Potvrda – virtualne kartice

Izradio Ashish Chaudhary, Promijenjeno na Sun, 5 Lis na 3:20 PRIJEPODNE od Ashish Chaudhary

Conferma – Virtualne kartice

SADRŽAJ

Conferma – Virtualne kartice
- Uvod
Često postavljana pitanja (FAQ)
Zadaci klijenta prije početka korištenja
Iskustvo putnika pri korištenju sustava
- Rješavanje čestih problema
Uklanjanje ili ograničavanje korištenja konfiguracije virtualne kartice
- Kako ukloniti konfiguraciju virtualne kartice za rezervacije hotela ili automobila
- Kako ograničiti korištenje virtualne kartice samo na agente
Izvještavanje i obračun

Uvod

Spotnana s ponosom predstavlja podršku za plaćanja virtualnim karticama u suradnji s tvrtkom Conferma.

U prvom dijelu ovog dokumenta nalazi se popis često postavljanih pitanja koji će vam pomoći da se upoznate s konceptom virtualnih plaćanja, njihovim prednostima za vašu tvrtku i putnike, kao i razlozima zbog kojih smo odabrali suradnju s tvrtkom Conferma.
Drugi dio sadrži kratak popis zadataka koje je potrebno obaviti prije nego što počnete koristiti virtualna plaćanja.
U trećem dijelu opisane su postavke koje je potrebno konfigurirati u Spotnana Online Booking Toolu kako biste omogućili virtualna plaćanja za rezervacije vaših putnika (npr. hotel, automobil).
Posljednji dio prikazuje kako će izgledati iskustvo korištenja virtualnog načina plaćanja prilikom rezervacije hotela ili najma automobila za vaše putnike u Spotnana Online Booking Toolu. Ova funkcionalnost trenutno je dostupna samo za rezervacije hotela i automobila.

Također, prezentacija u privitku na dnu ove stranice može vam dodatno približiti prednosti korištenja virtualnih kartica Conferma uz Spotnana.

Često postavljana pitanja (FAQ)

Što su virtualna plaćanja?

Virtualna plaćanja predstavljaju siguran i kontroliran način plaćanja koji možete omogućiti putnicima unutar ili izvan vaše organizacije, kako bi jednostavno podmirili troškove rezervacija. Spotnana je u partnerstvu s tvrtkom Conferma omogućila ovu opciju svojim klijentima.

Virtualno plaćanje je jedinstveni broj kartice od 15 ili 16 znamenki (nije fizička kartica) koji se digitalno generira tijekom procesa rezervacije i povezan je s određenim korisnikom. Ovaj broj “kartice” koristi se samo jednom, za jedno plaćanje, nakon čega se deaktivira. Fizička kartica ne postoji.

Virtualno plaćanje također generira vlastiti sigurnosni kod (CVV, CVV2 ili CVC), slično troznamenkastom broju na poleđini fizičkih kreditnih kartica.

Tko je Conferma?

Conferma je tehnološki partner i vodeći pružatelj rješenja za virtualna plaćanja u sektoru poslovnih putovanja. Suradnju ostvaruje s više od 50 banaka koje izdaju virtualne kartice za korištenje kod dobavljača putničkih usluga u više od 200 zemalja.

Ono što izdvaja Confermu od ostalih platformi za virtualna plaćanja je to što ne izdaje samo virtualnu karticu koju Spotnana koristi za rezervaciju (hotela ili automobila), već i izravno šalje podatke o plaćanju i upute dobavljaču, čime se zapravo potvrđuje izravno terećenje. Time putnik ne mora prilikom dolaska u hotel ili preuzimanja vozila davati dodatni način plaćanja.

Za više informacija, pogledajte https://conferma.com/

Po čemu se virtualna kartica razlikuje od Ghost/Lodge kartice?

Virtualne kartice su po konceptu slične Ghost i Lodge karticama jer se sve tereti na glavni račun. Međutim, Ghost kartice koriste se za više korisnika i više rezervacija, pa moraju imati visoke limite. Virtualne kartice koriste se samo jednom, pa je limit vezan uz jednu kupnju i strogo je kontroliran.

