Conferma – Virtuelle Karten

INHALTSVERZEICHNIS

• Conferma – Virtuelle Karten
  • Einleitung
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)
• Voraussetzungen für Kunden
  • E-Mail/Vorlage des Travel Managers an bevorzugte Hotels
• Ablauf für Reisende
  • Fehlerbehebung bei häufigen Problemen
• Virtuelle Kartenkonfiguration entfernen oder einschränken
  • So entfernen Sie eine virtuelle Kartenkonfiguration für Hotel- oder Mietwagenbuchungen
  • Um die Nutzung virtueller Karten ausschließlich auf Agenten zu beschränken
• Berichte und Abrechnung

Einführung

Spotnana freut sich, in Zusammenarbeit mit Conferma die Unterstützung für Zahlungen mit virtuellen Karten bereitzustellen.

• Der erste Abschnitt dieses Dokuments enthält eine Liste häufig gestellter Fragen, um Ihnen das Konzept virtueller Zahlungen näherzubringen und die Vorteile für Ihr Unternehmen sowie Ihre Reisenden zu erläutern. Zusätzlich finden Sie Informationen dazu, warum wir uns für eine Partnerschaft mit Conferma entschieden haben.

• Der zweite Abschnitt enthält eine kurze Liste von Aufgaben, die Sie vor der Nutzung virtueller Zahlungen erledigen müssen.

• Im dritten Abschnitt wird beschrieben, welche Einstellungen Sie im Spotnana Online Booking Tool vornehmen müssen, um virtuelle Zahlungen für die Buchungen Ihrer Reisenden (z. B. Hotel, Mietwagen) zu aktivieren.

• Der letzte Abschnitt zeigt, wie die Nutzung einer virtuellen Zahlungsmethode zur Buchung eines Hotels oder Mietwagens für Ihre Reisenden im Spotnana Online Booking Tool abläuft. Diese Funktion ist derzeit auf Hotel- und Mietwagenbuchungen beschränkt.

Zusätzlich kann Ihnen die am Ende dieser Seite angehängte Präsentation (bitte nach unten scrollen) weitere Einblicke in die Vorteile der Nutzung von Conferma Virtual Cards mit Spotnana geben.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was sind virtuelle Zahlungen?

Virtuelle Zahlungen sind eine sichere, kontrollierte Zahlungsmethode, die Sie Reisenden innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens anbieten können, um eine nahtlose Bezahlung der Buchungskosten zu ermöglichen. Spotnana arbeitet hierfür mit Conferma zusammen, um diese Zahlungsoption für unsere Kunden bereitzustellen.

Eine virtuelle Zahlung ist eine einmalig generierte, 15- oder 16-stellige Kartennummer (keine physische Karte), die während des Buchungsprozesses digital erstellt und einem bestimmten Nutzer zugewiesen wird. Diese „Karte“ wird ausschließlich für eine einzelne Zahlung verwendet und danach deaktiviert. Eine physische Karte existiert dabei nie.

Die virtuelle Zahlung erzeugt auch einen eigenen Sicherheitscode (CVV, CVV2 oder CVC), vergleichbar mit der dreistelligen Nummer auf der Rückseite physischer Kreditkarten.

Wer ist Conferma?

Conferma ist ein Technologiepartner und führender Anbieter von virtuellen Zahlungslösungen in der Reisebranche. Das Unternehmen arbeitet mit über 50 Banken zusammen, um virtuelle Karten für die Nutzung im Netzwerk von Reiseanbietern in über 200 Ländern auszustellen.

Was Conferma von anderen Plattformen für virtuelle Zahlungen unterscheidet, ist, dass sie nicht nur die virtuelle Zahlung ausstellen, die Spotnana für die Buchung (Hotel/Mietwagen) verwendet, sondern auch die Zahlungsdetails und Anweisungen direkt an den Anbieter übermitteln und so die Direktabrechnung bestätigen. Dadurch muss der Reisende beim Hotel-Check-in oder bei der Abholung des Mietwagens keine alternative Zahlungsmethode vorlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter https://conferma.com/

Worin unterscheidet sich eine virtuelle Karte von einer Ghost-/Lodge-Karte?

