TMC-kosten voor reizen, transacties, aanvullende diensten en contact met een reisagent
Kosten voor reizen, transacties, aanvullende diensten en contactmomenten met een reisagent zijn bedragen die Spotnana of de TMC in rekening brengt voor geleverde diensten (zoals hulp bij het boeken, toegang tot ondersteuning, ondersteuning bij bepaalde betaalmethoden, enzovoort). Deze kosten worden doorgaans per reis, per transactie of per contactmoment met een agent berekend (soms kunnen meerdere kosten tegelijk van toepassing zijn).
De term TMC-kosten wordt in dit onderwerp gebruikt als verzamelnaam voor alle kosten die een TMC rekent voor transacties, reizen, contactmomenten met een agent of aanvullende diensten.
INHOUDSOPGAVE
Overzicht van TMC-kosten
Bedrijfsbeheerders en reismanagers kunnen een aparte betaalmethode kiezen voor reiskosten en instellen of reizigers het bedrag van de reiskosten te zien krijgen op hun Afrekenpagina , Reizen pagina en in e-mailbevestigingen. TMC-beheerders kunnen daarnaast de daadwerkelijke TMC-kosten instellen die worden doorbelast.
Beheerders van bedrijven
Bedrijfsbeheerders kunnen het volgende:
- de betaalmethode voor alle TMC-kosten instellen
- inzicht krijgen in de kosten die TMC’s rekenen voor reizen, transacties, contactmomenten met agenten en aanvullende diensten
- bepalen of TMC-kosten zichtbaar zijn voor de reiziger bij het afrekenen
TMC-kostinstellingen bekijken en betaalmethoden instellen
Niet alle TMC’s rekenen kosten voor transacties, contactmomenten met agenten of aanvullende diensten.Volg onderstaande stappen om de betaalmethode voor TMC-kosten en de zichtbaarheid van deze kosten voor reizigers in te stellen.
- Log in op de Online Booking Tool.
- Kies Bedrijf in het Programma menu. De Instellingen pagina wordt getoond.
- Kies TMC-kosten in het Betalingen onderdeel aan de linkerkant. De TMC-kosten pagina wordt getoond.
- Kies het tabblad Betaalmethode .
- Open het onderdeel Standaardinstellingen .
- Stel het veld Betaalmethode in. Hiermee bepaalt u welke betaalmethode voor alle TMC-kosten wordt gebruikt. U kunt kiezen uit:
- Zelfde als bij boeking - Gebruik dezelfde kaart die de reiziger heeft gekozen bij het boeken.
- Bedrijfspas - Gebruik de centrale bedrijfspas. U dient dan de juiste zakelijke kaart te selecteren.
- Uitgestelde facturatie (bedrijfsbeheerders kunnen deze optie niet kiezen) - De TMC-kosten worden periodiek gefactureerd aan de klant. De betaaltermijn (bijvoorbeeld 30 of 60 dagen) is afhankelijk van de afspraken in het contract van de klant.
- Stel het veld TMC-kosten tonen aan reiziger in. Hiermee bepaalt u of TMC-kosten zichtbaar zijn voor reizigers en planners op de Afrekenpagina en Reizen pagina’s, in e-mailbevestigingen en op facturen/bewijzen van betaling.
- Wilt u per juridische entiteit verschillende betaalmethoden voor TMC-kosten instellen? Open dan het onderdeel Aangepaste instellingen voor juridische entiteiten . Hier kunt u per entiteit instellen welke betaalmethode wordt gebruikt en of de TMC-kosten zichtbaar zijn voor reizigers (zoals hierboven beschreven, maar dan alleen voor de gekozen entiteit).
- Om entiteitsspecifieke instellingen toe te voegen, klikt u op Toevoegen en stelt u vervolgens de betaalmethode en zichtbaarheid voor reizigers in zoals hierboven beschreven.
- U kunt deze entiteitsspecifieke instellingen ook bewerken of verwijderen via het menu aan de rechterkant.
