Conferma – Karty Wirtualne

SPIS TREŚCI

• Conferma – Karty Wirtualne
  • Wprowadzenie
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
• Niezbędne działania po stronie klienta
  • Wzór wiadomości e-mail/listu od Menedżera Podróży do wybranych hoteli
• Jak wygląda proces rezerwacji dla podróżującego
  • Jak rozwiązać najczęstsze problemy
• Usuwanie lub ograniczanie konfiguracji karty wirtualnej
  • Jak usunąć konfigurację karty wirtualnej dla rezerwacji hotelu lub samochodu
  • Jak ograniczyć korzystanie z karty wirtualnej tylko do agentów
• Raportowanie i rozliczenia

Wprowadzenie

Spotnana z przyjemnością wprowadza możliwość płatności kartami wirtualnymi we współpracy z firmą Conferma.

• W pierwszej części dokumentu znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, które pomogą Ci zrozumieć, czym są płatności wirtualne, jakie korzyści przynoszą Twojej firmie i podróżującym, a także dlaczego zdecydowaliśmy się na współpracę właśnie z Conferma.

• W drugiej części znajduje się krótka lista czynności, które należy wykonać przed rozpoczęciem korzystania z płatności wirtualnych.

• W trzeciej części opisujemy, jakie ustawienia należy skonfigurować w narzędziu Spotnana Online Booking Tool, aby umożliwić płatności wirtualne podczas rezerwacji podróży służbowych (np. hotel, samochód).

• Ostatnia część pokazuje, jak wygląda korzystanie z płatności wirtualnych przy rezerwacji hotelu lub samochodu w narzędziu Spotnana Online Booking Tool z perspektywy podróżującego. Obecnie ta funkcja jest dostępna tylko dla rezerwacji hoteli i samochodów.

Dodatkowo, na dole tej strony znajdziesz prezentację, która w przystępny sposób wyjaśnia, jakie korzyści daje korzystanie z wirtualnych kart Conferma w Spotnana. To dobre źródło, jeśli chcesz lepiej zrozumieć zalety tego rozwiązania.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym są płatności wirtualne?

Płatności wirtualne to bezpieczny i wygodny sposób regulowania należności, który możesz udostępnić osobom podróżującym w ramach firmy lub poza nią. Dzięki temu rozwiązaniu opłacanie rezerwacji przebiega sprawnie i bezproblemowo. Spotnana współpracuje z firmą Conferma, aby zapewnić swoim klientom tę formę płatności.

Wirtualna płatność polega na wygenerowaniu unikalnego, 15- lub 16-cyfrowego numeru karty (nie jest to fizyczna karta), który przypisywany jest do konkretnego użytkownika podczas procesu rezerwacji. Taki „numer karty” służy tylko do jednej transakcji, po czym zostaje dezaktywowany. Fizyczna karta w ogóle nie istnieje.

Do każdej wirtualnej płatności generowany jest także indywidualny kod bezpieczeństwa (CVV, CVV2 lub CVC), podobnie jak trzycyfrowy kod z tyłu tradycyjnej karty kredytowej.

Czym zajmuje się firma Conferma?

Conferma to partner technologiczny i jeden z liderów w branży rozwiązań płatności wirtualnych dla sektora turystycznego. Współpracuje z ponad 50 bankami, wydając wirtualne karty wykorzystywane przez dostawców usług turystycznych w ponad 200 krajach.

Tym, co wyróżnia Conferma na tle innych platform płatności wirtualnych, jest nie tylko wydawanie kart używanych przez Spotnana do rezerwacji (np. hotelu czy samochodu), ale także bezpośrednie przekazywanie danych płatności oraz instrukcji do dostawcy usługi. Dzięki temu rachunek jest od razu rozliczany, a podróżny nie musi przedstawiać innej formy płatności przy zameldowaniu w hotelu czy odbiorze auta. 

Więcej informacji znajdziesz na stronie https://conferma.com/

Czym różni się Wirtualna Karta od karty Ghost/Lodge?

Wirtualne karty działają podobnie jak karty Ghost czy Lodge – wszystkie są rozliczane centralnie na głównym rachunku. Różnica polega na tym, że karty Ghost są używane przez wielu użytkowników i do wielu rezerwacji, więc muszą mieć wysokie limity kredytowe. Wirtualne karty są jednorazowe, a ich limit ustalany jest indywidualnie do każdej transakcji, co pozwala na pełną kontrolę nad wydatkami.