Virtuelle Karten ähneln Ghost- und Lodge-Karten insofern, als beide zentral über ein Hauptkonto abgerechnet werden. Da Ghost-Karten jedoch von mehreren Nutzern und für mehrere Buchungen verwendet werden, müssen sie mit sehr hohen Kreditlimits ausgestattet sein. Virtuelle Karten hingegen werden nur einmal verwendet, das Kreditlimit ist an einen einzelnen Kauf gebunden und somit streng kontrolliert.

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Ghost-Karten mehrfach verwendet werden. Dadurch können sie leichter kompromittiert werden und müssen dann deaktiviert und ersetzt werden. Virtuelle Karten sind Einmal-Karten mit einem engen Kreditlimit, wodurch das Betrugsrisiko minimal ist. Zudem erfordern Ghost-Karten, dass Backoffice-Mitarbeiter die zentral abgerechneten Auszüge abgleichen und die Kosten den jeweiligen Personen oder Kostenstellen zuordnen. Da virtuelle Kartennummern eindeutig und einem bestimmten Nutzer zugeordnet sind, ist die Zuordnung einfach und die Sicherheit leichter zu verwalten. Dies führt zu geringeren laufenden Verwaltungskosten.

Außerdem müssen bei Ghost-Karten die CVV-Nummern unternehmensweit geteilt werden, was die Sicherheit beeinträchtigt. Virtuelle Karten generieren stattdessen einen Einmal-CVV mit eingeschränktem Zugriff.

Welche Vorteile gibt es?

Virtuelle Karten und Zahlungsmethoden bieten zahlreiche Vorteile. Einige wichtige sind unten aufgeführt:

• Optimierter Direct Bill-Prozess: Der virtuelle Zahlungsprozess ist automatisiert, sicher und lässt sich einfach mit den Finanzabteilungen abstimmen. Bei Nutzung dieser Zahlungsart wird die Kreditkartennummer automatisch über die bevorzugte Kommunikationsmethode des Anbieters (E-Mail, Fax, API) an das Hotel oder den Mietwagenanbieter übermittelt. Dadurch muss der Reisende beim Check-in im Hotel oder bei der Abholung des Mietwagens kein Zahlungsmittel vorlegen (und es gibt keine Direct Bill, da der Anbieter die Zahlung direkt vom Kreditkartenunternehmen erhält). Zusätzlich ist – im Gegensatz zur Direct Bill – die Abstimmung der virtuellen Zahlungen automatisiert, da jede Karte einem bestimmten Konto zugeordnet ist.

• Unterstützung für externe Personen, Auftragnehmende, Bewerbende: Virtuelle Zahlungen ermöglichen es Unternehmen, die Kosten für ihre Reisenden im Voraus zu übernehmen (ohne dass diese ihre persönliche Karte verwenden müssen). Da viele Anbieter eine CVV-Nummer verlangen (die den Reisenden oft nicht bekannt ist und aus Sicherheitsgründen nicht einfach weitergegeben werden kann), reichen sogenannte Ghost Cards allein für diesen Anwendungsfall nicht aus.

• Keine Firmenkreditkarten für selten reisende Mitarbeitende erforderlich: Mit virtuellen Zahlungen müssen Sie keine Firmenkreditkarten an Nutzer ausgeben, die nur ein- oder zweimal im Jahr reisen.

• Verbesserte Sicherheit: Bei physischen Karten besteht ein erhöhtes Betrugsrisiko. Virtuelle Karten verfügen über vordefinierte Ausgabelimits sowie feste Zeitfenster. Selbst wenn eine andere Person die Kartennummer erhält, ist das Risiko begrenzt.

Was ist Conferma Connect?

