Conferma - Kartu Virtual

DAFTAR ISI

• Conferma - Kartu Virtual
  • Pendahuluan
• Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
• Tugas Pra-syarat untuk Klien
  • Email/Surat dari Manajer Perjalanan ke Hotel Pilihan
• Alur Pengalaman Pengguna (Traveler)
  • Panduan Mengatasi Masalah Umum
• Menghapus atau membatasi penggunaan konfigurasi kartu virtual
  • Cara menghapus konfigurasi kartu virtual untuk pemesanan hotel atau mobil
  • Cara membatasi penggunaan kartu virtual hanya untuk agen
• Laporan dan Penagihan

Pendahuluan

Spotnana dengan bangga memperkenalkan dukungan pembayaran menggunakan Kartu Virtual yang bekerja sama dengan Conferma.

• Bagian pertama dokumen ini berisi daftar pertanyaan yang sering diajukan untuk membantu Anda memahami konsep pembayaran virtual, manfaatnya bagi perusahaan dan pelancong, serta alasan kami memilih bermitra dengan Conferma.

• Bagian kedua memuat daftar singkat tugas pra-syarat yang perlu Anda selesaikan sebelum mulai menggunakan pembayaran virtual.

• Pada bagian ketiga dijelaskan pengaturan yang perlu Anda lakukan di Spotnana Online Booking Tool agar pembayaran virtual dapat digunakan untuk pemesanan perjalanan (seperti hotel atau mobil).

• Pada bagian terakhir, Anda dapat melihat gambaran pengalaman pengguna saat memesan hotel atau mobil sewaan menggunakan metode pembayaran virtual di Spotnana Online Booking Tool. Saat ini, fitur ini hanya tersedia untuk pemesanan hotel dan mobil.

Selain itu, Anda juga dapat mempelajari lebih lanjut mengenai keunggulan penggunaan kartu virtual Conferma bersama Spotnana melalui rangkaian slide yang terlampir di bagian bawah halaman ini.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Apa itu pembayaran virtual?

Pembayaran virtual adalah metode pembayaran yang aman, terlindungi, dan terkelola dengan baik, yang dapat Anda tawarkan kepada pelancong baik di dalam maupun di luar organisasi Anda untuk memudahkan pembayaran biaya pemesanan. Spotnana bekerja sama dengan Conferma untuk menyediakan opsi pembayaran ini bagi para pelanggan kami.

Pembayaran virtual berupa nomor kartu unik dengan 15 atau 16 digit (bukan kartu fisik) yang dibuat secara digital saat proses pemesanan dan dikaitkan dengan pengguna tertentu. Nomor “kartu” ini hanya digunakan satu kali untuk satu transaksi, lalu dinonaktifkan setelahnya. Tidak ada kartu fisik yang dicetak atau diberikan.

Pembayaran virtual ini juga menghasilkan kode keamanan sendiri (CVV, CVV2, atau CVC), mirip dengan tiga angka yang biasanya tertera di belakang kartu kredit fisik.

Apa itu Conferma?

Conferma adalah mitra teknologi sekaligus penyedia solusi pembayaran virtual terkemuka di industri perjalanan. Mereka bekerja sama dengan lebih dari 50 bank untuk menerbitkan kartu virtual yang dapat digunakan di jaringan penyedia perjalanan mereka di lebih dari 200 negara.

Yang membedakan Conferma dari platform pembayaran virtual lainnya adalah mereka tidak hanya menerbitkan pembayaran virtual yang digunakan Spotnana untuk pemesanan (hotel/mobil), tetapi juga mengirimkan detail dan instruksi pembayaran langsung ke penyedia layanan, sehingga pembayaran dapat langsung diproses. Dengan begitu, pelancong tidak perlu lagi menyiapkan metode pembayaran lain saat check-in di hotel atau mengambil mobil sewaan. 

Untuk informasi lebih lanjut, silakan kunjungi https://conferma.com/

Apa perbedaan Kartu Virtual dengan kartu Ghost/Lodge?

Sebenarnya, kartu virtual dan kartu Ghost atau Lodge memiliki konsep yang mirip, yaitu tagihan terpusat ke satu akun utama. Namun, kartu Ghost digunakan berkali-kali oleh banyak pengguna dan untuk berbagai pemesanan, sehingga harus memiliki batas kredit yang sangat tinggi. Sementara itu, kartu virtual hanya digunakan sekali, sehingga batas kreditnya disesuaikan dengan satu transaksi saja dan lebih mudah dikendalikan.

