Conferma - Carduri Virtuale

CUPRINS

• Conferma - Carduri Virtuale
  • Intoducere
• Întrebări frecvente (FAQ)
• Sarcini preliminare pentru client
  • Model de e-mail/scrisoare de la Managerul de Travel către hotelurile partenere
• Experiența călătorului în platformă
  • Soluționarea celor mai întâlnite probleme
• Eliminarea sau restricționarea unei configurații de card virtual
  • Cum puteți elimina o configurație de card virtual pentru rezervările la hotel sau mașini
  • Cum puteți restricționa utilizarea cardului virtual doar pentru agenți
• Raportare și facturare

Intoducere

Spotnana are plăcerea să vă anunțe că, în parteneriat cu Conferma, oferă acum posibilitatea de a efectua plăți cu carduri virtuale.

• Prima parte a acestui document conține o listă de întrebări frecvente, menită să vă ajute să înțelegeți ce sunt plățile virtuale, ce beneficii aduc companiei și călătorilor dumneavoastră, precum și motivele pentru care am ales să colaborăm cu Conferma.

• Partea a doua cuprinde olistă scurtă de pași pe care trebuie să îi parcurgeți înainte de a putea folosi plățile virtuale.

• A treia secțiune explică ce setări trebuie configurate în Spotnana Online Booking Tool pentru a activa plățile virtuale la rezervările făcute de călători (de exemplu, pentru hotel sau mașină).

• Ultima secțiune vă arată cum va arăta, pentru călători, procesul de rezervare a unui hotel sau a unei mașini folosind metoda de plată virtuală în Spotnana Online Booking Tool. În acest moment, această funcționalitate este disponibilă doar pentru rezervări la hotel și mașini.

De asemenea, setul de prezentări atașat acestei pagini (derulați până la final) vă poate oferi informații suplimentare despre avantajele utilizării cardurilor virtuale Conferma împreună cu Spotnana.

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce sunt plățile virtuale?

Plățile virtuale reprezintă o metodă de plată sigură și controlată, pe care o puteți pune la dispoziția călătorilor din cadrul sau din afara organizației, pentru a facilita achitarea rapidă și ușoară a rezervărilor. Spotnana colaborează cu Conferma pentru a oferi această opțiune de plată clienților săi.

Un card virtual este un număr unic de card, format din 15 sau 16 cifre (nu este un card fizic), generat digital în timpul procesului de rezervare și asociat unui anumit utilizator. Acest „card” este folosit o singură dată, pentru o singură plată, după care este dezactivat. Nu există niciodată un card fizic.

Cardul virtual generează și un cod de securitate propriu (CVV, CVV2 sau CVC), asemănător cu cel de pe spatele cardurilor bancare obișnuite.

Cine este Conferma?

Conferma este un partener tehnologic și unul dintre liderii soluțiilor de plată virtuală în industria de turism. Ei colaborează cu peste 50 de bănci pentru a emite carduri virtuale ce pot fi folosite la furnizorii de servicii de călătorie din peste 200 de țări.

Ceea ce diferențiază Conferma de alte platforme de plată virtuală este faptul că nu doar emite cardurile virtuale folosite de Spotnana pentru rezervări (hotel/mașină), ci și transmite direct către furnizor detaliile și instrucțiunile de plată, confirmând practic plata directă. Astfel, călătorul nu mai trebuie să prezinte o altă metodă de plată la check-in la hotel sau la preluarea mașinii. 

Pentru mai multe informații, consultați https://conferma.com/

Care este diferența dintre un card virtual și un card Ghost/Lodge?

Cardurile virtuale sunt asemănătoare cu cele de tip Ghost sau Lodge prin faptul că toate sunt facturate centralizat către un cont principal. Totuși, cardurile Ghost sunt folosite de mai mulți utilizatori și pentru mai multe rezervări, ceea ce presupune limite de credit foarte mari. În schimb, cardurile virtuale sunt valabile doar pentru o singură tranzacție, iar limita de credit este stabilită exact pentru acea plată, fiind astfel mult mai ușor de controlat.