Conferma Connect ist die eigene Hoteldatenbank von Conferma, in der Hoteldetails und Kommunikationspräferenzen (E-Mail, Fax, API) gepflegt werden. Sie ist Teil des Mechanismus, über den Zahlungen abgewickelt werden. Konkret nutzt Conferma dieses Produkt, um Zahlungsanweisungen an das Hotel zu senden.

Conferma Connect wird nicht für Mietwagenanbieter verwendet.

Wie funktioniert das?

Das folgende Diagramm zeigt den typischen Ablauf für einen Reisenden, der ein Hotel oder einen Mietwagen mit einer virtuellen Karte bezahlt. Spotnana übernimmt die Schritte 1, 2 und 4.

Welche Nutzergruppen verwenden virtuelle Karten (wann und warum)?

Zu den Reisenden und Anwendungsfällen, bei denen virtuelle Karten Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bieten, gehören regelmäßige Reisende, die einen zentralen Abrechnungsmechanismus benötigen, Bewerbende (für reisebezogene Vorstellungsgespräche), Praktikantinnen und Praktikanten oder Mitarbeitende, die nur 1–2 Mal pro Jahr reisen und daher keine klassische Firmenkreditkarte erhalten haben.

Wie viel kostet es, Conferma Virtual Cards in meinem Spotnana-Konto zu aktivieren?

Wenden Sie sich für Preisinformationen an einen Spotnana-Agenten.

Gibt es eine Liste von Bankpartnern, mit denen Conferma bereits zusammenarbeitet?

Ja, sehen Sie sich diese Liste der Conferma-Bankpartner an. Sollte Ihre Bank nicht auf dieser Liste stehen, bitten Sie Ihre Bank, Kontakt mit Conferma unter banking.partners@conferma.com aufzunehmen, um den Onboarding-Prozess zu starten. Beachten Sie, dass dieser Prozess in manchen Fällen 6 bis 12 Monate oder länger dauern kann.

Was ist, wenn der Kunde bereits eine bestehende Beziehung zu Conferma hat?

Wenn der Kunde Conferma bereits mit einem anderen Online-Buchungstool nutzt und zu Spotnana als Online-Buchungstool für virtuelle Kartenzahlungen wechseln möchte, muss der Kunde seine Bank kontaktieren, um ein neues virtuelles Kartenkonto bei Conferma einzurichten.

Soll Spotnana die Banken des Kunden kontaktieren, um dies einzurichten?

Nein. Der Kunde muss seine Bank darüber informieren, dass sie den Onboarding-Prozess mit Conferma starten soll. Anschließend muss die Bank des Kunden selbst Kontakt zu Conferma aufnehmen.

Vorausgesetzte Aufgaben für Kunden

Zielgruppe: Kunden, die die Zahlungsart Conferma – Virtuelle Karten mit Spotnana nutzen möchten

In diesem Abschnitt finden Sie alle Aufgaben, die Ihr Unternehmen erledigen muss, damit die Integration wie vorgesehen funktioniert. Die folgenden Schritte sollten im Voraus durchgeführt werden, um Ihre Integration mit Conferma zu unterstützen und die Nutzung virtueller Zahlungsmethoden zu ermöglichen.

Wenn Sie Ihre virtuelle Karte für Mietwagenzahlungen verwenden möchten, müssen Sie im Vorfeld eine Direktabrechnungsvereinbarung mit dem Mietwagenanbieter abschließen.

• Überprüfen Sie, ob Ihre Bank und Ihr Kartennetzwerk bereits von Conferma unterstützt werden. Siehe https://www.conferma.com/partners/. Sollte Ihre Banknicht bereits eine Beziehung zu Conferma haben, muss Ihre Bank Kontakt mit Conferma unter banking.partners@conferma.com aufnehmen, um diese Beziehung zu initiieren (bitte weisen Sie Ihre Bank entsprechend an).

