Conferma - Targetes Virtuals

Índex

• Conferma - Targetes Virtuals
  • Introducció
• Preguntes més freqüents (PMF)
• Tasques prèvies per al client
  • Correu electrònic/carta del gestor de viatges als hotels preferents
• Procés de reserva per a la persona viatgera
  • Com resoldre incidències habituals
• Com eliminar o restringir una configuració de targeta virtual
  • Per eliminar una configuració de targeta virtual en reserves d’hotel o de vehicle
  • Per limitar l’ús de la targeta virtual exclusivament als agents
• Informes i facturació

Introducció

Spotnana es complau a presentar la possibilitat de fer pagaments amb targetes virtuals gràcies a la col·laboració amb Conferma.

• En la primera part d’aquest document hi trobareu una selecció de preguntes freqüents per ajudar-vos a entendre què són els pagaments virtuals, quins avantatges poden aportar tant a la vostra empresa com a les persones viatgeres, així com els motius pels quals hem escollit treballar amb Conferma.

• La segona part inclou una breu llista de tasques prèvies que cal completar abans de començar a utilitzar els pagaments virtuals.

• La tercera part explica quins paràmetres heu de configurar a l’eina de reserves en línia de Spotnana per activar els pagaments virtuals a les reserves de les persones viatgeres (com ara hotels o vehicles).

• L’última part mostra com serà l’experiència de reservar un hotel o un vehicle de lloguer amb una targeta virtual a l’eina de reserves en línia de Spotnana. Aquesta funcionalitat, de moment, només està disponible per a reserves d’hotel i de vehicle.

A més, podeu consultar la presentació de diapositives adjunta a aquesta pàgina (desplaceu-vos fins al final) per aprofundir en els avantatges d’utilitzar targetes virtuals de Conferma amb Spotnana.

Preguntes més freqüents (PMF)

Què són els pagaments virtuals?

Els pagaments virtuals són una manera segura i controlada de gestionar pagaments, pensada perquè pugueu facilitar als viatgers —tant si formen part de la vostra organització com si no— el pagament de reserves. Spotnana col·labora amb Conferma per oferir aquesta opció als seus clients.

Un pagament virtual consisteix en un número de targeta únic, de 15 o 16 dígits (no és una targeta física), que es genera digitalment durant el procés de reserva i s’associa a un usuari concret. Aquest número només es fa servir una vegada, per a un únic pagament, i després queda desactivat. No existeix mai cap targeta física.

El pagament virtual també genera un codi de seguretat propi (CVV, CVV2 o CVC), igual que el número de tres dígits que trobeu al darrere de les targetes de crèdit físiques.

Qui és Conferma?

Conferma és un soci tecnològic i un dels principals proveïdors de solucions de pagament virtual per al sector dels viatges. Treballen amb més de 50 entitats bancàries per emetre targetes virtuals que es poden utilitzar amb proveïdors de viatges de tot el món, a més de 200 països.

El que diferencia Conferma d’altres plataformes de pagament virtual és que, a més d’emetre la targeta virtual que Spotnana utilitza per fer la reserva (hotel o cotxe), també s’encarreguen d’enviar directament al proveïdor les dades i instruccions de pagament, confirmant així el càrrec directe. D’aquesta manera, el viatger no ha de presentar cap altra forma de pagament quan arriba a l’hotel o recull el vehicle de lloguer. 

Per a més informació, consulteu https://conferma.com/

En què es diferencia una targeta virtual d’una targeta Ghost/Lodge?

Les targetes virtuals i les targetes Ghost o Lodge tenen en comú que es facturen a un compte centralitzat. Ara bé, les targetes Ghost s’utilitzen per a diversos usuaris i reserves, de manera que cal establir-hi límits de crèdit molt alts. En canvi, les targetes virtuals només s’utilitzen una vegada, així que el límit de crèdit s’ajusta a una sola compra i es controla molt més.