Još jedna razlika je što se Ghost kartice koriste više puta, zbog čega su podložnije zloupotrebama i tada ih je potrebno deaktivirati i zamijeniti. Virtualne kartice su jednokratne i imaju stroge limite, pa je rizik od prijevare minimalan. Osim toga, Ghost kartice zahtijevaju dodatnu administraciju kako bi se troškovi pravilno rasporedili po korisnicima ili troškovnim centrima, dok su virtualne kartice povezane s konkretnim korisnikom, što olakšava raspodjelu i povećava sigurnost, a administrativni troškovi su niži.

Uz to, kod Ghost kartica CVV brojevi često se dijele unutar tvrtke, što smanjuje sigurnost. Virtualne kartice generiraju jednokratni CVV s ograničenim pristupom.

Koje su prednosti?

Virtualne kartice i načini plaćanja nude brojne prednosti. Neke od najvažnijih su:

Unaprijeđen proces izravnog terećenja: Proces virtualnog plaćanja je automatiziran, siguran i lako ga je uskladiti s odjelom financija. Kod ove vrste plaćanja, broj kartice automatski se šalje dobavljaču (hotelu, rent-a-car tvrtki) putem njihovog preferiranog kanala (e-mail, faks, API). Putnik ne mora prilikom dolaska u hotel ili preuzimanja vozila davati karticu (a nema ni izravnog terećenja jer dobavljač izravno naplaćuje od kartične kuće). Za razliku od izravnog terećenja, usklađivanje virtualnih plaćanja je automatizirano jer je svaka kartica vezana uz određeni račun.
Mogućnost plaćanja za vanjske suradnike, ugovorne radnike, kandidate: Virtualno plaćanje omogućuje tvrtkama da unaprijed pokriju troškove putovanja svojih putnika (bez potrebe da oni koriste osobnu karticu). Budući da mnogi dobavljači traže CVV broj (koji putnici često ne znaju ili ga nije sigurno dijeliti), Ghost kartice nisu prikladne za ovu svrhu.
Nema potrebe za korporativnim karticama za povremene putnike: Virtualno plaćanje omogućuje da ne izdajete korporativne kartice korisnicima koji putuju samo jednom ili dvaput godišnje.
Povećana sigurnost: Veći je rizik od prijevare kad postoji fizička kartica. Virtualne kartice imaju unaprijed definirane limite i vremenska ograničenja, pa čak i ako netko dođe do broja kartice, izloženost je minimalna.

Što je Conferma Connect?

Conferma Connect je vlastita baza podataka hotela tvrtke Conferma, u kojoj se čuvaju podaci o hotelima i preferirani način komunikacije (e-mail, faks, API), a koristi se za slanje uputa o plaćanju hotelu.

Conferma Connect se ne koristi za rent-a-car dobavljače.

Kako to funkcionira?

Donji dijagram prikazuje tipičan tijek za putnika koji koristi virtualnu karticu za plaćanje hotela ili najma automobila. Spotnana omogućuje korake 1, 2 i 4.

Koje vrste korisnika koriste virtualne kartice (kada i zašto)?

Virtualne kartice posebno su korisne za redovite putnike kojima treba centralizirano plaćanje, kandidate za posao (putovanja na razgovore), pripravnike ili zaposlenike koji putuju samo 1-2 puta godišnje i nemaju korporativnu karticu.

Koliko košta aktivacija Conferma virtualnih kartica na mom Spotnana računu?

Za informacije o cijenama obratite se Spotnana agentu.

Postoji li popis banaka s kojima Conferma već surađuje?

Da, pogledajte ovaj popis Conferma partnerskih banaka. Ako vaše banke nema na popisu, neka vaša banka kontaktira Confermu na banking.partners@conferma.com kako bi započeli proces uključivanja. Imajte na umu da ovaj proces može potrajati 6-12 mjeseci ili dulje.

Što ako klijent već ima suradnju s tvrtkom Conferma?

Ako klijent već koristi Confermu s drugim TMC-om i želi prijeći na Spotnana kao TMC za virtualna plaćanja, mora kontaktirati svoju banku kako bi otvorili novi račun za virtualne kartice s Confermom.

Treba li Spotnana kontaktirati banke klijenta radi postavljanja sustava?

Ne. Klijent mora obavijestiti svoju banku da želi pokrenuti postupak uključivanja u sustav Conferma, a zatim banka mora kontaktirati Confermu

Zadaci klijenta prije početka korištenja

Namijenjeno: Klijentima koji žele koristiti načine plaćanja Conferma – Virtualne kartice sa Spotnana

Ovaj dio odnosi se na sve zadatke koje vaša tvrtka mora obaviti kako bi integracija pravilno funkcionirala. Sljedeće korake potrebno je unaprijed provesti kako biste omogućili korištenje virtualnih načina plaćanja u suradnji s tvrtkom Conferma.