• Informieren Sie Ihre Bank darüber, dass Sie ein virtuelles Kartenprogramm über Conferma einführen möchten, und bitten Sie sie, ein Conferma-Kartenpool-Konto zu eröffnen. Wenn Sie virtuelle Karten sowohl für Hotel- als auch für Mietwagenbuchungen anbieten möchten, benötigen Sie für jede Buchungsart ein separates Kartenpool-Konto (je eines für Hotel und Mietwagen).Kontaktieren Sie Spotnana und stellen Sie uns die Informationen aus der untenstehenden Tabelle nach Schritt 4 zur Verfügung (Spotnana wird dann https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow diese Informationen mit Conferma konfigurieren):

• Wenn Sie virtuelle Karten bei Ihren Mietwagenanbietern verwenden möchten, führen Sie bitte zusätzlich die folgenden Schritte aus. Für jeden Mietwagenanbieter, bei dem Sie virtuelle Kartenzahlungen anbieten möchten, müssen Sie einen Firmenrabattcode und eine Virtual Pay Car ID im Spotnana Online Booking Tool hinterlegen. Wählen Sie dazu im oberen Menü Programm und im linken Seitenmenü Unternehmensprofil aus und klicken Sie auf den Tab L1-Bemerkungen. Gehen Sie dann wie folgt vor:

  • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Firmenrabattcode Mietwagen und klicken Sie auf Code hinzufügen. 

  • Wählen Sie den Namen des Mietwagenanbieters aus dem Menü aus. 

  • Geben Sie den mit diesem Anbieter verbundenen Firmenrabattcode in das vorgesehene Feld ein. 

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur virtuelle Zahlungen. 

  • Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Virtual Pay Car ID-Nummer und klicken Sie auf Code hinzufügen.

  • Wählen Sie den Namen des Mietwagenanbieters aus dem Menü aus. 

  • Geben Sie die von Ihrem Mietwagenanbieter bereitgestellte virtuelle Karten-ID-Nummer ein. Hinweis: Für Avis ist dies die GEB-ID. 

  • Klicken Sie auf Speichern.

Zusätzlich empfehlen wir, Ihre bevorzugten Hotels darüber zu informieren, dass Sie das virtuelle Zahlungsprogramm von Conferma einführen. Nutzen Sie hierfür die unten bereitgestellte E-Mail-Vorlage. Dies ist optional.

E-Mail/Brief vom Travel Manager an bevorzugte Hotels

Zielgruppe: Travel Manager

Spotnana empfiehlt, Ihre bevorzugten Hotels im Voraus zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass diese sowohl virtuelle Zahlungen als auch die Reisenden Ihres Unternehmens akzeptieren. Nachfolgend finden Sie ein Musterschreiben, das Sie wiederverwenden und an Ihre bevorzugten Hotels senden können. Sie können es bei Bedarf anpassen.

Mit dieser Mitteilung möchten wir Sie darüber informieren, dass Sie ein virtuelles Zahlungsprogramm für Ihre Reisenden einführen und dabei auf deren Unterstützung zählen. Ihre Reisenden müssen lediglich auf den in der Mitteilung enthaltenen Link klicken, um sicherzustellen, dass sie in der Conferma Connect-Datenbank registriert sind, ihre bevorzugte Kommunikationsmethode ausgewählt wurde und die erforderlichen Angaben für diese Methode (z. B. E-Mail-Adresse oder Faxnummer) hinterlegt sind.

Sehr geehrte Hotelpartnerin, sehr geehrter Hotelpartner,

Betreff: Conferma Connect – Virtuelle Zahlung für Hotels

Sie wissen sicherlich bereits, dass virtuelle Karten immer häufiger zur Zahlungsabwicklung von Hotelbuchungen genutzt werden. Gemeinsam mit unserem Technologiepartner Conferma Pay und Spotnana arbeiten wir daran, Hotels eine effizientere Zahlungsoption bereitzustellen.

Was ist Conferma Connect?