Wilt u de regels voor TMC-kosten bekijken? Ga dan naar het tabblad Prijzen . Er kunnen aparte onderdelen zijn voor elk type TMC-kosten (zoals reis, transactie, aanvullende diensten), afhankelijk van hoe uw TMC de kosten heeft ingericht.
- U kunt deze instellingen alleen bekijken (niet bewerken) door te klikken op Bekijken in de betreffende rij (bijvoorbeeld Reiskosten). Bij elke regel ziet u een Regelnaam, een lijst met Variabelen (de voorwaarden waaraan voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast), en het bedrag dat in rekening wordt gebracht voor Standaard en VIP reizigers.
- U kunt ook zien hoe de kosten worden toegepast door te klikken op Bekijken in de rij Kostenstructuur . De Kostenstructuur pagina wordt getoond. Hier ziet u of dynamische inning van reiskosten (dus: extra kosten afhankelijk van het type boeking, de ingestelde regels, relevantie van de kosten) en/of agentkosten zijn ingeschakeld voor uw organisatie.
TMC-beheerders
TMC-beheerders kunnen kosten instellen voor reizen, transacties, aanvullende diensten en contactmomenten met een agent voor hun klanten.
Het is ook mogelijk om per organisatie of bedrijf kosten in te stellen voor reizen, transacties, aanvullende diensten en contactmomenten met een agent. Als u regels aanmaakt die specifiek zijn voor een bedrijf, worden alleen de voorwaarden uit die regels gebruikt voor de reizigers van dat bedrijf en worden eventuele TMC-brede regels voor dat bedrijf genegeerd. Voor het instellen van bedrijfsspecifieke regels, zie het onderdeel Kosten instellen per organisatie op deze pagina.Kosten instellen voor de gehele TMC
Wilt u kosten instellen op TMC-niveau? Volg dan onderstaande stappen. U kunt het prijsmodel zo instellen dat u per reis, per transactie, per contactmoment met een agent of een combinatie hiervan kosten rekent. Ook kunt u kosten instellen voor aanvullende diensten (zoals virtuele kaarten).
Log in op de Online Booking Tool.
Kies TMC-instellingen in het Programma menu. De Algemene instellingenpagina wordt getoond.
Kies TMC-kosten in het Instellingen onderdeel aan de linkerkant. De TMC-kosten pagina wordt getoond.
Klik op Plan selecteren om de gewenste kostenstructuur te kiezen (deze optie ziet u alleen als er nog geen TMC-kostenregels zijn ingesteld). De Plan selecteren opties verschijnen.
Afhankelijk van hoe u kosten wilt doorbelasten, kiest u een van de volgende opties:
Per reis - Per reis wordt één keer een bedrag gerekend. Extra boekingen of wijzigingen binnen dezelfde reis leiden meestal niet tot extra kosten (tenzij u verschillende reiskosten instelt voor verschillende boekingstypes).
Per transactie - Voor elke transactie wordt een bedrag gerekend. U kunt aangeven voor welke transactietypes kosten gelden. Voorbeelden van transacties zijn boekingswijzigingen, het toevoegen van extra’s of het annuleren van een boeking.
Per reis én per transactie - Zowel per reis als per transactie wordt een bedrag gerekend. U kunt aangeven voor welke transactietypes kosten gelden. Voorbeelden van transacties zijn boekingswijzigingen, het toevoegen van extra’s of het annuleren van een boeking.
De vervolgstappen hangen af van het gekozen kostenplan:
Als u heeft gekozen voor Per reis kosten:
Om het bedrag voor de reiskosten in te stellen, klikt u op Configureren in de rij Reiskosten . De Standaard regel wordt getoond.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Klik op Bevestigen.
Wilt u extra configuraties toevoegen? Klik dan op Configuratie toevoegen. De Regel configureren pagina wordt getoond. Elke regel kan eigen voorwaarden hebben die bepalen wanneer de kosten worden toegepast.
Voer een naam in voor de regel in het veld Regelnaam . Kies een naam waarmee u eenvoudig herkent voor welke situatie deze regel geldt.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Gebruik de velden in het onderdeel Regelvoorwaarden instellen om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast. Bijvoorbeeld: Als Boekingstype = Trein. Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden moeten tegelijk gelden voordat de bijbehorende kosten worden toegepast.
