Conferma - Virtuelle Kort

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Conferma - Virtuelle Kort
  • Introduktion
• Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
• Forberedende opgaver for kunden
  • E-mail/brev fra rejseansvarlig til foretrukne hoteller
• Rejsendes oplevelse af arbejdsgangen
  • Fejlfinding på almindelige udfordringer
• Fjernelse eller begrænsning af brugen af en virtuel kort-konfiguration
  • Sådan fjerner du en virtuel kort-konfiguration til hotel- eller billeje
  • Sådan begrænser du brugen af virtuelle kort til kun agenter
• Rapportering og fakturering

Introduktion

Spotnana kan nu tilbyde betaling med virtuelle kort i samarbejde med Conferma.

• Første del af dette dokument indeholder en række ofte stillede spørgsmål, som introducerer begrebet virtuelle betalinger, og hvilke fordele det giver for både din virksomhed og de rejsende. Her finder du også information om, hvorfor vi har valgt at samarbejde med Conferma.

• Anden del indeholder en kort oversigt over de opgaver, der skal være på plads, før I kan tage virtuelle betalinger i brug.

• Tredje del beskriver, hvilke indstillinger du skal konfigurere i Spotnana Online Booking Tool for at aktivere virtuelle betalinger til dine rejsendes bookinger (fx hotel og bil).

• I sidste del kan du se, hvordan det ser ud for de rejsende, når de bruger en virtuel betalingsmetode til at booke hotel eller lejebil i Spotnana Online Booking Tool. Denne funktion er i øjeblikket kun tilgængelig for hotel- og billeje.

Derudover kan du finde en række slides nederst på siden, som giver dig yderligere indsigt i fordelene ved at bruge Conferma virtuelle kort sammen med Spotnana.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad er virtuelle betalinger?

Virtuelle betalinger er en sikker og kontrolleret betalingsmetode, som du kan tilbyde både interne og eksterne rejsende, så de nemt kan betale for deres bookinger. Spotnana har indgået samarbejde med Conferma for at tilbyde denne løsning til vores kunder.

En virtuel betaling består af et unikt 15- eller 16-cifret kortnummer (ikke et fysisk kort), som oprettes digitalt under bookingprocessen og tilknyttes en bestemt bruger. Kortnummeret bruges kun én gang til én betaling og deaktiveres derefter. Der findes altså aldrig et fysisk kort.

Den virtuelle betaling genererer også sin egen sikkerhedskode (CVV, CVV2 eller CVC), ligesom de tre cifre du finder bag på et fysisk kreditkort.

Hvem er Conferma?

Conferma er en teknologipartner og en af de førende udbydere af virtuelle betalingsløsninger til rejsebranchen. De samarbejder med mere end 50 banker om at udstede virtuelle kort, der kan bruges hos rejseudbydere i over 200 lande.

Det, der adskiller Conferma fra andre platforme, er, at de ikke kun udsteder det virtuelle kort, Spotnana bruger til at gennemføre bookingen (hotel/bil), men også sender betalingsoplysninger og instruktioner direkte til leverandøren, så regningen bekræftes direkte. Dermed behøver den rejsende ikke at fremvise anden betalingsform ved check-in på hotellet eller afhentning af lejebil. 

Du kan læse mere på https://conferma.com/

Hvordan adskiller et virtuelt kort sig fra et Ghost/Lodge-kort?

Virtuelle kort minder på nogle områder om Ghost- og Lodge-kort, idet de alle bliver faktureret centralt til en hovedkonto. Men Ghost-kort bruges af flere brugere og til flere bookinger, og derfor skal de have meget høje kreditgrænser. Virtuelle kort bruges kun én gang, og kreditgrænsen sættes kun til det konkrete køb, hvilket giver langt bedre kontrol.

En anden forskel er, at Ghost-kort anvendes flere gange og derfor nemmere kan blive kompromitteret – og så skal de annulleres og udskiftes. Virtuelle kort er til engangsbrug og har en fast kreditgrænse, hvilket minimerer risikoen for misbrug. Derudover kræver Ghost-kort, at økonomiafdelingen manuelt fordeler de centrale udgifter til de relevante personer eller afdelinger. Virtuelle kort er unikke og knyttet til én bruger, så fordelingen er enkel, og sikkerheden lettere at styre. Det betyder også færre administrative omkostninger.

Desuden kræver Ghost-kort, at CVV-koden deles bredt i virksomheden, hvilket svækker sikkerheden. Virtuelle kort genererer i stedet en engangs-CVV, som kun få har adgang til.

Hvilke fordele er der?

Virtuelle kort og betalingsmetoder giver en række fordele. Her er nogle af de vigtigste:

• Bedre håndtering af direkte fakturering: Den virtuelle betalingsproces er automatiseret, sikker og let at afstemme for økonomiafdelingen. Når denne betalingsform bruges, sendes kortnummeret automatisk til leverandøren (hotel, biludlejning) via deres foretrukne kanal (e-mail, fax, API). Derfor skal den rejsende ikke selv vise betalingsmiddel ved check-in eller afhentning (og der er ikke tale om direkte fakturering, da leverandøren får betaling fra kortudstederen). I modsætning til traditionel fakturering er afstemningen automatisk, da hvert kort er knyttet til en bestemt konto.

• Mulighed for at dække udgifter for ikke-ansatte, konsulenter og kandidater: Med virtuelle betalinger kan virksomheden betale rejsen på forhånd for personer, der ikke har firmakort (fx konsulenter eller kandidater). Mange leverandører kræver en CVV-kode, som ofte ikke er kendt af rejsende og ikke bør deles af sikkerhedshensyn – derfor kan Ghost-kort ikke altid bruges til dette.

• Ingen behov for firmakort til sjældne rejsende: Virtuelle betalinger gør det muligt at undgå at udstede firmakort til medarbejdere, der kun rejser en eller to gange om året.

• Forbedret sikkerhed: Der er større risiko for svindel med fysiske kort. Virtuelle kort har faste beløbsgrænser og tidsbegrænsninger, så selv hvis andre får fat i kortnummeret, er risikoen minimal.

Hvad er Conferma Connect?

Conferma Connect er Confermas egen hoteldatabase, hvor de opbevarer oplysninger om hoteller og deres foretrukne kommunikationsmetoder (e-mail, fax, API). Det er en del af den proces, der gør det muligt at sende betalingsinstruktioner direkte til hotellet.

Conferma Connect bruges ikke til biludlejningsfirmaer.

Hvordan fungerer det?

Diagrammet nedenfor viser, hvordan en typisk arbejdsgang ser ud for en rejsende, der betaler hotel eller lejebil med et virtuelt kort. Spotnana understøtter trin 1, 2 og 4.

Hvilke typer brugere vil anvende virtuelle kort (hvornår og hvorfor)?

Eksempler på rejsende, der kan have stor gavn af virtuelle kort, er medarbejdere med behov for central fakturering, jobkandidater (til samtalerejser), praktikanter eller ansatte, der kun rejser 1-2 gange om året og derfor ikke har fået udstedt et traditionelt firmakort.

Hvad koster det at få aktiveret Conferma virtuelle kort på min Spotnana-konto?

Kontakt en Spotnana-medarbejder for at høre mere om priser.

Findes der en liste over banker, som Conferma allerede samarbejder med?

Ja, se denne liste over Conferma-bankpartnere. Hvis din bank ikke står på listen, skal banken kontakte Conferma på banking.partners@conferma.com for at starte processen. Bemærk, at det i nogle tilfælde kan tage 6-12 måneder eller længere at blive oprettet.

Hvad hvis kunden allerede har et samarbejde med Conferma?

Hvis kunden allerede bruger Conferma sammen med et andet rejsebureau og ønsker at skifte til Spotnana som leverandør af virtuelle kort, skal kunden kontakte sin bank for at oprette en ny virtuel kortkonto hos Conferma.

Bør Spotnana tage kontakt til kundens bank for at få dette sat op?

Nej. Kunden skal selv informere sin bank om ønsket om at blive oprettet hos Conferma. Derefter skal banken tage kontakt til Conferma.

Forberedende opgaver for kunden

Målgruppe: Kunder, der ønsker at bruge Conferma - Virtuelle Kort som betalingsmetode med Spotnana

Denne sektion omhandler alle de opgaver, din virksomhed skal udføre for at integrationen fungerer korrekt. Følgende trin skal gennemføres forud for integrationen med Conferma og for at kunne bruge virtuelle betalingsmetoder.

Hvis du vil bruge dit virtuelle kort til betaling af billeje, skal du have indgået en direkte faktureringaftale med biludlejningsfirmaet på forhånd.

• Tjek, at din bank og kortnetværk allerede understøttes af Conferma. Se https://www.conferma.com/partners/. Hvis din bank ikke allerede har et samarbejde med Conferma, skal banken kontakte Conferma på banking.partners@conferma.com for at starte processen (bed dem om at gøre dette).

• Giv din bank besked om, at du ønsker at oprette et virtuelt kortprogram via Conferma, og bed dem oprette en Conferma kortpulje-konto. Hvis du vil tilbyde virtuelle kort til både hotel- og billeje, skal du have en separat kortpulje-konto til hver (én til hotel, én til bil).Kontakt Spotnana og oplys de informationer, der står i tabellen under trin 4 (Spotnana bruger https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow til at få disse oplysninger konfigureret hos Conferma):

• Hvis du vil bruge virtuelle kort hos dine biludlejningspartnere, skal du også gennemføre følgende trin. For hver biludlejningspartner, hvor du ønsker at tilbyde betaling med virtuelle kort, skal du tilføje en firmarabataftalekode og et virtuelt betalings-ID i Spotnana Online Booking Tool. Gør sådan: Vælg Virksomhed i Program menuen, og vælg derefter L1-bemærkninger i Virksomhed menuen til venstre. Herefter: 

  • Rul ned til afsnittet Firma-rabatkode til bil og klik på Tilføj kode. 

  • Vælg biludlejningspartnerens navn i menuen. 

  • Indtast den firmarabataftalekode, der hører til leverandøren, i det angivne felt. 

  • Vælg Kun virtuelle betalinger afkrydsningsfeltet. 

  • Rul ned til afsnittet ID-nummer til virtuel betaling for bil og klik på Tilføj kode.

  • Vælg biludlejningspartnerens navn i menuen. 

  • Indtast det virtuelle kort-ID, du har fået oplyst af din biludlejningspartner. Bemærk: For Avis er dette GEB ID). 

  • Klik på Gem.

Vi anbefaler desuden, at du informerer dine foretrukne hoteller om, at du indfører Conferma virtuelle betalinger. Brug gerne e-mail-skabelonen nedenfor. Dette er valgfrit.

E-mail/brev fra rejseansvarlig til foretrukne hoteller

Målgruppe: Rejseansvarlige

Spotnana anbefaler, at du kontakter dine foretrukne hoteller på forhånd, så de er klar til at håndtere både virtuelle betalinger og dine rejsende. Herunder finder du et eksempel på et brev, du kan tage udgangspunkt i og tilpasse efter behov.

Formålet med denne henvendelse er at informere hotellerne om, at du indfører virtuelle betalinger for dine rejsende, og at du forventer deres opbakning. Det eneste de skal gøre, er at klikke på linket i beskeden for at sikre, at de er registreret i Conferma Connect-databasen, har valgt foretrukken kommunikationsmetode og oplyst de nødvendige kontaktoplysninger (fx e-mail eller faxnummer).

Kære samarbejdspartner,

Emne: Conferma Connect – Virtuel betaling til hoteller

Du er sikkert allerede opmærksom på, at virtuelle kort bliver mere og mere udbredte til betaling af hotelophold. Vi arbejder sammen med vores teknologipartner Conferma Pay og Spotnana for at tilbyde en mere effektiv betalingsløsning til hoteller.

Hvad er Conferma Connect?

Conferma Connect finder automatisk den sikreste og mest økonomiske måde at sende betalingsinstruktioner til hotellet på. Conferma Pay har udviklet teknologi, der kan sende kortoplysninger via flere kanaler – nu også via sikker e-mail. Vores ønske er, at dette sker via sikker e-mail (ikke fax).

For at opdatere jeres kommunikationspræference, bedes I udfylde online tilmeldingsformularen:

https://www.confermaconnect.com

Tilmelding er gratis for hoteller og giver mulighed for at vælge, hvordan virtuelle kort skal modtages (fax/e-mail til reception eller regnskab). Det sikrer, at der ikke opstår problemer for jer eller gæsten ved udtjekning.

Du kan finde flere oplysninger i Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vi sætter stor pris på jeres samarbejde.

Med venlig hilsen

Navn Efternavn

Titel

Virksonhed

Rejsendes oplevelse af arbejdsgangen

Målgruppe: Rejsende og rejsebestillere

Dine brugere (rejsende eller bestillere), der skal booke hotel eller lejebil, vil opleve et bookingforløb, der minder meget om det, de allerede kender i Spotnana Online Booking Tool. Forløbet er som følger:

1. Den rejsende søger efter ønsket hotel eller lejebil og datoer.

2. Den rejsende vælger ønsket hotel og værelsespris eller bil og pris og går videre til booking.

3. Den rejsende skal herefter vælge, hvilken betalingsmetode der skal bruges til bookingen. Alt efter om virksomheden har sat virtuel betaling som påkrævet eller ej (for den juridiske enhed, den rejsende tilhører), gør den rejsende følgende:

   • For hotelbookinger: 

     • Hvis det virtuelle kort er påkrævet: Den rejsende klikker på fanen Virtuelle kort og vælger det eneste tilgængelige virtuelle kort (det påkrævede).

     • Hvis det virtuelle kort ikke er påkrævet: Den rejsende kan vælge enten fanen Kreditkort eller Virtuelle kort og derefter vælge det konkrete kreditkort eller virtuelle kort, der ønskes til denne booking.

   • For billeje: 

     • Da det virtuelle kort er knyttet til en direkte fakturering med biludlejningsfirmaet, skal der ikke vælges betalingsmetode. Den rejsende kan blot gå videre til booking. 

4. Den rejsende tjekker beløbet og klikker på Book hotel eller Book bil . Bookingen bekræftes, og betaling samt besked (via fax eller e-mail) sendes til leverandøren.

5. Om nødvendigt kan den rejsende se de sidste 4 cifre af det virtuelle kort efter booking og hele kortnummeret 24 timer før check-in på hotel eller afhentning af bil.

Fejlfinding på almindelige udfordringer

Nedenstående tabel viser nogle af de udfordringer, rejsende kan opleve med Conferma virtuelle kort, samt forslag til løsninger. Mange problemer kan rejsende selv løse via Spotnana-appen eller Online Booking Tool. Hvis det ikke løser problemet, kontakt en Spotnana-medarbejder.

Fjernelse eller begrænsning af brugen af en virtuel kort-konfiguration

Brug nedenstående vejledning til at fjerne eller begrænse brugen af et virtuelt kort. 

Sådan fjerner du en virtuel kort-konfiguration til hotel- eller billeje

1. Vælg Virksomhed i Program menuen.
2. Vælg Betalingsmetoder i Betaling menuen til venstre.
3. Find afsnittet Virtuelle betalingsmetoder .
4. Find den række, der indeholder den virtuelle betalingsmetode, du vil fjerne (hver metode er aktiveret til enten bil eller hotel).
5. Vælg Fjern betalingsmetode i menuen til højre.
6. Klik på Slet for at bekræfte, at du ønsker at slette den virtuelle betalingsmetode. Dette fjerner hele kort-konfigurationen. 

Sådan begrænser du brugen af virtuelle kort til kun agenter

Dette kan være nyttigt, hvis du midlertidigt vil begrænse, hvem der har adgang til kortet (fx ved test eller fejlsøgning).

1. Vælg Virksomhed i Program menuen.
2. Vælg Betalingsmetoder i Betaling menuen til venstre.
3. Find afsnittet Virtuelle betalingsmetoder .
4. Find den række, der indeholder den virtuelle betalingsmetode, du vil begrænse (hver metode er aktiveret til enten bil eller hotel).
5. Vælg Rediger betalingsmetode i menuen til højre. Dialogboksen Opdater betalingsmetode 
6. vises. Hvis du har aktiveret virtuelle kort til bil og hotel
   1. bookinger, gør følgende: Klik på blyantikonet ud forKortoplysninger
   2. . Sørg for, at afkrydsningsfeltet Gør dette kort påkrævet
   3. ikke er markeret. Klik på blyantikonet ud forBrugsvejledning til kort
   4. . Indstil feltet Brugerroller tilKun agenter
   5. . Indstil feltet Rejsendetype tilPrivat gæst
   6. . Klik påOpdater 
   7. .
7. Disse indstillinger begrænser, hvem der kan bruge kortet, uden at konfigurationen slettes. Hvis du kun har aktiveret virtuelle kort til hotel 
   1. bookinger, gør følgende: Klik på blyantikonet ud forProdukttyper
   2. . Sørg for, at skifteknappen Påkrævet
   3. er slået fra. Klik på blyantikonet ud forAngiv brugertyper
   4. . Vælg Kun agenter
   5. i menuen. Klik påOpdater
   6. . Kontakt derefter din Spotnana-kontaktperson, hvis du ønsker at begrænse brugen af denne betalingsmetode til private gæster.
   7. Disse indstillinger begrænser, hvem der kan bruge kortet, uden at konfigurationen slettes.

Rapportering og fakturering

Du modtager løbende kontoudtog fra din bank, der viser rejseudgifter knyttet til dine rejsendes brug af virtuelle kort som betalingsmiddel. Du kan bruge disse kontoudtog (og de kvitteringer, dine rejsende indsamler og indsender) til at afstemme din virtuelle kortforbrug. Du kan bruge rapporterne Hoteltransaktioner eller Biltransaktioner i menuen Analyse > Virksonhedsrapporteri Spotnana Online Booking Tool til at hjælpe med afstemning af dit forbrug. Har du brug for yderligere rapportering, kan du kontakte en Spotnana-medarbejder for adgang til Conferma Snap (du får tilsendt loginoplysninger).