Crea una plantilla (per a esdeveniments i viatges)
Les plantilles de viatge permeten als administradors de l’empresa crear plantilles que altres usuaris (com ara organitzadors de l’empresa, etc.) poden utilitzar quan creen esdeveniments i viatges. Aquestes plantilles faciliten als administradors la configuració prèvia de certs valors, que després s’apliquen automàticament als esdeveniments o viatges que s’hi basen. Això garanteix més coherència i compliment de les polítiques, estalvia temps i, alhora, dona als creadors de viatges i esdeveniments la flexibilitat que necessiten.
ÍNDEX
Crea una plantilla
Selecciona Empresa des del Programa del menú. Es mostrarà la pàgina de configuració de l’empresa.
Selecciona Plantilles de viatge (al menú de Configuració a la navegació de l’esquerra). La pàgina de plantilles de viatge es mostrarà.
Fes clic a Crea nova. La plana de nova plantilla es mostrarà.
Selecciona Convidar o Sense invitació. Aquesta opció determina si els esdeveniments i viatges creats a partir d’aquesta plantilla permetran als coordinadors i organitzadors enviar invitacions als viatgers. Normalment, també indica si les reserves les farà el mateix viatger o un organitzador. Un cop definida aquesta opció per a una plantilla, no es pot modificar.
Convidar Els esdeveniments/viatges amb invitació permeten enviar un correu electrònic als viatgers (tant empleats com convidats). Aquest correu inclou un enllaç perquè puguin fer la seva pròpia reserva.
Sense invitació Els esdeveniments/viatges sense invitació no permeten enviar cap correu d’invitació. Els empleats igualment poden reservar el seu viatge (des de la pàgina Viatges ) o bé un organitzador pot fer la reserva per ells. Els viatges de convidats només els pot reservar un coordinador.
Introdueix un nom per a la plantilla al camp Nom de la plantilla . El nom hauria de ser prou descriptiu perquè els coordinadors sàpiguen per a quin tipus d’esdeveniment o viatge s’ha d’utilitzar (per exemple: Viatge d’orientació per a noves incorporacions, Viatge per a entrevistes de candidats, Viatge de ponents convidats, Trasllat d’empleats, etc.).
Fes servir el camp Ubicació per establir per endavant la ubicació de tots els esdeveniments/viatges que utilitzin aquesta plantilla.
Si la plantilla és específica d’una ubicació, pots predefinir aeroports, hotels o altres opcions permeses.
Fes servir el camp Tipus principal de viatger per indicar quins tipus de viatgers (per exemple, empleat, convidat) es poden afegir als esdeveniments/viatges que utilitzen aquesta plantilla.
Fes servir el camp Política per triar quina política de viatges s’aplicarà als viatgers quan facin reserves amb aquesta plantilla. Pots seleccionar la política predeterminada del viatger o bé una política específica.
Si selecciones política predeterminada del viatger, el sistema aplicarà automàticament la política per defecte de cada viatger.
Si tries una política concreta, pots configurar el camp Aplica la política del viatger si és menys restrictiva (per exemple: Permesa, No permesa), així el sistema sabrà quina aplicar.
Fes servir els camps de la secció Tipus de reserves permeses per establir per avançat quins tipus de reserves estaran permesos per defecte per als esdeveniments/viatges que utilitzin aquesta plantilla. També pots definir els mètodes de pagament acceptats per a cada tipus de reserva.
Per a Vol – Pots permetre la reserva de vols per defecte activant l’interruptor corresponent. També pots especificar els tipus de vols (per exemple: només anada, anada i tornada), aeroports de destinació (per exemple: JFK, LAX, LHR) i si es permeten acompanyants (com ara familiars). Utilitza les caselles de selecció per triar els tipus de vols permesos i aeroports permesos. Fes servir els botons + i – per indicar el nombre d’ acompanyants permesos. Per definir el mètode de pagament per als vols, fes clic a la icona del llapis sota Mètode de pagament (el valor per defecte és la forma de pagament predeterminada del viatger), selecciona’n una i fes clic a Confirma. Les opcions són:
Mètode de pagament predeterminat – Tots els mètodes de pagament que el viatger tingui al seu perfil.
Targeta al perfil del viatger – Tots els mètodes de pagament del perfil del viatger excepte les targetes centrals.
Targeta central – Una targeta central específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes centrals i fes clic a Confirma.
Targeta de la plantilla – Qualsevol targeta que hagis afegit a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes de plantilla i fes clic a Confirma.
Nota: Aquesta opció pot no aparèixer si encara no has afegit cap targeta a la plantilla. Per afegir-ne una, fes clic a Afegeix nova targeta.
