Bevestiging - Virtuele Kaarten

Gemaakt door Ashish Chaudhary, Gewijzigd op Za, 4 Okt om 7:57 PM op Ashish Chaudhary

Conferma - Virtuele Kaarten

INHOUDSOPGAVE

Conferma - Virtuele Kaarten
- Inleiding
Veelgestelde vragen (FAQ)
Vereiste stappen voor de klant
Ervaring van de reiziger
- Veelvoorkomende problemen oplossen
Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen of beperken
- Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen voor hotel- of autoboekingen
- Het gebruik van virtuele kaarten beperken tot alleen reisagenten
Rapportage en facturatie

Inleiding

Spotnana introduceert met plezier de ondersteuning van betalingen met virtuele kaarten in samenwerking met Conferma.

Het eerste deel van dit document bestaat uit veelgestelde vragen om u kennis te laten maken met het concept van virtuele betalingen, de voordelen voor uw organisatie en reizigers, en waarom wij voor Conferma als partner hebben gekozen.
Het tweede deel bevat een korte lijst met voorbereidende stappen die u moet doorlopen voordat u virtuele betalingen kunt gebruiken.
Het derde deel beschrijft welke instellingen u in de Spotnana Online Booking Tool moet configureren om virtuele betalingen voor uw reizigers mogelijk te maken (bijvoorbeeld voor hotels of huurauto’s).
Het laatste deel laat zien hoe het boeken met een virtuele betaalmethode eruitziet voor uw reizigers in de Spotnana Online Booking Tool. Deze functionaliteit is op dit moment alleen beschikbaar voor hotel- en autoboekingen.

Bovendien vindt u onderaan deze pagina een set slides die u verder kunnen informeren over de voordelen van het gebruik van Conferma virtuele kaarten in combinatie met Spotnana.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat zijn virtuele betalingen?

Virtuele betalingen zijn een veilige, gecontroleerde betaalmethode die u kunt aanbieden aan reizigers binnen of buiten uw organisatie, zodat zij eenvoudig de kosten van hun boekingen kunnen betalen. Spotnana werkt hiervoor samen met Conferma.

Een virtuele betaling bestaat uit een uniek 15- of 16-cijferig kaartnummer (geen fysieke kaart), dat digitaal wordt aangemaakt tijdens het boekingsproces en gekoppeld is aan een specifieke gebruiker. Dit kaartnummer wordt slechts één keer gebruikt voor een betaling en daarna direct gedeactiveerd. Er bestaat dus nooit een fysieke kaart.

Bij de virtuele betaling hoort ook een eigen beveiligingscode (CVV, CVV2 of CVC), vergelijkbaar met het driecijferige nummer achterop een gewone creditcard.

Wie is Conferma?

Conferma is een technologiepartner en toonaangevende aanbieder van virtuele betaaloplossingen in de reisbranche. Zij werken samen met meer dan 50 banken om virtuele kaarten uit te geven voor gebruik bij hun netwerk van reisaanbieders in ruim 200 landen.

Wat Conferma onderscheidt van andere aanbieders is dat zij niet alleen de virtuele betaling uitgeven die Spotnana gebruikt voor de boeking (hotel/auto), maar ook de betaalgegevens en instructies rechtstreeks naar de leverancier sturen. Zo wordt de betaling direct bevestigd en hoeft de reiziger bij het inchecken of ophalen van de huurauto geen andere betaalmethode te tonen.

Meer informatie vindt u op https://conferma.com/

Wat is het verschil tussen een virtuele kaart en een Ghost/Lodge card?

Virtuele kaarten lijken in de basis op Ghost- en Lodgekaarten, omdat ze beide centraal worden gefactureerd op een hoofdaccount. Ghostkaarten worden echter door meerdere gebruikers en voor meerdere boekingen gebruikt en hebben daarom een hoge kredietlimiet nodig. Virtuele kaarten zijn daarentegen eenmalig te gebruiken en de limiet is gekoppeld aan één specifieke uitgave.