Ako ćete koristiti virtualnu karticu za plaćanje najma automobila, prethodno morate imati sklopljen ugovor o izravnom terećenju s rent-a-car tvrtkom.

Provjerite podržava li vaša banka i kartična mreža već sustav Conferma. Više informacija na https://www.conferma.com/partners/. Ako vaša banka nema postojeću suradnju s tvrtkom Conferma, vaša banka mora kontaktirati Confermu na banking.partners@conferma.com i pokrenuti proces suradnje (molimo da ih na to uputite).
Obavijestite svoju banku da želite pokrenuti program virtualnih kartica putem Conferme i zatražite otvaranje Conferma card pool računa. Ako ćete nuditi virtualne kartice i za hotele i za najam automobila, potrebno je otvoriti zaseban card pool račun za svaku kategoriju (jedan za hotele, jedan za automobile).Kontaktirajte Spotnana i dostavite nam podatke iz tablice ispod koraka 4 (Spotnana će koristiti https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow za konfiguraciju tih podataka u sustavu Conferma):
Ako ćete koristiti virtualne kartice kod rent-a-car dobavljača, potrebno je dodatno obaviti sljedeće korake. Za svakog rent-a-car dobavljača kod kojeg planirate omogućiti virtualna plaćanja, potrebno je u Spotnana Online Booking Tooluunijeti korporativni popust i virtualni ID za najam automobila. Da biste to učinili, odaberite Tvrtka u izborniku Program i zatim odaberite L1 napomene u izborniku Tvrtka s lijeve strane. Zatim:
- Pomaknite se do odjeljka Korporativni kod za popust na najam automobila i kliknite Dodaj kod.
- Odaberite naziv rent-a-car dobavljača iz izbornika.
- Unesite korporativni kod za popust koji je povezan s tim dobavljačem u predviđeno polje.
- Označite Samo virtualna plaćanja kućicu.
- Pomaknite se do odjeljka Virtualni ID za najam automobila i kliknite Dodaj kod.
- Odaberite naziv rent-a-car dobavljača iz izbornika.
- Unesite virtualni ID broj koji vam je dostavio vaš rent-a-car dobavljač. Napomena: Za Avis, to će biti GEB ID.
- Kliknite Spremi.