Afegeix nova targeta – Permet afegir una targeta nova mitjançant el diàleg Afegeix targeta de crèdit . Un cop afegida la nova targeta, podràs seleccionar Targeta de la plantilla com a opció.
Per a Hotel – Pots permetre la reserva d’hotels per defecte activant l’interruptor corresponent. També pots especificar quins hotels estan permesos. Per afegir un hotel, fes clic a + Afegeix. Utilitza la cerca per trobar l’hotel desitjat i les caselles de selecció per marcar les opcions que vulguis. Per definir el mètode de pagament per als hotels, fes clic a la icona del llapis sota Mètode de pagament (el valor per defecte és la forma de pagament predeterminada del viatger), selecciona’n una i fes clic a Confirma. Les opcions són:
Mètode de pagament predeterminat – Tots els mètodes de pagament que el viatger tingui al seu perfil.
Targeta al perfil del viatger – Tots els mètodes de pagament del perfil del viatger excepte les targetes centrals.
Targeta virtual – Una targeta virtual específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes virtuals i fes clic a Confirma.
Targeta central – Una targeta central específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes centrals i fes clic a Confirma.
Targeta de la plantilla – Qualsevol targeta que hagis afegit a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes de plantilla i fes clic a Confirma.
Nota: Aquesta opció pot no aparèixer si encara no has afegit cap targeta a la plantilla. Per afegir-ne una, fes clic a Afegeix nova targeta.
Afegeix nova targeta – Permet afegir una targeta nova mitjançant el diàleg Afegeix targeta de crèdit . Un cop afegida la nova targeta, podràs seleccionar Targeta de la plantilla com a opció.
Per a Tren – Pots permetre la reserva de trens per defecte activant l’interruptor corresponent. Per definir el mètode de pagament per als trens, fes clic a la icona del llapis sota Mètode de pagament (el valor per defecte és la forma de pagament predeterminada del viatger), selecciona’n una i fes clic a Confirma. Les opcions són:
Mètode de pagament predeterminat – Tots els mètodes de pagament que el viatger tingui al seu perfil.
Targeta al perfil del viatger – Tots els mètodes de pagament del perfil del viatger excepte les targetes centrals.
Targeta central – Una targeta central específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes centrals i fes clic a Confirma.
Targeta de la plantilla – Qualsevol targeta que hagis afegit a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes de plantilla i fes clic a Confirma.
Nota: Aquesta opció pot no aparèixer si encara no has afegit cap targeta a la plantilla. Per afegir-ne una, fes clic a Afegeix nova targeta.
Afegeix nova targeta – Permet afegir una targeta nova mitjançant el diàleg Afegeix targeta de crèdit . Un cop afegida la nova targeta, podràs seleccionar Targeta de la plantilla com a opció.
Per a Cotxe – Pots permetre la reserva de vehicles de lloguer per defecte activant l’interruptor corresponent. Per definir el mètode de pagament per als lloguers de cotxe, fes clic a la icona del llapis sota Mètode de pagament (el valor per defecte és la forma de pagament predeterminada del viatger), selecciona’n una i fes clic a Confirma. Les opcions són:
Mètode de pagament predeterminat – Tots els mètodes de pagament que el viatger tingui al seu perfil.
Targeta al perfil del viatger – Tots els mètodes de pagament del perfil del viatger excepte les targetes centrals.
Targeta virtual – Una targeta virtual específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes virtuals i fes clic a Confirma.
Facturació directa – Un compte de facturació directa específic que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona un o més comptes de facturació directa i fes clic a Confirma.
Targeta central – Una targeta central específica que assignis a aquest tipus de reserva per a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes centrals i fes clic a Confirma.
Targeta de la plantilla – Qualsevol targeta que hagis afegit a aquesta plantilla. Si selecciones aquesta opció, fes clic a Següent i després selecciona una o més targetes de plantilla i fes clic a Confirma.
Nota: Aquesta opció pot no aparèixer si encara no has afegit cap targeta a la plantilla. Per afegir-ne una, fes clic a Afegeix nova targeta.
Afegeix nova targeta – Permet afegir una targeta nova mitjançant el diàleg Afegeix targeta de crèdit . Un cop afegida la nova targeta, podràs seleccionar Targeta de la plantilla com a opció.
Si vols afegir camps personalitzats a la teva plantilla, fes clic a Afegeix a la secció Respostes als camps personalitzats . Això et permetrà triar un camp personalitzat i decidir si la resposta la proporciones tu o el coordinador (qui farà servir la plantilla per crear viatges/esdeveniments). La resposta que es defineixi s’aplicarà automàticament a qualsevol viatge o esdeveniment que utilitzi la plantilla. Un cop facis clic a Afegeix, selecciona el camp personalitzat (per exemple, Motiu del viatge) que vols afegir des del menú Camp personalitzat . Després, utilitza el camp Mètode de resposta per indicar si vols definir la resposta ara o permetre que ho faci el coordinador més endavant. Si tries Definir resposta ara, se’t demanarà que introdueixis la resposta.
