Vytvoření šablony (pro akce a služební cesty)
Šablony cest umožňují správcům společnosti připravit přednastavené šablony, které pak mohou využívat další uživatelé (například firemní organizátoři) při zakládání akcí a služebních cest. Díky šablonám mohou správci předem nastavit a nakonfigurovat určité hodnoty, které se pak automaticky přebírají do konkrétních akcí nebo cest. To přináší větší dodržování firemních pravidel, sjednocení postupů a úsporu času, přičemž organizátoři mají stále potřebnou flexibilitu při plánování.
OBSAH
Vytvoření šablony
Vyberte Společnost z nabídky Program . Zobrazí se stránka s nastavením společnosti. . Zobrazí se stránka s nastavením společnosti.
Vyberte Šablony cest (v nabídce Konfigurace ) v levém menu. Zobrazí se stránka Šablony cest .
Klikněte na Vytvořit novou. Nová šablona se otevře.
Vyberte Pozvánka nebo Bez pozvánkyTím určíte, zda u akcí a cest vytvořených podle této šablony budou moci organizátoři a firemní aranžéři zasílat cestujícím pozvánky. Toto nastavení také většinou určuje, zda si cestu budou rezervovat sami cestující, nebo za ně rezervaci provede aranžér. Jakmile tuto volbu pro šablonu nastavíte, už ji nelze změnit.
Pozvánka – u akcí/cest s touto volbou je možné zaslat cestujícím (zaměstnancům a hostům) e-mailovou pozvánku. V e-mailu je odkaz, přes který si mohou zaměstnanci a hosté sami zarezervovat cestu.
Bez pozvánky – u akcí/cest bez pozvánky není možné zaslat e-mailovou pozvánku. Zaměstnanci si mohou cestu rezervovat sami (na stránce Cesty ) nebo jim ji může zarezervovat aranžér. Cestu pro hosta může rezervovat pouze koordinátor.
Do pole Název šablony zadejte název šablony. Doporučujeme zvolit popisný název, aby koordinátoři hned věděli, pro jaký typ akce nebo cesty je šablona určena (například: Služební cesta pro nového zaměstnance, Cesta na pohovor, Cesta pro hostujícího řečníka, Relokace zaměstnance).
Pomocí pole Lokalita můžete přednastavit místo konání pro všechny akce/cesty, které tuto šablonu využijí.
Pokud šablonu nastavíte na konkrétní lokalitu, můžete předem určit povolená letiště, hotely apod.
Pomocí pole Hlavní typ cestujícího určíte, jaké typy cestujících (například Zaměstnanec, Host) lze k akci/cestě dle této šablony přidat.
Pomocí pole Směrnice zvolíte, podle které cestovní směrnice se budou řídit rezervace vytvořené podle této šablony. Můžete vybrat Výchozí směrnici cestujícího nebo konkrétní směrnici.
Pokud vyberete Výchozí směrnici cestujícího, systém automaticky použije směrnici nastavenou u daného cestujícího.
Pokud zvolíte konkrétní směrnici, můžete nastavit pole Použít směrnici cestujícího, pokud je méně omezující (například Povolit, Nepovolit), aby systém věděl, jak má postupovat.
Pomocí polí v sekci Povolené typy rezervací můžete přednastavit, jaké typy rezervací budou u akcí/cest podle této šablony povoleny. Zároveň zde nastavíte, jaké platební metody lze pro jednotlivé typy rezervací použít.
Pro Leteckou dopravu – povolení letenek nastavíte přepínačem. Dále můžete upřesnit typy letů (např. jednosměrný, zpáteční), cílová letiště (např. JFK, LAX, LHR) a zda lze přidat doprovod (např. rodinné příslušníky). Pomocí zaškrtávacích polí vyberte Povolené typy letů a Povolená letiště. Tlačítky + a - nastavíte počet Povolených doprovodů. Platební metody pro lety nastavíte kliknutím na ikonu tužky u pole Platební metoda (výchozí je Výchozí platební metoda cestujícího), vyberte požadovanou možnost a klikněte na Potvrdit. Na výběr máte:
Výchozí platební metoda – všechny platební metody uložené v profilu cestujícího.
Karta v profilu cestujícího – všechny platební metody v profilu cestujícího kromě centrálních karet.
Centrální karta – konkrétní centrální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více centrálních karet a klikněte na Potvrdit.
Karta šablony – jakákoli karta, kterou jste do této šablony přidali. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více karet šablony a klikněte na Potvrdit.
Poznámka: Tato možnost se zobrazí pouze, pokud jste již do šablony přidali nějakou kartu. Pokud chcete kartu přidat, klikněte na Přidat novou kartu.
Přidat novou kartu – tímto tlačítkem přidáte novou kartu přes dialog Přidat platební kartu . Po přidání nové karty budete moci vybrat možnost Karta šablony jako jednu z možností.
Pro Hotel – povolení hotelových rezervací nastavíte přepínačem. Můžete také upřesnit, které hotely jsou povolené. Přidání hotelu provedete kliknutím na + Přidat. Poté použijte vyhledávání k nalezení hotelu a zaškrtněte požadované možnosti. Platební metodu pro hotely nastavíte kliknutím na ikonu tužky u pole Platební metoda (výchozí je Výchozí platební metoda cestujícího), vyberte požadovanou možnost a klikněte na Potvrdit. Na výběr máte:
Výchozí platební metoda – všechny platební metody uložené v profilu cestujícího.
Karta v profilu cestujícího – všechny platební metody v profilu cestujícího kromě centrálních karet.
Virtuální karta – konkrétní virtuální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více virtuálních karet a klikněte na Potvrdit.
Centrální karta – konkrétní centrální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více centrálních karet a klikněte na Potvrdit.
Karta šablony – jakákoli karta, kterou jste do této šablony přidali. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více karet šablony a klikněte na Potvrdit.
Poznámka: Tato možnost se zobrazí pouze, pokud jste již do šablony přidali nějakou kartu. Pokud chcete kartu přidat, klikněte na Přidat novou kartu.
Přidat novou kartu – tímto tlačítkem přidáte novou kartu přes dialog Přidat platební kartu . Po přidání nové karty budete moci vybrat možnost Karta šablony jako jednu z možností.
Pro Vlak – povolení rezervací vlaků nastavíte přepínačem. Platební metodu pro vlak nastavíte kliknutím na ikonu tužky u pole Platební metoda (výchozí je Výchozí platební metoda cestujícího), vyberte požadovanou možnost a klikněte na Potvrdit. Na výběr máte:
Výchozí platební metoda – všechny platební metody uložené v profilu cestujícího.
Karta v profilu cestujícího – všechny platební metody v profilu cestujícího kromě centrálních karet.
Centrální karta – konkrétní centrální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více centrálních karet a klikněte na Potvrdit.
Karta šablony – jakákoli karta, kterou jste do této šablony přidali. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více karet šablony a klikněte na Potvrdit.
Poznámka: Tato možnost se zobrazí pouze, pokud jste již do šablony přidali nějakou kartu. Pokud chcete kartu přidat, klikněte na Přidat novou kartu.
Přidat novou kartu – tímto tlačítkem přidáte novou kartu přes dialog Přidat platební kartu . Po přidání nové karty budete moci vybrat možnost Karta šablony jako jednu z možností.
Pro Auto – povolení rezervací pronájmu aut nastavíte přepínačem. Platební metodu pro auta nastavíte kliknutím na ikonu tužky u pole Platební metoda (výchozí je Výchozí platební metoda cestujícího), vyberte požadovanou možnost a klikněte na Potvrdit. Na výběr máte:
Výchozí platební metoda – všechny platební metody uložené v profilu cestujícího.
Karta v profilu cestujícího – všechny platební metody v profilu cestujícího kromě centrálních karet.
Virtuální karta – konkrétní virtuální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více virtuálních karet a klikněte na Potvrdit.
Přímá fakturace – konkrétní účet přímé fakturace, který určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jeden či více účtů přímé fakturace a klikněte na Potvrdit.
Centrální karta – konkrétní centrální karta, kterou určíte pro tento typ rezervace v této šabloně. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více centrálních karet a klikněte na Potvrdit.
Karta šablony – jakákoli karta, kterou jste do této šablony přidali. Pokud tuto možnost zvolíte, klikněte na Další a poté vyberte jednu či více karet šablony a klikněte na Potvrdit.
Poznámka: Tato možnost se zobrazí pouze, pokud jste již do šablony přidali nějakou kartu. Pokud chcete kartu přidat, klikněte na Přidat novou kartu.
Přidat novou kartu – tímto tlačítkem přidáte novou kartu přes dialog Přidat platební kartu . Po přidání nové karty budete moci vybrat možnost Karta šablony jako jednu z možností.