Kolejna różnica to fakt, że karty Ghost mogą być używane wielokrotnie, przez co są bardziej podatne na nadużycia – w razie problemów trzeba je dezaktywować i wydać nowe. Wirtualne karty są jednorazowe i mają ściśle określony limit, więc ryzyko oszustwa jest minimalne. Dodatkowo, w przypadku kart Ghost konieczne jest ręczne rozliczanie i przypisywanie wydatków do konkretnych osób lub działów, co generuje dodatkową pracę administracyjną. Wirtualne karty są przypisane do konkretnego użytkownika, dzięki czemu rozliczenia są prostsze i bezpieczniejsze, a koszty obsługi niższe.

Warto też dodać, że przy kartach Ghost kod CVV musi być udostępniany wielu osobom w firmie, co obniża poziom bezpieczeństwa. W przypadku wirtualnych kart kod CVV jest generowany tylko do jednej transakcji i dostęp do niego jest ograniczony.

Jakie są korzyści?

Wirtualne karty oraz płatności tego typu mają wiele zalet. Oto najważniejsze z nich:

• Usprawniony proces rozliczania bezpośredniego:Proces płatności wirtualnej jest w pełni zautomatyzowany, bezpieczny i łatwy do rozliczenia przez dział finansów. Numer karty przekazywany jest automatycznie do dostawcy usługi (np. hotelu czy wypożyczalni samochodów) za pomocą wybranego przez niego kanału (e-mail, faks, API). Dzięki temu podróżny nie musi okazywać żadnej karty przy meldowaniu się w hotelu czy odbiorze auta, a dostawca otrzymuje płatność bezpośrednio od firmy obsługującej karty płatnicze. Co więcej, w przeciwieństwie do tradycyjnych rozliczeń bezpośrednich, rozliczanie płatności wirtualnych jest zautomatyzowane, ponieważ każda karta przypisana jest do konkretnego konta.

• Możliwość obsługi osób spoza firmy, np. kontrahentów czy kandydatów do pracy: Płatności wirtualne umożliwiają firmom opłacenie kosztów podróży pracowników z góry, bez konieczności używania przez nich własnych kart. Wiele obiektów wymaga podania kodu CVV, który często nie jest znany podróżującym i nie może być łatwo udostępniony ze względów bezpieczeństwa. Z tego powodu tzw. karty „ghost” nie zawsze są wystarczającym rozwiązaniem w takich przypadkach.

• Brak potrzeby wydawania kart służbowych osobom rzadko podróżującym: Dzięki płatnościom wirtualnym nie trzeba wydawać kart służbowych osobom, które wyjeżdżają służbowo tylko raz lub dwa razy w roku.

• Większe bezpieczeństwo: Tradycyjne, fizyczne karty są bardziej narażone na nadużycia. Karty wirtualne mają określone limity wydatków oraz czas ważności, więc nawet jeśli ktoś niepowołany zdobędzie numer karty, ryzyko jest ograniczone.

Czym jest Conferma Connect?

Conferma Connect to autorska baza danych hoteli firmy Conferma, w której przechowywane są informacje o obiektach oraz preferowane sposoby komunikacji (e-mail, faks, API). Jest to część systemu, który umożliwia realizację płatności. Conferma wykorzystuje ten produkt do przesyłania instrukcji płatniczych do hoteli.

Conferma Connect nie jest wykorzystywana w przypadku wypożyczalni samochodów.

Jak to działa?

Poniższy schemat przedstawia typowy przebieg płatności za hotel lub wynajem samochodu przy użyciu karty wirtualnej. Spotnana odpowiada za kroki 1, 2 oraz 4.

Kto i kiedy korzysta z kart wirtualnych?

Karty wirtualne sprawdzą się szczególnie w przypadku osób często podróżujących służbowo, które potrzebują centralnego rozliczania wydatków, kandydatów zaproszonych na rozmowy rekrutacyjne, stażystów czy pracowników wyjeżdżających sporadycznie – czyli tych, którym nie wydano standardowej karty służbowej.

Jaki jest koszt aktywacji kart wirtualnych Conferma na moim koncie Spotnana?

Aby uzyskać szczegółowe informacje o cenach, prosimy o kontakt z przedstawicielem Spotnana.

Czy istnieje lista banków, z którymi współpracuje już Conferma?

Tak, proszę zobaczyć tę listę partnerów bankowych Conferma. Jeśli Twojego banku nie ma na tej liście, poproś przedstawiciela banku o kontakt z Conferma pod adresem banking.partners@conferma.com w celu rozpoczęcia procesu nawiązania współpracy. Warto pamiętać, że w niektórych przypadkach cały proces może potrwać od 6 do 12 miesięcy lub dłużej.

Co w przypadku, gdy klient ma już istniejącą relację z Conferma?

Jeśli klient już korzysta z Conferma z innym narzędziem do rezerwacji online i chce przejść na korzystanie z Spotnana jako narzędzia do rezerwacji online dla płatności wirtualną kartą, musi skontaktować się ze swoim bankiem w celu założenia nowego konta wirtualnej karty w Conferma.

Czy Spotnana powinna kontaktować się z bankami klienta, aby to skonfigurować?

Nie.Klient musi powiadomić swój bank, że chciałby rozpocząć proces wdrożenia z Conferma, a następnie bank klienta powinien skontaktować się z Conferma.

Wymagane zadania po stronie klienta

Odbiorcy: Klienci chcący korzystać z metod płatności Conferma – Wirtualne Karty w systemie Spotnana

Ta sekcja dotyczy wszystkich zadań, które Państwa firma musi wykonać, aby integracja działała zgodnie z założeniami. Poniższe kroki należy wykonać z wyprzedzeniem, aby wesprzeć integrację z Conferma i ułatwić korzystanie z wirtualnych metod płatności.

Jeśli zamierzają Państwo używać wirtualnej karty do opłacania wynajmu samochodu, należy wcześniej zawrzeć umowę o bezpośrednie rozliczenie z wypożyczalnią samochodów.

• Zweryfikuj, czy Twój bank i sieć kart są już obsługiwane przez Conferma. Odnieś się do https://www.conferma.com/partners/Jeśli Twój banknieJeśli mają Państwo już istniejącą relację z firmą Conferma, Państwa bank powinien skontaktować się z Conferma pod adresem banking.partners@conferma.com, aby zainicjować tę relację (proszę poinstruować bank, aby to zrobił).

• Poinformuj swój bank o zamiarze wdrożenia programu kart wirtualnych za pośrednictwem Conferma i poproś o utworzenie konta puli kart Conferma. Jeśli planujesz oferować karty wirtualne zarówno do rezerwacji hotelowych, jak i wynajmu samochodów, musisz utworzyć oddzielne konto puli kart dla każdego celu (jedno do rezerwacji hotelowych, drugie do wynajmu samochodów).Skontaktuj się ze Spotnana i przekaż nam informacje zawarte w tabeli poniżej kroku 4 (Spotnana następnie użyje https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow aby skonfigurować te informacje w systemie Conferma):

• Jeśli zamierzasz korzystać z wirtualnych kart u wypożyczalni samochodów, wykonaj także poniższe czynności. Dla każdej wypożyczalni samochodów, w której chcesz udostępnić płatności wirtualną kartą, należy dodać firmowy kod rabatowy oraz identyfikator pojazdu do płatności wirtualnej w narzędziu Spotnana Online Booking Tool. Aby to zrobić, wybierz Program z górnego menu, a następnie przejdź do Profil firmy w menu po lewej stronie i kliknij zakładkę L1 remarks. Następnie:

  • Przewiń w dół do sekcji Firmowy kod rabatowy na wynajem samochodu i kliknij Dodaj kod. 

  • Z listy wybierz nazwę wypożyczalni samochodów. 

  • W odpowiednim polu wpisz firmowy kod rabatowy przypisany do tej wypożyczalni. 

  • Wybierz Tylko płatności wirtualne checkbox. 

  • Przewiń stronę do sekcji Numer ID karty wirtualnej do wynajmu auta i kliknij Dodaj kod.

  • Z listy wybierz nazwę wypożyczalni samochodów. 

  • Wpisz numer ID karty wirtualnej, który otrzymałeś od wypożyczalni. Uwaga: dla Avis będzie to numer GEB ID). 

  • Kliknij Zapisz.

Zalecamy również poinformowanie wybranych hoteli o wdrożeniu przez Państwa programu wirtualnych płatności Conferma. Można skorzystać z poniższego wzoru wiadomości e-mail. Ten krok jest opcjonalny.

Wzór wiadomości od Menedżera Podróży do wybranych hoteli

Grupa docelowa: Menedżerowie Podróży

Spotnana zaleca wcześniejszy kontakt z wybranymi hotelami, aby upewnić się, że są przygotowane na obsługę płatności wirtualnych oraz gości z Państwa firmy korzystających z tej formy płatności. Poniżej znajdą Państwo przykładowy list, który można wykorzystać i wysłać do wybranych hoteli. Można go dowolnie edytować według własnych potrzeb.