Fes servir els camps de la secció Substitució de camps del perfil del viatger per indicar si vols proporcionar un valor diferent per a algun camp del perfil del viatger en aquesta plantilla, o permetre que els coordinadors ho facin (per defecte, el sistema utilitzarà la informació del perfil del viatger). Els camps del perfil que pots substituir són Entitat legal, Centre de costi Departament. Per a cadascun d’aquests camps, pots triar una de les opcions següents:
No permetre la substitució (opció per defecte): el sistema utilitzarà el valor que hi hagi al perfil del viatger. Per tant, aquest camp no es mostrarà a l’esdeveniment o viatge creat amb aquesta plantilla.
El coordinador pot substituir – Els coordinadors que utilitzin aquesta plantilla podran assignar un valor diferent a aquest camp, però això no modificarà permanentment el perfil del viatger, només s’aplicarà a l’esdeveniment/viatge creat amb aquesta plantilla. Si el coordinador no edita el camp, es mantindrà el valor del perfil del viatger.
Proporcionar valor de substitució ara – Et permet especificar un valor concret per al camp del perfil del viatger. Utilitza el menú per triar el valor corresponent. El coordinador també podrà modificar aquest valor si cal quan creï esdeveniments/viatges amb la plantilla. Això no modificarà permanentment el perfil del viatger, només s’aplicarà a l’esdeveniment/viatge creat amb aquesta plantilla.
Fes servir els camps de la secció Configuració addicional per indicar quins tipus de confirmacions i recordatoris/canvis per correu electrònic estaran activats per defecte i qui els rebrà als esdeveniments/viatges creats amb aquesta plantilla. També pots afegir una descripció predeterminada i notes per al coordinador per a tots els esdeveniments/viatges creats amb aquesta plantilla.
Per afegir contactes addicionals, activa l’interruptor Contactes addicionals . Per defecte, el viatger sempre rebrà totes les notificacions importants del viatge.
Fes servir les caselles de selecció sota Rebre correus per a per configurar les confirmacions i recordatoris que s’enviaran.
Per afegir usuaris a la llista CC, fes clic a + Afegeix. Introdueix el correu electrònic de l’usuari. Si vols afegir més adreces, fes clic a + Afegeix.
Per afegir usuaris a la llista CCO, fes clic a + Afegeix. Introdueix el correu electrònic de l’usuari. Si vols afegir més adreces, fes clic a + Afegeix.
Per afegir una descripció predeterminada a tots els esdeveniments/viatges que utilitzin aquesta plantilla, activa l’interruptor de la Descripció predeterminada i introdueix el missatge que vulguis. Disposes d’un editor de text. El coordinador podrà modificar aquesta descripció quan creï esdeveniments/viatges a partir de la plantilla.
Per afegir notes per al coordinador a tots els esdeveniments/viatges que utilitzin aquesta plantilla, activa l’interruptor de Notes per al coordinador i escriu les notes que vulguis. Disposes d’un editor de text. Aquesta informació només la veurà el coordinador quan creï esdeveniments/viatges amb la plantilla.
Quan hagis acabat, fes clic a Desa. La pàgina de plantilles de viatge es mostrarà i aquesta plantilla (i la seva configuració) ja estarà disponible perquè els coordinadors la puguin utilitzar quan creïn esdeveniments i viatges.
Edita una plantilla
Fes servir aquest procediment per modificar plantilles ja existents.
Selecciona Empresa des del Programa del menú. Es mostrarà la pàgina de configuració de l’empresa.
Selecciona Plantilles de viatge (al menú de Configuració a la navegació de l’esquerra). La pàgina de plantilles de viatge es mostrarà.
Localitza la plantilla desitjada i selecciona el seu nom a la llista. També pots buscar-la pel nom.
Pots consultar els passos de la secció Crea una plantilla d’aquesta mateixa pàgina per veure com configurar valors específics. No pots canviar una plantilla d’invitació a sense invitació (ni a l’inrevés).
Fes clic a Desa quan acabis. La pàgina de plantilles de viatge es mostrarà. Tots els nous esdeveniments/viatges creats amb aquesta plantilla utilitzaran la nova configuració. Els esdeveniments/viatges existents creats amb versions anteriors de la plantilla no es veuran afectats.
Temes relacionats
T'ha resultat útil aquest article?
Genial!
Gràcies pels teus comentaris
Sentim que no t'hàgim pogut ajudar
Gràcies pels teus comentaris
Comentaris enviats
T'agraïm el teu esforç i intentarem arreglar l'article