Conferma Connect ermittelt automatisch die sicherste und wirtschaftlichste Methode, um Zahlungsanweisungen an das Hotel zu übermitteln. Conferma Pay hat eine Technologie entwickelt, mit der Kartendaten auf verschiedenen Wegen übertragen werden können – jetzt auch per sicherer E-Mail. Unsere bevorzugte Methode für Sie als Hotelpartner ist die Übermittlung per sicherer E-Mail (nicht per Fax).

Um Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode zu aktualisieren, füllen Sie bitte das Online-Opt-In-Formular aus:

https://www.confermaconnect.com

Die Teilnahme ist für Hotels kostenlos und ermöglicht Ihnen die Auswahl der Kommunikationsform für virtuelle Kartenzahlungen (Fax/E-Mail an die Rezeption, Fax/E-Mail an die Buchhaltung). So stellen Sie sicher, dass es beim Check-out weder für Sie noch für den Gast zu Problemen kommt.

Weitere Informationen finden Sie in den Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Wir danken Ihnen sehr für Ihre Unterstützung bei dieser Maßnahme.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Rolle Verantwortlichkeit

Unternehmen

Workflow-Erlebnis für Reisende

Zielgruppe: Reisende und Reiseorganisatoren

Ihre Nutzer (Reisende oder Reiseorganisatoren), die Hotels oder Mietwagen buchen möchten, durchlaufen einen sehr ähnlichen Ablauf wie im Spotnana Online Booking Tool. Der Prozess gestaltet sich wie folgt:

1. Der Reisende sucht nach dem gewünschten Hotel oder Mietwagen sowie den gewünschten Reisedaten.

2. Der Reisende wählt das gewünschte Hotel und den gewünschten Zimmertarif oder den gewünschten Mietwagen und Tarif aus und fährt mit der Buchung fort.

3. Anschließend muss der Reisende eine Zahlungsmethode für die Buchung auswählen. Je nachdem, ob Ihr Unternehmen die virtuelle Zahlungsmethode als erforderlich festgelegt hat oder nicht (für die juristische Person, der der Reisende zugeordnet ist), geht der Reisende wie folgt vor:

   • Für Hotelbuchungen: 

     • Wenn die virtuelle Karte als erforderlich festgelegt ist: Der Reisende klickt auf den Tab Virtuelle Karten und wählt die einzige verfügbare virtuelle Karte (die erforderliche) aus.

     • Wenn die virtuelle Karte nicht als erforderlich festgelegt ist: Der Reisende kann entweder auf den Tab Kreditkarten oder Virtuelle Karten klicken und anschließend die gewünschte Kreditkarte oder virtuelle Karte für diese Buchung auswählen.

   • Für Mietwagenbuchungen: 

     • Da die virtuelle Karte mit einer Direktabrechnungsvereinbarung mit dem Mietwagenanbieter verknüpft ist, muss keine Zahlungsmethode ausgewählt werden. Der Reisende kann direkt mit der Buchung fortfahren.

4. Der Reisende prüft die Gebühren und klickt auf die Schaltfläche Hotel buchen oder Auto buchen. Die Buchung wird bestätigt und die Zahlung (sowie eine Benachrichtigung per Fax oder E-Mail) an den Anbieter übermittelt.

5. Falls erforderlich, kann der Reisende nach der Buchung die letzten 4 Ziffern der virtuellen Karte anzeigen und die vollständige Kartennummer 24 Stunden vor dem Hotel-Check-in oder der Mietwagenabholung einsehen.

Fehlerbehebung bei häufigen Problemen

Die folgende Tabelle zeigt einige mögliche Probleme, die bei der Nutzung von Conferma-Virtual Cards auftreten können, sowie empfohlene Lösungen. Viele dieser Probleme können Reisende selbstständig über die Spotnana Mobile App oder das Online Booking Tool beheben. Sollte dies nicht zur Lösung führen, wenden Sie sich bitte an einen Spotnana-Agenten.

Verwendung einer virtuellen Kartenkonfiguration entfernen oder einschränken

Gehen Sie wie folgt vor, um die Nutzung einer virtuellen Karte zu entfernen oder einzuschränken.

