Conferma – Karty Wirtualne

SPIS TREŚCI

• Conferma – Karty Wirtualne
  • Wprowadzenie
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
• Niezbędne działania po stronie klienta
  • Wzór e-maila/listu od Menedżera Podróży do wybranych hoteli
• Doświadczenie podróżującego – krok po kroku
  • Rozwiązywanie typowych problemów
• Usuwanie lub ograniczanie konfiguracji karty wirtualnej
  • Jak usunąć konfigurację karty wirtualnej dla rezerwacji hotelu lub samochodu
  • Jak ograniczyć korzystanie z karty wirtualnej tylko do agentów
• Raportowanie i rozliczenia

Wprowadzenie

Spotnana z przyjemnością informuje o wprowadzeniu obsługi płatności kartami wirtualnymi we współpracy z firmą Conferma.

• W pierwszej części dokumentu znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które przybliżą Ci ideę płatności wirtualnych, ich korzyści dla firmy i podróżujących oraz wyjaśnią, dlaczego wybraliśmy właśnie współpracę z Conferma.

• Druga część zawiera krótką listę czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem korzystania z płatności wirtualnych.

• W trzeciej części opisujemy, jakie ustawienia należy skonfigurować w narzędziu Spotnana Online Booking Tool, aby umożliwić płatności wirtualne podczas rezerwacji hotelu lub samochodu przez podróżujących.

• Ostatnia część pokazuje, jak wygląda proces rezerwacji hotelu lub samochodu z wykorzystaniem płatności wirtualnej w Spotnana Online Booking Tool z perspektywy podróżującego. Obecnie funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla rezerwacji hoteli i samochodów.

Dodatkowo, na końcu strony znajdziesz prezentację, która pomoże jeszcze lepiej zrozumieć zalety korzystania z kart wirtualnych Conferma w Spotnana.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym są płatności wirtualne?

Płatności wirtualne to bezpieczna i kontrolowana metoda płatności, którą możesz udostępnić podróżującym – zarówno z Twojej firmy, jak i spoza niej – aby wygodnie opłacać koszty rezerwacji. Spotnana współpracuje z firmą Conferma, by umożliwić swoim klientom korzystanie z tej opcji płatności.

Płatność wirtualna polega na wygenerowaniu unikalnego, 15- lub 16-cyfrowego numeru karty (nie jest to karta fizyczna) przypisanego do konkretnego użytkownika podczas procesu rezerwacji. Taki „numer karty” jest używany tylko raz, do jednej płatności, a następnie dezaktywowany. Fizyczna karta nie istnieje.

Do płatności wirtualnej generowany jest także indywidualny kod bezpieczeństwa (CVV, CVV2 lub CVC), podobny do trzycyfrowego numeru znajdującego się na odwrocie tradycyjnych kart kredytowych.

Czym jest firma Conferma?

Conferma to partner technologiczny i jeden z liderów w branży rozwiązań płatności wirtualnych dla sektora turystycznego. Współpracuje z ponad 50 bankami, wydając karty wirtualne akceptowane przez dostawców usług turystycznych w 200 krajach.

Tym, co wyróżnia Conferma na tle innych platform płatności wirtualnych, jest nie tylko wydawanie kart, z których korzysta Spotnana do rezerwacji hotelu lub samochodu, ale również bezpośrednie przekazywanie danych płatności i instrukcji do dostawcy usługi – co stanowi potwierdzenie płatności bezpośredniej. Dzięki temu podróżujący nie musi okazywać innej formy płatności podczas zameldowania w hotelu czy odbioru samochodu. 

Więcej informacji znajdziesz na stronie https://conferma.com/

Czym różni się Karta Wirtualna od karty Ghost/Lodge?

Karty wirtualne są podobne do kart Ghost i Lodge, ponieważ wszystkie są rozliczane centralnie na jedno konto. Jednak karta Ghost jest używana przez wielu użytkowników i do wielu rezerwacji, dlatego wymaga bardzo wysokiego limitu kredytowego. Karta wirtualna jest generowana do pojedynczego zakupu, więc limit jest przypisany tylko do tej jednej transakcji i łatwiej nad nim zapanować.