O altă diferență importantă este că un card Ghost poate fi folosit de mai multe ori, ceea ce îl face mai vulnerabil la fraude și necesită dezactivare și înlocuire dacă este compromis. Cardurile virtuale sunt folosite o singură dată, cu o limită de credit strictă, reducând astfel riscul de fraudă. În plus, cardurile Ghost necesită ca personalul administrativ să aloce manual cheltuielile către persoanele sau centrele de cost corespunzătoare. Cardurile virtuale, fiind unice și asociate fiecărui utilizator, simplifică alocarea și sporesc securitatea, ceea ce duce la costuri administrative mai mici.

Un alt aspect este că, pentru cardurile Ghost, codul CVV trebuie distribuit către mai multe persoane din companie, ceea ce scade nivelul de securitate. În cazul cardurilor virtuale, codul CVV este generat pentru o singură utilizare și are acces limitat.

Care sunt avantajele?

Cardurile virtuale și metodele moderne de plată vin cu numeroase beneficii. Iată câteva dintre cele mai importante:

• Proces de facturare directă îmbunătățit:Procesul de plată virtuală este automatizat, sigur și ușor de gestionat de către departamentele financiare. Folosind această metodă, numărul cardului este transmis automat către furnizor (hotel, firmă de închirieri auto) prin metoda preferată de comunicare (e-mail, fax, API). Astfel, călătorul nu mai trebuie să prezinte un card la check-in sau la preluarea mașinii, iar plata este procesată direct de către compania de carduri. De asemenea, spre deosebire de facturarea directă clasică, reconcilierea plăților virtuale este automatizată, deoarece fiecare card este asociat unui anumit cont.

• Posibilitatea de a oferi sprijin și pentru colaboratori, contractori sau candidați la angajare: Plata virtuală permite companiilor să achite dinainte cheltuielile de călătorie pentru angajați (fără ca aceștia să fie nevoiți să folosească propriul card). Deoarece mulți furnizori solicită un cod CVV (pe care călătorii de obicei nu îl cunosc și care nu poate fi dezvăluit ușor din motive de securitate), cardurile „ghost” nu sunt suficiente pentru acest tip de situație.

• Nu mai este nevoie de carduri corporate pentru cei care călătoresc rar: Prin plata virtuală, nu mai este necesar să emiteți carduri corporate pentru angajații care călătoresc doar o dată sau de două ori pe an.

• Securitate sporită: Riscul de fraudă este mai mare atunci când există un card fizic. Cardurile virtuale au limite de cheltuieli prestabilite și perioade de valabilitate clare, astfel încât, chiar dacă datele ajung la altcineva, riscul este limitat.

Ce este Conferma Connect?

Conferma Connect este baza de date proprie a Conferma pentru hoteluri, unde sunt stocate detalii despre proprietăți și preferințele de comunicare (email, fax, API). Acest sistem face parte din procesul prin care sunt gestionate plățile. Practic, Conferma folosește acest produs pentru a transmite instrucțiunile de plată către hotel.

Conferma Connect nu este folosit pentru furnizorii de mașini de închiriat.

Cum funcționează?

Diagrama de mai jos arată pașii tipici pe care îi urmează un călător atunci când folosește un card virtual pentru a plăti la hotel sau pentru o mașină de închiriat. Spotnana facilitează pașii 1, 2 și 4.

Cine și când folosește cardurile virtuale?

Cardurile virtuale sunt utile pentru mai multe categorii de călători, cum ar fi angajații care călătoresc frecvent și au nevoie de o modalitate centralizată de plată, candidații veniți la interviu, stagiarii sau angajații care călătoresc doar ocazional (1-2 ori pe an) și nu au primit un card corporate tradițional.

Cât costă activarea cardurilor virtuale Conferma pe contul meu Spotnana?

Pentru detalii despre costuri, vă rugăm să contactați un reprezentant Spotnana.

Există o listă cu băncile partenere cu care Conferma colaborează deja?

Da, puteți consulta această listă de parteneri bancari Conferma. Dacă banca dumneavoastră nu se regăsește acolo, vă rugăm să îi solicitați să contacteze Conferma la adresa banking.partners@conferma.com pentru a începe procesul de colaborare. Țineți cont că, în anumite situații, acest demers poate dura între 6 și 12 luni sau chiar mai mult.