Potrebne informacije	Podaci koje dostavlja klijent (Spotnana koristi ovu kolonu za unos vrijednosti koje dostavi klijent)
Naziv vaše tvrtke	Puni naziv klijenta
Adresa vaše tvrtke	Puna adresa klijenta uključujući poštanski broj i državu
E-pošta	Alias e-pošte koji će se koristiti za komunikaciju i obavijesti vezane uz virtualne kartice. To ne smije biti osobna adresa, već adresa kojoj pristupa više osoba (npr. financije@tvrtka.hr ili putovanja@tvrtka.hr)
Država izdavanja	Država izdavanja računa za virtualnu karticu koju klijent koristi za Conferma plaćanja
Bankovni izdavatelj/kartična kuća	Naziv banke koju klijent koristi za Conferma plaćanja
Valuta	Naziv valute povezane s računom za virtualne kartice
Vrsta kartice (OBT postavka)	Vrsta kartice koja se koristi (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Upute za dobavljača/posebne napomene (OBT postavka)	za hotele: Koje hotelske troškove klijent želi pokriti putem Conferma plaćanja? Opcije su: (A) soba i porezi, (B) soba, porezi i doručak ili (C) svi hotelski troškovi za najam automobila: Koje troškove klijent želi pokriti? (A) samo cijena, porez i pristojba; (B) cijena, porez i pristojba + dodatne usluge (20%); (C) cijena, porez i pristojba + dodatne usluge (100%). Dodatne usluge, ako su uključene, obračunavaju se kao postotak ukupne cijene. Cijena je prosječna dnevna cijena vozila pomnožena s brojem dana.
Obvezno ili opcionalno (OBT postavka)	Hoće li virtualna kartica biti obvezna ili opcionalna? Za sve pravne subjekte unutar tvrtke ili samo za neke?
Vrste korisnika (OBT postavka)	Koji korisnici unutar vaše tvrtke smiju koristiti ovaj način plaćanja (samo administratori/agenti ili svi korisnici).
Dodaj dana (Dodatni dani)	Broj dana nakon završetka putovanja tijekom kojih je kartica još dostupna za terećenje. Preporuka: 7
Postotak povećanja iznosa	Postotak kojim se povećava iznos kako bi se pokrili troškovi koji nisu uključeni u osnovnu cijenu. Na primjer: za hotele: porezi, obroci, parking za najam automobila: dječja sjedalica, zimske gume, GPS Preporuka: Samo porezi = 20%. Ako se koristi za obroke i/ili druge troškove, povećajte u skladu s politikom tvrtke
Postotak povećanja za stranu valutu	Postotak kojim se povećava iznos radi pokrića troškova konverzije i valutnih razlika. Primjenjuje se samo na putovanja u inozemstvo. Preporuka: 5%
Maksimalni iznos po putovanju	Maksimalni iznos u valuti card pool računa koji se može odobriti po putovanju.
Broj dana unaprijed	Broj dana prije početka putovanja kada je kartica dostupna za terećenje. Preporuka: 365
Iznos po danu	Fiksni dnevni iznos koji se dodaje ukupnoj vrijednosti kartice radi pokrića troškova koji nisu uključeni u cijenu putovanja (npr. obroci). Može se koristiti samostalno ili uz Postotak povećanja iznosa. Na primjer: Ako je Postotak povećanja iznosa = 20 i Iznos po danu = 50
Omogućiti pristup CVV-u	Navedite hoće li vaši putnici moći vidjeti CVV virtualne kartice.
Omogućiti voucher na neregistriranu e-poštu	Navedite treba li putniku poslati kopiju podataka o kartici (s prikrivenim brojem kartice) na njegovu e-poštu, zajedno s uputama za registraciju u aplikaciji Conferma Pay.
Onemogućiti ponovno slanje faksa	Navedite želite li omogućiti putnicima da putem aplikacije Conferma Pay ponovno pošalju e-mail ili faks s podacima o potvrdi dobavljaču (ili na novu adresu/faks broj). Bez obzira na ovu postavku, putnici i dalje mogu ponovno poslati faks ili e-mail putem Spotnana Online Booking Toola.
Prilagođena polja (opcionalno) Potrebno samo ako ste u Spotnana Online Booking Toolu kreirali prilagođena polja koja želite imati na bankovnim izvodima. U suprotnom, ovaj redak možete preskočiti.	Ako ste u Spotnana Online Booking Toolu kreirali prilagođena polja (troškovni centar, šifra projekta itd.) koja želite uključiti na bankovne izvode, Spotnana će ih unijeti u vašu Conferma Pay konfiguraciju. Potrebno je dostaviti sljedeće podatke Spotnana predstavniku za svako polje: Naziv polja: Točan naziv prilagođenog polja u Spotnana koji želite zabilježiti. Vrsta kontrole: Način na koji se pristupa prilagođenom polju. Opcije su: slobodan unos, kućica za označavanje, padajući izbornik, validacijsko pretraživanje, automatsko dovršavanje, automatsko dovršavanje s validacijom. Obavezno polje: Je li ovo polje obavezno pri rezervaciji hotela? Uputite Spotnana da ovo polje postavi kao obavezno u Conferma konfiguraciji samo ako je tako postavljeno i u Spotnana Online Booking Toolu.
Kontakti u vašoj tvrtki	Glavni kontakt: - CC: Kontakt za obračun: Osoba ili alias na koju Spotnana šalje račun. - CC

Također preporučujemo da obavijestite svoje odabrane hotele o uvođenju programa virtualnog plaćanja Conferma. Možete koristiti predložak e-maila u nastavku. Ovo je opcionalno.

Obavijest/e-mail voditelja putovanja odabranim hotelima

Namijenjeno: Voditeljima putovanja

Spotnana preporučuje da unaprijed kontaktirate svoje odabrane hotele kako biste osigurali da su spremni podržati virtualna plaćanja i vaše putnike koji ih koriste. U nastavku se nalazi primjer pisma koji možete prilagoditi i poslati svojim hotelima.