Een ander verschil is dat Ghostkaarten vaker worden gebruikt en daardoor makkelijker kunnen worden misbruikt. Moet een Ghostkaart worden vervangen, dan is dat een administratieve last. Virtuele kaarten zijn altijd voor eenmalig gebruik en hebben een strikte limiet, waardoor het risico op fraude minimaal is. Daarnaast moeten bij Ghostkaarten de kosten achteraf handmatig worden toegewezen aan de juiste persoon of kostenplaats, terwijl virtuele kaarten direct aan een specifieke gebruiker zijn gekoppeld. Dit maakt de administratie eenvoudiger en verlaagt de kosten.

Bovendien moeten bij Ghostkaarten de CVV-codes breed binnen het bedrijf gedeeld worden, wat de veiligheid vermindert. Virtuele kaarten genereren daarentegen eenmalige CVV-codes die slechts beperkt toegankelijk zijn.

Wat zijn de voordelen?

Virtuele kaarten en betaalmethoden bieden veel voordelen. De belangrijkste op een rij:

Verbeterd proces voor directe facturatie: Het virtuele betaalproces is geautomatiseerd, veilig en eenvoudig te controleren door de financiële administratie. Het creditcardnummer wordt automatisch aan de leverancier (hotel, autoverhuurder) doorgegeven via hun voorkeurskanaal (e-mail, fax, API). Hierdoor hoeft de reiziger bij het inchecken of ophalen van de auto geen betaalmiddel te tonen. De leverancier ontvangt immers direct betaling van de creditcardmaatschappij. In tegenstelling tot directe facturatie is de afstemming van virtuele betalingen geautomatiseerd, omdat elke kaart aan een specifiek account is gekoppeld.
Mogelijkheid om niet-medewerkers, zzp’ers en kandidaten te ondersteunen: Met virtuele betalingen kunnen bedrijven de kosten voor hun reizigers vooraf betalen, zonder dat zij hun eigen kaart hoeven te gebruiken. Veel leveranciers vragen om een CVV-code, die vaak niet bekend is bij de reiziger en om veiligheidsredenen niet breed gedeeld mag worden. Ghostkaarten zijn daardoor niet geschikt voor dit doel.
Geen zakelijke kaart nodig voor incidentele reizigers: Met virtuele betalingen hoeft u geen zakelijke creditcard uit te geven aan medewerkers die slechts één of twee keer per jaar reizen.
Verbeterde veiligheid: Het risico op fraude is groter bij fysieke kaarten. Virtuele kaarten hebben een vooraf ingestelde limiet en een beperkte geldigheidsduur. Zelfs als het kaartnummer in verkeerde handen valt, blijft het risico beperkt.

Wat is Conferma Connect?

Conferma Connect is de eigen hoteldatabase van Conferma, waarin zij hotelgegevens en communicatievoorkeuren (e-mail, fax, API) beheren. Dit is onderdeel van het proces waarmee betalingen worden afgehandeld. Conferma gebruikt dit systeem om betaalinstructies naar het hotel te sturen.

Conferma Connect wordt niet gebruikt voor autoverhuurders.

Hoe werkt het?

Onderstaand schema toont het gebruikelijke proces voor een reiziger die met een virtuele kaart een hotel of huurauto betaalt. Spotnana ondersteunt stappen 1, 2 en 4.

Voor welke gebruikers zijn virtuele kaarten bedoeld (en wanneer)?

Virtuele kaarten zijn met name geschikt voor vaste reizigers die centrale facturatie nodig hebben, sollicitanten (voor sollicitatiereizen), stagiairs of medewerkers die slechts 1-2 keer per jaar reizen en daarom geen reguliere zakelijke kaart hebben.

Wat zijn de kosten om Conferma Virtuele Kaarten te activeren op mijn Spotnana-account?

Neem contact op met een Spotnana-medewerker voor informatie over de tarieven.