Perbedaan lainnya, kartu Ghost bisa digunakan berulang kali sehingga lebih rentan disalahgunakan dan harus segera dinonaktifkan serta diganti jika terjadi pelanggaran keamanan. Kartu virtual hanya berlaku satu kali dan memiliki batas kredit yang ketat, sehingga risiko penipuan sangat minim. Selain itu, kartu Ghost memerlukan proses rekonsiliasi manual oleh staf keuangan untuk mengalokasikan tagihan ke pengguna atau pusat biaya yang tepat. Dengan kartu virtual, setiap nomor unik sudah terhubung ke pengguna tertentu sehingga alokasi biaya lebih sederhana dan tingkat keamanan lebih tinggi. Hal ini juga dapat menekan biaya administrasi secara berkelanjutan.

Selain itu, kartu Ghost mengharuskan kode CVV dibagikan ke banyak orang di perusahaan, yang bisa mengurangi tingkat keamanan. Sementara kartu virtual menghasilkan kode CVV khusus yang hanya berlaku satu kali dan aksesnya sangat terbatas.

Apa saja manfaatnya?

Kartu virtual dan metode pembayaran ini menawarkan berbagai keunggulan. Berikut beberapa manfaat utamanya:

• Proses Direct Bill yang lebih baik:Proses pembayaran virtual berlangsung otomatis, aman, dan mudah direkonsiliasi oleh bagian Keuangan. Saat menggunakan metode ini, nomor kartu kredit akan langsung dikirim ke penyedia layanan (hotel, rental mobil) melalui saluran komunikasi pilihan mereka (email, faks, atau API). Dengan demikian, pelancong tidak perlu lagi menunjukkan kartu saat check-in hotel atau mengambil mobil sewaan (dan tidak ada tagihan langsung karena pembayaran sudah diterima penyedia dari perusahaan kartu kredit). Selain itu, berbeda dengan direct billing, rekonsiliasi pembayaran virtual dilakukan secara otomatis karena setiap kartu sudah terhubung ke akun tertentu.

• Dapat digunakan untuk mendukung pembayaran bagi non-karyawan, kontraktor, maupun kandidat rekrutmen:Pembayaran virtual memungkinkan perusahaan membayar biaya perjalanan karyawan di muka, sehingga karyawan tidak perlu menggunakan kartu pribadi mereka. Namun, banyak penyedia layanan yang meminta nomor CVV, yang sering kali tidak diketahui oleh pelancong dan tidak dapat dibagikan dengan mudah demi alasan keamanan. Karena itu, penggunaan ghost card saja belum cukup untuk kebutuhan ini.

• Tidak perlu membuatkan kartu korporat untuk karyawan yang jarang bepergian:Pembayaran virtual membantu Anda menghindari penerbitan kartu korporat bagi karyawan yang hanya bepergian satu atau dua kali dalam setahun.

• Keamanan yang lebih baik:Risiko penyalahgunaan lebih besar jika menggunakan kartu fisik. Kartu virtual memiliki batas pengeluaran dan masa berlaku yang sudah ditentukan, sehingga jika ada pihak lain yang memperoleh nomornya, potensi kerugiannya tetap terbatas.

Apa itu Conferma Connect?

Conferma Connect adalah basis data hotel milik Conferma yang berisi informasi properti hotel serta preferensi komunikasi (email, faks, API). Layanan ini merupakan bagian dari sistem yang digunakan untuk memfasilitasi pembayaran. Secara khusus, Conferma Connect digunakan untuk mengirimkan instruksi pembayaran ke hotel.

Conferma Connect tidak digunakan untuk penyedia layanan sewa mobil.

Bagaimana cara kerjanya?

Gambar di bawah ini menunjukkan alur umum bagi pelancong yang menggunakan kartu virtual untuk membayar hotel atau sewa mobil. Spotnana memfasilitasi langkah 1, 2 dan 4.

Siapa saja yang cocok menggunakan Kartu Virtual (kapan dan mengapa)?

Beberapa contoh pengguna dan situasi di mana Kartu Virtual sangat bermanfaat bagi organisasi Anda adalah pelancong rutin yang membutuhkan sistem penagihan terpusat, calon karyawan yang melakukan perjalanan untuk wawancara, peserta magang, atau karyawan yang hanya bepergian 1-2 kali setahun sehingga tidak diberikan kartu korporat konvensional.

Berapakah biaya mengaktifkan Conferma Virtual Cards di akun Spotnana saya?

Silakan hubungi agen Spotnana untuk informasi lebih lanjut mengenai harga.