Klik op Bevestigen als u klaar bent.
Als u heeft gekozen voor Per transactie kosten:
Om het bedrag voor transactiekosten in te stellen, klikt u op Configureren in de rij Transactiekosten . De Transactiekosten pagina wordt getoond. Voor transactiekosten is er geen standaardregel.
Wilt u extra configuraties toevoegen? Klik dan op Configuratie toevoegen. De Regel configureren pagina wordt getoond. Elke regel kan eigen voorwaarden hebben die bepalen wanneer de kosten worden toegepast.
Voer een naam in voor de regel in het veld Regelnaam . Kies een naam waarmee u eenvoudig herkent voor welke situatie deze regel geldt.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Noot: Als u kosten wilt rekenen voor contactmomenten met een agent die niet leiden tot het aanmaken of wijzigen van een boeking op het Spotnana-platform, moet u een regel aanmaken waarbij Transactietype is ingesteld op Contact met agent.
Gebruik de velden in het onderdeel Regelvoorwaarden instellen om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast. Bijvoorbeeld: Als Transactie = Wijziging. Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden moeten tegelijk gelden voordat de bijbehorende kosten worden toegepast.
Klik op Bevestigen als u klaar bent.
Als u heeft gekozen voor Per reis én per transactie kosten:
Om het bedrag voor de reiskosten in te stellen, klikt u op Configureren in de rij Reiskosten . De Standaard regel wordt getoond.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Klik op Bevestigen.
Wilt u extra reiskostconfiguraties toevoegen? Klik dan op Configuratie toevoegen. De Regel configureren pagina wordt getoond. Elke regel kan eigen voorwaarden hebben die bepalen wanneer de kosten worden toegepast.
Voer een naam in voor de regel in het veld Regelnaam . Kies een naam waarmee u eenvoudig herkent voor welke situatie deze regel geldt.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Gebruik de velden in het onderdeel Regelvoorwaarden instellen om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast. Bijvoorbeeld: Als Boekingstype = Vliegtuig. Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden moeten tegelijk gelden voordat de bijbehorende kosten worden toegepast.
Klik op Bevestigen als u klaar bent.
Om het bedrag voor transactiekosten in te stellen, klikt u op Configureren in de rij Transactiekosten (u moet mogelijk teruggaan naar het tabblad Prijzen ). De Transactiekosten pagina wordt getoond. Voor transactiekosten is er geen standaardregel.
Wilt u extra configuraties toevoegen? Klik dan op Configuratie toevoegen. De Regel configureren pagina wordt getoond. Elke regel kan eigen voorwaarden hebben die bepalen wanneer de kosten worden toegepast.
Voer een naam in voor de regel in het veld Regelnaam . Kies een naam waarmee u eenvoudig herkent voor welke situatie deze regel geldt.
Voer het bedrag in dat u wilt rekenen voor Standaard en VIP reizigers. Let erop dat u de juiste valutacode kiest. Als agentkosten zijn ingeschakeld, kunt u hier ook het bedrag voor contactmomenten met een agent instellen voor Standaard en VIP.
Noot: Als u kosten wilt rekenen voor contactmomenten met een agent die niet leiden tot het aanmaken of wijzigen van een boeking op het Spotnana-platform, moet u een regel aanmaken waarbij Transactietype is ingesteld op Contact met agent.
Gebruik de velden in het onderdeel Regelvoorwaarden instellen om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast. Bijvoorbeeld: Als Transactie = Wijziging. Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden moeten tegelijk gelden voordat de bijbehorende kosten worden toegepast.
Klik op Bevestigen als u klaar bent.
Nadat u de regels heeft ingesteld, kunt u de volgorde aanpassen via het hulpmiddel aan de linkerkant. De volgorde bepaalt in welke volgorde de regels worden gecontroleerd. Kosten worden toegepast op basis van de eerste regel waarvoor aan alle voorwaarden is voldaan. Is er geen passende regel, dan geldt de standaardregel.
