Conferma - Tarjetas virtuales

TABLA DE CONTENIDOS

• Conferma - Tarjetas virtuales
  • Introducción
• Preguntas frecuentes (FAQ)
• Tareas previas requeridas para el cliente
  • Correo/Carta del administrador de viajes a hoteles preferidos
• Experiencia del flujo de trabajo del viajero
  • Solución de problemas comunes
• Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
  • Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o auto
  • Para restringir el uso de tarjetas virtuales únicamente a los agentes
• Reportes y facturación

Introducción

Spotnana se complace en presentar el soporte para pagos con tarjeta virtual en colaboración con Conferma.

• La primera sección de este documento contiene una lista de preguntas frecuentes para ayudarle a comprender el concepto de pagos virtuales y las ventajas que ofrecen a su empresa y viajeros, además de algunos detalles sobre por qué elegimos asociarnos con Conferma.

• La segunda sección incluye una breve lista de tareas previas que debe completar antes de comenzar a utilizar pagos virtuales.

• La tercera sección describe las configuraciones que debe ajustar en la herramienta de reservas en línea de Spotnana para habilitar los pagos virtuales en las reservas de sus viajeros (por ejemplo, hotel, auto).

• La última sección ilustra cómo será la experiencia de utilizar un método de pago virtual para reservar un hotel o auto de alquiler para sus viajeros en la herramienta de reservas en línea de Spotnana. Actualmente, esta funcionalidad está limitada a reservas de hotel y auto.

Además, el conjunto de diapositivas adjunto a esta página (desplácese hasta la parte inferior) puede ayudarle a conocer más sobre las ventajas de utilizar tarjetas virtuales de Conferma con Spotnana.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los pagos virtuales?

Los pagos virtuales son un método de pago seguro, protegido y estrictamente gestionado que usted puede ofrecer a los viajeros dentro o fuera de su organización para facilitar el pago sin inconvenientes de los costos de la reserva. Spotnana se ha asociado con Conferma para proporcionar esta opción de pago a nuestros clientes.

Un pago virtual es un número de tarjeta único de 15 o 16 dígitos (no es una tarjeta física) generado digitalmente durante el proceso de reserva y asociado a un usuario específico. Este número de “tarjeta” se utiliza solo una vez, para un solo pago, y luego se desactiva. Nunca existe una tarjeta física.

El pago virtual también genera su propio código de seguridad (CVV, CVV2 o CVC), similar al número de tres dígitos impreso en la parte posterior de las tarjetas de crédito físicas.

¿Quién es Conferma?

Conferma es un socio tecnológico y proveedor líder de soluciones de pago virtual en la industria de viajes. Trabaja con más de 50 bancos para emitir tarjetas virtuales que se utilizan dentro de su red de proveedores de viajes en más de 200 países.

Lo que distingue a Conferma de otras plataformas de pago virtual es que no solo emite el pago virtual que Spotnana utiliza para realizar la reserva (hotel/auto), sino que también envía los detalles de pago e instrucciones directamente al proveedor, confirmando esencialmente la facturación directa. Esto garantiza que el viajero no tenga que proporcionar una forma alternativa de pago al registrarse en el hotel o recoger el auto de alquiler.

Para más información, consulte https://conferma.com/

¿En qué se diferencia una tarjeta virtual de una tarjeta Ghost o Lodge?

Las tarjetas virtuales son conceptualmente similares a las tarjetas Ghost y Lodge, ya que ambas se facturan de manera centralizada a una cuenta principal. Sin embargo, como las tarjetas Ghost se utilizan para varios usuarios y reservas, deben configurarse con límites de crédito muy altos. Dado que las tarjetas virtuales se usan solo una vez, el límite de crédito está vinculado a una sola compra y, por lo tanto, se gestiona de manera estricta.

Otra diferencia es que las tarjetas Ghost se utilizan más de una vez. Como resultado, pueden ser fácilmente comprometidas y deben ser desactivadas y reemplazadas. Las tarjetas virtuales son de un solo uso y emplean un límite de crédito restringido. Por lo tanto, la exposición al fraude es mínima. Además, las tarjetas Ghost requieren que el personal administrativo concilie el estado de cuenta centralizado y asigne los cargos a los individuos o centros de costo correspondientes. Como los números de tarjetas virtuales son únicos y están asociados a un usuario específico, la asignación es sencilla y la seguridad se gestiona más fácilmente. Esto resulta en menores costos administrativos continuos.

Además, las tarjetas Ghost requieren que los números CVV se compartan ampliamente en la empresa, lo que compromete la seguridad. Las tarjetas virtuales, en cambio, solo generan un CVV de un solo uso con acceso limitado.

¿Cuáles son los beneficios?

Las tarjetas virtuales y los métodos de pago ofrecen muchas ventajas. Algunas de las principales se enumeran a continuación:

• Proceso mejorado de Facturación Directa: El proceso de pago virtual está automatizado, es seguro y facilita la conciliación con los departamentos de Finanzas. Al utilizar esta forma de pago, el número de tarjeta de crédito se envía automáticamente al proveedor (hotel, auto de alquiler) mediante su método de comunicación preferido (correo electrónico, fax o API). Como resultado, no se requiere que el viajero presente una forma de pago al registrarse en el hotel o al recoger el auto de alquiler (y no hay facturación directa porque el proveedor recibe el pago directamente de la compañía de la tarjeta de crédito). Además, a diferencia de la facturación directa, la conciliación de pagos virtuales es automática porque cada tarjeta está vinculada a una cuenta específica.

• Capacidad para admitir no empleados, contratistas, candidatos: El pago virtual permite a las empresas cubrir los costos de sus viajeros por adelantado (sin que ellos tengan que usar su tarjeta personal). Dado que muchos proveedores requieren un número CVV (que a menudo los viajeros desconocen y no puede compartirse fácilmente por motivos de seguridad), las tarjetas fantasma por sí solas no pueden atender adecuadamente este caso de uso.

• No es necesario emitir tarjetas corporativas para viajeros poco frecuentes: El pago virtual le permite evitar la emisión de tarjetas corporativas a usuarios que solo viajan una o dos veces al año.

• Mejora en la seguridad: El riesgo de fraude es mayor cuando se utiliza una tarjeta física. Las tarjetas virtuales tienen límites de gasto predefinidos, así como periodos de uso determinados, por lo que incluso si otra persona obtiene el número, la exposición es limitada.

¿Qué es Conferma Connect?

Conferma Connect es la base de datos de hoteles propia de Conferma, donde se almacenan los detalles de las propiedades hoteleras y las preferencias de comunicación (correo electrónico, fax, API), y forma parte del mecanismo mediante el cual se facilitan los pagos. Específicamente, Conferma utiliza este producto para enviar instrucciones de pago al hotel.

Conferma Connect no se utiliza para proveedores de autos de alquiler.

¿Cómo funciona?

El siguiente diagrama muestra el flujo de trabajo típico para un viajero que utiliza una tarjeta virtual para pagar un hotel o un auto de alquiler. Spotnana facilita los pasos 1, 2 y 4.

¿Qué tipo de usuarios utilizarían Tarjetas Virtuales (cuándo y por qué)?

Algunos de los tipos de viajeros y casos de uso en los que las Tarjetas Virtuales pueden beneficiar realmente a su organización son: viajeros frecuentes que requieren un mecanismo de facturación central, candidatos a empleo (para viajes relacionados con entrevistas), pasantes o empleados que solo viajan una o dos veces al año y, por lo tanto, no han recibido una tarjeta corporativa tradicional.

¿Cuánto cuesta tener habilitadas las Tarjetas Virtuales de Conferma en mi cuenta de Spotnana?

Comuníquese con un agente de Spotnana para obtener información sobre los precios.

¿Existe una lista de bancos asociados con los que Conferma ya trabaja?