Apakah ada daftar bank yang sudah bekerja sama dengan Conferma?

Ya, silakan lihat daftar mitra bank Conferma. Jika bank Anda belum terdaftar, mohon minta pihak bank untuk menghubungi Conferma di banking.partners@conferma.com agar dapat memulai proses kerja sama. Perlu diketahui, dalam beberapa kasus, proses ini bisa memakan waktu 6-12 bulan atau lebih hingga selesai.

Bagaimana jika klien sudah memiliki kerja sama dengan Conferma?

Jika klien sudah menggunakan Conferma dengan alat pemesanan online lain dan ingin beralih menggunakan Spotnana sebagai alat pemesanan online untuk pembayaran kartu virtual, klien perlu menghubungi bank mereka untuk membuat akun kartu virtual baru dengan Conferma.

Apakah Spotnana perlu menghubungi bank milik klien untuk proses ini?

Tidak.Klien perlu memberi tahu pihak bank bahwa mereka ingin memulai proses kerja sama dengan Conferma. Setelah itu, pihak bank klien yang harus menghubungi Conferma.

Tugas yang perlu dilakukan klien sebelumnya

Pembaca: Klien yang ingin menggunakan metode pembayaran Kartu Virtual Conferma melalui Spotnana

Bagian ini berisi semua tugas yang perlu dilakukan perusahaan Anda agar integrasi berjalan sesuai harapan. Langkah-langkah berikut sebaiknya dilakukan terlebih dahulu untuk mendukung integrasi dengan Conferma dan memudahkan penggunaan metode pembayaran virtual.

Jika Anda akan menggunakan kartu virtual untuk pembayaran sewa mobil, pastikan Anda sudah memiliki perjanjian penagihan langsung dengan perusahaan rental mobil sebelum melakukan transaksi.

• Pastikan bank dan jaringan kartu Anda sudah didukung oleh Conferma. Silakan cek di https://www.conferma.com/partners/. Jika bank Andabelummemiliki kerja sama dengan Conferma, bank Anda perlu menghubungi Conferma di banking.partners@conferma.com untuk memulai kerja sama tersebut (silakan minta pihak bank untuk melakukannya).

• Beritahu bank Anda bahwa Anda ingin menjalankan program kartu virtual melalui Conferma dan minta mereka untuk membuat akun kumpulan kartu (card pool) Conferma. Jika Anda ingin menyediakan kartu virtual untuk pemesanan hotel dan sewa mobil, Anda harus membuat akun kumpulan kartu terpisah untuk masing-masing (satu untuk hotel, satu untuk sewa mobil).Hubungi Spotnana dan berikan informasi yang tercantum pada tabel di bawah langkah 4 (Spotnana akan menggunakan https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow agar informasi ini dapat diatur bersama Conferma):

• Jika Anda ingin menggunakan kartu virtual untuk penyewaan mobil, ada beberapa langkah tambahan yang perlu Anda lakukan. Untuk setiap penyedia rental mobil yang akan menerima pembayaran dengan kartu virtual, Anda perlu menambahkan kode diskon perusahaan dan ID mobil virtual pada Spotnana Online Booking Tool. Caranya, pilih menu Program di bagian atas, lalu pilih Profil perusahaan pada menu sebelah kiri, kemudian klik tab L1 remarks. Setelah itu:

  • Gulir ke bawah sampai menemukan bagian Kode diskon perusahaan untuk mobil, lalu klik Tambah kode. 

  • Pilih nama penyedia rental mobil dari daftar yang tersedia. 

  • Masukkan kode diskon perusahaan yang terkait dengan penyedia tersebut pada kolom yang disediakan. 

  • Pilih Hanya Pembayaran Virtual kotak centang. 

  • Gulir ke bawah ke bagian Nomor ID kartu virtual sewa mobil dan klik Tambah kode.

  • Pilih nama penyedia rental mobil dari menu. 

  • Masukkan nomor ID kartu virtual yang diberikan oleh penyedia rental mobil Anda. Catatan: Untuk Avis, yang dimaksud adalah GEB ID). 

  • Klik Simpan.

Selain itu, kami menyarankan Anda untuk memberi tahu hotel-hotel pilihan Anda bahwa perusahaan Anda akan mulai menggunakan program pembayaran virtual Conferma. Anda dapat menggunakan template email di bawah ini. Langkah ini bersifat opsional.

Email/Surat dari Travel Manager untuk Hotel Pilihan

Penerima: Travel Manager

Spotnana menyarankan Anda untuk menghubungi hotel-hotel pilihan Anda terlebih dahulu guna memastikan mereka siap mendukung pembayaran virtual serta para pelancong dari perusahaan Anda yang menggunakan metode tersebut. Di bawah ini kami sertakan contoh surat yang dapat Anda gunakan kembali dan kirimkan ke properti pilihan Anda. Silakan sesuaikan isi surat sesuai kebutuhan.

Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberitahukan bahwa Anda akan menerapkan program pembayaran virtual bagi para pelancong perusahaan Anda, dan Anda mengharapkan pihak hotel dapat mendukung hal ini. Setelah menerima komunikasi tersebut, pihak hotel hanya perlu mengklik tautan yang disertakan agar terdaftar di basis data Conferma Connect, memilih metode komunikasi yang diinginkan, serta melengkapi data yang diperlukan untuk metode tersebut (misalnya: alamat email atau nomor faks).

Yth. Pengelola Hotel,

Perihal: Conferma Connect - Pembayaran Virtual untuk Hotel

Anda mungkin telah mengetahui bahwa penggunaan kartu virtual untuk pembayaran pemesanan hotel kini semakin meningkat. Kami bekerja sama dengan mitra teknologi kami, Conferma Pay dan Spotnana, untuk menghadirkan solusi pembayaran hotel yang lebih efisien bagi para mitra hotel.

Apa itu Conferma Connect?

Conferma Connect secara otomatis akan memilih cara paling aman dan efisien untuk mengirimkan instruksi pembayaran kepada hotel. Conferma Pay telah mengembangkan teknologi yang memungkinkan pengiriman detail kartu melalui berbagai metode, termasuk email yang aman. Kami sangat menyarankan agar proses ini dilakukan melalui email aman (bukan melalui faks).

Untuk memperbarui preferensi komunikasi Anda, silakan lengkapi Formulir Opt In secara daring berikut:

https://www.confermaconnect.com

Bergabung dalam program ini tidak dikenakan biaya apa pun bagi hotel, dan Anda dapat memilih metode komunikasi untuk pembayaran kartu virtual (faks/email ke bagian resepsionis, atau faks/email ke tim keuangan). Dengan demikian, baik pihak hotel maupun tamu tidak akan mengalami kendala saat proses check-out.

Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat FAQ Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Dukungan Anda terhadap inisiatif ini sangat kami hargai.

Hormat kami,

Nama Lengkap

Jabatan dan Tanggung Jawab

Perusahaan

Pengalaman Alur Kerja Pelancong

Untuk: Pelancong dan Pengatur Perjalanan

Pengguna Anda (baik pelancong maupun pengatur perjalanan) yang ingin memesan hotel atau mobil sewaan akan menjalani proses yang hampir sama seperti yang sudah biasa mereka lakukan di Spotnana Online Booking Tool. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pelancong mencari hotel atau mobil sewaan beserta tanggal yang diinginkan.

2. Pelancong memilih hotel dan tipe kamar atau kendaraan sewaan beserta tarifnya, lalu melanjutkan ke proses pemesanan.

3. Setelah itu, pelancong perlu memilih metode pembayaran yang akan digunakan untuk pemesanan tersebut. Bergantung pada apakah perusahaan Anda menetapkan metode pembayaran virtual sebagai wajibatau tidak (untuk badan hukum tempat pelaku perjalanan tersebut bernaung), pelaku perjalanan kemudian akan melakukan salah satu dari hal berikut:

   • Untuk pemesanan hotel: 

     • Jika kartu virtual ditetapkan sebagai wajib: Pelancong klik tab Virtual cards lalu pilih satu-satunya kartu virtual yang tersedia (yang diwajibkan).

     • Jika kartu virtual tidak diwajibkan: Pelancong bisa memilih tab Credit Cards atau Virtual cards, lalu memilih kartu kredit atau kartu virtual mana yang ingin digunakan untuk pemesanan tersebut.

   • Untuk pemesanan mobil sewaan: 

     • Karena kartu virtual akan terhubung langsung dengan perjanjian pembayaran ke perusahaan rental mobil, Anda tidak perlu memilih metode pembayaran. Cukup lanjutkan langsung ke tahap pemesanan. 

4. Pelancong meninjau rincian biaya, lalu klik tombol Pesan Hotel atau Pesan Mobil. Setelah pemesanan dikonfirmasi, pembayaran serta pemberitahuan (melalui faks atau email) akan dikirimkan ke penyedia layanan.

5. Jika diperlukan, pelancong dapat melihat 4 digit terakhir kartu virtual setelah pemesanan selesai, dan dapat melihat seluruh nomor kartu 24 jam sebelum waktu check-in hotel atau pengambilan mobil sewa.

Panduan mengatasi kendala umum

Tabel di bawah ini memuat beberapa masalah yang mungkin dialami saat menggunakan kartu virtual Conferma beserta solusi yang disarankan. Sebagian besar kendala dapat diatasi sendiri oleh pelancong melalui aplikasi seluler Spotnana atau Online Booking Tool. Jika masalah belum teratasi, silakan hubungi agen Spotnana untuk bantuan lebih lanjut.

Menghapus atau membatasi penggunaan konfigurasi kartu virtual

Silakan ikuti langkah-langkah berikut untuk menghapus atau membatasi penggunaan kartu virtual. 

Untuk menghapus konfigurasi kartu virtual pada pemesanan hotel atau mobil

1. Pilih Program di menu bagian atas.
2. Pilih Metode pembayaran pada menu Pembayaran dan biaya di sisi kiri.
3. Klik Virtual pada tab.
4. Cari baris yang berisi metode pembayaran virtual yang ingin Anda hapus (masing-masing digunakan untuk pemesanan mobil atau hotel).
5. Pilih Hapus metode pembayaran dari menu di sebelah kanan.
6. Klik Hapus untuk memastikan Anda benar-benar ingin menghapus metode pembayaran virtual tersebut. Pengaturan kartu virtual akan dihapus secara permanen. 

Untuk membatasi penggunaan kartu virtual hanya untuk agen

Fitur ini dapat digunakan jika Anda ingin sementara waktu membatasi siapa saja yang dapat mengakses kartu (misalnya untuk pengujian atau pemecahan masalah).

1. Pilih Program pada menu bagian atas.
2. Pilih Metode pembayaran dari Pembayaran dan biaya di menu sebelah kiri.
3. Klik tab Virtual .
4. Cari baris yang memuat metode pembayaran virtual yang ingin Anda batasi (setiap metode diaktifkan untuk pemesanan mobil atau hotel).
5. Pilih Edit metode pembayaran dari menu di sebelah kanan. Nantinya, jendela Perbarui metode pembayaran akan muncul. 
6. Jika Anda telah mengaktifkan kartu virtual untuk pemesanan mobil dan hotel, silakan ikuti langkah-langkah berikut:
   1. Klik ikon edit (pensil) di samping Rincian kartu.
   2. Pastikan kotak Jadikan kartu ini wajib tidak dicentang.
   3. Klik ikon edit (pensil) di samping Petunjuk penggunaan kartu.
   4. Atur kolom User roles menjadi Agents only.
   5. Atur kolom Profile type ke Personal Guest.
   6. Klik Update. 
   7. Pengaturan ini akan membatasi siapa saja yang dapat menggunakan kartu tanpa perlu menghapus pengaturan yang sudah ada.
7. Jika Anda hanya mengaktifkan kartu virtual untuk pemesanan hotel, silakan ikuti langkah berikut: 
   1. Klik ikon edit (pensil) di samping Jenis produk.
   2. Pastikan tombol Wajib dalam keadaan nonaktif.
   3. Klik ikon edit (pensil) di samping Tentukan jenis pengguna.
   4. Pilih Hanya agen dari menu yang tersedia.
   5. Klik Perbarui.
   6. Setelah itu, hubungi manajer akun Spotnana Anda untuk membatasi penggunaan metode pembayaran virtual ini hanya untuk tamu pribadi.
   7. Pengaturan ini akan membatasi siapa saja yang dapat menggunakan kartu tersebut tanpa perlu menghapus konfigurasi yang sudah ada.

Laporan dan Penagihan

Anda akan menerima laporan rutin dari bank yang memuat pengeluaran perjalanan yang terkait dengan penggunaan kartu virtual oleh para pelancong Anda. Anda dapat menggunakan laporan ini (serta tanda terima yang dikumpulkan dan dikirimkan oleh pelancong) untuk mencocokkan pengeluaran kartu virtual Anda. Anda juga dapat memanfaatkan Transaksi Hotel atau Transaksi Mobil laporan (dapat ditemukan di menu Insights) pada Spotnana Online Booking Tool untuk membantu proses rekonsiliasi pengeluaran Anda. Jika Anda membutuhkan laporan tambahan untuk rekonsiliasi, silakan hubungi agen Spotnana untuk meminta akses ke Conferma Snap (nanti Anda akan diberikan detail login).