Kolejna różnica polega na tym, że karty Ghost są wykorzystywane wielokrotnie, przez co łatwo mogą zostać przejęte przez osoby niepowołane i wtedy trzeba je zablokować i wydać nowe. Karty wirtualne są jednorazowe i mają ściśle określony limit, więc ryzyko nadużyć jest minimalne. Dodatkowo, przy kartach Ghost pracownicy działu finansowego muszą ręcznie przypisywać wydatki do odpowiednich osób lub centrów kosztów. Karty wirtualne są unikalne i przypisane do konkretnego użytkownika, co znacznie upraszcza rozliczenia i zwiększa bezpieczeństwo. To przekłada się na niższe koszty administracyjne.

Karty Ghost wymagają też szerokiego udostępniania kodów CVV w firmie, co obniża poziom bezpieczeństwa. Karty wirtualne generują jednorazowy kod CVV, do którego dostęp jest ograniczony.

Jakie są korzyści?

Karty wirtualne i płatności tego typu mają wiele zalet. Najważniejsze z nich to:

• Usprawniony proces płatności bezpośrednich: Płatności wirtualne są zautomatyzowane, bezpieczne i łatwe do rozliczenia przez dział finansowy. Numer karty jest automatycznie przekazywany do hotelu czy wypożyczalni samochodów wybraną przez dostawcę metodą (e-mail, faks, API). Dzięki temu podróżujący nie musi przedstawiać żadnej karty przy zameldowaniu w hotelu lub odbiorze samochodu (nie ma też potrzeby wystawiania faktury na firmę, bo płatność trafia bezpośrednio do dostawcy z firmy obsługującej karty). Co więcej, w przeciwieństwie do rozliczeń bezpośrednich, rozliczanie płatności wirtualnych jest zautomatyzowane, bo każda karta jest przypisana do konkretnego konta.

• Możliwość finansowania podróży osób spoza firmy, np. kontraktorów czy kandydatów do pracy: Płatności wirtualne pozwalają firmie pokryć koszty podróży z góry (bez konieczności używania prywatnych kart przez podróżującego). Wiele hoteli wymaga podania kodu CVV, który często nie jest znany podróżującym i nie powinien być udostępniany ze względów bezpieczeństwa, dlatego karta Ghost nie sprawdzi się w tym przypadku.

• Brak potrzeby wydawania kart firmowych osobom podróżującym sporadycznie: Płatności wirtualne pozwalają uniknąć wydawania kart korporacyjnych osobom, które podróżują służbowo raz lub dwa razy w roku.

• Wyższy poziom bezpieczeństwa: Przy kartach fizycznych ryzyko nadużyć jest większe. Karty wirtualne mają z góry ustalone limity i określony czas ważności, więc nawet jeśli ktoś niepowołany zdobędzie numer karty, możliwości wykorzystania są mocno ograniczone.

Czym jest Conferma Connect?

Conferma Connect to autorska baza danych hoteli firmy Conferma, w której przechowywane są informacje o obiektach i preferowanych metodach komunikacji (e-mail, faks, API). Jest to część mechanizmu realizującego płatności – to właśnie przez ten system Conferma przesyła instrukcje płatnicze do hotelu.

Conferma Connect nie jest wykorzystywana w przypadku wypożyczalni samochodów.

Jak to działa?

Poniższy schemat pokazuje, jak wygląda standardowy proces korzystania z karty wirtualnej do opłacenia hotelu lub samochodu. Spotnana realizuje kroki 1, 2 i 4.

Kto i kiedy może korzystać z kart wirtualnych?

Karty wirtualne są szczególnie przydatne dla osób regularnie podróżujących, które potrzebują centralnego rozliczania kosztów, kandydatów na rozmowy rekrutacyjne, stażystów czy pracowników wyjeżdżających służbowo sporadycznie i nieposiadających tradycyjnej karty firmowej.

Jaki jest koszt aktywacji kart wirtualnych Conferma na moim koncie Spotnana?

Aby poznać szczegóły dotyczące cen, skontaktuj się z przedstawicielem Spotnana.