Pokud chcete do šablony přidat vlastní pole, klikněte na Přidat v sekci Odpovědi na vlastní pole . Poté vyberte požadované vlastní pole a určete, zda odpověď zadáte vy, nebo ji bude vyplňovat koordinátor při vytváření akce/cesty podle šablony. Odpověď na vlastní pole se pak automaticky přenese do všech akcí/cest, které tuto šablonu použijí. Po kliknutí na Přidatzvolte vlastní pole (například Důvod cesty), které chcete přidat z nabídky Vlastní pole . V poli Způsob zadání odpovědi určete, zda odpověď zadáte nyní, nebo ji později doplní koordinátor. Pokud zvolíte Přednastavit odpověď nyní, budete vyzváni k jejímu zadání.
Pomocí polí v sekci Přepsání údajů z profilu cestujícího můžete určit, které údaje z profilu cestujícího chcete pro tuto šablonu změnit, nebo umožnit koordinátorům tyto údaje upravit při využití šablony (výchozí je, že systém použije hodnotu z profilu cestujícího). Přepsat lze pole Právní subjekt, Nákladové střediskoa Oddělení. U každého pole můžete nastavit jednu z těchto možností:
Nepovolit přepsání (výchozí nastavení) – systém použije hodnotu z profilu cestujícího a pole se při vytváření akce/cesty podle šablony nezobrazí.
Koordinátor může přepsat – koordinátoři mohou při vytváření akce/cesty podle šablony upravit hodnotu pole. Tato změna platí jen pro danou akci/cestu a nemění trvale profil cestujícího. Pokud koordinátor pole neupraví, použije se hodnota z profilu cestujícího.
Zadat přepsanou hodnotu nyní – můžete rovnou zadat konkrétní hodnotu pole. Koordinátor ji může při vytváření akce/cesty podle šablony případně upravit. Ani tato změna nemění trvale profil cestujícího a platí pouze pro akce/cesty vytvořené podle této šablony.
Pomocí polí v sekci Další nastavení můžete určit, jaké typy potvrzení a e-mailových upozornění budou u akcí/cest podle této šablony ve výchozím stavu zapnuty a komu budou zasílány. Dále zde můžete zadat výchozí popis a poznámky pro koordinátora ke všem akcím/cestám vytvořeným podle této šablony.
Pokud chcete přidat další kontakty, zapněte přepínač Další kontakty . Cestující bude vždy dostávat všechna důležitá oznámení k cestě.
Pomocí zaškrtávacích polí pod Dostávat e-maily pro určíte, jaká potvrzení a upozornění budou zasílána.
Chcete-li přidat uživatele do kopie (CC), klikněte na + Přidat. Zadejte e-mail uživatele. Pro přidání dalších e-mailů klikněte znovu na + Přidat.
Chcete-li přidat uživatele do skryté kopie (BCC), klikněte na + Přidat. Zadejte e-mail uživatele. Pro přidání dalších e-mailů klikněte znovu na + Přidat.
Pokud chcete zadat výchozí popis pro všechny akce/cesty podle této šablony, zapněte přepínač u pole Výchozí popis a zadejte požadovaný text. K dispozici je editor. Koordinátor může popis při vytváření akce/cesty podle šablony upravit.
Pokud chcete zadat poznámky pro koordinátora ke všem akcím/cestám podle této šablony, zapněte přepínač u pole Poznámky pro koordinátora a zadejte požadované poznámky. K dispozici je editor. Tyto informace uvidí pouze koordinátor při vytváření akce/cesty podle šablony.
Po dokončení klikněte na Uložit. Zobrazí se stránka Šablony cest a vaše nová šablona (včetně nastavení) bude k dispozici koordinátorům pro vytváření akcí a služebních cest.
Úprava šablony
Tímto postupem můžete upravit již existující šablony.
Vyberte Společnost z nabídky Program . Zobrazí se stránka s nastavením společnosti. . Zobrazí se stránka s nastavením společnosti.
Vyberte Šablony cest (v nabídce Konfigurace ) v levém menu. Zobrazí se stránka Šablony cest .
Najděte požadovanou šablonu a klikněte na její název v řádku. Šablonu můžete také vyhledat podle názvu.
Pro pokyny k nastavení konkrétních hodnot se řiďte postupem v části Vytvoření šablony na této stránce. Typ šablony Pozvánka/Bez pozvánky již nelze změnit.
Klikněte na Uložit po dokončení. Zobrazí se stránka Šablony cest . Všechny nové akce/cesty vytvořené podle této šablony budou používat nově nastavené hodnoty. Již existující akce/cesty založené na dřívějších verzích šablony zůstanou beze změny.
Související témata
Byl tento článek užitečný?
To je skvělé!
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Je ním líto, že jsme vám nepomohli
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Zpětná vazba odeslána
Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit