Conferma – Virtuální karty

OBSAH

• Conferma – Virtuální karty
  • Úvod
• Nejčastější dotazy (FAQ)
• Předběžné úkoly klienta
  • E-mail/dopis od cestovního manažera preferovaným hotelům
• Zkušenost cestujícího s rezervací
  • Řešení běžných problémů
• Odebrání nebo omezení použití konfigurace virtuální karty
  • Jak odebrat konfiguraci virtuální karty pro hotelové nebo automobilové rezervace
  • Jak omezit použití virtuální karty pouze na agenty
• Reporty a fakturace

Úvod

Spotnana s potěšením představuje podporu plateb virtuálními kartami ve spolupráci s firmou Conferma.

• V první části tohoto dokumentu najdete přehled nejčastějších dotazů, které vám pomohou pochopit princip virtuálních plateb, jejich přínosy pro vaši společnost i cestující, a také vysvětlení, proč jsme zvolili právě partnerství s firmou Conferma.

• Druhá část obsahuje stručný seznam kroků, které je nutné provést před zahájením používání virtuálních plateb.

• Třetí část popisuje nastavení, která je potřeba ve Spotnana Online Booking Tool upravit, abyste mohli virtuální platby využívat při rezervacích pro vaše cestující (například hotel nebo auto).

• Poslední část ukazuje, jak bude vypadat proces využití virtuální platby při rezervaci hotelu nebo pronájmu auta pro vaše cestující ve Spotnana Online Booking Tool. Tato funkce je v současnosti dostupná pouze pro hotelové a automobilové rezervace.

Kromě toho najdete na konci stránky prezentaci, která vám podrobněji vysvětlí výhody používání virtuálních karet Conferma ve spojení se Spotnana.

Nejčastější dotazy (FAQ)

Co jsou virtuální platby?

Virtuální platby představují bezpečný a přesně řízený způsob úhrady, který můžete nabídnout cestujícím uvnitř i vně vaší organizace k pohodlnému uhrazení nákladů na rezervace. Spotnana spolupracuje s firmou Conferma, aby tuto možnost nabídla svým klientům.

Virtuální platba znamená jedinečné 15- nebo 16místné číslo karty (nejde o fyzickou kartu), které je digitálně vygenerováno při rezervaci a je přiřazeno konkrétnímu uživateli. Toto číslo „karty“ je určeno pouze pro jednu platbu a po jejím provedení je deaktivováno. Fyzická karta nikdy neexistuje.

K virtuální platbě se vygeneruje i vlastní bezpečnostní kód (CVV, CVV2 nebo CVC), podobně jako tříciferné číslo na zadní straně běžné platební karty.

Kdo je Conferma?

Conferma je technologický partner a přední poskytovatel řešení virtuálních plateb v cestovním ruchu. Spolupracuje s více než 50 bankami a vydává virtuální karty pro použití v síti dodavatelů cestovních služeb ve více než 200 zemích světa.

Co odlišuje Confermu od jiných platforem virtuálních plateb, je to, že nejen vydává virtuální platby, které Spotnana využívá při rezervaci (hotel/auto), ale také přímo zasílá platební údaje a instrukce dodavateli – tedy potvrzuje přímou úhradu. Díky tomu cestující nemusí při check-inu v hotelu nebo při převzetí auta předkládat jiný způsob platby. 

Více informací najdete na https://conferma.com/

V čem se virtuální karta liší od karty Ghost/Lodge?

Virtuální karty jsou podobné kartám Ghost a Lodge v tom, že jsou účtovány na centrální účet. Rozdíl je v tom, že Ghost karty se používají opakovaně a pro více uživatelů, proto musí mít vysoké limity. Virtuální karty jsou určeny vždy jen pro jednu platbu, takže limit je nastaven přesně na konkrétní nákup a je přísně kontrolován.

Další rozdíl je v tom, že Ghost karty se používají opakovaně, což zvyšuje riziko zneužití – pokud dojde ke kompromitaci, je nutné kartu zablokovat a vydat novou. Virtuální karty jsou určeny pouze na jednu transakci a mají striktní limit, takže riziko podvodu je minimální. Navíc u Ghost karet je potřeba složité ruční párování a rozúčtování plateb na jednotlivé zaměstnance nebo střediska. U virtuálních karet je každé číslo unikátní a přiřazené konkrétnímu uživateli, což usnadňuje správu a zvyšuje bezpečnost. Výsledkem jsou nižší administrativní náklady.

U Ghost karet je navíc nutné sdílet CVV kód v rámci firmy, což snižuje bezpečnost. Virtuální karta vygeneruje jednorázové CVV, ke kterému má přístup jen omezený okruh osob.