Als u heeft gekozen voor Per reis of Per reis én per transactie kosten, klikt u op Configureren in de rij Kostenstructuur . De Kostenstructuur pagina wordt getoond.
Het veld Dynamische inning van reiskosten geeft aan hoe de reiskosten worden toegepast. Wilt u één vast bedrag rekenen, ongeacht het type boeking (bijvoorbeeld vliegtuig, hotel, trein), laat dit veld dan uitgeschakeld. Wilt u verschillende reiskosten rekenen afhankelijk van het type boeking (bijvoorbeeld €10 voor hotel, €20 voor vliegtuig) of agentkosten doorbelasten, schakel dit veld dan in. Als deze optie aanstaat, zorgt het systeem ervoor dat de reiziger nooit meer betaalt dan het maximale reiskostenbedrag, ongeacht de volgorde van de boekingen. Let op: als u regels op transactieniveau heeft ingesteld, worden transactiekosten alsnog per transactie toegepast waarvoor regels zijn ingesteld.
Bijvoorbeeld:als het kostenplan is ingesteld op Per reis én per transactie en:
De regels op reiskosten-niveau zijn:
- voor reizen met alleen een hotelboeking is de reiskost €10, en bij hulp van een agent €30
- voor reizen met een vliegticket is de reiskost €20 en bij hulp van een agent €50
De regels op transactiekosten-niveau zijn:
- als een agent een wijziging uitvoert, is de agent-assist wijzigingskost €9.
Het maximale reiskostenbedrag is dan €50. Maar als de agent drie keer een wijziging uitvoert, wordt er telkens €9 in rekening gebracht.Wilt u in uw TMC-kostenregels ook kosten voor contactmomenten met een agent kunnen instellen? Zet dan de optie Agentkosten doorbelasten aan (ook de optie Dynamische inning van reiskosten moet dan aan staan).
Klik op Opslaan als u klaar bent.
Wilt u kosten instellen voor aanvullende diensten? Klik dan op Configureren in de rij Kosten aanvullende diensten . De Kosten aanvullende diensten pagina wordt getoond.
Klik op Configuratie toevoegen. De Regel configureren pagina wordt getoond. Elke regel kan eigen voorwaarden hebben die bepalen wanneer kosten voor aanvullende diensten worden toegepast.
Voer een naam in voor de regel in het veld Regelnaam . Kies een naam waarmee u eenvoudig herkent voor welke situatie deze regel geldt.
Kies voor welke aanvullende dienst deze kosten gelden (op dit moment alleen Virtuele betaling).
Voer het bedrag in voor de aanvullende dienst in het veld Kosten virtuele betaling en kies de juiste valutacode. Voor transactiekosten is er geen standaardregel.
Gebruik de velden in het onderdeel Regelvoorwaarden instellen om aan te geven aan welke voorwaarden voldaan moet worden voordat de kosten worden toegepast. Bijvoorbeeld: Als Boekingstype = Hotel. Wilt u nog een voorwaarde toevoegen? Klik dan op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden moeten tegelijk gelden voordat de bijbehorende kosten worden toegepast.
Klik op Bevestigen als u klaar bent.
Kosten instellen per bedrijf/organisatie
Wilt u bedrijfsspecifieke kosten en betaalmethoden instellen? Volg dan onderstaande stappen.
Log in op de Online Booking Tool.
Kies Bedrijf in het Programma menu. De Instellingen pagina wordt getoond.
Kies TMC-kosten in het Betalingen onderdeel aan de linkerkant. De TMC-kosten pagina wordt getoond.
Klik op Plan selecteren om de gewenste kostenstructuur te kiezen (mogelijk moet u eerst het tabblad Prijzen selecteren). De Plan selecteren opties verschijnen (als er al een prijsmodel op TMC-niveau is ingesteld, ziet u die optie hier, maar u kunt dit aanpassen voor het bedrijf). Het proces voor het kiezen van een prijsmodel en het instellen van de voorwaarden is hetzelfde als bij TMC-brede regels. U kunt dus dezelfde stappen volgen als beschreven in het onderdeel Kosten instellen voor de gehele TMC op deze pagina, vanaf stap 5 om uw bedrijfsspecifieke kosten in te stellen.
Noot: Als u bedrijfsspecifieke kostenregels aanmaakt, worden alleen de voorwaarden uit die regels gebruikt voor dat bedrijf en worden eventuele TMC-brede regels voor dat bedrijf genegeerd.
Kies het tabblad Betaalmethode .
Open het onderdeel Standaardinstellingen .
Stel het veld Betaalmethode in. Hiermee bepaalt u welke betaalmethode wordt gebruikt voor TMC-kosten. U kunt kiezen uit:
Zelfde als bij boeking - Gebruik dezelfde kaart die de reiziger heeft gekozen bij het boeken.
Bedrijfspas - Gebruik de centrale bedrijfspas. U dient dan de juiste zakelijke kaart te selecteren.
Uitgestelde facturatie - De TMC-kosten worden periodiek gefactureerd aan de klant. De betaaltermijn (bijvoorbeeld 30 of 60 dagen) is afhankelijk van de afspraken in het contract van de klant.
Stel het veld TMC-kosten tonen aan reiziger in. Hiermee bepaalt u of TMC-kosten zichbaar zijn voor reizigers en planners op de Afrekenpagina en Reizen pagina’s en in e-mailbevestigingen. De TMC-kosten zijn altijd zichtbaar in de betaalgegevens op de factuur en op het samengevoegde reisschema.
Wilt u per juridische entiteit verschillende betaalmethoden voor TMC-kosten instellen? Open dan het onderdeel Aangepaste instellingen voor juridische entiteiten . Hier kunt u per entiteit instellen welke betaalmethode wordt gebruikt en of de TMC-kosten zichbaar zijn voor reizigers (zoals hierboven beschreven, maar dan alleen voor de gekozen entiteit).
Om entiteitsspecifieke instellingen toe te voegen, klikt u op Toevoegen en stelt u vervolgens de betaalmethode en zichtbaarheid in zoals hierboven beschreven.
U kunt deze entiteitsspecifieke instellingen ook bewerken of verwijderen via het menu aan de rechterkant.
Klik op Opslaan als u klaar bent.
Toestaan dat agenten een TMC-kost laten vervallen
Wilt u agenten toestaan bepaalde TMC-kosten (met uitzondering van kosten voor aanvullende diensten) te laten vervallen? Zet dan de optie Kost laten vervallen aan in uw TMC-instellingen. Hierdoor kunnen agenten naar eigen inzicht bepaalde TMC-kosten kwijtschelden.
Kosten voor aanvullende diensten kunnen niet worden kwijtgescholden.
- Log in op de OBT.
- Kies TMC-instelling in het Programma menu.
- Kies TMC-kosten onder Instellingen in het linkermenu. De TMC-kosten pagina wordt getoond.
- Scroll naar het onderdeel Aanvullende configuratie en zoek de rij Kost laten vervallen .
- Klik op Configureren in die rij. De Kost laten vervallen pagina wordt getoond.
- Wilt u dat agenten TMC-kosten kunnen laten vervallen? Zet dan de schakelaar Kost laten vervallen aan (rechtsboven). Deze instelling geldt voor uw hele TMC en alle onderliggende organisaties.
- U kunt ook redenen aanmaken waarom een agent de TMC-kosten laat vervallen. Als u redenen aanmaakt, moet de agent er één kiezen (of een reden invullen bij Overige) bij het laten vervallen van een TMC-kost. Wilt u redenen aanmaken? Volg dan deze stappen.
- Klik op Toevoegen. De Reden voor kost laten vervallen configureren dialoog wordt getoond.
- Voer een omschrijving en code in voor de reden.
- Klik op Bevestigen. Klik op Toevoegen om meer reden-codes aan te maken, indien gewenst.
Alle kwijtgescholden kosten en reden-codes (indien aangemaakt) zijn terug te vinden in de rapportages.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren