Conferma - Virtuele Kaarten

INHOUDSOPGAVE

• Conferma - Virtuele Kaarten
  • Inleiding
• Veelgestelde vragen (FAQ)
• Vereiste stappen voor de klant
  • E-mail/brief van de travel manager aan voorkeurs­hotels
• Reiservaring van de gebruiker
  • Veelvoorkomende problemen oplossen
• Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen of beperken
  • Zo verwijdert u een virtuele kaartconfiguratie voor hotel- of autoboekingen
  • Zo beperkt u het gebruik van virtuele kaarten tot alleen reisagenten
• Rapportage en facturatie

Inleiding

Spotnana biedt nu, in samenwerking met Conferma, ondersteuning voor betalingen met virtuele kaarten.

• In het eerste deel van dit document vindt u een overzicht van veelgestelde vragen. Hiermee krijgt u een goed beeld van wat virtuele betalingen zijn, welke voordelen ze bieden voor uw organisatie en reizigers, en waarom we gekozen hebben voor een samenwerking met Conferma.

• Het tweede deel bevat eenKorte lijst van vereiste taken die u moet voltooien voordat u virtuele betalingen kunt gebruiken.

• In het derde deel leest u welke instellingen u in de Spotnana Online Booking Tool moet aanpassen om virtuele betalingen mogelijk te maken voor boekingen van uw reizigers, zoals hotels en huurauto’s.

• Tot slot laten we zien hoe het boeken met een virtuele betaalmethode eruitziet voor uw reizigers in de Spotnana Online Booking Tool. Deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor hotel- en autoboekingen.

Onderaan deze pagina vindt u een set dia’s die u verder kunnen informeren over de voordelen van het gebruik van Conferma virtuele kaarten in combinatie met Spotnana.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat zijn virtuele betalingen?

Virtuele betalingen zijn een veilige en goed beheerde manier van betalen, waarmee u reizigers binnen én buiten uw organisatie eenvoudig de kosten van boekingen kunt laten voldoen. Spotnana werkt hiervoor samen met Conferma, zodat wij deze betaalmethode aan onze klanten kunnen aanbieden.

Een virtuele betaling bestaat uit een uniek 15- of 16-cijferig kaartnummer (geen fysieke kaart), dat digitaal wordt aangemaakt tijdens het boeken en gekoppeld is aan een specifieke gebruiker. Dit nummer wordt slechts één keer gebruikt voor een betaling en daarna direct gedeactiveerd. Er is dus nooit sprake van een fysieke kaart.

Bij een virtuele betaling hoort ook een eigen beveiligingscode (CVV, CVV2 of CVC), vergelijkbaar met het driecijferige nummer dat u op de achterkant van een gewone creditcard vindt.

Wie is Conferma?

Conferma is een technologiepartner en toonaangevende aanbieder van virtuele betaaloplossingen binnen de reisbranche. Zij werken samen met meer dan 50 banken om virtuele kaarten uit te geven, die gebruikt kunnen worden bij hun netwerk van reisaanbieders in meer dan 200 landen.

Wat Conferma onderscheidt van andere aanbieders van virtuele betalingen, is dat zij niet alleen de virtuele betaling verzorgen die Spotnana gebruikt voor bijvoorbeeld hotel- of autoboekingen, maar ook direct de betaalgegevens en instructies aan de leverancier sturen. Hierdoor hoeft de reiziger bij het inchecken in het hotel of het ophalen van de huurauto geen andere betaalmethode te tonen.

Meer informatie vindt u op https://conferma.com/

Wat is het verschil tussen een Virtuele Kaart en een Ghost/Lodge card?

Virtuele kaarten lijken qua opzet op Ghost- en Lodge-kaarten, omdat beide centraal worden afgerekend via een hoofdrekening. Het verschil is dat Ghost-kaarten door meerdere gebruikers en voor meerdere boekingen worden ingezet, waardoor zij een hoge kredietlimiet moeten hebben. Virtuele kaarten worden slechts één keer gebruikt en de limiet is afgestemd op één specifieke uitgave, waardoor het beheer veel strikter is.

Een ander verschil is dat Ghost-kaarten meerdere keren worden gebruikt. Daardoor kunnen ze makkelijker misbruikt worden en moeten ze bij een incident direct worden vervangen. Virtuele kaarten zijn maar één keer bruikbaar en hebben een beperkte kredietlimiet, waardoor het risico op fraude minimaal is. Daarnaast moeten bij Ghost-kaarten de kosten achteraf handmatig worden toegerekend aan de juiste persoon of kostenplaats, terwijl virtuele kaarten altijd aan één gebruiker gekoppeld zijn. Dit maakt het beheer eenvoudiger en verlaagt de administratieve lasten.

Bovendien moeten bij Ghost-kaarten de CVV-codes vaak breed gedeeld worden binnen het bedrijf, wat de veiligheid niet ten goede komt. Virtuele kaarten genereren daarentegen een unieke CVV-code die maar één keer gebruikt wordt en slechts beperkt toegankelijk is.

Wat zijn de voordelen?

Het gebruik van virtuele kaarten en betaalmethoden biedt veel voordelen. Hieronder vindt u een aantal belangrijke punten:

• Verbeterd proces voor directe facturatie:Het virtuele betaalproces is geautomatiseerd, veilig en eenvoudig te controleren door de financiële administratie. Bij deze betaalmethode wordt het kaartnummer automatisch via de voorkeursmethode van de leverancier (bijvoorbeeld e-mail, fax of API) aan het hotel of autoverhuurbedrijf doorgegeven. Hierdoor hoeft de reiziger bij het inchecken of ophalen van de auto geen betaalmiddel te tonen. De leverancier ontvangt de betaling rechtstreeks van het creditcardbedrijf, waardoor een directe factuur niet nodig is. Daarnaast is de afstemming van betalingen eenvoudiger, omdat elke virtuele kaart aan een specifieke rekening is gekoppeld.

• Mogelijkheid om ook niet-werknemers, zoals externe medewerkers of sollicitanten, te ondersteunen: Met virtuele betalingen kunnen bedrijven de reiskosten van hun medewerkers vooraf betalen, zonder dat zij hun eigen betaalpas hoeven te gebruiken. Omdat veel leveranciers om een CVV-code vragen (die vaak niet bekend is bij de reiziger en om veiligheidsredenen niet zomaar gedeeld kan worden), zijn ghost cards alleen niet voldoende voor deze situatie.

• Geen zakelijke betaalpas nodig voor incidentele reizigers: Met virtuele betalingen hoeft u geen zakelijke betaalpas uit te geven aan medewerkers die slechts één of twee keer per jaar reizen.

• Verbeterde beveiliging: Een fysieke betaalpas brengt meer risico op fraude met zich mee. Virtuele kaarten hebben vooraf ingestelde bestedingslimieten en zijn slechts binnen een bepaalde periode geldig. Mocht iemand anders toch het kaartnummer bemachtigen, dan blijft het risico beperkt.

Wat is Conferma Connect?

Conferma Connect is de eigen hoteldatabase van Conferma. Hierin worden gegevens van hotels en hun voorkeuren voor communicatie (zoals e-mail, fax of API) bijgehouden. Dit systeem zorgt ervoor dat betalingen naar het hotel kunnen worden gestuurd. Conferma gebruikt deze dienst om betaalinstructies aan het hotel door te geven.

Conferma Connect wordt niet gebruikt voor autoverhuurbedrijven.

Hoe werkt het?

Het onderstaande schema laat zien hoe het proces meestal verloopt wanneer een reiziger een virtuele kaart gebruikt om een hotel of huurauto te betalen. Spotnana ondersteunt hierbij stap 1, 2 en 4.

Voor wie en wanneer zijn virtuele kaarten geschikt?

Verschillende soorten reizigers en situaties kunnen baat hebben bij virtuele kaarten, zoals medewerkers die vaak reizen en een centrale betaaloplossing nodig hebben, sollicitanten die op gesprek komen, stagiairs, of medewerkers die slechts één of twee keer per jaar reizen en daarom geen reguliere zakelijke betaalpas hebben.

Wat zijn de kosten om Conferma Virtual Cards te activeren op mijn Spotnana-account?

Neem contact op met een medewerker van Spotnana voor meer informatie over de tarieven.

Is er een overzicht van banken waarmee Conferma al samenwerkt?

Ja, bekijk dit overzicht van Conferma-bankpartners. Staat uw bank er niet bij? Vraag dan uw bank om contact op te nemen met Conferma via banking.partners@conferma.com om het onboardingproces te starten. Houd er rekening mee dat dit traject in sommige gevallen 6 tot 12 maanden of langer kan duren.

Wat als de klant al een bestaande relatie met Conferma heeft?

Maakt de klant al gebruik van Conferma in combinatie met een andere online boekingstool en wil men overstappen naar Spotnana voor virtuele kaartbetalingen? Dan moet de klant via de eigen bank een nieuw virtueel kaartaccount bij Conferma laten aanmaken.

Dient Spotnana namens de klant contact op te nemen met de banken om dit te regelen?

Dat is niet nodig.De klant dient zelf de bank op de hoogte te stellen dat men wil starten met het onboardingproces bij Conferma. Vervolgens neemt de bank contact op met Conferma.

Voorbereidende taken voor de klant

Voor wie: Klanten die Conferma - Virtuele Kaarten willen gebruiken in combinatie met Spotnana

In dit onderdeel vindt u alle stappen die uw organisatie moet uitvoeren om de integratie goed te laten verlopen. Door onderstaande stappen vooraf te regelen, ondersteunt u een soepele koppeling met Conferma en het gebruik van virtuele betaalmethoden.

Gaat u uw virtuele kaart gebruiken voor autohuur? Zorg er dan voor dat u vooraf een rechtstreekse facturatieafspraak heeft met het autoverhuurbedrijf.

• Controleer of uw bank en het kaartnetwerk al door Conferma worden ondersteund. Kijk hiervoor op https://www.conferma.com/partners/. Mocht uw bankgeenbestaande relatie met Conferma hebben, dan dient uw bank contact op te nemen met Conferma via banking.partners@conferma.com om dit proces te starten (verzoek uw bank dit te doen).

• Geef bij uw bank aan dat u een virtueel kaartprogramma via Conferma wilt opzetten en vraag hen om een Conferma-kaartenpoolaccount aan te maken. Wilt u virtuele kaarten aanbieden voor zowel hotel- als autohuurboekingen? Dan heeft u voor beide een apart kaartenpoolaccount nodig (één voor hotels, één voor autoverhuur).Neem contact op met Spotnana en geef ons de informatie door die onder stap 4 in de onderstaande tabel wordt gevraagd (Spotnana zal vervolgens gebruikmaken van https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow om deze informatie in te stellen bij Conferma):

• Als u virtuele kaarten wilt gebruiken bij uw autoverhuurders, dient u daarnaast de volgende stappen te doorlopen. Voor elke autoverhuurder waarbij u betalingen met virtuele kaarten wilt aanbieden, moet u een bedrijfs-kortingscode en een virtueel betaal-ID voor auto's toevoegen in de Spotnana Online Boekingsmodule. Hiervoor kiest u Programma in het hoofdmenu en vervolgens Bedrijfsprofiel in het menu aan de linkerkant en klik op het tabblad L1-opmerkingen. Daarna:

  • Scroll naar het onderdeel Kortingscode voor autoverhuur bedrijven en klik op Code toevoegen. 

  • Kies de naam van de autoverhuurder uit het menu. 

  • Voer de bijbehorende bedrijfs-kortingscode van die verhuurder in het daarvoor bestemde veld in. 

  • Selecteer de Alleen virtuele betalingen selectievakje. 

  • Scroll naar beneden naar de Sectie met virtueel kaart-ID-nummer en klik op Code toevoegen.

  • Kies de naam van de autoverhuurder uit het menu. 

  • Voer het virtuele kaart-ID-nummer in dat u van de autoverhuurder heeft ontvangen. Let op: Voor Avis is dit het GEB-ID). 

  • Klik op Opslaan.

Daarnaast raden wij aan om uw voorkeursaccommodaties op de hoogte te brengen van het gebruik van het Conferma-programma voor virtuele betalingen. U kunt hiervoor de onderstaande e-mailtemplate gebruiken. Dit is niet verplicht.