Is er een overzicht van banken waarmee Conferma samenwerkt?

Ja, zie deze lijst met Conferma bankpartners. Staat uw bank er niet bij, laat uw bank dan contact opnemen met Conferma via banking.partners@conferma.com om het onboardingproces te starten. Houd er rekening mee dat dit proces soms 6 tot 12 maanden of langer kan duren.

Wat als de klant al een bestaande relatie met Conferma heeft?

Als de klant al gebruikmaakt van Conferma met een andere TMC en wil overstappen naar Spotnana als TMC voor virtuele kaartbetalingen, moet de klant zijn bank vragen om een nieuw virtueel kaartaccount bij Conferma aan te maken.

Dient Spotnana contact op te nemen met de bank van de klant om dit te regelen?

Nee. De klant moet zelf zijn bank informeren dat zij het onboardingproces met Conferma willen starten; vervolgens neemt de bank contact op met Conferma.

Vereiste stappen voor de klant

Doelgroep: Klanten die Conferma - Virtuele Kaarten willen gebruiken met Spotnana

In dit gedeelte vindt u alle stappen die uw organisatie moet doorlopen om de integratie goed te laten werken. Doorloop onderstaande stappen vooraf om de koppeling met Conferma soepel te laten verlopen en het gebruik van virtuele betaalmethoden mogelijk te maken.

Als u virtuele kaarten wilt gebruiken voor autohuur, dient u vooraf een directe facturatieovereenkomst met de autoverhuurder te hebben.

Controleer of uw bank en kaartnetwerk al worden ondersteund door Conferma. Zie https://www.conferma.com/partners/. Als uw bank niet is aangesloten bij Conferma, moet uw bank contact opnemen met Conferma via banking.partners@conferma.com om de relatie te starten (verzoek hen dit te doen).
Informeer uw bank dat u een virtueel kaartprogramma via Conferma wilt opzetten en vraag hen om een Conferma-kaartenpool-account aan te maken. Wilt u virtuele kaarten inzetten voor zowel hotel- als autoboekingen, dan heeft u voor beide een apart kaartenpool-account nodig (één voor hotels, één voor autoverhuur).Neem contact op met Spotnana en geef ons de gegevens door die in de tabel onder stap 4 worden gevraagd (Spotnana gebruikt https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow om deze informatie bij Conferma te registreren):
Wilt u virtuele kaarten gebruiken bij autoverhuurders, volg dan ook onderstaande stappen. Voor elke autoverhuurder waarbij u virtuele betalingen wilt aanbieden, dient u een bedrijfskortingscode en een virtueel pay car ID toe te voegen in de Spotnana Online Booking Tool. Ga hiervoor naar Bedrijf in het Programma menu en kies vervolgens L1-opmerkingen in het Bedrijf menu aan de linkerkant. Vervolgens:
- Scroll naar het onderdeel Autoverhuur bedrijfskortingscode en klik op Code toevoegen.
- Kies de naam van de autoverhuurder uit het menu.
- Voer de bedrijfskortingscode in die bij deze verhuurder hoort in het daarvoor bestemde veld.
- Selecteer het vakje Alleen virtuele betalingen .
- Scroll naar het onderdeel Virtual pay car ID-nummer en klik op Code toevoegen.
- Kies de naam van de autoverhuurder uit het menu.
- Voer het virtuele kaart-ID-nummer in dat u van de autoverhuurder heeft ontvangen. Let op: Voor Avis is dit het GEB-ID).
- Klik op Opslaan.

