää uusia osoitteita napsauttamalla

      • + Lisää .Jos haluat lisätä käyttäjiä piilokopio (BCC) -listalle, napsauta + Lisää. Syötä käyttäjän sähköpostiosoite. Lisää uusia osoitteita napsauttamalla

      • + Lisää .Jos haluat lisätä oletuskuvauksen kaikkiin tämän mallipohjan pohjalta luotuihin tapahtumiin ja matkoihin, ota käyttöön Oletuskuvauskytkin ja kirjoita haluamasi viesti. Käytössä on tekstinmuokkaustyökalu. Järjestäjä voi halutessaan muuttaa kuvausta tapahtumaa tai matkaa luodessaan.

    • Jos haluat lisätä ohjeita järjestäjälle kaikkiin tämän mallipohjan pohjalta luotuihin tapahtumiin ja matkoihin, ota käyttöön Ohjeet järjestäjälle kytkin ja kirjoita haluamasi ohjeet. Käytössä on tekstinmuokkaustyökalu. Nämä tiedot näkyvät vain järjestäjälle tapahtumaa tai matkaa luodessa.

    • Kun olet valmis, napsauta Tallenna .

13. Matkapohjat sivu avautuu ja tämä mallipohja (asetuksineen) on nyt järjestäjien käytettävissä tapahtumien ja matkojen luomiseen.Muokkaa mallipohjaa Tällä ohjeella voit muokata olemassa olevia mallipohjia. Valitse 

Yritys

valikosta

1. Ohjelma valikosta. Yrityksen asetussivu avautuu. Valitse Matkapohjat (vasemman reunan

2. Asetukset valikosta). Matkapohjat sivu avautuu. Etsi haluamasi mallipohja ja valitse sen nimi riviltä. Voit myös hakea mallipohjaa nimen perusteella. Katso ohjeet kohtaan Luo mallipohja

3. tältä sivulta, jos haluat tarkemmat ohjeet arvojen asettamiseen. Huomioithan, että Kutsu- ja Ei kutsua -mallipohjien asetusta ei voi vaihtaa jälkikäteen. 

4. Napsauta Tallenna kun olet valmis. 

Matkapohjat sivu avautuu. Kaikki tällä mallipohjalla luodut uudet tapahtumat ja matkat käyttävät uusia asetuksia. Aiemmin luodut tapahtumat ja matkat säilyvät ennallaan. Aiheeseen liittyvät ohjeet Luo, julkaise ja hallinnoi tapahtumaa (uusin versio) Luo matkoja mallipohjasta 

Related topics

• Create, publish, and manage an event (latest version)
• Create trips from a template