Conferma – Cartes virtuelles

TABLE DES MATIÈRES

• Conferma – Cartes virtuelles
  • Introduction
• Foire aux questions (FAQ)
• Tâches préalables pour le client
  • Courriel ou lettre du gestionnaire de voyage aux hôtels préférés
• Expérience du flux de travail du voyageur
  • Dépannage des problèmes courants
• Retirer ou restreindre l’utilisation d’une configuration de carte virtuelle
  • Pour retirer une configuration de carte virtuelle pour les réservations d’hôtel ou de voiture
  • Pour restreindre l’utilisation de la carte virtuelle uniquement aux agents
• Rapports et facturation

Introduction

Spotnana est heureuse d’annoncer l’ajout du paiement par carte virtuelle en partenariat avec Conferma.

• La première section de ce document présente une liste de questions fréquemment posées pour vous familiariser avec le concept des paiements virtuels, leurs avantages pour votre entreprise et vos voyageurs, ainsi que des précisions sur notre partenariat avec Conferma.

• La deuxième section contient une courte liste de tâches préalables à effectuer avant de pouvoir utiliser les paiements virtuels.

• La troisième section décrit les paramètres à configurer dans l’outil de réservation en ligne Spotnana afin d’activer les paiements virtuels pour les réservations de vos voyageurs (par exemple, hôtel, voiture).

• La dernière section illustre l’expérience d’utilisation d’un mode de paiement virtuel pour réserver un hôtel ou une voiture de location pour vos voyageurs dans l’outil de réservation en ligne Spotnana. Cette fonctionnalité est actuellement limitée aux réservations d’hôtels et de voitures.

De plus, le jeu de diapositives joint à cette page (faites défiler jusqu’en bas) vous aidera à mieux comprendre les avantages d’utiliser les cartes virtuelles Conferma avec Spotnana.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Que sont les paiements virtuels ?

Les paiements virtuels sont une méthode de paiement sécuritaire, fiable et rigoureusement contrôlée que vous pouvez offrir aux voyageurs de votre organisation ou à l’extérieur afin de faciliter le paiement des coûts de réservation. Spotnana s’est associée à Conferma pour proposer cette option à ses clients.

Un paiement virtuel est un numéro de carte unique à 15 ou 16 chiffres (ce n’est pas une carte physique) généré numériquement lors du processus de réservation et associé à un utilisateur précis. Ce numéro de « carte » n’est utilisé qu’une seule fois, pour un seul paiement, puis il est désactivé. Aucune carte physique n’existe jamais.

Le paiement virtuel génère également son propre code de sécurité (CVV, CVV2 ou CVC), semblable au numéro à trois chiffres imprimé à l’arrière des cartes de crédit physiques.

Qu’est-ce que Conferma ?

Conferma est un partenaire technologique et un chef de file dans les solutions de paiement virtuel pour l’industrie du voyage. Elle collabore avec plus de 50 banques pour émettre des cartes virtuelles utilisées auprès de son réseau de fournisseurs de voyages dans plus de 200 pays.

Ce qui distingue Conferma des autres plateformes de paiement virtuel, c’est qu’elle émet non seulement le paiement virtuel que Spotnana utilise pour effectuer la réservation (hôtel/voiture), mais elle transmet aussi directement les détails et instructions de paiement au fournisseur, confirmant ainsi la facturation directe. Cela garantit que le voyageur n’a pas à fournir un autre mode de paiement lors de l’enregistrement à l’hôtel ou de la prise de possession de la voiture de location.

Pour plus d’informations, consultez https://conferma.com/

En quoi une carte virtuelle diffère-t-elle d’une carte Ghost ou Lodge ?

Les cartes virtuelles sont similaires, en principe, aux cartes Ghost et Lodge, car elles sont toutes facturées à un compte principal. Cependant, comme les cartes Ghost sont utilisées par plusieurs utilisateurs et pour plusieurs réservations, elles doivent avoir des limites de crédit très élevées. Les cartes virtuelles, étant à usage unique, ont une limite de crédit liée à un seul achat, ce qui permet une gestion plus stricte.

Une autre différence est que les cartes Ghost sont utilisées à plusieurs reprises. Elles peuvent donc être facilement compromises et doivent alors être désactivées et remplacées. Les cartes virtuelles sont à usage unique et comportent une limite de crédit restreinte, ce qui réduit considérablement le risque de fraude. De plus, les cartes Ghost exigent que le personnel administratif concilie les relevés centralisés et attribue les frais aux personnes ou centres de coûts concernés. Comme les numéros de cartes virtuelles sont uniques et associés à un utilisateur précis, l’attribution est simple et la sécurité plus facile à gérer, ce qui réduit les coûts administratifs continus.

De plus, les cartes Ghost nécessitent que les numéros CVV soient largement partagés dans l’entreprise, ce qui compromet la sécurité. Les cartes virtuelles génèrent plutôt un CVV à usage unique, avec un accès limité.

Quels sont les avantages ?

Les cartes virtuelles et les méthodes de paiement offrent de nombreux avantages. Voici quelques points clés :

• Processus Direct Bill amélioré : Le processus de paiement virtuel est automatisé, sécurisé et facile à rapprocher avec les services financiers. Lorsque vous utilisez ce mode de paiement, le numéro de carte de crédit est automatiquement transmis au fournisseur (hôtel, voiture de location) selon sa méthode de communication préférée (courriel, télécopieur, API). Ainsi, le voyageur n’a pas à présenter de mode de paiement lors de l’enregistrement à l’hôtel ou de la prise de la voiture de location (et il n’y a pas de Direct Bill puisque le fournisseur reçoit le paiement de la compagnie de carte de crédit). De plus, contrairement à la facturation directe, le rapprochement des paiements virtuels est automatisé puisque chaque carte est liée à un compte spécifique.

• Possibilité de prendre en charge les non-employés, contractuels, candidats : Le paiement virtuel permet aux entreprises de couvrir à l’avance les frais de leurs voyageurs (sans qu’ils aient à utiliser leur carte personnelle). Comme de nombreux fournisseurs exigent un numéro CVV (souvent inconnu des voyageurs et difficile à communiquer pour des raisons de sécurité), les cartes fantômes seules ne suffisent pas pour ce cas d’utilisation.

• Aucune carte d’entreprise requise pour les voyageurs occasionnels : Le paiement virtuel vous permet d’éviter d’émettre des cartes d’entreprise aux utilisateurs qui voyagent seulement une ou deux fois par année.

• Sécurité accrue : Le risque de fraude est plus élevé lorsqu’il y a une carte physique. Les cartes virtuelles ont des limites de dépenses prédéfinies ainsi que des périodes d’utilisation fixes, donc même si une autre personne obtient le numéro, l’exposition demeure limitée.

Qu’est-ce que Conferma Connect ?

Conferma Connect est la base de données hôtelière exclusive de Conferma où sont conservés les détails des établissements hôteliers et leurs préférences de communication (courriel, télécopieur, API). Elle fait partie du mécanisme qui facilite les paiements. Plus précisément, Conferma utilise ce produit pour envoyer les instructions de paiement à l’hôtel.

Conferma Connect n’est pas utilisé pour les fournisseurs de voitures de location.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le schéma ci-dessous présente le déroulement type pour un voyageur qui utilise une carte virtuelle pour payer un hôtel ou une voiture de location. Spotnana facilite les étapes 1, 2 et 4.

Quels types d’utilisateurs utiliseraient les cartes virtuelles (quand et pourquoi) ?

Voici quelques exemples de voyageurs et de situations où les cartes virtuelles peuvent vraiment bénéficier à votre organisation : voyageurs réguliers nécessitant une facturation centralisée, candidats à l’embauche (pour les déplacements liés aux entrevues), stagiaires ou employés qui voyagent seulement 1 à 2 fois par année et qui n’ont donc pas reçu de carte d’entreprise traditionnelle.

Quel est le coût pour activer les cartes virtuelles Conferma sur mon compte Spotnana ?

Communiquez avec un agent Spotnana pour obtenir des détails sur la tarification.

Existe-t-il une liste des partenaires bancaires avec lesquels Conferma travaille déjà ?

Oui, consultez cette liste de partenaires bancaires de Conferma. Si votre banque ne figure pas sur cette liste, demandez à votre banque de communiquer avec Conferma à banking.partners@conferma.com pour amorcer le processus d’intégration. Veuillez noter que, dans certains cas, ce processus peut prendre de 6 à 12 mois ou plus.

Que faire si le client a déjà une relation avec Conferma ?

Si le client utilise déjà Conferma avec un autre outil de réservation en ligne et souhaite passer à Spotnana comme outil de réservation en ligne pour les paiements par carte virtuelle, il doit contacter sa banque pour ouvrir un nouveau compte de carte virtuelle avec Conferma.

Spotnana doit-elle contacter les banques du client pour mettre cela en place ?

Non. Le client doit informer sa banque qu’il souhaite amorcer le processus d’intégration avec Conferma, puis la banque du client doit communiquer avec Conferma

Tâches préalables pour le client

Public cible : Clients souhaitant utiliser les méthodes de paiement par cartes virtuelles Conferma avec Spotnana

Cette section concerne toutes les tâches que votre entreprise doit effectuer pour que l’intégration fonctionne comme prévu. Les étapes suivantes doivent être réalisées à l’avance pour soutenir votre intégration avec Conferma et faciliter l’utilisation des méthodes de paiement virtuel.

Si vous utilisez votre carte virtuelle pour payer une voiture de location, vous devez d’abord avoir une entente de facturation directe avec la société de location de voitures.

• Vérifiez que votre banque et le réseau de cartes sont déjà pris en charge par Conferma. Consultez https://www.conferma.com/partners/. Si votre banquen’a pas déjà une relation avec Conferma, votre banque devra communiquer avec Conferma à banking.partners@conferma.com pour initier cette relation (prière de leur demander de le faire).

• Informez votre banque que vous souhaitez mettre en place un programme de carte virtuelle via Conferma et demandez-lui de créer un compte de groupe de cartes Conferma. Si vous souhaitez offrir des cartes virtuelles pour les réservations d’hôtels et de voitures de location, vous devez créer un compte de groupe de cartes distinct pour chaque type (un pour les réservations d’hôtels, un pour les voitures de location).Communiquez avec Spotnana et fournissez-nous les informations du tableau ci-dessous à l’étape 4 (Spotnana utilisera ensuite https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow pour configurer ces informations avec Conferma) :

• Si vous utilisez des cartes virtuelles avec vos fournisseurs de voitures de location, vous devrez également effectuer les étapes suivantes. Pour chaque fournisseur de voitures de location pour lequel vous souhaitez offrir des paiements par carte virtuelle, vous devez ajouter un code de rabais corporatif et un identifiant de paiement virtuel pour voiture dans l’outil de réservation en ligne Spotnana Online Booking Tool. Pour ce faire, sélectionnez Programme dans le menu du haut, puis sélectionnez Profil de l’entreprise dans le menu de gauche et cliquez sur l’onglet Remarques L1. Ensuite :

  • Faites défiler jusqu’à la section Code de rabais corporatif pour voiture et cliquez sur Ajouter un code. 

  • Sélectionnez le nom du fournisseur de voitures de location dans le menu. 

  • Saisissez le code de rabais corporatif associé à ce fournisseur dans le champ prévu à cet effet. 

  • Cochez la case Paiements virtuels seulement . 

  • Faites défiler jusqu’à la section Numéro d’identification de paiement virtuel pour voiture et cliquez sur Ajouter un code.

  • Sélectionnez le nom du fournisseur de voitures de location dans le menu. 

  • Saisissez le numéro d’identification de carte virtuelle fourni par votre fournisseur de voitures de location. Remarque : pour Avis, il s’agit de l’ID GEB). 

  • Cliquez sur Enregistrer.

De plus, nous vous recommandons d’aviser tout hôtel préféré que vous déployez le programme de paiement virtuel Conferma. Utilisez le modèle de courriel ci-dessous. Cette étape est facultative.

Courriel/lettre du gestionnaire de voyage aux hôtels préférés

Destinataires : gestionnaires de voyage

Spotnana recommande de contacter à l’avance vos hôtels préférés afin de vous assurer qu’ils sont prêts à accepter les paiements virtuels ainsi que les voyageurs de votre entreprise qui les utilisent. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre que vous pouvez réutiliser et envoyer à vos établissements préférés. N’hésitez pas à la modifier au besoin.

Le but de cette communication est de vous informer que vous allez déployer un programme de paiement virtuel pour vos voyageurs et que vous comptez sur leur soutien à cet égard. Il leur suffit alors de cliquer sur le lien inclus dans cette communication afin de s’assurer qu’ils figurent dans la base de données Conferma Connect, que leur mode de communication préféré a été sélectionné et que les renseignements nécessaires pour ce mode ont été fournis (exemple : adresse courriel ou numéro de télécopieur).

Cher partenaire hôtelier,

Objet : Conferma Connect – Paiement virtuel pour les hôtels

Vous savez déjà que l’utilisation des cartes virtuelles pour traiter les paiements des réservations d’hôtel est en croissance. Nous avons collaboré avec notre partenaire technologique Conferma Pay et Spotnana afin d’offrir une option de paiement hôtelier plus efficace pour les hôtels.

Qu’est-ce que Conferma Connect ?

Conferma Connect identifiera automatiquement la façon la plus sécuritaire et économique de transmettre les instructions de paiement à l’hôtel. Conferma Pay a développé une technologie permettant de transmettre les détails de la carte par plusieurs méthodes, incluant maintenant un courriel sécurisé. Nous privilégions, pour vous notre partenaire hôtelier, l’envoi par courriel sécurisé (et non par télécopieur).

Pour mettre à jour votre préférence de communication, veuillez remplir le formulaire d’adhésion en ligne :

https://www.confermaconnect.com

L’adhésion est gratuite pour les hôtels et vous permet de choisir le mode de communication pour les paiements par carte virtuelle (télécopieur/courriel à la réception, télécopieur/courriel à l’équipe de comptabilité). Cela garantit qu’il n’y aura aucun problème pour vous ou l’invité lors du départ.

Pour plus d’informations, consultez la FAQ de Conferma Connect : https://www.confermaconnect.com/en/help

Nous vous remercions grandement de votre soutien dans cette démarche.

Cordialement,

Nom Prénom

Rôle et responsabilité

Entreprise

Expérience du flux de travail du voyageur

Public cible : voyageurs et organisateurs

Vos utilisateurs (voyageurs ou organisateurs) qui doivent réserver des hôtels ou des voitures de location vivront une expérience très similaire à celle qu’ils connaissent déjà dans l’outil de réservation en ligne Spotnana. Le processus est le suivant :

1. Le voyageur recherche l’hôtel ou la voiture de location souhaité ainsi que les dates.

2. Le voyageur sélectionne l’hôtel et le tarif de chambre ou la voiture de location et le tarif désirés, puis procède à la réservation.

3. Le voyageur doit ensuite choisir un mode de paiement pour la réservation. Selon que votre entreprise a défini ou non la méthode de paiement virtuelle comme obligatoire (pour l’entité légale à laquelle le voyageur appartient), le voyageur devra alors effectuer l’une des actions suivantes :

   • Pour les réservations d’hôtel :

     • Si la carte virtuelle est définie comme obligatoire : le voyageur clique sur l’onglet Cartes virtuelles et sélectionne la seule carte virtuelle disponible (celle qui est obligatoire).

     • Si la carte virtuelle n’est pas obligatoire : le voyageur peut cliquer sur l’onglet Cartes de crédit ou Cartes virtuelles, puis sélectionner la carte de crédit ou la carte virtuelle qu’il souhaite utiliser pour cette réservation.

   • Pour les réservations de voiture de location :

     • Comme la carte virtuelle sera liée à une entente de facturation directe avec la compagnie de voiture de location, aucun mode de paiement n’a besoin d’être sélectionné. Le voyageur doit simplement passer à l’étape de réservation.

4. Le voyageur vérifie les frais et clique sur le bouton Réserver l’hôtel ou Réserver la voiture. La réservation est confirmée et le paiement (ainsi qu’une communication par télécopieur ou courriel) est envoyé au fournisseur.

5. Au besoin, le voyageur peut afficher les 4 derniers chiffres de la carte virtuelle une fois la réservation effectuée et peut afficher le numéro complet de la carte 24 heures avant l’enregistrement à l’hôtel ou la prise de possession de la voiture de location.

Dépannage des problèmes courants

Le tableau ci-dessous présente certains problèmes potentiels que les voyageurs peuvent rencontrer lors de l’utilisation de cartes virtuelles Conferma, ainsi que des solutions suggérées. Plusieurs de ces problèmes peuvent être résolus directement par les voyageurs à l’aide de l’application mobile Spotnana ou de l’outil de réservation en ligne. Si cela ne règle pas le problème, veuillez communiquer avec un agent Spotnana.

Retirer ou restreindre l’utilisation d’une configuration de carte virtuelle

Utilisez les procédures ci-dessous pour retirer ou restreindre l’utilisation d’une carte virtuelle.

Pour retirer une configuration de carte virtuelle pour les réservations d’hôtel ou de voiture

1. Sélectionnez Programme dans le menu du haut.
2. Sélectionnez Modes de paiement dans le menu Paiement et frais à gauche.
3. Cliquez sur l’onglet Virtuelle.
4. Trouvez la ligne contenant le mode de paiement virtuel que vous souhaitez retirer (chacun est activé pour les réservations de voiture ou d’hôtel).
5. Sélectionnez Retirer le mode de paiement dans le menu à droite.
6. Cliquez sur Supprimer pour confirmer que vous souhaitez supprimer le mode de paiement virtuel. Cette action retirera complètement la configuration de la carte virtuelle.

Pour restreindre l’utilisation de la carte virtuelle uniquement aux agents

Ceci peut être utile si vous souhaitez limiter temporairement l’accès à la carte (par exemple, pour des tests ou du dépannage).

1. Sélectionnez Programme dans le menu du haut.
2. Sélectionnez Modes de paiement dans le menu Paiement et frais à gauche.
3. Cliquez sur l’onglet Virtuel.
4. Trouvez la ligne contenant le mode de paiement virtuel que vous souhaitez restreindre (chacun est activé pour les réservations de voiture ou d’hôtel).
5. Sélectionnez Modifier le mode de paiement dans le menu à droite. La fenêtre Mettre à jour le mode de paiement s’affichera.
6. Si vous avez activé les cartes virtuelles pour les réservations de voiture et d’hôtel, suivez ces étapes :
   1. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) à côté de Détails de la carte.
   2. Assurez-vous que la case Définir cette carte comme obligatoire n’est pas cochée.
   3. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) à côté de Instructions d’utilisation de la carte.
   4. Réglez le champ Rôles d’utilisateur sur Agents seulement.
   5. Réglez le champ Type de profil sur Invité personnel.
   6. Cliquez sur Mettre à jour. 
   7. Ces paramètres limiteront qui peut utiliser la carte sans avoir à supprimer la configuration.
7. Si vous avez seulement activé les cartes virtuelles pour les réservations d’hôtel, suivez ces étapes :
   1. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) à côté de Types de produits.
   2. Assurez-vous que le bouton Obligatoire est désactivé.
   3. Cliquez sur l’icône de modification (crayon) à côté de Spécifier les types d’utilisateurs.
   4. Sélectionnez Agents seulement dans le menu.
   5. Cliquez sur Mettre à jour.
   6. Communiquez ensuite avec votre gestionnaire de compte Spotnana afin de limiter l’utilisation de ce mode de paiement virtuel aux invités personnels.
   7. Ces paramètres limiteront qui peut utiliser la carte sans avoir à supprimer la configuration.

Rapports et facturation

Vous recevrez régulièrement des relevés de votre banque contenant les dépenses de voyage associées à l’utilisation de cartes virtuelles par vos voyageurs comme mode de paiement. Vous pouvez utiliser ces relevés (ainsi que les reçus que vos voyageurs recueillent et soumettent) pour rapprocher vos dépenses sur carte virtuelle. Vous pouvez utiliser les rapports Transactions d’hôtel ou Transactions de voiture (situés sous Insights) dans l’outil de réservation en ligne Spotnana pour faciliter le rapprochement de vos dépenses. Si vous avez besoin de rapports supplémentaires pour le rapprochement, communiquez avec un agent Spotnana pour demander l’accès à Conferma Snap (il vous fournira les informations de connexion).