Benodigde informatie	Waarden aangeleverd door klant (Spotnana vult deze kolom in met de door de klant verstrekte gegevens)
Naam van uw bedrijf	Volledige naam van het bedrijf van de klant
Adres van uw bedrijf	Volledig adres van het bedrijf van de klant, inclusief postcode en land
E-mailadres	E-mailalias voor communicatie en meldingen rond virtuele kaarten. Gebruik hiervoor geen persoonlijk adres, maar een algemeen adres dat door meerdere mensen wordt beheerd (bijvoorbeeld finance.team@bedrijf.nl of travel.dept@bedrijf.nl)
Land van uitgifte	Land van uitgifte van het virtuele kaartaccount dat de klant gebruikt voor Conferma-betalingen
Kaartaanbieder/banknaam	Naam van de bank die de klant gebruikt voor Conferma-betalingen
Valuta	Naam van de valuta die hoort bij het virtuele kaartaccount
Kaarttype (OBT-instelling)	Type kaart (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Leveranciersinstructies/speciale instructies (OBT-instelling)	voor hotels: Welke hotelkosten wilt u via Conferma laten betalen? Opties: (A) kamer en belastingen, (B) kamer, belastingen en ontbijt, of (C) alle hotelkosten voor autoverhuur: Welke kosten wilt u laten dekken? (A) Tarief, belasting en toeslagen; (B) Tarief, belasting, toeslagen + extra’s (20%); (C) Tarief, belasting, toeslagen + extra’s (100%). De extra’s zijn een percentage van het totale tarief. Het tarief is het gemiddelde dagtarief voor het gekozen voertuig maal het aantal dagen.
Vereist of optioneel (OBT-instelling)	Wordt de virtuele kaart verplicht gesteld of optioneel? Geldt dit voor alle juridische entiteiten binnen het bedrijf of slechts voor een deel?
Gebruikerstypen (OBT-instelling)	Welke gebruikers binnen uw organisatie mogen deze betaalmethode gebruiken (alleen beheerders/agenten of alle gebruikers).
Dagen toevoegen (Extra dagen)	Aantal dagen na de einddatum dat de kaart nog kan worden gebruikt voor betalingen. Aanbeveling: 7
Percentage verhoging bedrag	Percentage dat wordt toegevoegd om kosten te dekken die niet al in het bedrag zijn opgenomen. Bijvoorbeeld: voor hotels: belastingen, maaltijden, parkeren voor autoverhuur: kinderzitje, winterbanden, GPS Aanbeveling: Alleen belastingen = 20%. Wordt de kaart gebruikt voor maaltijden en/of andere kosten, verhoog dan het percentage volgens uw beleid.
Percentage verhoging vreemde valuta	Percentage dat wordt toegevoegd om wisselkoerskosten en koersschommelingen te dekken. Alleen van toepassing bij buitenlandse boekingen. Aanbeveling: 5%
Maximaal bedrag per inzet	Maximaal bedrag in de valuta van de kaartenpool dat per inzet kan worden aangevraagd.
Voorafgaande dagen	Aantal dagen vóór de startdatum van de reis waarop de kaart beschikbaar is voor betalingen. Aanbeveling: 365
Bedrag per dag	Vast bedrag per dag dat aan het totale kaartbedrag wordt toegevoegd om kosten te dekken die niet in de reissom zitten (bijvoorbeeld maaltijden). Kan los of samen met Percentage verhoging bedraggebruikt worden. Bijvoorbeeld: Als de Percentage verhoging bedrag = 20 en Bedrag per dag = 50
CVV-toegang inschakelen	Geef aan of uw reizigers de CVV-code van de virtuele kaart mogen inzien.
Voucher naar niet-geregistreerde e-mail inschakelen	Geef aan of een kopie van de kaartinzet (met gemaskeerd kaartnummer) naar het e-mailadres van de reiziger gestuurd mag worden, samen met instructies voor registratie in de Conferma Pay-app.
Opnieuw verzenden fax uitschakelen	Geef aan of reizigers de fax of e-mail (met bevestigingsgegevens) opnieuw mogen versturen naar de leverancier (of naar een nieuw e-mailadres of faxnummer) via de Conferma Pay-app. Ongeacht deze instelling kunnen reizigers altijd via de Spotnana Online Booking Tool een fax of e-mail opnieuw verzenden indien nodig.
Aangepaste gegevensvelden (optioneel) Alleen nodig indien u in de Spotnana Online Booking Tool aangepaste gegevensvelden heeft aangemaakt die u op uw bankafschriften wilt laten opnemen. Anders kunt u deze rij overslaan.	Heeft u aangepaste gegevensvelden (zoals kostenplaats, projectcode, etc.) aangemaakt in de Spotnana Online Booking Tool die u op uw bankafschriften wilt laten opnemen, dan dient Spotnana deze velden in uw Conferma Pay-configuratie in te voeren. Geef daarom voor ieder aangemaakt veld onderstaande gegevens door aan uw Spotnana-contactpersoon: Labelnaam: De exacte naam van het aangepaste gegevensveld in Spotnana dat u wilt vastleggen. Type besturingselement: Hoe het aangepaste veld wordt ingevoerd. Opties: Vrije tekst, selectievakje, keuzelijst, validatie-lookup, automatisch aanvullen, automatisch aanvullen met validatie-lookup. Verplicht veld: Is dit veld verplicht bij het boeken van hotels? Laat Spotnana dit alleen als verplicht instellen in uw Conferma-configuratie als het ook in de Spotnana Online Booking Tool als verplicht staat.
Contactpersonen binnen uw organisatie	Hoofdcontactpersoon: - CC: Facturatiecontactpersoon: De persoon of het e-mailadres waarnaar Spotnana de factuur stuurt. - CC

Wij adviseren u om uw voorkeurshotels te informeren over de uitrol van het Conferma virtuele betaalprogramma. Gebruik hiervoor onderstaand e-mailsjabloon. Dit is optioneel.

E-mail/brief van de Travel Manager aan voorkeurshotels

Doelgroep: Travel Managers

Spotnana raadt aan om uw voorkeurshotels vooraf te benaderen, zodat zij klaar zijn om virtuele betalingen en uw reizigers te ondersteunen. Hieronder vindt u een voorbeeldbrief die u kunt aanpassen en versturen.

Het doel van deze communicatie is om aan te geven dat u een virtueel betaalprogramma voor uw reizigers gaat inzetten en verwacht dat het hotel hieraan meewerkt. Het enige wat het hotel hoeft te doen, is op de link in deze communicatie klikken om te controleren of zij in de Conferma Connect-database staan, hun voorkeurscommunicatiemethode is geselecteerd en de benodigde gegevens (zoals e-mailadres of faxnummer) zijn ingevuld.

Geachte hotelier,

Betreft: Conferma Connect - Virtuele betaling voor hotels

U bent vast bekend met het toenemende gebruik van virtuele kaarten voor hotelbetalingen. Wij werken samen met onze technologiepartner Conferma Pay en Spotnana om een efficiëntere betaaloplossing voor hotels te realiseren.

Wat is Conferma Connect?

Conferma Connect bepaalt automatisch de veiligste en meest efficiënte manier om betaalinstructies naar het hotel te sturen. Conferma Pay heeft technologie ontwikkeld om kaartgegevens via diverse kanalen te verzenden, waaronder nu ook beveiligde e-mail. Onze voorkeur is dat u als hotelpartner deze communicatie via beveiligde e-mail ontvangt (dus niet per fax).

Uw communicatievoorkeur kunt u aanpassen via het online Opt-in-formulier:

https://www.confermaconnect.com

Aanmelden is gratis voor hotels en u kunt zelf kiezen op welke manier u virtuele kaartbetalingen wilt ontvangen (fax/e-mail naar de receptie of administratie). Zo voorkomt u problemen voor uzelf of de gast bij het uitchecken.

Meer informatie vindt u in de Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Wij stellen uw medewerking zeer op prijs.

Met vriendelijke groet,

Naam Achternaam

Functie

Bedrijf

Ervaring van de reiziger

Doelgroep: Reizigers en reisplanners

Uw gebruikers (reizigers of planners) die hotels of huurauto’s boeken, zullen in de Spotnana Online Booking Tool een proces doorlopen dat sterk lijkt op wat ze al gewend zijn. Het proces verloopt als volgt:

De reiziger zoekt het gewenste hotel of huurauto en de bijbehorende data.
De reiziger kiest het gewenste hotel en kamertype, of het gewenste voertuig en tarief, en gaat verder met boeken.
Vervolgens kiest de reiziger een betaalmethode voor de boeking. Afhankelijk van of uw organisatie de virtuele betaalmethode als verplicht heeft ingesteld (voor de juridische entiteit waar de reiziger onder valt), doet de reiziger het volgende:
- Voor hotelboekingen:
  - Als de virtuele kaart verplicht is: De reiziger klikt op het tabblad Virtuele kaarten en kiest de enige beschikbare virtuele kaart (de verplichte).
  - Als de virtuele kaart niet verplicht is: De reiziger kan kiezen voor het tabblad Creditcards of Virtuele kaarten en vervolgens de gewenste creditcard of virtuele kaart selecteren voor deze boeking.
- Voor autoboekingen:
  - Omdat de virtuele kaart gekoppeld is aan een directe facturatieovereenkomst met de autoverhuurder, hoeft er geen betaalmethode te worden gekozen. De reiziger kan direct doorgaan naar de volgende stap van de boeking.
De reiziger controleert de kosten en klikt op Hotel boeken of Auto boeken . De boeking wordt bevestigd en de betaling (en een bevestiging per fax of e-mail) wordt naar de leverancier gestuurd.
Indien nodig kan de reiziger na het boeken de laatste 4 cijfers van de virtuele kaart zichtbaar maken en het volledige kaartnummer 24 uur voor het inchecken in het hotel of ophalen van de auto.

Veelvoorkomende problemen oplossen

In de onderstaande tabel vindt u mogelijke problemen die reizigers kunnen tegenkomen bij het gebruik van Conferma virtuele kaarten en bijbehorende oplossingen. Veel van deze problemen kunnen reizigers zelf oplossen via de Spotnana-app of Online Booking Tool. Mocht dat niet lukken, neem dan contact op met een medewerker van Spotnana.