Svrha ove komunikacije je obavijestiti ih da uvodite program virtualnih plaćanja za svoje putnike i očekujete njihovu podršku. Sve što trebaju učiniti je kliknuti na poveznicu u poruci kako bi provjerili jesu li u bazi Conferma Connect, odabrali željeni način komunikacije i unijeli potrebne podatke (npr. e-mail adresu ili broj faksa).

Poštovani hotelijeru,

Predmet: Conferma Connect – virtualno plaćanje za hotele

Sigurno ste već upoznati s rastućom upotrebom virtualnih kartica za plaćanje hotelskih rezervacija. U suradnji s našim tehnološkim partnerima Conferma Pay i Spotnana razvijamo učinkovitiju opciju plaćanja za hotele.

Što je Conferma Connect?

Conferma Connect automatski identificira najsigurniji i najpovoljniji način slanja uputa o plaćanju hotelu. Conferma Pay razvila je tehnologiju za prijenos podataka o kartici putem više kanala, uključujući i sigurni e-mail. Naša je preporuka da se, kao naš hotelski partner, odlučite za sigurni e-mail (umjesto faksa).

Kako biste ažurirali preferirani način komunikacije, ispunite online obrazac za prijavu:

https://www.confermaconnect.com

Prijava je za hotele besplatna i omogućuje vam odabir načina komunikacije za virtualna plaćanja (faks/e-mail na recepciju ili računovodstvo). Tako ćete izbjeći probleme za sebe i gosta prilikom odjave.

Za više informacija pogledajte Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Zahvaljujemo na vašoj podršci u ovoj aktivnosti.

S poštovanjem,

Ime Prezime

Funkcija/Odgovornost

Tvrtka

Iskustvo putnika pri korištenju sustava

Namijenjeno: Putnicima i organizatorima putovanja

Vaši korisnici (putnici ili organizatori) koji trebaju rezervirati hotele ili najam automobila imat će iskustvo vrlo slično onome na što su navikli u Spotnana Online Booking Toolu. Proces izgleda ovako:

Putnik pretražuje željeni hotel ili automobil i datume putovanja.
Putnik odabire željeni hotel i cijenu sobe ili vozilo i cijenu najma te prelazi na rezervaciju.
Zatim putnik mora odabrati način plaćanja za rezervaciju. Ovisno o tome je li vaša tvrtka postavila virtualni način plaćanja kao obvezan ili ne (za pravni subjekt kojem putnik pripada), putnik će napraviti jedno od sljedećeg:
- Za rezervacije hotela:
  - Ako je virtualna kartica postavljena kao obvezna: Putnik klikne na Virtualne kartice i odabere jedinu ponuđenu virtualnu karticu (onu koja je obvezna).
  - Ako virtualna kartica nije obvezna: Putnik može kliknuti na Kreditne kartice ili Virtualne kartice i zatim odabrati željenu kreditnu ili virtualnu karticu za tu rezervaciju.
- Za rezervacije automobila:
  - Budući da je virtualna kartica povezana s ugovorom o izravnom terećenju s rent-a-car tvrtkom, nije potrebno odabrati način plaćanja. Putnik može odmah prijeći na korak rezervacije.
Putnik pregledava troškove i klikne na Rezerviraj hotel ili Rezerviraj automobil gumb. Rezervacija se potvrđuje, a podaci o plaćanju (kao i komunikacija putem faksa ili e-maila) šalju se dobavljaču.
Ako je potrebno, putnik može prikazati posljednje četiri znamenke virtualne kartice odmah nakon rezervacije, a cijeli broj kartice može otkriti 24 sata prije dolaska u hotel ili preuzimanja automobila.

Rješavanje čestih problema

U tablici u nastavku navedeni su mogući problemi koje putnici mogu imati pri korištenju Conferma virtualnih kartica i prijedlozi za rješavanje tih problema. Mnoge probleme putnici mogu sami riješiti putem Spotnana mobilne aplikacije ili Online Booking Toola. Ako to ne uspije, obratite se Spotnana agentu.

Problem	Preporuka/rješenje
Putnik treba otkriti broj virtualne kartice	Iako putnici ne predaju fizičku karticu na recepciji (za hotele rezervirane virtualnom karticom), hotel može tražiti dokaz o korištenoj virtualnoj kartici. Možda će biti potrebno otkriti broj virtualne kartice pri prijavi. To putnik može učiniti putem Spotnana Online Booking Toola ili mobilne aplikacije, ali samo unutar 24 sata prije prijave. Putnici mogu prikazati posljednje četiri znamenke virtualne kartice odmah nakon rezervacije, a cijeli broj kartice mogu otkriti 24 sata prije prijave. Agenti mogu otkriti broj kartice odmah nakon rezervacije. Za najam automobila nije potrebno pokazivati karticu pri preuzimanju vozila jer je nužan ugovor o izravnom terećenju s rent-a-car tvrtkom.
Nije moguće generirati karticu u Spotnana Online Booking Toolu	Obratite se Spotnana agentu. Agent će provjeriti postoji li tehnički problem ili pogrešna postavka. Ovisno o uzroku, može se dogoditi sljedeće: Agent može zatražiti da rezervaciju obavite osobnom/korporativnom karticom. Agent može rezervirati hotel ili automobil za vas koristeći drugi način plaćanja.
Hotel nije dostupan u Spotnana Online Booking Toolu	Rezervaciju nije moguće napraviti putem Conferma virtualne kartice. Potrebno je rezervirati izvan Online Booking Toola s drugim načinom plaćanja, a tu rezervaciju potom ručno dodaje Spotnana agent.
Putnik je u hotelu ili rent-a-car poslovnici, a osoblje ne prihvaća karticu	Putnik treba pitati osoblje hotela ili rent-a-cara jesu li primili Conferma obrazac za autorizaciju kartice. Ako ga ne mogu pronaći: Putnik ga može ponovno poslati iz Spotnana mobilne aplikacije ili Online Booking Toola na e-mail/faks koji navede osoblje. Putnik može kontaktirati Spotnana agenta. Agent također može ponovno poslati faks/e-mail na broj ili adresu koju navede osoblje. Za hotel: Putnik može otkriti (prikazati) karticu u Spotnana mobilnoj aplikaciji ili Online Booking Toolu, kako bi osoblje hotela moglo naplatiti kao ‘kartica nije fizički prisutna’. Za ovu transakciju obično je potreban i obrazac za autorizaciju, koji putnik može poslati e-mailom ili faksom hotelu putem aplikacije. Za automobil: Ako odabrano vozilo nije u skladu s ugovorom o izravnom terećenju, putnik mora odabrati drugo vozilo ili drugog dobavljača i način plaćanja. Ako nijedan od ovih koraka ne riješi problem, putnik treba kontaktirati Spotnana agenta. Agent može pomoći putniku da koristi osobnu/korporativnu karticu. NAPOMENA: Ovi problemi mogu nastati ako osoblje nije upoznato s virtualnim plaćanjima. To može varirati ovisno o iskustvu ili regiji u kojoj se hotel ili rent-a-car nalazi.
Kartica odbija terećenje	To se može dogoditi ako iznos koji dobavljač pokušava naplatiti premašuje limit kartice, ako pokušava više puta naplatiti karticu ili ako je kartica već bila zloupotrijebljena prije pokušaja naplate. Putnik može kontaktirati Spotnana agenta. Agent može provjeriti je li iznos koji se naplaćuje veći od dopuštenog. Ako jest, agent može povećati iznos na kartici (ako je to u skladu s politikom tvrtke i dopušteno je putniku). Ako povećanje iznosa riješi problem, agent može izdati novu karticu i poništiti originalnu virtualnu karticu. Agent može osoblju dati nove podatke. NAPOMENA: Ako je kartica odbijena jer je premašen kreditni limit postavljen u Conferma konfiguraciji, vaš odjel financija mora izvršiti dodatnu uplatu banci za dopunu virtualne kartice. To može potrajati do 48 sati. U međuvremenu putnik mora koristiti drugi način plaćanja.
Hotel ili rent-a-car tvrtka nije primila faks ili e-mail	Putnik ga može ponovno poslati iz Spotnana mobilne aplikacije ili Online Booking Toola na e-mail/faks koji navede osoblje dobavljača. Putnik može kontaktirati Spotnana agenta. Agent može ponovno poslati faks/e-mail na adresu koju navede osoblje dobavljača.
Putnik ne može otkriti broj kartice pri prijavi ili odjavi	Putnik bi trebao moći otkriti broj kartice putem Spotnana mobilne aplikacije ili Online Booking Toola, pod uvjetom da je unutar 24 sata od prijave u hotel ili preuzimanja automobila. Ako putnik i dalje ne može otkriti broj kartice, može kontaktirati Spotnana agenta. Agent može otkriti broj kartice i dati ga putniku ili osoblju dobavljača.
Hotel ili rent-a-car naplaćuje karticu za stavke koje nisu dopuštene postavkama klijenta Za hotel: obroci ili posluga u sobu Za automobil: GPS, dječja sjedalica	Ako se to dogodi, klijent mora obavijestiti Spotnana agenta. Agent može zatražiti od hotela ili rent-a-cara povrat sredstava na izvorno izdanu karticu, zatim izdati novu karticu i zamoliti dobavljača da dozvoljene troškove naplati na novu karticu. Putnik treba provjeriti jesu li troškovi u skladu s politikom tvrtke za virtualne kartice. Ako nisu, putnik mora osigurati drugi način plaćanja za dodatne troškove koji nisu dopušteni (prema politici klijenta).