Ce se întâmplă dacă clientul are deja o colaborare cu Conferma?

Dacă un client utilizează deja Conferma cu o altă platformă de rezervări online și dorește să treacă la Spotnana pentru plăți cu carduri virtuale, acesta trebuie să ia legătura cu banca sa pentru a deschide un nou cont de card virtual prin Conferma.

Spotnana ar trebui să contacteze băncile clientului pentru a configura acest serviciu?

Nu.Clientul trebuie să anunțe banca despre intenția de a începe procesul de colaborare cu Conferma, iar ulterior banca va trebui să contacteze Conferma.

Sarcini preliminare pentru client

Destinat: Clienților care doresc să folosească metodele de plată cu carduri virtuale Conferma prin Spotnana

Această secțiune cuprinde toate acțiunile pe care compania dumneavoastră trebuie să le realizeze pentru ca integrarea să funcționeze corect. Vă recomandăm să parcurgeți pașii de mai jos înainte de integrarea cu Conferma, pentru a facilita utilizarea metodelor de plată virtuale.

Dacă intenționați să folosiți cardul virtual pentru plata serviciilor de închiriere auto, este necesar să aveți în prealabil un acord de facturare directă cu compania de închirieri.

• Verificați dacă banca și rețeaua de carduri pe care le folosiți sunt deja acceptate de Conferma. Consultați https://www.conferma.com/partners/. Dacă banca dumneavoastrănuare deja o colaborare cu Conferma, banca va trebui să contacteze Conferma la banking.partners@conferma.com pentru a iniția această relație (vă rugăm să le transmiteți această solicitare).

• Informați banca despre dorința de a implementa un program de carduri virtuale prin Conferma și solicitați deschiderea unui cont de tip card pool Conferma. Dacă veți folosi carduri virtuale atât pentru rezervări hoteliere, cât și pentru închirieri auto, va fi necesar să creați câte un cont distinct pentru fiecare tip de rezervare (un cont pentru hoteluri, unul pentru mașini).Contactați Spotnana și furnizați-ne informațiile din tabelul de mai jos, după pasul 4 (Spotnana va folosi ulterior https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflowpentru a configura aceste informații în Conferma):

• Dacă intenționați să folosiți carduri virtuale la furnizorii de închirieri auto, va trebui să parcurgeți și pașii de mai jos. Pentru fiecare furnizor de închirieri auto la care doriți să permiteți plata cu card virtual, trebuie să adăugați un cod de reducere corporate și un ID virtual pay car în Spotnana Online Booking Tool. Pentru aceasta, accesați meniul de sus și selectați Program Iar apoi, din meniul din stânga, dați click pe Profil companie iar apoi selectați fila L1 remarks. După aceea:

  • Derulați în jos până la secțiunea Cod reducere corporate pentru mașini și apăsați pe Adaugă cod. 

  • Alegeți din meniu numele furnizorului de închirieri auto. 

  • Introduceți codul de reducere corporate aferent acelui furnizor în câmpul dedicat. 

  • Selectați Doar plăți virtuale căsuță de bifat. 

  • Derulați în jos până la secțiunea Număr ID card virtual pentru închiriere auto și apăsați pe Adaugă cod.

  • Alegeți din meniu numele furnizorului de mașini de închiriat. 

  • Introduceți numărul ID al cardului virtual primit de la furnizorul dumneavoastră de mașini de închiriat. Atenție: pentru Avis, acesta va fi ID-ul GEB). 

  • Apăsați pe Salvează.

De asemenea, vă recomandăm să informați hotelurile partenere că veți implementa programul de plată virtuală Conferma. Puteți folosi modelul de e-mail de mai jos. Această acțiune este opțională.

E-mail/Scrisoare din partea Managerului de Călătorii către hotelurile partenere

Destinat: Managerilor de Călătorii

Spotnana vă recomandă să contactați din timp hotelurile partenere pentru a vă asigura că sunt pregătite să accepte plăți virtuale și să sprijine călătorii companiei dumneavoastră care folosesc această metodă. Mai jos găsiți un model de scrisoare pe care îl puteți adapta și trimite hotelurilor preferate. Puteți modifica textul după cum considerați necesar.

Scopul acestui mesaj este să informați hotelurile că veți implementa un program de plată virtuală pentru călătorii dumneavoastră și că vă așteptați să vă sprijine în acest demers. Tot ce trebuie să facă este să acceseze linkul din mesaj pentru a verifica dacă sunt deja în baza de date Conferma Connect, să își aleagă metoda preferată de comunicare și să completeze datele necesare (de exemplu: adresa de e-mail sau numărul de fax).

Stimate partener hotelier,

Subiect: Conferma Connect – Plată virtuală pentru hoteluri

Probabil ați observat deja că plățile cu carduri virtuale sunt din ce în ce mai folosite pentru rezervările hoteliere. În colaborare cu partenerii noștri tehnologici, Conferma Pay și Spotnana, am dezvoltat o soluție de plată mai eficientă pentru hoteluri.

Ce este Conferma Connect?

Conferma Connect identifică automat cea mai sigură și eficientă metodă de a transmite instrucțiunile de plată către hotel. Conferma Pay a dezvoltat o tehnologie care permite trimiterea detaliilor cardului prin mai multe canale, inclusiv e-mail securizat. Recomandarea noastră este ca aceste informații să fie trimise prin e-mail securizat, nu prin fax.

Pentru a vă actualiza preferința de comunicare, vă rugăm să completați formularul online de înscriere:

https://www.confermaconnect.com

Înscrierea este gratuită pentru hoteluri și vă permite să alegeți modul în care doriți să primiți informațiile despre plățile cu card virtual (fax/e-mail la recepție sau fax/e-mail către departamentul de contabilitate). Astfel, vă asigurați că nu apar probleme nici pentru dumneavoastră, nici pentru oaspeți la momentul check-out-ului.

Pentru mai multe detalii, consultațiÎntrebările frecvente Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vă mulțumim pentru sprijinul acordat în această inițiativă.

Cu stimă,

Nume Prenume

Funcție / Responsabilitate

Companie

Experiența fluxului de lucru pentru călători

Public țintă: Persoane care călătoresc și organizatori de călătorii

Utilizatorii dumneavoastră (fie călători, fie persoane care fac rezervări pentru alții) care au nevoie să rezerve hoteluri sau mașini de închiriat vor regăsi un proces foarte asemănător cu cel deja cunoscut în Spotnana Online Booking Tool. Pașii sunt următorii:

1. Călătorul caută hotelul sau mașina de închiriat dorită, precum și datele de călătorie.

2. Călătorul alege hotelul și tariful camerei sau mașina și tariful de închiriere, apoi continuă cu rezervarea.

3. Ulterior, călătorul trebuie să aleagă metoda de plată pentru rezervare. În funcție de faptul dacă firma dumneavoastră a stabilit sau nu metoda de plată virtuală ca fiind obligatorie pentru entitatea juridică din care face parte călătorul, acesta va proceda astfel:

   • Pentru rezervări la hotel: 

     • Dacă plata cu card virtual este obligatorie: Călătorul accesează fila Virtual cards și selectează singurul card virtual disponibil (cel impus de companie).

     • Dacă plata cu card virtual nu este obligatorie: Călătorul poate alege fie fila Credit Cards sau Virtual cards și apoi selectează cardul de credit sau cardul virtual pe care dorește să îl folosească pentru această rezervare.

   • Pentru rezervări de mașini de închiriat: 

     • Deoarece cardul virtual va fi asociat unui acord de plată directă cu compania de închirieri auto, nu este necesar să selectați o metodă de plată. Călătorul poate trece direct la pasul de rezervare. 

4. Călătorul verifică suma de plată și apasă pe butonul Rezervă hotelul sau Rezervă mașina. Rezervarea este confirmată, iar plata (împreună cu o notificare trimisă prin fax sau e-mail) ajunge la furnizor.

5. Dacă este nevoie, călătorul poate vizualiza ultimele 4 cifre ale cardului virtual imediat după efectuarea rezervării și poate vedea întregul număr de card cu 24 de ore înainte de check-in la hotel sau preluarea mașinii.

Soluționarea problemelor frecvente

Tabelul de mai jos prezintă câteva situații care pot apărea atunci când utilizați cardurile virtuale Conferma, precum și recomandări pentru rezolvarea acestora. Multe dintre probleme pot fi remediate direct de către călători, folosind aplicația mobilă Spotnana sau platforma de rezervări online. Dacă soluțiile propuse nu funcționează, vă rugăm să contactați un agent Spotnana.

Eliminarea sau restricționarea utilizării unei configurații de card virtual

Folosiți pașii de mai jos pentru a elimina sau restricționa utilizarea unui card virtual. 

Pentru a elimina o configurație de card virtual pentru rezervări la hotel sau mașină

1. Selectați Program din meniul principal.
2. Selectați Metode de plată din secțiunea Plăți și taxe aflată în meniul din stânga.
3. Faceți clic pe fila Virtual.
4. Găsiți rândul cu metoda de plată virtuală pe care doriți să o eliminați (fiecare metodă este activă pentru rezervări auto sau hotel).
5. Alegeți opțiunea Eliminare metodă de plată din meniul din dreapta.
6. Apăsați pe Ștergerepentru a confirma că doriți să ștergeți metoda de plată virtuală. Aceasta va elimina complet configurarea cardului virtual. 

Cum restricționați utilizarea cardului virtual doar pentru agenți

Această opțiune este utilă dacă doriți să limitați temporar accesul la card (de exemplu, pentru teste sau depanare).

1. Selectați Programdintre opțiunile din meniul de sus.
2. Alegeți Metode de plată din secțiunea Plăți și taxe aflată în meniul din stânga.
3. Apăsați pe fila Virtuală .
4. Găsiți rândul care conține metoda de plată virtuală pe care doriți să o restricționați (fiecare este activată pentru rezervări auto sau hoteliere).
5. Alegeți Editare metodă de plată din meniul din dreapta. Va apărea fereastra Actualizare metodă de plată. 
6. Dacă ați activat cardurile virtuale pentru rezervări auto și hoteliere, urmați pașii de mai jos:
   1. Faceți clic pe pictograma de editare (creion) de lângă Detalii card.
   2. Asigurați-vă că opțiunea Setează acest card ca obligatoriu nu este bifată.
   3. Faceți clic pe pictograma de editare (creion) de lângă Instrucțiuni de utilizare a cardului.
   4. Setați câmpul Roluri utilizator la valoarea Doar agenți.
   5. Setați câmpul Tip profil la valoarea Oaspete personal.
   6. Faceți clic pe Actualizează. 
   7. Aceste setări vor restricționa cine poate folosi cardul, fără să fie nevoie să ștergeți configurația.
7. Dacă ați activat doar cardurile virtuale pentru rezervări la hotel, urmați acești pași: 
   1. Apăsați pe pictograma de editare (creion) de lângă Tipuri de produse.
   2. Asigurați-vă că opțiunea Obligatoriu este dezactivată.
   3. Faceți clic pe pictograma de editare (creion) de lângă Precizați tipurile de utilizatori.
   4. Alegeți Numai agenți din listă.
   5. Apăsați pe Actualizați.
   6. Apoi, contactați managerul dumneavoastră de cont Spotnana pentru a restricționa această metodă de plată virtuală doar pentru invitații personali.
   7. Aceste setări limitează cine poate folosi cardul, fără să fie nevoie să ștergeți configurația.

Raportare și facturare

Veți primi periodic extrase de la bancă ce includ cheltuielile de călătorie efectuate de utilizatori prin cardurile virtuale.Puteți folosi aceste extrase (împreună cu chitanțele pe care le adună și le trimit utilizatorii) pentru a verifica cheltuielile realizate cu cardurile virtuale.Puteți folosi Tranzacții hoteliere sau Tranzacții auto în rapoartele (aflate în secțiunea Insights) din platforma Spotnana Online Booking, pentru a vă ajuta la reconcilierea cheltuielilor. Dacă aveți nevoie de rapoarte suplimentare pentru reconciliere, vă rugăm să contactați un agent Spotnana pentru a solicita acces la Conferma Snap (agentul vă va furniza datele de autentificare).