Probleem	Aanbeveling/oplossing
Reiziger moet het virtuele kaartnummer zichtbaar maken	Hoewel reizigers bij het inchecken geen fysieke kaart hoeven te tonen (voor hotels geboekt met virtuele kaarten), kan het zijn dat het hotel bewijs van de gebruikte virtuele kaart vraagt. U kunt dan worden gevraagd het kaartnummer zichtbaar te maken. Dit kan de reiziger zelf doen via de Spotnana Online Booking Tool of mobiele app, mits het binnen 24 uur voor het incheckmoment is. Reizigers kunnen na het boeken de laatste 4 cijfers van de virtuele kaart zichtbaar maken en het volledige nummer 24 uur voor inchecken. Agenten kunnen het kaartnummer direct na de boeking zichtbaar maken. Bij autohuur hoeft de reiziger geen kaart te tonen bij het ophalen, omdat hiervoor een directe facturatie met de verhuurder vereist is bij gebruik van virtuele kaarten.
Kan geen kaart aanmaken in Spotnana Online Booking Tool	Neem contact op met een Spotnana-medewerker. Deze controleert of er sprake is van een technisch probleem of een verkeerde instelling. Afhankelijk van de oorzaak gebeurt het volgende: De medewerker kan u vragen de boeking te maken met een persoonlijke of zakelijke kaart. De medewerker kan het hotel of de auto voor u boeken met een alternatieve betaalmethode.
Hotel niet beschikbaar in Spotnana Online Booking Tool	De boeking kan niet met een Conferma virtuele kaart worden gemaakt. Deze boeking moet buiten de Online Booking Tool worden gedaan met een andere betaalmethode. De boeking kan vervolgens handmatig door een Spotnana-medewerker aan de Online Booking Tool worden toegevoegd.
Reiziger is bij hotel of autoverhuurder en personeel accepteert de kaart niet	De reiziger kan het hotel- of autoverhuurbedrijf vragen of zij het Conferma-kaartautorisatieformulier hebben ontvangen. Kunnen zij het niet vinden: De reiziger kan het formulier opnieuw verzenden vanuit de Spotnana-app of Online Booking Tool naar het e-mailadres of faxnummer dat door het personeel is opgegeven. De reiziger kan contact opnemen met een Spotnana-medewerker. Deze kan het formulier ook opnieuw versturen naar het opgegeven faxnummer of e-mailadres. Voor hotel: De reiziger kan de kaart zichtbaar maken in de Spotnana-app of Online Booking Tool, zodat het hotel de betaling kan verwerken als ‘kaart niet aanwezig’. Hiervoor is meestal ook een autorisatieformulier nodig. Dit formulier kan door de reiziger per e-mail of fax naar het hotel worden gestuurd via de Spotnana-app. Voor auto: Als het gekozen voertuig niet voldoet aan de afspraken binnen de directe facturatie, moet de reiziger een ander voertuig of verhuurder kiezen of een andere betaalmethode gebruiken. Als geen van deze stappen het probleem oplost, neem dan contact op met een Spotnana-medewerker. Deze kan de reiziger helpen met het gebruik van een persoonlijke of zakelijke kaart. Let op: Deze problemen ontstaan soms doordat personeel niet bekend is met virtuele kaartbetalingen. Dit kan verschillen per locatie of regio.
Kaart wordt geweigerd bij betaling	Dit kan gebeuren als het bedrag dat de leverancier in rekening brengt hoger is dan de limiet van de kaart, als er meerdere keren geprobeerd wordt te incasseren, of als de kaart eerder frauduleus is gebruikt. De reiziger kan contact opnemen met een Spotnana-medewerker. Deze controleert of het bedrag hoger is dan toegestaan. Indien nodig kan de medewerker het limiet op de kaart verhogen (mits dit binnen het beleid en toegestaan door het bedrijf van de reiziger valt). Als het verhogen van het limiet het probleem niet oplost, kan de medewerker een nieuwe kaart uitgeven en de oorspronkelijke virtuele kaart annuleren. De medewerker geeft de nieuwe gegevens door aan het personeel. Let op: Als de kaart wordt geweigerd omdat het kredietlimiet van de Conferma-configuratie is bereikt, moet uw financiële afdeling extra saldo storten bij uw bank om de virtuele kaart op te waarderen. Dit duurt 48 uur. In de tussentijd moet de reiziger een alternatieve betaalmethode gebruiken.
Hotel of autoverhuurder heeft geen fax of e-mail ontvangen	De reiziger kan het formulier opnieuw verzenden via de Spotnana-app of Online Booking Tool naar het e-mailadres of faxnummer van de leverancier. De reiziger kan contact opnemen met een Spotnana-medewerker. Deze kan het formulier opnieuw versturen naar het e-mailadres van de leverancier.
Reiziger kan kaartnummer niet zichtbaar maken bij in- of uitchecken	De reiziger zou het kaartnummer zichtbaar moeten kunnen maken via de Spotnana-app of Online Booking Tool, mits dit binnen 24 uur voor het inchecken of ophalen van de auto is. Als dit niet lukt, kan de reiziger contact opnemen met een Spotnana-medewerker. Deze kan het kaartnummer zichtbaar maken en doorgeven aan de reiziger of het personeel van de leverancier.
Hotel of autoverhuurder brengt kosten in rekening die niet zijn toegestaan volgens de instellingen van de klant Voor hotel: maaltijden of roomservice Voor auto: GPS, kinderzitje	De klant moet Spotnana informeren als dit gebeurt. De medewerker kan de leverancier verzoeken om alle kosten terug te storten op de oorspronkelijke kaart, vervolgens een nieuwe kaart uitgeven en de leverancier vragen alleen de toegestane kosten te belasten. De reiziger dient te controleren of de kosten van de leverancier voldoen aan het bedrijfsbeleid voor virtuele kaarten. Zo niet, dan moet de reiziger een alternatieve betaalmethode gebruiken voor extra kosten die niet zijn toegestaan.

Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen of beperken

Gebruik onderstaande stappen om een virtuele kaart te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

Een virtuele kaartconfiguratie verwijderen voor hotel- of autoboekingen

Kies Bedrijf in het Programma menu.
Kies Betaalmethoden in het Betaal menu aan de linkerkant.
Zoek het onderdeel Virtuele betaalmethoden op.
Zoek de rij met de virtuele betaalmethode die u wilt verwijderen (elke methode is geactiveerd voor hotel- of autoboekingen).
Kies Betaalmethode verwijderen in het menu aan de rechterkant.
Klik op Verwijderen om te bevestigen dat u deze virtuele betaalmethode wilt verwijderen. Hiermee wordt de volledige virtuele kaartconfiguratie verwijderd.

Het gebruik van virtuele kaarten beperken tot alleen reisagenten

Dit kan handig zijn als u tijdelijk wilt beperken wie toegang heeft tot de kaart (bijvoorbeeld voor testen of probleemoplossing).

Kies Bedrijf in het Programma menu.
Kies Betaalmethoden in het Betaal menu aan de linkerkant.
Zoek het onderdeel Virtuele betaalmethoden op.
Zoek de rij met de virtuele betaalmethode die u wilt beperken (elke methode is geactiveerd voor hotel- of autoboekingen).
Kies Bewerk betaalmethode in het menu aan de rechterkant. Het Bewerk betaalmethode venster verschijnt.
Als u virtuele kaarten heeft ingeschakeld voor auto- en hotel boekingen, volg dan deze stappen:
1. Klik op het potloodicoon naast Kaartgegevens.
2. Controleer of het vakje Deze kaart verplicht stellen niet is aangevinkt.
3. Klik op het potloodicoon naast Gebruiksinstructies kaart.
4. Stel het veld Gebruikersrollen in op Alleen agenten.
5. Stel het veld Type reiziger in op Persoonlijke gast.
6. Klik op Bijwerken.
7. Met deze instellingen bepaalt u wie de kaart mag gebruiken, zonder de configuratie te hoeven verwijderen.
Heeft u alleen virtuele kaarten voor hotel boekingen ingeschakeld, volg dan deze stappen:
1. Klik op het potloodicoon naast Producttypen.
2. Controleer of de schakelaar Verplicht uitgeschakeld is.
3. Klik op het potloodicoon naast Specificeer welke gebruikers.
4. Kies Alleen agenten in het menu.
5. Klik op Bijwerken.
6. Neem daarna contact op met uw Spotnana-accountmanager om het gebruik van deze virtuele betaalmethode te beperken tot persoonlijke gasten.
7. Met deze instellingen bepaalt u wie de kaart mag gebruiken, zonder de configuratie te hoeven verwijderen.

Rapportage en facturatie

U ontvangt periodiek overzichten van uw bank met daarop de reisuitgaven die uw reizigers hebben gedaan met virtuele kaarten als betaalmethode. U kunt deze overzichten (en de bonnetjes die uw reizigers verzamelen en indienen) gebruiken voor de afstemming van uw uitgaven met virtuele kaarten. U kunt de Hoteltransacties of Autotransacties rapporten (te vinden onder Analyse > Bedrijfsrapportenin de Spotnana Online Booking Tool) gebruiken om uw uitgaven af te stemmen. Heeft u extra rapportages nodig, neem dan contact op met een Spotnana-medewerker om toegang te vragen tot Conferma Snap (u ontvangt dan inloggegevens).