E-mail/brief van de Travel Manager aan voorkeursaccommodaties

Doelgroep: Travel Managers

Spotnana adviseert om vooraf contact op te nemen met uw voorkeursaccommodaties, zodat zij goed voorbereid zijn op het ontvangen van virtuele betalingen en het verwelkomen van uw reizigers die hiervan gebruikmaken. Hieronder vindt u een voorbeeldbrief die u kunt hergebruiken en naar uw vaste hotels kunt sturen. U kunt de tekst uiteraard aanpassen aan uw eigen situatie.

Met deze boodschap laat u het hotel weten dat u een virtueel betaalprogramma voor uw reizigers gaat invoeren en dat u verwacht dat zij hierin meewerken. Het enige wat het hotel hoeft te doen, is op de link in het bericht klikken om te controleren of zij in de Conferma Connect-database staan, hun voorkeurscommunicatiemethode hebben geselecteerd en de benodigde gegevens (zoals e-mailadres of faxnummer) hebben ingevuld.

Geachte hotelpartner,

Betreft: Conferma Connect – Virtuele betalingen voor hotels

U heeft waarschijnlijk al gemerkt dat virtuele kaarten steeds vaker worden gebruikt om hotelboekingen te betalen. Samen met onze technologiepartner Conferma Pay en Spotnana werken wij aan een efficiëntere betaaloplossing voor hotels.

Wat is Conferma Connect?

Conferma Connect zorgt er automatisch voor dat de betaalinstructies op de veiligste en meest efficiënte manier bij het hotel terechtkomen. Conferma Pay heeft hiervoor technologie ontwikkeld waarmee kaartgegevens op verschillende manieren kunnen worden verzonden, waaronder nu ook via een beveiligde e-mail. Onze voorkeur gaat uit naar communicatie via beveiligde e-mail (en dus niet via fax).

Wilt u uw voorkeur voor communicatie aanpassen? Vul dan het online Opt-In formulier in:

https://www.confermaconnect.com

Hotels kunnen zich kosteloos aanmelden. U kiest zelf hoe u de virtuele kaartbetalingen wilt ontvangen (bijvoorbeeld per fax of e-mail aan de receptie, of aan de financiële administratie). Zo voorkomt u problemen voor uzelf en voor de gast bij het uitchecken.

Meer informatie vindt u in de Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Wij stellen uw medewerking aan dit proces zeer op prijs.

Met vriendelijke groet,

Naam Achternaam

Functie

Bedrijfsnaam

Reizigerservaring en werkproces

Doelgroep: Reizigers en reisorganisatoren

Gebruikers (reizigers of organisatoren) die een hotel of huurauto willen boeken, zullen merken dat de werkwijze vrijwel hetzelfde is als zij gewend zijn in de Spotnana Online Booking Tool. Het proces verloopt als volgt:

1. De reiziger zoekt het gewenste hotel of de gewenste huurauto en vult de reisdata in.

2. De reiziger kiest het gewenste hotel met bijbehorende kamerprijs, of de gewenste huurauto met het bijbehorende tarief, en gaat verder met boeken.

3. Vervolgens kiest de reiziger een betaalmethode voor de boeking. Afhankelijk van het beleid van uw organisatie met betrekking tot de virtuele betaalmethode,verplicht of niet (voor de juridische entiteit waartoe de reiziger behoort), volgt de reiziger één van de volgende stappen:

   • Voor hotelboekingen: 

     • Als de virtuele kaart verplicht is: De reiziger klikt op het tabblad Virtual cards en selecteert de enige beschikbare virtuele kaart (de verplichte kaart).

     • Als de virtuele kaart niet verplicht is: De reiziger kan kiezen uit het tabblad Credit Cards of Virtual cards en vervolgens de gewenste creditcard of virtuele kaart selecteren voor deze boeking.

   • Voor huurautoboekingen: 

     • Aangezien de virtuele kaart gekoppeld is aan een rechtstreekse facturatieafspraak met het autoverhuurbedrijf, hoeft u geen betaalmethode te selecteren. U kunt deze stap dus overslaan en direct doorgaan naar het boeken. 

4. De reiziger controleert de kosten en klikt op de Hotel boeken of Auto boeken knop. De boeking wordt bevestigd en de betaling (samen met een bericht via fax of e-mail) wordt naar de leverancier gestuurd.