Czy dostępna jest lista banków współpracujących już z Conferma?

Tak, aktualną listę znajdziesz tutaj: Partnerzy bankowi Conferma. Jeśli Twojego banku nie ma na liście, poproś go o kontakt z Conferma pod adresem banking.partners@conferma.com, aby rozpocząć proces wdrożenia. W niektórych przypadkach cały proces może potrwać od 6 do 12 miesięcy lub dłużej.

Co jeśli klient już współpracuje z Conferma?

Jeśli klient korzysta już z usług Conferma przez innego TMC i chce przejść na Spotnana jako nowego TMC do obsługi płatności kartami wirtualnymi, musi skontaktować się ze swoim bankiem w celu założenia nowego konta kart wirtualnych w Conferma.

Czy Spotnana powinna kontaktować się z bankami klienta w celu wdrożenia kart wirtualnych?

Nie. Klient powinien sam zgłosić swojemu bankowi chęć wdrożenia kart wirtualnych Conferma, a następnie bank klienta powinien nawiązać kontakt z Conferma.

Niezbędne działania po stronie klienta

Adresaci: Klienci chcący korzystać z płatności Conferma – Karty Wirtualne w Spotnana

W tej części znajdziesz wszystkie kroki, jakie Twoja firma powinna wykonać, aby integracja działała prawidłowo. Poniższe czynności należy wykonać z wyprzedzeniem, by zapewnić sprawne wdrożenie płatności wirtualnych z Conferma.

Jeśli zamierzasz używać karty wirtualnej do płatności za wynajem samochodu, przed wdrożeniem musisz mieć podpisaną umowę na rozliczenia bezpośrednie z wypożyczalnią.

• Sprawdź, czy Twój bank i sieć kartowa są już obsługiwane przez Conferma. Szczegóły znajdziesz na stronie https://www.conferma.com/partners/. Jeśli Twój bank nie ma jeszcze relacji z Conferma, poproś bank o kontakt na banking.partners@conferma.com, aby rozpocząć współpracę (przekaż im taką instrukcję).

• Poinformuj swój bank o chęci wdrożenia programu kart wirtualnych przez Conferma i poproś o utworzenie konta puli kart Conferma. Jeśli chcesz oferować karty wirtualne zarówno do rezerwacji hoteli, jak i samochodów, musisz utworzyć osobne konta puli kart dla każdego z tych celów (osobno dla hoteli, osobno dla samochodów).Skontaktuj się ze Spotnana i przekaż nam informacje wymienione w tabeli poniżej kroku 4 (Spotnana wykorzysta https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow do skonfigurowania tych danych w Conferma):

• Jeśli zamierzasz używać kart wirtualnych u wypożyczalni samochodów, wykonaj dodatkowo następujące kroki. Dla każdej wypożyczalni, w której chcesz umożliwić płatności kartą wirtualną, należy dodać kod rabatowy firmy oraz identyfikator „virtual pay car ID” w narzędziu Spotnana Online Booking ToolAby to zrobić, wybierz Firma z menu Program a następnie wybierz Uwagi L1 z menu Firma z lewej strony. Następnie: 

  • Przewiń do sekcji Kod rabatowy firmy dla samochodów i kliknij Dodaj kod. 

  • Wybierz nazwę wypożyczalni z listy. 

  • Wprowadź przypisany do tej wypożyczalni kod rabatowy w odpowiednim polu. 

  • Zaznacz pole Tylko płatności wirtualne . 

  • Przewiń do sekcji Numer identyfikacyjny „virtual pay car ID” i kliknij Dodaj kod.

  • Wybierz nazwę wypożyczalni z listy. 

  • Wprowadź numer identyfikacyjny karty wirtualnej otrzymany od wypożyczalni. Uwaga: Dla Avis będzie to numer GEB ID). 

  • Kliknij Zapisz.

Zalecamy również poinformowanie wybranych hoteli o wdrożeniu programu płatności wirtualnych Conferma. Możesz skorzystać z poniższego wzoru e-maila – jest to opcjonalne.

