Konfirmasi - Kartu Virtual

Dibuat oleh Ashish Chaudhary, Diubah pada Sun, 5 Okt pada 2:29 AM oleh Ashish Chaudhary

Conferma - Kartu Virtual

DAFTAR ISI

Conferma - Kartu Virtual
- Pendahuluan
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Tugas Pra-Syarat untuk Klien
Pengalaman Alur Kerja Pelancong
- Panduan Mengatasi Permasalahan Umum
Menghapus atau membatasi penggunaan konfigurasi kartu virtual
- Cara menghapus konfigurasi kartu virtual untuk pemesanan hotel atau mobil
- Cara membatasi penggunaan kartu virtual hanya untuk agen
Laporan dan Penagihan

Pendahuluan

Spotnana dengan bangga memperkenalkan dukungan pembayaran menggunakan Kartu Virtual bekerja sama dengan Conferma.

Bagian pertama dokumen ini berisi daftar pertanyaan yang sering diajukan untuk membantu Anda memahami konsep pembayaran virtual, manfaat yang ditawarkan bagi perusahaan dan pelancong Anda, serta alasan kami memilih bermitra dengan Conferma.
Bagian kedua memuat daftar singkat tugas pra-syarat yang perlu Anda selesaikan sebelum mulai menggunakan pembayaran virtual.
Bagian ketiga menjelaskan pengaturan yang harus Anda lakukan pada Spotnana Online Booking Tool agar pembayaran virtual dapat digunakan untuk pemesanan perjalanan karyawan Anda (misalnya hotel, mobil).
Bagian terakhir menggambarkan pengalaman pelancong ketika menggunakan metode pembayaran virtual untuk memesan hotel atau mobil sewa di Spotnana Online Booking Tool. Saat ini, fitur ini hanya berlaku untuk pemesanan hotel dan mobil.

Selain itu, Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut tentang keunggulan penggunaan kartu virtual Conferma dengan Spotnana melalui rangkaian slide yang terlampir di halaman ini (silakan gulir ke bagian bawah halaman).

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa itu pembayaran virtual?

Pembayaran virtual adalah metode pembayaran yang aman, terkontrol, dan dikelola secara ketat, yang dapat Anda tawarkan kepada pelancong baik dari dalam maupun luar organisasi untuk memudahkan pembayaran biaya perjalanan. Spotnana bekerja sama dengan Conferma untuk menyediakan opsi pembayaran ini bagi para klien kami.

Pembayaran virtual berupa nomor kartu unik 15 atau 16 digit (bukan kartu fisik) yang dihasilkan secara digital saat proses pemesanan dan dikaitkan dengan pengguna tertentu. Nomor “kartu” ini hanya berlaku untuk satu kali transaksi, setelah itu langsung dinonaktifkan. Tidak ada kartu fisik yang diterbitkan.

Kartu virtual juga memiliki kode keamanan sendiri (CVV, CVV2, atau CVC) yang fungsinya mirip dengan tiga digit di belakang kartu kredit fisik.

Apa itu Conferma?

Conferma adalah mitra teknologi dan penyedia solusi pembayaran virtual terkemuka di industri perjalanan. Mereka bekerja sama dengan lebih dari 50 bank untuk menerbitkan kartu virtual yang dapat digunakan di jaringan mitra perjalanan mereka di lebih dari 200 negara.

Hal yang membedakan Conferma dari platform pembayaran virtual lain adalah mereka tidak hanya menerbitkan kartu virtual yang digunakan Spotnana untuk pemesanan (hotel/mobil), tetapi juga langsung mengirimkan detail dan instruksi pembayaran ke vendor, sehingga tagihan langsung dapat dikonfirmasi. Dengan demikian, pelancong tidak perlu lagi menunjukkan metode pembayaran lain saat check-in hotel atau mengambil mobil sewa.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi https://conferma.com/

Apa perbedaan Kartu Virtual dengan Ghost/Lodge Card?

Kartu virtual secara konsep mirip dengan Ghost Card dan Lodge Card karena semuanya dibebankan secara terpusat ke satu akun utama. Namun, Ghost Card digunakan oleh banyak pengguna dan untuk berbagai pemesanan sehingga harus memiliki batas kredit yang sangat tinggi. Sedangkan kartu virtual hanya berlaku satu kali transaksi, sehingga batas kreditnya dapat dikelola dengan ketat sesuai kebutuhan.

Perbedaan lainnya, Ghost Card dapat digunakan berkali-kali sehingga lebih rentan disalahgunakan dan harus segera diganti jika terjadi kebocoran. Kartu virtual hanya berlaku satu kali dan memiliki batas kredit ketat, sehingga risiko penipuan sangat minim. Selain itu, Ghost Card membutuhkan proses rekonsiliasi manual oleh staf keuangan untuk membagi tagihan ke individu atau pusat biaya terkait. Dengan kartu virtual yang unik dan terhubung langsung ke pengguna tertentu, proses alokasi menjadi lebih mudah dan keamanan lebih terjaga. Hal ini juga menurunkan biaya administrasi perusahaan.

Selain itu, Ghost Card mengharuskan CVV dibagikan secara luas di perusahaan sehingga keamanan menjadi rawan. Kartu virtual justru menghasilkan CVV sekali pakai yang aksesnya terbatas.

Apa saja keuntungannya?

Kartu virtual dan metode pembayaran ini menawarkan banyak manfaat. Berikut beberapa di antaranya:

Proses Tagihan Langsung yang Lebih Baik: Proses pembayaran virtual berlangsung otomatis, aman, dan mudah direkonsiliasi oleh bagian Keuangan. Saat menggunakan metode ini, nomor kartu kredit otomatis dikirim ke vendor (hotel, rental mobil) melalui cara komunikasi yang mereka pilih (email, faks, API). Dengan demikian, pelancong tidak perlu lagi menunjukkan kartu saat check-in hotel atau mengambil mobil sewa (dan tidak perlu tagihan langsung karena pembayaran diterima vendor dari perusahaan kartu kredit). Selain itu, tidak seperti tagihan langsung biasa, rekonsiliasi pembayaran virtual berjalan otomatis karena setiap kartu terhubung ke akun tertentu.
Dukungan untuk Non-Karyawan, Kontraktor, dan Kandidat Rekrutmen: Pembayaran virtual memungkinkan perusahaan menanggung biaya perjalanan pelancong di muka (tanpa harus menggunakan kartu pribadi). Karena banyak vendor mewajibkan CVV (yang sering tidak diketahui pelancong dan tidak bisa dibagikan demi keamanan), Ghost Card saja tidak cukup untuk kebutuhan ini.
Tidak perlu kartu korporat untuk pelancong tidak rutin: Pembayaran virtual memungkinkan Anda tidak perlu menerbitkan kartu korporat untuk pengguna yang hanya bepergian 1-2 kali setahun.
Keamanan Lebih Terjamin: Risiko penipuan lebih besar jika menggunakan kartu fisik. Kartu virtual memiliki batas pengeluaran dan masa berlaku yang sudah ditentukan, sehingga walaupun nomor kartu diketahui pihak lain, potensi penyalahgunaan tetap terbatas.

Apa itu Conferma Connect?

Conferma Connect adalah basis data hotel milik Conferma yang menyimpan detail properti hotel dan preferensi komunikasi (email, faks, API) dan menjadi bagian dari mekanisme pemrosesan pembayaran. Secara khusus, produk ini digunakan Conferma untuk mengirimkan instruksi pembayaran ke hotel.

Conferma Connect tidak digunakan untuk vendor rental mobil.

Bagaimana cara kerjanya?

Gambar di bawah ini menunjukkan alur rata-rata seorang pelancong yang menggunakan kartu virtual untuk membayar hotel atau mobil sewa. Spotnana memfasilitasi langkah 1, 2 dan 4.

Siapa saja yang cocok menggunakan Kartu Virtual (kapan dan mengapa)?

Beberapa tipe pelancong dan kebutuhan yang sangat diuntungkan dengan Kartu Virtual antara lain: pelancong rutin yang membutuhkan mekanisme penagihan terpusat, kandidat rekrutmen (untuk perjalanan wawancara), magang, atau karyawan yang hanya bepergian 1-2 kali setahun sehingga tidak memiliki kartu korporat biasa.

Berapakah biaya aktivasi Kartu Virtual Conferma pada akun Spotnana saya?

Silakan hubungi agen Spotnana untuk informasi harga lebih lanjut.

Apakah ada daftar bank mitra yang sudah bekerja sama dengan Conferma?

Ada, silakan lihat daftar mitra bank Conferma. Jika bank Anda belum terdaftar, minta bank Anda menghubungi Conferma di banking.partners@conferma.com untuk memulai proses pendaftaran. Perlu diketahui, proses ini dapat memakan waktu 6-12 bulan atau lebih.

Bagaimana jika klien sudah memiliki kerja sama dengan Conferma?

Jika klien sudah menggunakan Conferma dengan TMC lain dan ingin beralih ke Spotnana sebagai TMC untuk pembayaran kartu virtual, klien harus menghubungi bank mereka untuk membuat akun kartu virtual baru dengan Conferma.

Apakah Spotnana perlu menghubungi bank klien untuk pengaturan ini?

Tidak. Klien perlu memberi tahu bank mereka agar memulai proses pendaftaran dengan Conferma, lalu bank klien yang akan menghubungi Conferma.

Tugas Pra-Syarat untuk Klien

Pembaca: Klien yang ingin menggunakan metode pembayaran Kartu Virtual Conferma dengan Spotnana

Bagian ini berisi semua tugas yang harus dilakukan perusahaan Anda agar integrasi berjalan dengan baik. Langkah-langkah berikut sebaiknya dilakukan terlebih dahulu untuk mendukung integrasi dengan Conferma dan penggunaan metode pembayaran virtual.

Jika Anda akan menggunakan kartu virtual untuk pembayaran rental mobil, pastikan Anda sudah memiliki perjanjian tagihan langsung dengan perusahaan rental mobil terkait sebelumnya.

Pastikan bank dan jaringan kartu Anda sudah didukung oleh Conferma. Lihat di https://www.conferma.com/partners/. Jika bank Anda belum punya kerja sama dengan Conferma, bank Anda perlu menghubungi Conferma di banking.partners@conferma.com untuk memulai kerja sama tersebut (silakan instruksikan bank Anda untuk melakukan ini).
Beritahukan bank Anda bahwa Anda ingin menerapkan program kartu virtual melalui Conferma dan minta mereka membuat akun pool kartu Conferma. Jika Anda ingin menawarkan kartu virtual untuk pemesanan hotel dan rental mobil, Anda harus membuat akun pool kartu terpisah untuk masing-masing (satu untuk hotel, satu untuk rental mobil).Hubungi Spotnana dan sampaikan informasi pada tabel di bawah langkah 4 (Spotnana akan menggunakan https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow untuk mengonfigurasi data ini dengan Conferma):
Jika Anda akan menggunakan kartu virtual dengan vendor rental mobil, Anda juga perlu menyelesaikan langkah berikut. Untuk setiap vendor rental mobil yang akan Anda tawarkan pembayaran kartu virtual, Anda harus menambahkan kode diskon korporat dan ID mobil virtual pada Spotnana Online Booking Tool. Untuk melakukannya, pilih Perusahaan dari menu Program dan pilih Catatan L1 dari menu Perusahaan di sebelah kiri. Kemudian:
- Gulir ke bawah ke bagian Kode diskon korporat mobil lalu klik Tambah kode.
- Pilih nama vendor rental mobil dari menu.
- Masukkan kode diskon korporat yang terkait dengan vendor tersebut pada kolom yang tersedia.
- Pilih kotak centang Hanya Pembayaran Virtual .
- Gulir ke bawah ke bagian Nomor ID mobil virtual lalu klik Tambah kode.
- Pilih nama vendor rental mobil dari menu.
- Masukkan nomor ID kartu virtual yang diberikan oleh vendor rental mobil Anda. Catatan: Untuk Avis, gunakan GEB ID).
- Klik Simpan.

Informasi yang dibutuhkan	Nilai yang diberikan oleh Klien (Spotnana menggunakan kolom ini untuk mengisi data dari klien)
Nama Perusahaan Anda	Nama lengkap perusahaan klien
Alamat Perusahaan Anda	Alamat lengkap perusahaan klien termasuk kode pos/negara
Email	Email alias yang akan digunakan untuk komunikasi dan notifikasi terkait kartu virtual. Sebaiknya gunakan akun email yang dapat diakses lebih dari satu orang (misal: finance.team@mycompany.com atau travel.dept@mycompany.com), bukan email pribadi.
Negara penerbitan	Negara penerbitan akun kartu virtual yang digunakan klien untuk pembayaran Conferma
Penyedia Kartu/Nama Bank	Nama bank yang digunakan klien untuk pembayaran Conferma
Mata uang	Nama mata uang yang terhubung dengan akun pembayaran kartu virtual
Tipe kartu (pengaturan OBT)	Tipe kartu yang digunakan (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Instruksi Khusus untuk Vendor (pengaturan OBT)	untuk Hotel: Biaya hotel mana saja yang ingin ditanggung klien dengan pembayaran Conferma? Pilihan: (A) kamar dan pajak, (B) kamar, pajak, dan sarapan, atau (C) seluruh biaya hotel. untuk Rental Mobil: Biaya mana saja yang ingin ditanggung klien? (A) Tarif, pajak, dan biaya saja; (B) Tarif, pajak, biaya + Ekstra (20%); (C) Tarif, pajak, biaya + Ekstra (100%). Ekstra, jika diikutkan, berupa persentase dari total tarif. Tarif adalah harga harian rata-rata kendaraan dikali jumlah hari.
Wajib atau opsional (pengaturan OBT)	Apakah kartu virtual ini wajib digunakan atau opsional? Untuk seluruh entitas hukum di perusahaan klien atau hanya sebagian?
Tipe pengguna (pengaturan OBT)	Pengguna mana di perusahaan Anda yang diizinkan menggunakan metode pembayaran ini (hanya Admin/Agen atau semua pengguna).
Hari tambahan (Hari tambahan)	Jumlah hari setelah tanggal akhir perjalanan di mana kartu masih dapat digunakan untuk penagihan. Rekomendasi: 7
Persentase Penambahan Jumlah	Persentase tambahan untuk menutupi biaya yang belum termasuk dalam total biaya. Contoh: untuk Hotel: pajak, makan, parkir mobil untuk Rental Mobil: kursi anak, ban salju, GPS Rekomendasi: Hanya pajak = 20%. Jika digunakan untuk makan dan/atau biaya lain, sesuaikan dengan kebijakan perusahaan
Persentase Penambahan Mata Uang Asing	Persentase tambahan untuk menutupi biaya konversi mata uang dan fluktuasi kurs. Hanya berlaku untuk perjalanan luar negeri. Rekomendasi: 5%
Jumlah Maksimal Penempatan	Nilai maksimal dalam mata uang pool kartu yang dapat diajukan per penempatan.
Hari Sebelum Berangkat	Jumlah hari sebelum tanggal mulai perjalanan di mana kartu sudah dapat digunakan untuk penagihan. Rekomendasi: 365
Nominal per Hari	Nominal harian tetap yang ditambahkan ke total nilai kartu untuk menutupi biaya yang belum termasuk dalam biaya perjalanan (misal, makan). Dapat digunakan sendiri atau bersama dengan Persentase Penambahan Jumlah. Contoh: Jika Persentase Penambahan Jumlah = 20 dan Nominal per Hari = 50
Aktifkan Akses CVV	Tentukan apakah pelancong Anda dapat melihat CVV kartu virtual.
Aktifkan Voucher Email untuk Email yang Tidak Terdaftar	Tentukan apakah salinan penempatan kartu (dengan nomor kartu yang sudah disamarkan) akan dikirim ke email pelancong beserta instruksi pendaftaran Aplikasi Conferma Pay.
Nonaktifkan Kirim Ulang Faks	Tentukan apakah Anda ingin pelancong dapat mengirim ulang email atau faks (berisi detail konfirmasi) ke vendor (atau ke alamat email/faks baru) melalui aplikasi Conferma Pay. Terlepas dari pengaturan ini, pelancong tetap dapat mengirim ulang faks/email jika diperlukan melalui Spotnana Online Booking Tool.
Kolom Data Kustom (opsional) Hanya diperlukan jika Anda membuat kolom data kustom di Spotnana Online Booking Tool yang ingin ditampilkan di laporan bank Anda. Jika tidak, abaikan baris ini.	Jika Anda membuat kolom data kustom (Cost Centre, Project Code, dll.) di Spotnana Online Booking Tool yang ingin dimasukkan ke laporan bank, Spotnana perlu memasukkan kolom tersebut ke konfigurasi Conferma Pay Anda. Anda perlu memberikan informasi berikut ke perwakilan Spotnana untuk setiap kolom data kustom yang Anda buat: Nama Label: Nama persis kolom data kustom di Spotnana yang ingin Anda rekam. Tipe Kontrol: Cara mengakses kolom data kustom. Pilihan: Teks Bebas, Kotak Centang, Daftar Pilihan, Validasi Lookup, Autocomplete, Autocomplete dengan Validasi Lookup. Kolom Wajib: Apakah kolom ini wajib saat pelancong memesan hotel? Hanya minta Spotnana mengatur kolom ini sebagai wajib di konfigurasi Conferma jika juga diatur wajib di Spotnana Online Booking Tool.
Kontak di perusahaan Anda	Kontak utama: - Tembusan: Kontak Penagihan: Orang atau email alias tempat Spotnana mengirimkan tagihan. - Tembusan

Selain itu, kami menyarankan Anda menginformasikan ke hotel-hotel pilihan bahwa Anda akan menerapkan program pembayaran virtual Conferma. Silakan gunakan template email di bawah ini. Ini bersifat opsional.

Email/Surat dari Manajer Perjalanan ke Hotel Pilihan

Pembaca: Manajer Perjalanan

Spotnana menyarankan Anda menghubungi hotel-hotel pilihan terlebih dahulu untuk memastikan mereka siap mendukung pembayaran virtual dan tamu perusahaan Anda yang menggunakannya. Berikut contoh surat yang dapat Anda gunakan dan sesuaikan sesuai kebutuhan.

Tujuan komunikasi ini adalah untuk memberitahukan bahwa Anda akan menerapkan program pembayaran virtual bagi pelancong perusahaan dan mengharapkan dukungan dari pihak hotel. Pihak hotel hanya perlu mengklik tautan dalam komunikasi tersebut untuk memastikan data mereka sudah masuk di basis data Conferma Connect, memilih metode komunikasi yang diinginkan, dan melengkapi detail yang diperlukan (contoh: alamat email atau nomor faks).

Yth. Mitra Hotel,

Perihal: Conferma Connect - Pembayaran Virtual untuk Hotel

Anda mungkin sudah mengetahui bahwa penggunaan kartu virtual untuk pembayaran hotel semakin berkembang. Kami bekerja sama dengan mitra teknologi kami, Conferma Pay dan Spotnana, untuk menghadirkan solusi pembayaran hotel yang lebih efisien bagi hotel-hotel.

Apa itu Conferma Connect?

Conferma Connect akan secara otomatis memilih cara paling aman dan ekonomis untuk mengirimkan instruksi pembayaran ke hotel. Conferma Pay telah mengembangkan teknologi untuk mengirimkan detail kartu melalui berbagai metode, termasuk email aman. Kami sangat menyarankan agar pengiriman dilakukan melalui email aman (bukan faks).

Untuk memperbarui preferensi komunikasi Anda, silakan isi formulir Opt In online berikut:

https://www.confermaconnect.com

Bergabung dalam program ini gratis untuk hotel dan Anda dapat memilih metode komunikasi untuk pembayaran kartu virtual (faks/email ke resepsionis, faks/email ke tim akuntansi). Hal ini memastikan tidak ada kendala bagi Anda maupun tamu saat check-out.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat FAQ Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Dukungan Anda dalam kegiatan ini sangat kami hargai.

Hormat kami,

Nama Lengkap

Jabatan

Perusahaan

Pengalaman Alur Kerja Pelancong

Pembaca: Pelancong dan pengatur perjalanan

Pengguna Anda (pelancong atau pengatur perjalanan) yang perlu memesan hotel atau mobil sewa akan menjalani proses yang sangat mirip dengan yang sudah mereka kenal di Spotnana Online Booking Tool. Berikut langkah-langkahnya:

Pelancong mencari hotel atau mobil sewa dan tanggal perjalanan yang diinginkan.
Pelancong memilih hotel dan tipe kamar atau kendaraan serta harga yang diinginkan, lalu melanjutkan ke proses pemesanan.
Pelancong kemudian harus memilih metode pembayaran yang akan digunakan untuk pemesanan. Bergantung pada apakah perusahaan Anda mengatur metode pembayaran virtual sebagai wajib atau tidak (untuk entitas hukum tempat pelancong terdaftar), pelancong akan melakukan salah satu dari berikut:
- Untuk pemesanan hotel:
  - Jika kartu virtual diatur sebagai wajib: Pelancong klik tab Kartu virtual lalu pilih satu-satunya kartu virtual yang dapat dipilih (yang wajib digunakan).
  - Jika kartu virtual tidak diatur sebagai wajib: Pelancong dapat memilih tab Kartu Kredit atau Kartu virtual lalu memilih kartu kredit atau kartu virtual yang ingin digunakan untuk pemesanan ini.
- Untuk pemesanan mobil sewa:
  - Karena kartu virtual akan terhubung ke perjanjian tagihan langsung dengan perusahaan rental mobil, pelancong tidak perlu memilih metode pembayaran. Pelancong dapat langsung melanjutkan ke langkah pemesanan.
Pelancong meninjau biaya dan klik tombol Pesan Hotel atau Pesan Mobil . Pemesanan dikonfirmasi dan pembayaran (beserta komunikasi melalui faks atau email) dikirim ke vendor.
Jika diperlukan, pelancong dapat membuka 4 digit terakhir kartu virtual setelah pemesanan selesai dan dapat membuka seluruh nomor kartu 24 jam sebelum waktu check-in hotel atau pengambilan mobil sewa.

Panduan Mengatasi Permasalahan Umum

Tabel berikut berisi beberapa masalah yang mungkin dialami pelancong saat menggunakan kartu virtual Conferma beserta solusi yang disarankan. Banyak masalah dapat diatasi sendiri oleh pelancong melalui aplikasi mobile Spotnana atau Online Booking Tool. Jika belum terselesaikan, silakan hubungi agen Spotnana.

Permasalahan	Rekomendasi/Solusi
Pelancong perlu membuka nomor kartu virtual	Meskipun pelancong tidak menunjukkan kartu fisik saat check-in (untuk hotel yang dipesan dengan kartu virtual), terkadang Anda perlu menunjukkan bukti kartu virtual yang digunakan (tergantung kebijakan hotel). Anda mungkin diminta membuka nomor kartu virtual saat check-in. Hal ini dapat dilakukan pelancong melalui Spotnana Online Booking Tool atau aplikasi mobile, asalkan sudah dalam 24 jam sebelum waktu/tanggal check-in. Pelancong dapat membuka 4 digit terakhir kartu virtual setelah pemesanan selesai dan dapat membuka seluruh nomor kartu 24 jam sebelum waktu check-in. Agen dapat membuka nomor kartu segera setelah pemesanan dilakukan. Pada rental mobil, kartu tidak perlu ditunjukkan saat pengambilan karena pembayaran kartu virtual membutuhkan perjanjian tagihan langsung dengan vendor rental mobil.
Tidak dapat menghasilkan kartu di Spotnana Online Booking Tool	Hubungi agen Spotnana. Agen akan memeriksa apakah ada kendala teknis atau pengaturan yang salah. Tergantung penyebabnya, salah satu dari berikut akan dilakukan: Agen mungkin meminta Anda melakukan pemesanan menggunakan kartu pribadi/kantor. Agen dapat memesan hotel atau mobil sewa untuk Anda menggunakan metode pembayaran lain.
Hotel tidak tersedia di Spotnana Online Booking Tool	Pemesanan tidak dapat dilakukan menggunakan kartu virtual Conferma. Pemesanan harus dilakukan di luar Online Booking Tool dengan metode pembayaran lain. Setelah itu, pemesanan perlu ditambahkan secara manual ke Online Booking Tool oleh agen Spotnana.
Pelancong berada di hotel atau rental mobil dan staf tidak menerima kartu	Pelancong dapat menanyakan ke staf hotel atau rental mobil apakah mereka sudah menerima formulir Otorisasi Kartu Conferma. Jika belum: Pelancong dapat mengirim ulang dari aplikasi mobile Spotnana atau Online Booking Tool ke email/faks yang diberikan staf. Pelancong juga dapat menghubungi agen Spotnana. Agen dapat mengirim ulang faks/email ke nomor atau alamat email yang diberikan staf. Untuk Hotel: Pelancong dapat membuka (unmask) kartu di aplikasi mobile Spotnana atau Online Booking Tool agar staf hotel dapat membebankan biaya sebagai 'kartu tidak hadir'. Biasanya juga diperlukan formulir otorisasi untuk transaksi ini. Formulir dapat dikirimkan melalui email atau faks ke hotel oleh pelancong melalui aplikasi mobile Spotnana. Untuk Mobil: Jika mobil yang dipilih tidak sesuai dengan perjanjian tagihan langsung, pelancong perlu memilih kendaraan lain atau vendor/metode pembayaran lain. Jika langkah-langkah di atas belum menyelesaikan masalah, pelancong dapat menghubungi agen Spotnana. Agen dapat membantu pelancong menggunakan kartu pribadi/kantor. CATATAN: Permasalahan ini dapat terjadi jika staf belum familiar dengan pembayaran kartu virtual. Hal ini bisa berbeda tergantung pengalaman atau wilayah tempat hotel/rental mobil berada.
Kartu menolak transaksi	Ini dapat terjadi jika nominal yang dibebankan vendor melebihi limit kartu, vendor mencoba membebankan kartu berkali-kali, atau kartu sudah digunakan secara tidak sah sebelum vendor mencoba membebankan. Pelancong dapat menghubungi agen Spotnana. Agen dapat memeriksa apakah nominal yang dibebankan lebih tinggi dari limit kartu. Jika benar, agen dapat memperbarui nilai kartu (jika sesuai kebijakan dan biaya yang dibebankan memang diizinkan perusahaan pelancong). Jika penambahan nilai kartu tidak menyelesaikan masalah, agen dapat menerbitkan kartu baru dan membatalkan kartu virtual lama. Agen kemudian akan memberikan detail baru ke staf. CATATAN: Jika kartu ditolak karena limit kredit pada konfigurasi Conferma sudah terlampaui, maka bagian Keuangan perusahaan Anda perlu melakukan pembayaran tambahan ke bank untuk mendanai kartu virtual. Proses ini membutuhkan waktu 48 jam hingga dana masuk. Sementara itu, pelancong harus menggunakan metode pembayaran lain.
Hotel atau rental mobil tidak menerima faks atau email	Pelancong dapat mengirim ulang dari aplikasi mobile Spotnana atau Online Booking Tool ke email/faks yang diberikan staf vendor. Pelancong juga dapat menghubungi agen Spotnana. Agen dapat mengirim ulang faks/email ke alamat email yang diberikan staf vendor.
Pelancong tidak dapat membuka nomor kartu saat check-in atau check-out	Pelancong seharusnya dapat membuka nomor kartu menggunakan aplikasi mobile Spotnana atau Online Booking Tool asalkan dalam waktu 24 jam sebelum check-in hotel atau pengambilan mobil. Jika pelancong masih belum dapat membuka nomor kartu, pelancong dapat menghubungi agen Spotnana. Agen dapat membuka nomor kartu dan memberikannya ke pelancong atau staf vendor.
Hotel atau vendor rental mobil membebankan biaya yang tidak diizinkan oleh pengaturan klien Untuk Hotel: makan atau layanan kamar Untuk Mobil: GPS, kursi anak	Klien harus segera memberi tahu agen Spotnana jika ini terjadi. Agen dapat meminta hotel atau vendor rental mobil mengembalikan seluruh biaya ke kartu virtual lama, kemudian menerbitkan kartu baru dan meminta vendor membebankan biaya yang diizinkan ke kartu baru. Pelancong harus memastikan biaya vendor sudah sesuai kebijakan perusahaan untuk kartu virtual. Jika tidak, pelancong harus menggunakan metode pembayaran lain untuk biaya tambahan yang tidak diizinkan (sesuai kebijakan klien).

Menghapus atau membatasi penggunaan konfigurasi kartu virtual

Ikuti langkah berikut untuk menghapus atau membatasi penggunaan kartu virtual.

Cara menghapus konfigurasi kartu virtual untuk pemesanan hotel atau mobil

Pilih Perusahaan dari menu Program .
Pilih Metode pembayaran dari menu Pembayaran di sebelah kiri.
Temukan bagian Metode pembayaran virtual .
Temukan baris yang berisi metode pembayaran virtual yang ingin Anda hapus (masing-masing diaktifkan untuk pemesanan mobil atau hotel).
Pilih Hapus metode pembayaran dari menu di kanan.
Klik Hapus untuk mengonfirmasi penghapusan metode pembayaran virtual. Ini akan menghapus konfigurasi kartu virtual sepenuhnya.

Cara membatasi penggunaan kartu virtual hanya untuk agen

Langkah ini berguna jika Anda ingin membatasi sementara siapa saja yang dapat menggunakan kartu (misal, untuk pengujian atau troubleshooting).

Pilih Perusahaan dari menu Program .
Pilih Metode pembayaran dari menu Pembayaran di sebelah kiri.
Temukan bagian Metode pembayaran virtual .
Temukan baris yang berisi metode pembayaran virtual yang ingin Anda batasi (masing-masing diaktifkan untuk pemesanan mobil atau hotel).
Pilih Ubah metode pembayaran dari menu di kanan. Dialog Perbarui metode pembayaran akan muncul.
Jika Anda mengaktifkan kartu virtual untuk mobil dan hotel , ikuti langkah berikut:
1. Klik ikon edit (pensil) di samping Detail kartu.
2. Pastikan kotak Jadikan kartu ini wajib tidak dicentang.
3. Klik ikon edit (pensil) di samping Instruksi penggunaan kartu.
4. Atur kolom Peran pengguna menjadi Hanya Agen.
5. Atur kolom Tipe pelancong menjadi Tamu Pribadi.
6. Klik Perbarui.
7. Pengaturan ini akan membatasi siapa saja yang dapat menggunakan kartu tanpa perlu menghapus konfigurasi.
Jika Anda hanya mengaktifkan kartu virtual untuk hotel saja, ikuti langkah berikut:
1. Klik ikon edit (pensil) di samping Tipe produk.
2. Pastikan tombol Wajib dalam keadaan nonaktif.
3. Klik ikon edit (pensil) di samping Tentukan tipe pengguna.
4. Pilih Hanya Agen dari menu.
5. Klik Perbarui.
6. Kemudian hubungi manajer akun Spotnana Anda untuk membatasi penggunaan metode pembayaran virtual ini hanya untuk tamu pribadi.
7. Pengaturan ini akan membatasi siapa saja yang dapat menggunakan kartu tanpa perlu menghapus konfigurasi.

Laporan dan Penagihan

Anda akan menerima laporan rutin dari bank yang berisi pengeluaran perjalanan yang terkait dengan penggunaan kartu virtual oleh pelancong Anda. Anda dapat menggunakan laporan ini (dan bukti pembayaran yang dikumpulkan dan diserahkan pelancong) untuk rekonsiliasi pengeluaran kartu virtual. Anda juga dapat menggunakan laporan Transaksi Hotel atau Transaksi Mobil di menu Analitik > Laporan Perusahaan) di Spotnana Online Booking Tool untuk membantu rekonsiliasi pengeluaran. Jika Anda membutuhkan laporan tambahan untuk membantu rekonsiliasi, silakan hubungi agen Spotnana untuk meminta akses ke Conferma Snap (nanti Anda akan diberikan akun login).