So entfernen Sie eine virtuelle Kartenkonfiguration für Hotel- oder Mietwagenbuchungen

1. Wählen Sie im oberen Menü Programm aus.
2. Wählen Sie im Menü Zahlungen und Gebühren auf der linken Seite Zahlungsmethoden aus.
3. Klicken Sie auf den Reiter Virtuell.
4. Suchen Sie die Zeile mit der virtuellen Zahlungsmethode, die Sie entfernen möchten (jede ist entweder für Mietwagen- oder Hotelbuchungen aktiviert).
5. Wählen Sie im Menü rechts Zahlungsmethode entfernen aus.
6. Klicken Sie auf Löschen, um zu bestätigen, dass Sie die virtuelle Zahlungsmethode entfernen möchten. Dadurch wird die Konfiguration der virtuellen Karte vollständig gelöscht.

Um die Nutzung der virtuellen Karte ausschließlich auf Agenten zu beschränken

Dies kann hilfreich sein, wenn Sie den Zugriff auf die Karte vorübergehend einschränken möchten (zum Beispiel zu Test- oder Fehlerbehebungszwecken).

1. Wählen Sie im oberen Menü Programm aus.
2. Wählen Sie im linken Menü Zahlungen und Gebühren und anschließend Zahlungsmethoden aus.
3. Klicken Sie auf den Reiter Virtuell.
4. Suchen Sie die Zeile, die die virtuelle Zahlungsmethode enthält, die Sie einschränken möchten (jede ist entweder für Mietwagen- oder Hotelbuchungen aktiviert).
5. Wählen Sie im Menü rechts Zahlungsmethode bearbeiten aus. Das Dialogfenster Zahlungsmethode aktualisieren wird angezeigt.
6. Wenn Sie virtuelle Karten für Mietwagen- und Hotelbuchungen aktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor:
   1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Kartendetails.
   2. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diese Karte als verpflichtend festlegen nicht aktiviert ist.
   3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift) neben Kartenverwendungsanweisungen.
   4. Setzen Sie das Feld Benutzerrollen auf Nur Agenten.
   5. Setzen Sie das Feld Profiltyp auf Persönlicher Gast.
   6. Klicken Sie auf Aktualisieren. 
   7. Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, wer die Karte verwenden darf, ohne die Konfiguration löschen zu müssen.
7. Wenn Sie virtuelle Karten nur für Hotel-Buchungen aktiviert haben, gehen Sie wie folgt vor: 
   1. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben Produkttypen.
   2. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Erforderlich deaktiviert ist.
   3. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben Benutzertypen angeben.
   4. Wählen Sie im Menü Nur Agenten aus.
   5. Klicken Sie auf Aktualisieren.
   6. Wenden Sie sich anschließend an Ihren Spotnana Account Manager, um die Nutzung dieser virtuellen Zahlungsmethode auf persönliche Gäste zu beschränken.
   7. Mit diesen Einstellungen legen Sie fest, wer die Karte verwenden darf, ohne die Konfiguration löschen zu müssen.

Berichte und Abrechnung

Sie erhalten regelmäßig Kontoauszüge von Ihrer Bank, die die Reiseausgaben enthalten, die durch die Nutzung virtueller Karten als Zahlungsmethode durch Ihre Reisenden entstanden sind. Sie können diese Auszüge (sowie die von Ihren Reisenden gesammelten und eingereichten Belege) verwenden, um Ihre Ausgaben mit virtuellen Karten abzugleichen. Sie können die Berichte Hoteltransaktionen oder Mietwagentransaktionen (zu finden unter Insights) im Spotnana Online Booking Tool nutzen, um den Abgleich Ihrer Ausgaben zu unterstützen. Wenn Sie zusätzliche Berichte für den Abgleich benötigen, wenden Sie sich an einen Spotnana-Agenten, um Zugang zu Conferma Snap zu beantragen (Sie erhalten dann die Zugangsdaten).