Un altre aspecte a tenir en compte és que les targetes Ghost es poden utilitzar diverses vegades, cosa que les fa més vulnerables a possibles fraus i obliga a desactivar-les i substituir-les sovint. Les targetes virtuals, en ser d’un sol ús i tenir un límit de crèdit restringit, minimitzen aquest risc. A més, amb les targetes Ghost, el personal administratiu ha de revisar l’extracte centralitzat i repartir les despeses entre les persones o departaments corresponents. Les targetes virtuals, com que són úniques per a cada usuari, faciliten aquesta assignació i fan més senzill el control de la seguretat, reduint la càrrega administrativa.

A més, les targetes Ghost obliguen a compartir el codi CVV amb molta gent dins l’empresa, cosa que compromet la seguretat. Amb les targetes virtuals, en canvi, es genera un CVV d’un sol ús i només hi tenen accés les persones autoritzades.

Quins avantatges tenen?

Les targetes i els pagaments virtuals ofereixen molts beneficis. A continuació en destaquem alguns dels principals:

• Millora del procés de càrrec directe:El procés de pagament virtual és automatitzat, segur i fàcil de conciliar amb el departament de finances. Quan s’utilitza aquesta modalitat, el número de targeta es fa arribar automàticament al proveïdor (hotel, empresa de lloguer de vehicles) pel canal que prefereixin (correu electrònic, fax, API). Així, el viatger no ha de presentar cap targeta a l’hotel ni en recollir el cotxe (i no cal fer un càrrec directe, ja que el proveïdor rep el pagament directament de l’entitat emissora). A més, a diferència del càrrec directe tradicional, la conciliació dels pagaments virtuals és automàtica perquè cada targeta està vinculada a un compte concret.

• Possibilitat de gestionar pagaments per a persones externes, col·laboradors o candidats: El pagament virtual permet a les empreses avançar els costos dels viatges dels seus empleats (sense que hagin d’utilitzar la seva targeta personal). Com que molts proveïdors sol·liciten el codi CVV (que sovint els viatgers no coneixen i que, per motius de seguretat, no es pot facilitar fàcilment), les targetes “fantasma” per si soles no cobreixen adequadament aquesta necessitat.

• No cal targeta corporativa per a viatgers ocasionals: Amb el pagament virtual, pots evitar haver d’emetre targetes corporatives a persones que només viatgen una o dues vegades l’any.

• Seguretat millorada: El risc de frau és més alt quan hi ha una targeta física. Les targetes virtuals permeten establir límits de despesa i períodes d’ús concrets, de manera que, fins i tot si algú obté el número, l’exposició és molt limitada.

Què és Conferma Connect?

Conferma Connect és la base de dades d’hotels pròpia de Conferma, on es gestionen les dades dels establiments i les seves preferències de comunicació (correu electrònic, fax, API). Aquesta eina forma part del sistema que permet facilitar els pagaments. Concretament, Conferma utilitza aquest producte per enviar les instruccions de pagament a l’hotel.

Conferma Connect no s’utilitza per a proveïdors de vehicles de lloguer.

Com funciona?

El diagrama següent mostra el procés habitual per a un viatger que utilitza una targeta virtual per pagar un hotel o un vehicle de lloguer. Spotnana s’encarrega dels passos 1, 2 i 4.

Quins tipus d’usuaris utilitzen les targetes virtuals (quan i per què)?

Alguns exemples de persones i situacions en què les targetes virtuals poden ser molt útils per a la teva organització són: viatgers habituals que necessiten una facturació centralitzada, candidats en processos de selecció (per a desplaçaments d’entrevistes), estudiants en pràctiques o empleats que només viatgen una o dues vegades l’any i, per tant, no disposen d’una targeta corporativa tradicional.

Quant costa activar les targetes virtuals de Conferma al meu compte de Spotnana?

Contacta amb un agent de Spotnana per obtenir informació sobre els preus.

Hi ha un llistat d’entitats bancàries amb les quals Conferma ja col·labora?

Sí, podeu consultar aquest llistat de partners bancaris de Conferma. Si la vostra entitat no hi apareix, cal que el vostre banc es posi en contacte amb Conferma a banking.partners@conferma.com per iniciar el procés d’incorporació. Tingueu en compte que, en alguns casos, aquest tràmit pot allargar-se entre 6 i 12 mesos, o fins i tot més.