Wzór e-maila/listu od Menedżera Podróży do wybranych hoteli

Adresaci: Menedżerowie podróży

Spotnana rekomenduje wcześniejszy kontakt z wybranymi hotelami, by upewnić się, że są gotowe obsłużyć płatności wirtualne oraz Twoich podróżujących. Poniżej znajdziesz przykładowy list, który możesz dowolnie edytować i wysłać do hoteli.

Celem tej wiadomości jest poinformowanie hotelu o wdrożeniu programu płatności wirtualnych dla Twoich podróżujących oraz oczekiwanie wsparcia w tym zakresie. Hotel powinien kliknąć w załączony link, by sprawdzić, czy znajduje się w bazie Conferma Connect, wybrać preferowaną metodę komunikacji i uzupełnić niezbędne dane (np. adres e-mail lub numer faksu).

Szanowni Państwo,

Dotyczy: Conferma Connect – płatności wirtualne dla hoteli

Zapewne zauważyli już Państwo rosnącą popularność kart wirtualnych do opłacania rezerwacji hotelowych. Wspólnie z naszym partnerem technologicznym Conferma Pay oraz Spotnana wdrażamy nowocześniejsze rozwiązanie płatności hotelowych.

Czym jest Conferma Connect?

Conferma Connect automatycznie wybiera najbezpieczniejszy i najbardziej ekonomiczny sposób przekazania instrukcji płatniczych do hotelu. Conferma Pay umożliwia przesyłanie danych karty różnymi kanałami, w tym bezpiecznym e-mailem. Preferujemy, by nasi partnerzy hotelowi korzystali właśnie z tej formy, a nie z faksu.

Aby zaktualizować preferencje komunikacji, prosimy wypełnić formularz online:

https://www.confermaconnect.com

Rejestracja jest bezpłatna i pozwala wybrać preferowaną formę komunikacji płatności wirtualnych (faks/e-mail na recepcję, faks/e-mail do działu księgowości). Dzięki temu nie pojawią się żadne problemy przy wyjeździe gościa.

Więcej informacji znajdziesz w FAQ Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Będziemy wdzięczni za Państwa wsparcie w tym zakresie.

Z poważaniem,

Imię Nazwisko

Stanowisko

Firma

Doświadczenie podróżującego – krok po kroku

Adresaci: Podróżujący i osoby organizujące podróże

Twoi użytkownicy (podróżujący lub organizatorzy) rezerwujący hotele lub samochody będą mieć bardzo podobne doświadczenie do tego, które znają z narzędzia Spotnana Online Booking Tool. Proces wygląda następująco:

1. Podróżujący wyszukuje hotel lub samochód oraz terminy podróży.

2. Następnie wybiera hotel i stawkę za pokój lub samochód i stawkę za wynajem, po czym przechodzi do rezerwacji.

3. Podróżujący musi wybrać metodę płatności za rezerwację. W zależności od tego, czy firma ustawiła płatność wirtualną jako wymaganą czy nie (dla podmiotu prawnego, do którego należy podróżujący), należy postąpić następująco:

   • Dla rezerwacji hotelu: 

     • Gdy karta wirtualna jest wymagana: Podróżujący klika zakładkę Karty wirtualne i wybiera jedyną dostępną (wymaganą) kartę.

     • Gdy karta wirtualna nie jest wymagana: Podróżujący może kliknąć zakładkę Karty kredytowe lub Karty wirtualne i wybrać konkretną kartę kredytową lub wirtualną do tej rezerwacji.

   • Dla rezerwacji samochodu: 

     • Ponieważ karta wirtualna jest powiązana z umową rozliczeń bezpośrednich z wypożyczalnią, nie trzeba wybierać metody płatności. Podróżujący przechodzi od razu do kolejnego kroku rezerwacji. 

4. Podróżujący sprawdza koszty i klika przycisk Rezerwuj hotel lub Rezerwuj samochód . Rezerwacja zostaje potwierdzona, a płatność (oraz informacja przez faks lub e-mail) trafia do dostawcy.

