Directe facturatie voor huurauto’s

Vele autoverhuurbedrijven bieden de mogelijkheid tot directe facturatie. Hierbij worden alle reserveringen van een bedrijf gekoppeld aan één facturatienummer en ontvangt het bedrijf één overzichtelijke verzamelnota voor alle betalingen.

Beheerders kunnen in Spotnana directe facturatie voor huurauto’s instellen. Hierdoor kunnen reizigers een huurauto boeken zonder tijdens het afrekenen een betaalmiddel op te geven. De kosten voor de huurauto worden dan rechtstreeks aan uw bedrijf gefactureerd. Eventuele bedrijfsbeleid en benodigde goedkeuringen blijven gewoon van kracht. 

Daarnaast dient u apart een centrale betaalkaart in te stellen voor de servicekosten van Spotnana, aangezien directe facturatie alleen geldt voor de kosten van het autoverhuurbedrijf.

OPMERKING: Uw reizigers moeten bij het ophalen van de auto hun loyaliteitsnummer aan het autoverhuurbedrijf doorgeven. Dit nummer wordt namelijk niet automatisch aan de reservering toegevoegd bij directe facturatie. 

Een autoverhuurbedrijf instellen voor directe facturatie 

1. Log in op de Online Booking Tool. 
2. Kies Bedrijf in het Programma menu. De Algemeen pagina verschijnt.
3. Kies Betaalmethoden in het Betalingen menu aan de linkerkant. U ziet nu de verschillende soorten betaalmethoden. 
4. Scroll naar beneden tot u bij het onderdeel Directe facturatieprogramma komt. Directe facturatie is alleen beschikbaar voor autoverhuur.
5. Klik op Nieuw toevoegen. Het venster Instellingen nieuw autoprogramma verschijnt. 
6. Selecteer de naam van het autoverhuurbedrijf. U kunt hiervoor de zoekfunctie gebruiken. 
7. Voer het Directe facturatienummerin. 
8. Voer een Programmanaamin.
9. Gebruik het Gebruikersrollen menu om aan te geven welke rollen binnen uw organisatie gebruik mogen maken van de directe facturatie bij het boeken van huurauto’s. U kunt kiezen uit Iedereen of Alleen beheerders en agenten. 
10. Gebruik het menu voor reizigerstype om aan te geven voor welke typen reizigers binnen uw organisatie directe facturatie mag worden toegepast bij het boeken van huurauto’s. U kunt kiezen uit Alle reizigers ,Werknemer ,Zakelijke gast ,Persoonlijke gast . U kunt meerdere opties selecteren..
11. Geef aan voor welke locaties gebruikers gebruik mogen maken van directe facturatie bij het boeken van huurauto’s. U kunt kiezen uit de volgende opties: 
    • Alle medewerkers binnen uw organisatie - Het gebruik van directe facturatie voor autoverhuur is dan niet locatiegebonden. 
    • Alleen medewerkers in specifieke landen, rechtspersonen, afdelingen of kostenplaatsen - U krijgt een menu te zien waarin u het type locatie kunt selecteren. De opties zijn Rechtspersonen, Landen/regio’s, Afdelingen, Kostenplaatsen. Nadat u een type heeft gekozen, kunt u zoeken naar en selecteren welke specifieke locaties (zoals een bepaald land of kostenplaats) gebruik mogen maken van directe facturatie bij het boeken van huurauto’s. 
12. Klik op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren. 

OPMERKING: U kunt een bestaande directe facturatie-instelling voor een autoverhuurder bewerken of verwijderen door op de drie puntjes rechts van de betreffende regel te klikken en te kiezen voor Bewerken of Verwijderen , afhankelijk van wat u wilt doen.