Uklanjanje ili ograničavanje korištenja konfiguracije virtualne kartice

Slijedite dolje navedene upute kako biste uklonili ili ograničili korištenje virtualne kartice.

Kako ukloniti konfiguraciju virtualne kartice za rezervacije hotela ili automobila

Odaberite Tvrtka u izborniku Program .
Odaberite Načini plaćanja u izborniku Plaćanje s lijeve strane.
Pronađite odjeljak Virtualni načini plaćanja .
Pronađite redak s virtualnim načinom plaćanja koji želite ukloniti (svaki je omogućen za rezervacije automobila ili hotela).
Odaberite Ukloni način plaćanja u izborniku s desne strane.
Kliknite Obriši za potvrdu brisanja virtualnog načina plaćanja. Time će se u potpunosti ukloniti konfiguracija virtualne kartice.

Kako ograničiti korištenje virtualne kartice samo na agente

Ova opcija je korisna ako privremeno želite ograničiti pristup kartici (npr. za testiranje ili rješavanje problema).

Odaberite Tvrtka u izborniku Program .
Odaberite Načini plaćanja u izborniku Plaćanje s lijeve strane.
Pronađite odjeljak Virtualni načini plaćanja .
Pronađite redak s virtualnim načinom plaćanja koji želite ograničiti (svaki je omogućen za rezervacije automobila ili hotela).
Odaberite Uredi način plaćanja u izborniku s desne strane. Prikazat će se dijalog Ažuriraj način plaćanja .
Ako ste omogućili virtualne kartice za automobile i hotele pratite ove korake:
1. Kliknite ikonu za uređivanje (olovka) pokraj Podaci o kartici.
2. Provjerite da Ova kartica je obavezna kućica nije označena.
3. Kliknite ikonu za uređivanje (olovka) pokraj Upute za korištenje kartice.
4. Postavite polje Uloge korisnika na Samo agenti.
5. Postavite polje Vrsta putnika na Osobni gost.
6. Kliknite Ažuriraj.
7. Ove postavke omogućuju ograničenje tko može koristiti karticu bez potrebe za brisanjem konfiguracije.
Ako ste omogućili virtualne kartice samo za hotele pratite ove korake:
1. Kliknite ikonu za uređivanje (olovka) pokraj Vrste proizvoda.
2. Provjerite da je Obavezno isključeno.
3. Kliknite ikonu za uređivanje (olovka) pokraj Odredite vrste korisnika.
4. Odaberite Samo agenti u izborniku.
5. Kliknite Ažuriraj.
6. Zatim kontaktirajte svog Spotnana account managera kako biste ograničili korištenje ove virtualne kartice na osobne goste.
7. Ove postavke omogućuju ograničenje tko može koristiti karticu bez potrebe za brisanjem konfiguracije.

Izvještavanje i obračun

Redovito ćete od svoje banke primati izvode koji sadrže troškove putovanja povezane s korištenjem virtualnih kartica kao načina plaćanja vaših putnika. Ove izvode (i račune koje putnici prikupe i predaju) možete koristiti za usklađivanje potrošnje putem virtualnih kartica. Također možete koristiti Izvještaj o hotelskim transakcijama ili Izvještaj o transakcijama najma automobila izbornik pod Analitika > Izvještaji tvrtkeu Spotnana Online Booking Toolu za pomoć pri usklađivanju potrošnje. Ako vam je potrebna dodatna izvještavanja za usklađivanje, obratite se Spotnana agentu radi pristupa Conferma Snap (dobit ćete pristupne podatke za prijavu).