5. Indien nodig kan de reiziger na het boeken de laatste 4 cijfers van de virtuele kaart zichtbaar maken. Het volledige kaartnummer kan 24 uur voor het inchecken bij het hotel of het ophalen van de huurauto zichtbaar worden gemaakt.

Veelvoorkomende problemen oplossen

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van mogelijke problemen bij het gebruik van Conferma virtuele kaarten en bijbehorende oplossingen. Veel van deze problemen kunnen reizigers zelf oplossen via de Spotnana-app of het Online Boekingssysteem. Mocht dit niet lukken, neem dan contact op met een medewerker van Spotnana.

Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen of het gebruik ervan beperken

Gebruik onderstaande stappen om een virtuele kaart te verwijderen of het gebruik ervan te beperken. 

Zo verwijdert u een virtuele kaartconfiguratie voor hotel- of autoboekingen

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Kies Betaalmethoden in het Betalingen en kosten menu aan de linkerkant.
3. Klik op het Virtual tabblad.
4. Zoek de regel op met de virtuele betaalmethode die u wilt verwijderen (elke methode is beschikbaar voor autohuur of hotelboekingen).
5. Kies Betaalmethode verwijderen in het menu aan de rechterkant.
6. Klik op Verwijderen om te bevestigen dat u de virtuele betaalmethode wilt verwijderen. Hiermee wordt de configuratie van de virtuele kaart volledig verwijderd. 

Wilt u het gebruik van de virtuele kaart beperken tot alleen medewerkers?

Dit is handig als u tijdelijk wilt bepalen wie toegang heeft tot de kaart, bijvoorbeeld voor tests of bij het oplossen van problemen.

1. Kies Programma in het hoofdmenu.
2. Kies Betaalmethoden in het Betalingen en kosten menu aan de linkerkant.
3. Klik op het tabblad Virtueel .
4. Zoek de rij op met de virtuele betaalmethode die u wilt beperken (elke methode is beschikbaar voor autohuur of hotelboekingen).
5. Kies Betaalmethode bewerken in het menu aan de rechterkant. Het venster Betaalmethode bijwerken verschijnt nu. 
6. Als u virtuele kaarten heeft ingeschakeld voor auto- en hotelboekingen, volg dan deze stappen:
   1. Klik op het potloodje naast Kaartgegevens.
   2. Controleer of het vakje Deze kaart verplicht stellen niet is aangevinkt.
   3. Klik op het potloodje naast Instructies voor kaartgebruik.
   4. Stel het veld Gebruikersrollen in op Alleen agenten.
   5. Stel het veld Profieltype in op Persoonlijke gast.
   6. Klik op Bijwerken. 
   7. Met deze instellingen bepaalt u wie de kaart mag gebruiken, zonder dat u de configuratie hoeft te verwijderen.
7. Als u virtuele kaarten alleen heeft ingeschakeld voor hotelboekingen, volg dan deze stappen: Klik op het bewerkpictogram (potlood) naast
   1. Producttypen.
   2. Controleer of de Vereist schakelaar uitgeschakeld is.
   3. Klik op het potloodje naast Geef aan voor welke type gebruikers dit geldt.
   4. Kies Alleen agenten in het menu.
   5. Klik op Bijwerken.
   6. Neem daarna contact op met uw Spotnana accountmanager om het gebruik van deze virtuele betaalmethode te beperken tot persoonlijke gasten.
   7. Met deze instellingen bepaalt u wie de kaart mag gebruiken, zonder dat u de configuratie hoeft te verwijderen.

Rapportage en facturatie

U ontvangt regelmatig overzichten van uw bank waarop het reisbudget staat vermeld dat is besteed via virtuele kaarten door uw reizigers.Deze overzichten (samen met de bonnetjes die uw reizigers verzamelen en indienen) kunt u gebruiken om uw uitgaven met virtuele kaarten te controleren.U kunt de Hoteltransacties of Autotransacties rapporten (te vinden onder Inzichten) in de Spotnana Online Boekingstool om u te helpen bij het afstemmen van uw uitgaven.Heeft u extra rapportages nodig voor de afstemming? Neem dan contact op met een Spotnana-medewerker om toegang tot Conferma Snap aan te vragen (u ontvangt dan inloggegevens).