I si el client ja té una relació prèvia amb Conferma?

Si el client ja utilitza Conferma amb una altra eina de reserves en línia i vol passar a utilitzar Spotnana per als pagaments amb targeta virtual, haurà de contactar amb el seu banc per obrir un nou compte de targeta virtual amb Conferma.

Spotnana hauria de posar-se en contacte amb el banc del client per gestionar aquest procés?

No. És el client qui ha d’informar el seu banc que vol iniciar el procés d’incorporació amb Conferma; després, serà el banc qui haurà de contactar amb Conferma directament.

Tasques prèvies a càrrec del client

Destinataris: Clients que volen utilitzar les targetes virtuals de Conferma com a mètode de pagament amb Spotnana

Aquesta secció recull totes les accions que la vostra empresa ha de dur a terme perquè la integració funcioni correctament. Us recomanem completar els passos següents amb antelació per facilitar la integració amb Conferma i l’ús de mètodes de pagament virtuals.

Si teniu previst utilitzar la targeta virtual per pagar lloguers de vehicles, cal que abans hàgiu signat un acord de facturació directa amb l’empresa de lloguer corresponent.

• Comproveu que el vostre banc i la xarxa de targetes siguin compatibles amb Conferma. Podeu consultar-ho a https://www.conferma.com/partners/. Si el vostre bancno té cap relació establerta amb Conferma, serà necessari que el vostre banc es posi en contacte amb Conferma a banking.partners@conferma.com per iniciar el procés (indiqueu-los que ho facin).

• Informeu el vostre banc que voleu posar en marxa un programa de targetes virtuals amb Conferma i demaneu-los que us creïn un compte de targetes virtuals (card pool) de Conferma. Si voleu oferir targetes virtuals tant per a reserves d’hotel com de lloguer de cotxes, caldrà obrir un compte separat per a cada cas (un per a hotels i un altre per a vehicles de lloguer).Poseu-vos en contacte amb Spotnana i faciliteu-nos la informació que es detalla a la taula sota el pas 4 (Spotnana utilitzarà aquesta informació per a la gestió). https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow per configurar aquesta informació amb Conferma):

• Si voleu utilitzar targetes virtuals amb els vostres proveïdors de vehicles de lloguer, també haureu de seguir aquests passos. Per a cada proveïdor de vehicles de lloguer amb qui vulgueu oferir pagaments amb targeta virtual, cal afegir un codi de descompte corporatiu i un identificador virtual de vehicle a l'eina de reserves en línia Spotnana Online Booking Tool. Per fer-ho, seleccioneu Programa al menú superior i, a continuació, escolliu Perfil de l’empresa al menú de l’esquerra i feu clic a la pestanya L1 remarks. A continuació:

  • Desplaceu-vos fins a la secció Codi de descompte corporatiu de vehicles i feu clic a Afegir codi. 

  • Seleccioneu el nom del proveïdor de vehicles de lloguer des del menú. 

  • Introduïu el codi de descompte corporatiu associat a aquest proveïdor al camp corresponent. 

  • Seleccioneu el Només pagaments virtuals casella de selecció. 

  • Aneu cap avall fins a la secció Identificador de targeta virtual de lloguer de vehicle i feu clic a Afegeix codi.

  • Seleccioneu el nom de l’empresa de lloguer de vehicles al menú. 

  • Introdueix l’identificador de targeta virtual que t’ha proporcionat l’empresa de lloguer. Nota: per a Avis, serà el GEB ID). 

  • Feu clic a Desa.

A més, us recomanem avisar els establiments hotelers preferents que esteu implantant el programa de pagament virtual de Conferma. Podeu utilitzar la plantilla de correu electrònic que trobareu a continuació. Aquesta acció és opcional.

Correu electrònic/carta del gestor de viatges als hotels preferents

Destinataris: Gestors de viatges

Des de Spotnana, us recomanem que us poseu en contacte prèviament amb els vostres establiments hotelers de confiança per assegurar-vos que estan preparats per gestionar tant els pagaments virtuals com les estades dels viatgers de la vostra empresa que els utilitzen. A continuació, us facilitem un model de carta que podeu reutilitzar i enviar als vostres hotels preferits. No dubteu a adaptar-la segons les vostres necessitats.

L’objectiu d’aquesta comunicació és informar-los que activareu un sistema de pagament virtual per als vostres viatgers i que espereu la seva col·laboració. Un cop rebin la comunicació, només cal que facin clic a l’enllaç inclòs per verificar que figuren a la base de dades de Conferma Connect, que han triat la seva forma de comunicació preferida i que han proporcionat les dades necessàries per a aquest canal (per exemple, adreça electrònica o número de fax).

Benvolgut/da professional del sector hoteler,

Assumpte: Conferma Connect – Pagament virtual per a hotels

Probablement ja heu notat que cada vegada més es fan servir targetes virtuals per pagar reserves d’hotel. Hem col·laborat amb el nostre soci tecnològic Conferma Pay i amb Spotnana per oferir una opció de pagament més eficient als hotels.

Què és Conferma Connect?

Conferma Connect selecciona automàticament la manera més segura i econòmica d’enviar les instruccions de pagament a l’hotel. Conferma Pay ha desenvolupat una tecnologia que permet transmetre les dades de la targeta a través de diversos canals, incloent-hi ara el correu electrònic segur. La nostra recomanació, com a col·laboradors hotelers, és que opteu pel correu electrònic segur (i eviteu el fax sempre que sigui possible).

Per actualitzar la vostra preferència de comunicació, només cal que ompliu el formulari d’alta en línia:

https://www.confermaconnect.com

Donar-vos d’alta no té cap cost per als hotels i us permet escollir com voleu rebre les comunicacions dels pagaments amb targeta virtual (fax/correu electrònic a recepció, fax/correu electrònic a l’equip de comptabilitat). Això garanteix que tant l’hotel com el client no tinguin cap inconvenient en el moment de la sortida.

Si voleu més informació, podeu consultar la secció de preguntes freqüents de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Us agraïm molt la vostra col·laboració en aquest procés.

Cordialment,

Nom Cognoms

Càrrec i responsabilitat

Empresa

Experiència de flux de treball del viatger

Destinataris: Persones que viatgen i responsables de la gestió de viatges

Els usuaris (tant viatgers com gestors) que hagin de reservar hotels o vehicles de lloguer trobaran un funcionament molt similar al que ja coneixen a l’eina de reserves en línia de Spotnana. El procés és el següent:

1. La persona que viatja cerca l’hotel o el vehicle de lloguer i les dates que necessita.

2. A continuació, selecciona l’hotel i la tarifa de l’habitació, o bé el vehicle i la tarifa corresponent, i continua amb la reserva.

3. Després, cal escollir la forma de pagament per completar la reserva. Segons si la vostra empresa ha establert el mètode de pagament virtual com a obligatorio no (per a l'entitat jurídica a la qual pertany el viatger), el viatger haurà de fer una de les accions següents:

   • Per a reserves d’hotel: 

     • Si la targeta virtual és obligatòria: la persona que viatja ha de clicar la pestanya Targetes virtuals i seleccionar l’única targeta virtual disponible (la requerida).

     • Si la targeta virtual no és obligatòria: es pot triar entre la pestanya Targetes de crèdit o Targetes virtuals i escollir la targeta de crèdit o la targeta virtual que es vulgui utilitzar per a aquesta reserva.

   • Per a reserves de vehicles de lloguer: 

     • Com que la targeta virtual estarà vinculada a un acord de facturació directa amb l’empresa de lloguer de vehicles, no cal seleccionar cap mètode de pagament. Simplement, la persona viatgera pot passar directament a la fase de reserva. 

4. La persona viatgera revisa els càrrecs i fa clic al botó Reserva d’hotel o Reserva de vehicle. Un cop feta la reserva, aquesta queda confirmada i es tramet el pagament (juntament amb una notificació per fax o correu electrònic) al proveïdor.

5. Si cal, la persona viatgera pot visualitzar els últims 4 dígits de la targeta virtual un cop feta la reserva, i podrà veure el número complet de la targeta 24 hores abans de l’entrada a l’hotel o de la recollida del vehicle de lloguer.

Resolució de problemes habituals

A la taula següent trobareu alguns dels problemes més comuns que poden sorgir en utilitzar targetes virtuals de Conferma, així com les solucions recomanades. Moltes d’aquestes incidències es poden resoldre directament des de l’aplicació mòbil de Spotnana o l’eina de reserves en línia. Si no es resol el problema, poseu-vos en contacte amb un agent de Spotnana.

Com eliminar o restringir l’ús d’una configuració de targeta virtual

Seguiu els passos següents per eliminar o restringir l’ús d’una targeta virtual. 

Per eliminar una configuració de targeta virtual per a reserves d’hotel o de vehicle

1. Seleccioneu Programa al menú superior.
2. Seleccioneu Mètodes de pagament des de Pagaments i tarifes al menú de l’esquerra.
3. Fes clic a la pestanya Virtual.
4. Troba la fila on apareix el mètode de pagament virtual que vols eliminar (cada un està activat per a reserves de cotxe o d’hotel).
5. Selecciona Elimina el mètode de pagament al menú de la dreta.
6. Fes clic a Suprimeix per confirmar que vols eliminar el mètode de pagament virtual. Aquesta acció esborrarà completament la configuració de la targeta virtual. 

Per limitar l’ús de la targeta virtual només als agents

Aquesta opció és útil si vols restringir temporalment qui pot utilitzar la targeta, per exemple durant proves o per resoldre incidències.

1. Selecciona Programa al menú superior.
2. Selecciona Mètodes de pagament des de la Gestió de pagaments i tarifes al menú de l’esquerra.
3. Fes clic a la pestanya Virtual .
4. Cerca la fila que correspon a la forma de pagament virtual que vols restringir (cada opció està habilitada per a reserves de cotxe o d’hotel).
5. SeleccionaEdita la forma de pagament al menú de la dreta. S’obrirà la finestra Actualitza la forma de pagament. 
6. Si tens activades les targetes virtuals per a reserves de cotxe i d’hotel, segueix aquests passos:
   1. Fes clic a la icona de llapis que trobaràs al costat de Dades de la targeta.
   2. Comprova que la casella Defineix aquesta targeta com a obligatòria no estigui marcada.
   3. Fes clic a la icona de llapis que trobaràs al costat de Instruccions d’ús de la targeta.
   4. Seleccioneu Només agents al camp Funcions d’usuari.
   5. Al camp Tipus de perfil trieu Convidat personal.
   6. Feu clic a Actualitza. 
   7. Aquests ajustos permeten restringir qui pot utilitzar la targeta, sense necessitat d’eliminar la configuració.
7. Si només heu activat les targetes virtuals per a reserves d’hotel, seguiu aquests passos: 
   1. Feu clic a la icona de llapis (editar) que trobareu al costat de Tipus de producte.
   2. Comproveu que l’interruptor Obligatori estigui desactivat.
   3. Feu clic a la icona de llapis que trobareu al costat de Indiqueu quins tipus d’usuaris poden utilitzar aquesta opció.
   4. Seleccioneu Només agents al menú desplegable.
   5. Feu clic a Actualitza.
   6. A continuació, poseu-vos en contacte amb el vostre gestor de compte de Spotnana perquè només els convidats personals puguin utilitzar aquest mètode de pagament virtual.
   7. Aquests ajustos permetran restringir qui pot fer servir la targeta sense necessitat d’eliminar la configuració.

Informes i facturació

Rebreu periòdicament extractes del vostre banc amb la informació sobre les despeses de viatge associades a l’ús de targetes virtuals per part dels vostres viatgers.Podeu utilitzar aquests extractes (i els rebuts que recullin i enviïn els vostres viatgers) per conciliar les despeses fetes amb targeta virtual. Podeu fer servir la ...Transaccions d’hotel o transaccions de vehicle (disponibles a l’apartat Insights) de l’eina de reserves en línia de Spotnana, que us ajudaran a conciliar les vostres despeses. Si necessiteu informes addicionals per a la conciliació, poseu-vos en contacte amb un agent de Spotnana per sol·licitar accés a Conferma Snap (us facilitaran les credencials d’accés).