Celem tej wiadomości jest poinformowanie hotelu, że wdrażają Państwo program płatności wirtualnych dla swoich podróżnych i oczekują Państwo wsparcia w tym zakresie. Wystarczy, że hotel kliknie w przesłany link, aby potwierdzić obecność w bazie Conferma Connect, wybrać preferowaną metodę komunikacji oraz podać niezbędne dane do jej realizacji (np. adres e-mail lub numer faksu).

Szanowni Państwo,

Dotyczy: Conferma Connect – Wirtualne płatności dla hoteli

Z pewnością zauważyli już Państwo rosnącą popularność wirtualnych kart płatniczych przy rezerwacjach hotelowych. Wspólnie z naszym partnerem technologicznym, firmą Conferma Pay oraz Spotnana, pracujemy nad usprawnieniem procesu płatności dla hoteli.

Czym jest Conferma Connect?

Conferma Connect automatycznie wybiera najbezpieczniejszy i najbardziej korzystny sposób przekazania instrukcji płatniczych do hotelu. Conferma Pay opracowała rozwiązanie umożliwiające przesyłanie danych karty różnymi metodami, w tym teraz także za pośrednictwem bezpiecznego e-maila. Najlepszym rozwiązaniem dla Państwa, jako naszego partnera hotelowego, jest otrzymywanie tych informacji właśnie przez bezpieczny e-mail (zamiast faksu).

Aby zaktualizować preferowaną formę kontaktu, prosimy wypełnić internetowy formularz zgłoszeniowy:

https://www.confermaconnect.com

Przystąpienie do programu jest bezpłatne dla hoteli i pozwala wybrać preferowany sposób otrzymywania informacji o płatnościach wirtualną kartą (faks/e-mail na recepcję lub do działu księgowości). Dzięki temu zarówno hotel, jak i gość, unikną problemów przy wymeldowaniu.

Więcej informacji znajdą Państwo w sekcji FAQ dotyczącej Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Będziemy bardzo wdzięczni za Państwa wsparcie w tym procesie.

Z poważaniem,

Imię Nazwisko

Stanowisko

Firma

Obsługa podróżnych – przebieg procesu

Adresaci: Podróżujący oraz osoby organizujące podróże

Użytkownicy (zarówno podróżujący, jak i osoby rezerwujące w ich imieniu), którzy chcą zarezerwować hotel lub samochód, przejdą przez proces bardzo podobny do tego, który znają już z narzędzia Spotnana Online Booking Tool. Całość przebiega następująco:

1. Podróżujący wyszukuje interesujący go hotel lub samochód na wybrany termin.

2. Następnie wybiera konkretny hotel i rodzaj pokoju lub samochód i stawkę, po czym przechodzi do rezerwacji.

3. Kolejnym krokiem jest wybór metody płatności za rezerwację. W zależności od tego, czy w Państwa firmie ustawiono wirtualną metodę płatności jako obowiązkową, czy nie (dla jednostki prawnej, do której należy podróżujący), dalsze postępowanie będzie wyglądać następująco:

   • W przypadku rezerwacji hotelu: 

     • Gdy wirtualna karta jest wymagana: Podróżujący przechodzi do zakładki Wirtualne karty i wybiera jedyną dostępną (wymaganą) kartę wirtualną.

     • Gdy wirtualna karta nie jest wymagana: Podróżujący może wybrać zarówno zakładkę Karty kredytowe, jak i Wirtualne karty, a następnie wskazać konkretną kartę kredytową lub wirtualną, z której chce skorzystać przy tej rezerwacji.

   • W przypadku rezerwacji samochodu: 

     • Ponieważ wirtualna karta jest powiązana z bezpośrednią umową rozliczeniową z wypożyczalnią samochodów, nie trzeba wybierać metody płatności. Podróżny może od razu przejść do etapu rezerwacji. 

4. Podróżny sprawdza opłaty i klika przycisk Rezerwuj hotel lub Rezerwuj samochód. Rezerwacja zostaje potwierdzona, a płatność (oraz powiadomienie faksem lub e-mailem) trafia do dostawcy usługi.

5. W razie potrzeby, po dokonaniu rezerwacji podróżny może wyświetlić ostatnie 4 cyfry wirtualnej karty, a pełny numer karty będzie dostępny do odsłonięcia na 24 godziny przed zameldowaniem w hotelu lub odbiorem samochodu.

Jak rozwiązywać najczęstsze problemy

Poniżej znajduje się tabela z najczęściej występującymi problemami podczas korzystania z wirtualnych kart Conferma oraz propozycjami rozwiązań. Wiele z tych kwestii podróżni mogą rozwiązać samodzielnie, korzystając z aplikacji mobilnej Spotnana lub narzędzia do rezerwacji online. Jeśli to nie rozwiąże problemu, prosimy o kontakt z konsultantem Spotnana.

Usunięcie lub ograniczenie konfiguracji karty wirtualnej

Poniżej znajdziesz instrukcje, jak usunąć lub ograniczyć użycie karty wirtualnej. 

Aby usunąć konfigurację karty wirtualnej dla rezerwacji hotelu lub samochodu

1. Wybierz Program z górnego menu.
2. Wybierz Metody płatności z sekcji Płatności i opłaty z menu po lewej stronie.
3. Kliknij zakładkę Virtual.
4. Znajdź wiersz z wirtualną metodą płatności, którą chcesz usunąć (każda z nich jest przypisana do rezerwacji samochodu lub hotelu).
5. Wybierz opcję Usuń metodę płatności z menu po prawej stronie.
6. Kliknij Usuń, aby potwierdzić usunięcie wybranej wirtualnej metody płatności. Spowoduje to całkowite usunięcie konfiguracji wirtualnej karty. 

Aby ograniczyć korzystanie z wirtualnej karty tylko do agentów

Taka opcja przydaje się, gdy chcesz tymczasowo zawęzić dostęp do karty (na przykład podczas testów lub rozwiązywania problemów).

1. Wybierz Program z górnego menu.
2. Wybierz Metody płatności z sekcji Płatności i opłaty po lewej stronie ekranu.
3. Kliknij zakładkę Virtual .
4. Znajdź wiersz z wirtualną metodą płatności, którą chcesz ograniczyć (każda z nich jest przypisana do rezerwacji samochodów lub hoteli).
5. Wybierz opcję Edytuj metodę płatności z menu po prawej stronie. Następnie pojawi się okno Zaktualizuj metodę płatności.
6. Jeśli masz włączone wirtualne karty dla rezerwacji samochodów i hoteli, postępuj według poniższych kroków:
   1. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok sekcji Szczegóły karty.
   2. Upewnij się, że pole Ustaw tę kartę jako obowiązkową nie jest zaznaczone.
   3. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok sekcji Instrukcje użycia karty.
   4. W polu Role użytkownika wybierz opcję Tylko agenci.
   5. W polu Typ profilu ustaw wartość Gość indywidualny.
   6. Kliknij Aktualizuj. 
   7. Dzięki tym ustawieniom karta będzie dostępna tylko dla wybranych osób, bez konieczności usuwania konfiguracji.
7. Jeśli włączyłeś wirtualne karty tylko dla rezerwacji hotelowych, wykonaj następujące kroki: 
   1. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok Typy produktów.
   2. Upewnij się, że przełącznik Wymagane jest wyłączony.
   3. Kliknij ikonę edycji (ołówek) obok opcji Określ typy użytkowników.
   4. Z menu wybierz Tylko agenci .
   5. Następnie kliknij Zaktualizuj.
   6. Następnie skontaktuj się ze swoim opiekunem konta Spotnana, aby ograniczyć korzystanie z tej wirtualnej metody płatności wyłącznie do gości prywatnych.
   7. Te ustawienia ograniczą, kto może korzystać z karty, bez konieczności usuwania konfiguracji.

Raportowanie i rozliczenia

Będziesz otrzymywać regularne zestawienia bankowe, które zawierają informacje o wydatkach na podróże opłaconych wirtualnymi kartami przez Twoich podróżnych.wydatki związane z podróżami wynikające z użycia przez podróżnych wirtualnych kart jako metody płatności. Możesz wykorzystać te zestawienia (oraz paragony zbierane i przekazywane przez podróżnych) do uzgadniania swoichMożesz także skorzystać z Transakcje hotelowe lub transakcje związane z wynajmem samochodów – raporty dostępne w sekcji Insights w narzędziu Spotnana Online Booking Tool ułatwiają rozliczanie wydatków.Jeśli potrzebujesz dodatkowych raportów, które pomogą w rozliczeniach, skontaktuj się z konsultantem Spotnana, aby uzyskać dostęp do systemu Conferma Snap (otrzymasz wtedy dane do logowania).