Jaké jsou hlavní výhody?

Používání virtuálních karet a platebních metod přináší řadu výhod. Mezi hlavní patří:

• Vylepšený proces přímé úhrady: Proces virtuální platby je automatizovaný, bezpečný a snadno dohledatelný pro finanční oddělení. Při použití této metody je číslo karty automaticky předáno dodavateli (hotelu, autopůjčovně) preferovaným způsobem (e-mailem, faxem, přes API). Díky tomu nemusí cestující při příjezdu do hotelu nebo při převzetí auta předkládat žádnou platební kartu (a nedochází k přímé úhradě, protože platba jde přes karetní společnost). Oproti běžné přímé úhradě je navíc párování plateb automatizované, protože každá karta je přiřazena konkrétnímu účtu.

• Možnost hradit cestovní náklady i pro externisty, dodavatele či uchazeče: Díky virtuálním platbám může firma pokrýt cestovní náklady i pro osoby, které nejsou zaměstnanci (například uchazeče o práci nebo externisty), aniž by musely používat jejich osobní karty. Mnoho dodavatelů vyžaduje CVV kód, který cestující často neznají a nelze jej z bezpečnostních důvodů snadno sdílet, takže Ghost karty nejsou v těchto případech vhodné.

• Není nutné vydávat firemní karty příležitostným cestujícím: Virtuální platby umožňují obejít se bez vydávání firemních platebních karet zaměstnancům, kteří cestují jen jednou nebo dvakrát ročně.

• Větší bezpečnost: Při fyzických kartách je vždy větší riziko zneužití. Virtuální karty mají předem nastavené limity a platí pouze po omezenou dobu, takže i pokud by někdo získal číslo karty, ztráty jsou minimální.

Co je Conferma Connect?

Conferma Connect je interní databáze hotelů společnosti Conferma, kde jsou uvedeny podrobnosti o hotelech a jejich preferovaných způsobech komunikace (e-mail, fax, API). Tato databáze je součástí procesu, kterým jsou platební instrukce předávány hotelům.

Conferma Connect se nepoužívá pro autopůjčovny.

Jak to funguje?

Následující schéma ukazuje běžný postup cestujícího, který využívá virtuální kartu k úhradě hotelu nebo pronájmu auta. Spotnana zajišťuje kroky 1, 2 a 4.

Kdo a kdy využije virtuální karty?

Virtuální karty nejvíce ocení například pravidelní cestující, kteří potřebují centrální vyúčtování, uchazeči o zaměstnání (pohovorové cesty), stážisté nebo zaměstnanci, kteří cestují jen 1–2× ročně a nemají klasickou firemní kartu.

Kolik stojí aktivace virtuálních karet Conferma ve vašem účtu Spotnana?

Pro informace o ceně kontaktujte agenta Spotnana.

Existuje seznam bankovních partnerů, se kterými již Conferma spolupracuje?

Ano, seznam najdete zde: Bankovní partneři Conferma. Pokud vaše banka není na seznamu, požádejte ji, aby kontaktovala Conferma na banking.partners@conferma.com a zahájila proces zařazení. Upozorňujeme, že v některých případech může tento proces trvat 6–12 měsíců nebo i déle.

Co když má klient již existující vztah s Conferma?

Pokud klient již používá Conferma s jinou TMC a chce přejít na Spotnana jako svého poskytovatele TMC pro virtuální platby, musí kontaktovat svou banku a založit si nový účet virtuálních karet u Conferma.

Má Spotnana kontaktovat banky klienta kvůli nastavení?

Ne. Klient musí sám informovat svou banku, že chce zahájit proces zařazení k Conferma, a následně banka kontaktuje Conferma.

Předběžné úkoly klienta

Určeno pro: Klienty, kteří chtějí využívat platební metody Conferma – virtuální karty ve Spotnana

Tato část se týká všech úkolů, které musí vaše společnost provést, aby integrace správně fungovala. Následující kroky doporučujeme provést předem, abyste mohli využívat virtuální platby přes Conferma.

Pokud budete virtuální kartu používat na platby za pronájem auta, musíte mít předem uzavřenou dohodu o přímé fakturaci s danou autopůjčovnou.

• Ověřte, zda vaše banka a karetní síť již jsou podporovány společností Conferma. Viz: https://www.conferma.com/partners/. Pokud vaše banka není na seznamu, je nutné, aby vaše banka kontaktovala Conferma na banking.partners@conferma.com a zahájila spolupráci (požádejte je o to).

• Informujte svou banku, že chcete zavést program virtuálních karet přes Conferma, a požádejte ji o zřízení účtu „card pool“ pro Conferma. Pokud chcete využívat virtuální karty jak pro hotely, tak pro autopůjčovny, je nutné vytvořit samostatný účet pro každou oblast (jeden pro hotely, jeden pro auta).Kontaktujte Spotnana a poskytněte nám informace uvedené v tabulce pod bodem 4 (Spotnana následně využije https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow pro nastavení těchto údajů u Conferma):

• Pokud budete virtuální karty používat u autopůjčoven, je nutné provést také následující kroky. U každé autopůjčovny, kde chcete nabídnout platby virtuální kartou, je třeba zadat firemní slevový kód a ID virtuální platby auta do Spotnana Online Booking Tool. Postupujte takto: vyberte Společnost z nabídky Program a poté vyberte L1 poznámky z nabídky Společnost vlevo. Dále: 

  • Sjeďte dolů do sekce Firemní slevový kód pro auta a klikněte na Přidat kód. 

  • Vyberte název autopůjčovny z nabídky. 

  • Zadejte firemní slevový kód, který máte od dané autopůjčovny. 

  • Zaškrtněte políčko Pouze virtuální platby . 

  • Sjeďte dolů do sekce ID číslo virtuální platby auta a klikněte na Přidat kód.

  • Vyberte název autopůjčovny z nabídky. 

  • Zadejte ID číslo virtuální karty, které vám poskytla autopůjčovna. Poznámka: U Avis se jedná o GEB ID). 

  • Klikněte na Uložit.

Doporučujeme také informovat preferované hotely o zavedení programu virtuálních plateb Conferma. Můžete využít níže uvedenou šablonu e-mailu. Toto je pouze doporučení.

E-mail/dopis od cestovního manažera preferovaným hotelům

Určeno pro: cestovní manažery

Spotnana doporučuje kontaktovat preferované hotely předem, abyste ověřili, že jsou připraveny přijímat virtuální platby a vaše cestující. Níže najdete vzorový dopis, který můžete upravit a použít.

Cílem této komunikace je informovat hotel, že zavádíte program virtuálních plateb pro své cestující a očekáváte jejich podporu. Stačí, když kliknou na odkaz v e-mailu a ověří, že jsou uvedeni v databázi Conferma Connect, mají zvolený preferovaný způsob komunikace a uvedli potřebné kontaktní údaje (například e-mail nebo fax).

Vážený hotelový partnere,

Věc: Conferma Connect – Virtuální platby pro hotely

Jistě jste si všimli rostoucího využívání virtuálních karet k úhradě hotelových rezervací. Ve spolupráci s technologickým partnerem Conferma Pay a Spotnana přinášíme efektivnější možnost hotelových plateb.

Co je Conferma Connect?

Conferma Connect automaticky vybere nejbezpečnější a nejvýhodnější způsob předání platebních instrukcí hotelu. Conferma Pay vyvinula technologii, která umožňuje zasílat údaje o kartě několika způsoby, včetně zabezpečeného e-mailu. Naším doporučeným způsobem je právě zabezpečený e-mail (nikoliv fax).

Pokud chcete aktualizovat preferovaný způsob komunikace, vyplňte prosím online formulář Opt In:

https://www.confermaconnect.com

Registrace je pro hotely zdarma a umožní vám zvolit způsob předávání údajů k virtuálním kartám (fax/e-mail na recepci, fax/e-mail na účetní oddělení). Tím předejdete potížím při odjezdu hosta.

Další informace najdete v FAQ ke Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vaší spolupráce si velmi vážíme.

S pozdravem

Jméno Příjmení

Funkce / odpovědnost

Společnost

Zkušenost cestujícího s rezervací

Určeno pro: cestující a osoby zajišťující rezervace

Vaši uživatelé (cestující nebo zprostředkovatelé) budou při rezervaci hotelu nebo auta postupovat velmi podobně, jak jsou zvyklí ve Spotnana Online Booking Tool. Postup je následující:

1. Cestující vyhledá požadovaný hotel nebo auto a termín.

2. Cestující vybere požadovaný hotel a typ pokoje, nebo vůz a cenu, a pokračuje k rezervaci.

3. Cestující musí následně zvolit platební metodu, kterou chce rezervaci uhradit. Podle toho, zda vaše společnost nastavila virtuální platbu jako povinnou nebo ne (pro právní subjekt, do kterého cestující spadá), bude postupovat následovně:

   • Pro hotelové rezervace: 

     • Pokud je virtuální karta povinná: Cestující klikne na záložku Virtuální karty a vybere jedinou dostupnou virtuální kartu (povinnou).