5. W razie potrzeby podróżujący może odsłonić ostatnie 4 cyfry numeru karty wirtualnej po dokonaniu rezerwacji, a pełny numer – 24 godziny przed zameldowaniem w hotelu lub odbiorem samochodu.

Rozwiązywanie typowych problemów

Poniższa tabela przedstawia potencjalne problemy, z jakimi mogą się spotkać podróżujący podczas korzystania z kart wirtualnych Conferma, oraz proponowane rozwiązania. Wiele z tych sytuacji podróżujący mogą rozwiązać samodzielnie w aplikacji mobilnej Spotnana lub Online Booking Tool. Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się z agentem Spotnana.

Usuwanie lub ograniczanie konfiguracji karty wirtualnej

Poniżej znajdziesz instrukcje, jak usunąć lub ograniczyć korzystanie z karty wirtualnej. 

Jak usunąć konfigurację karty wirtualnej dla rezerwacji hotelu lub samochodu

1. Wybierz Firma z menu Program .
2. Wybierz Metody płatności z menu Płatności z lewej strony.
3. Znajdź sekcję Metody płatności wirtualnych .
4. Znajdź wiersz z metodą płatności wirtualnej, którą chcesz usunąć (każda jest włączona osobno dla hotelu lub samochodu).
5. Wybierz Usuń metodę płatności z menu po prawej stronie.
6. Kliknij Usuń aby potwierdzić chęć usunięcia metody płatności wirtualnej. Spowoduje to całkowite usunięcie konfiguracji karty wirtualnej. 

Jak ograniczyć korzystanie z karty wirtualnej tylko do agentów

Może się to przydać, jeśli chcesz tymczasowo ograniczyć dostęp do karty (np. do testów lub rozwiązywania problemów).

1. Wybierz Firma z menu Program .
2. Wybierz Metody płatności z menu Płatności z lewej strony.
3. Znajdź sekcję Metody płatności wirtualnych .
4. Znajdź wiersz z metodą płatności wirtualnej, którą chcesz ograniczyć (każda jest włączona osobno dla hotelu lub samochodu).
5. Wybierz Edytuj metodę płatności z menu po prawej. Otworzy się okno aktualizacji metody płatności. 
6. Jeśli masz aktywne karty wirtualne dla hotelu i samochodu , wykonaj następujące kroki:
   1. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok Szczegóły karty.
   2. Upewnij się, że pole Ustaw tę kartę jako obowiązkową nie jest zaznaczone.
   3. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok Instrukcje użytkowania karty.
   4. W polu Role użytkowników wybierz Tylko agenci.
   5. W polu Typ podróżującego wybierz Gość prywatny.
   6. Kliknij Zaktualizuj. 
   7. Dzięki tym ustawieniom ograniczysz dostęp do karty bez konieczności usuwania całej konfiguracji.
7. Jeśli masz aktywne karty wirtualne tylko dla hotelu , wykonaj następujące kroki: 
   1. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok Typy produktów.
   2. Upewnij się, że przełącznik Obowiązkowe jest wyłączony.
   3. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok Określ typy użytkowników.
   4. Wybierz Tylko agenci z menu.
   5. Kliknij Zaktualizuj.
   6. Następnie skontaktuj się z opiekunem Spotnana, by ograniczyć korzystanie z tej metody płatności do gości prywatnych.
   7. Dzięki tym ustawieniom ograniczysz dostęp do karty bez konieczności usuwania całej konfiguracji.

Raportowanie i rozliczenia

Otrzymasz regularne wyciągi bankowe zawierające wskazanie wydatków związanych z korzystaniem przez podróżujących z kart wirtualnych jako metody płatności. Na podstawie tych wyciągów oraz paragonów zbieranych i przekazywanych przez podróżujących możesz rozliczać wydatki na karty wirtualne. Możesz korzystać z raportów Transakcje hotelowe lub Transakcje samochodowe (dostępnych w sekcji Analityka > Raporty firmowe) w Spotnana Online Booking Tool, aby ułatwić rozliczanie wydatków. Jeśli potrzebujesz dodatkowych raportów, skontaktuj się z agentem Spotnana, by uzyskać dostęp do Conferma Snap (otrzymasz dane logowania).