     • Pokud není virtuální karta povinná: Cestující může kliknout buď na záložku Kreditní karty nebo Virtuální karty a vybrat konkrétní kreditní nebo virtuální kartu, kterou chce použít na tuto rezervaci.

   • Pro rezervace auta: 

     • Protože je virtuální karta propojena s dohodou o přímé fakturaci s autopůjčovnou, není nutné vybírat platební metodu. Cestující může rovnou pokračovat k rezervaci. 

4. Cestující zkontroluje částky a klikne na Rezervovat hotel nebo Rezervovat auto tlačítko. Rezervace je potvrzena a platba (spolu s informací e-mailem nebo faxem) je odeslána dodavateli.

5. Pokud je potřeba, může si cestující po provedení rezervace zobrazit poslední 4 číslice virtuální karty a celé číslo karty odhalit 24 hodin před check-inem v hotelu nebo převzetím auta.

Řešení běžných problémů

V následující tabulce najdete nejčastější potíže, se kterými se cestující mohou při použití virtuálních karet Conferma setkat, a doporučené postupy, jak je řešit. Mnoho z těchto situací lze vyřešit přímo prostřednictvím mobilní aplikace Spotnana nebo Online Booking Tool. Pokud to nestačí, kontaktujte agenta Spotnana.

Odebrání nebo omezení použití konfigurace virtuální karty

Postupujte podle níže uvedených kroků pro odebrání nebo omezení použití virtuální karty. 

Jak odebrat konfiguraci virtuální karty pro hotelové nebo automobilové rezervace

1. Vyberte Společnost z nabídky Program .
2. Vyberte Platební metody z nabídky Platby v levém menu.
3. Najděte sekci Metody virtuálních plateb .
4. Najděte řádek s virtuální platební metodou, kterou chcete odebrat (každá je určena buď pro auto, nebo hotel).
5. Vyberte Odebrat platební metodu z nabídky vpravo.
6. Klikněte na Smazat pro potvrzení, že chcete danou virtuální platební metodu odstranit. Tím dojde k úplnému odstranění konfigurace virtuální karty. 

Jak omezit použití virtuální karty pouze na agenty

Toto nastavení se hodí například při testování nebo řešení problémů, kdy chcete dočasně omezit přístup ke kartě.

1. Vyberte Společnost z nabídky Program .
2. Vyberte Platební metody z nabídky Platby v levém menu.
3. Najděte sekci Metody virtuálních plateb .
4. Najděte řádek s virtuální platební metodou, kterou chcete omezit (každá je určena buď pro auto, nebo hotel).
5. Vyberte Upravit platební metodu z nabídky vpravo. Otevře se dialog Aktualizovat platební metodu . 
6. Pokud máte povoleny virtuální karty pro auto i hotel rezervace, postupujte takto:
   1. Klikněte na ikonu tužky vedle položky Podrobnosti karty.
   2. Ujistěte se, že Nastavit tuto kartu jako povinnou není zaškrtnuto.
   3. Klikněte na ikonu tužky vedle položky Instrukce k použití karty.
   4. Nastavte pole Role uživatele na Pouze agenti.
   5. Nastavte pole Typ cestujícího na Osobní host.
   6. Klikněte na Aktualizovat. 
   7. Tato nastavení omezí použití karty bez nutnosti mazat konfiguraci.
7. Pokud máte povoleny virtuální karty pouze pro hotelové rezervace, postupujte takto: 
   1. Klikněte na ikonu tužky vedle položky Typy produktů.
   2. Ujistěte se, že Povinné přepínač je vypnutý.
   3. Klikněte na ikonu tužky vedle položky Určete typy uživatelů.
   4. Vyberte Pouze agenti z nabídky.
   5. Klikněte na Aktualizovat.
   6. Poté kontaktujte svého account managera ve Spotnana, aby omezil použití této virtuální platební metody pouze na osobní hosty.
   7. Tato nastavení omezí použití karty bez nutnosti mazat konfiguraci.

Reporty a fakturace

Pravidelně obdržíte výpisy z banky, které obsahují veškeré cestovní výdaje vašich cestujících hrazené virtuálními kartami. Tyto výpisy (spolu s účtenkami, které cestující předkládají) můžete použít k párování výdajů přes virtuální karty. Můžete využít reporty Hotelové transakce nebo Automobilové transakce (najdete v sekci Analytika > Reporty společnosti) ve Spotnana Online Booking Tool, které vám pomohou s párováním výdajů. Pokud potřebujete další reporty, kontaktujte agenta Spotnana a požádejte o přístup do Conferma Snap (obdržíte přihlašovací údaje).