Sí, consulte esta lista de bancos asociados de Conferma. Si su banco no aparece en esa lista, solicite que el banco se comunique con Conferma al correo banking.partners@conferma.com para iniciar el proceso de incorporación. Tenga en cuenta que, en algunos casos, este proceso puede tardar de 6 a 12 meses o más en completarse.

¿Qué sucede si el cliente ya tiene una relación vigente con Conferma?

Si el cliente ya utiliza Conferma con otra herramienta de reservas en línea y desea cambiar a Spotnana como su herramienta de reservas en línea para pagos con tarjeta virtual, debe solicitar a su banco la configuración de una nueva cuenta de tarjeta virtual con Conferma.

¿Spotnana debe comunicarse con los bancos del cliente para configurar esto?

No. El cliente debe informar a su banco que desea iniciar el proceso de incorporación con Conferma y posteriormente el banco del cliente debe comunicarse con Conferma

Tareas previas del cliente

Audiencia: Clientes que desean utilizar métodos de pago con tarjetas virtuales de Conferma en Spotnana

Esta sección corresponde a todas las tareas que su empresa debe realizar para que la integración funcione correctamente. Los siguientes pasos deben completarse previamente para respaldar su integración con Conferma y facilitar el uso de métodos de pago virtuales.

Si va a utilizar su tarjeta virtual para pagos de autos de alquiler, debe contar previamente con un acuerdo de facturación directa con la empresa de autos de alquiler.

• Verifique que su banco y la red de tarjetas ya estén admitidos por Conferma. Consulte https://www.conferma.com/partners/. Si su bancono tiene una relación vigente con Conferma, su banco deberá comunicarse con Conferma al correo banking.partners@conferma.com para iniciar dicha relación (por favor indíqueles que lo hagan).

• Avise a su banco que desea implementar un programa de tarjeta virtual a través de Conferma y solicite que le creen una cuenta de grupo de tarjetas de Conferma. Si va a ofrecer tarjetas virtuales tanto para reservas de hotel como de auto de alquiler, debe crear una cuenta de grupo de tarjetas separada para cada una (una para reservas de hotel y otra para autos de alquiler).Contacte a Spotnana y proporciónenos la información que se indica en la tabla debajo del paso 4 (Spotnana luego usará https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow para configurar esta información con Conferma):

• Si va a utilizar tarjetas virtuales con sus proveedores de autos de alquiler, también deberá completar los siguientes pasos. Para cada proveedor de autos de alquiler para el cual planea ofrecer pagos con tarjeta virtual, debe agregar un código de descuento corporativo y un ID de auto de pago virtual en la Online Booking Tool de Spotnana. Para hacerlo, seleccione Program en el menú superior, luego seleccione Company profile en el menú lateral izquierdo y haga clic en la pestaña L1 remarks. Luego:

  • Desplácese hacia abajo hasta la sección Car corporate discount code y haga clic en Add code. 

  • Seleccione el nombre del proveedor de autos de alquiler en el menú. 

  • Ingrese el código de descuento corporativo asociado con ese proveedor en el campo correspondiente. 

  • Seleccione la casilla Virtual Payments Only. 

  • Desplácese hacia abajo hasta la sección Virtual pay car ID number y haga clic en Add code.

  • Seleccione el nombre del proveedor de autos de alquiler en el menú. 

  • Ingrese el número de ID de tarjeta virtual proporcionado por su proveedor de autos de alquiler. Nota: para Avis, este será el GEB ID). 

  • Haga clic en Save.

Además, le recomendamos notificar a cualquier hotel preferido que está implementando el programa de pago virtual de Conferma. Utilice la plantilla de correo electrónico proporcionada a continuación. Esto es opcional.

Correo electrónico/carta del gerente de viajes a hoteles preferidos

Audiencia: Gerentes de viajes

Spotnana recomienda contactar previamente a sus hoteles preferidos para asegurarse de que estén preparados para aceptar tanto pagos virtuales como a los viajeros de su empresa que los utilicen. A continuación, se incluye una carta de ejemplo que puede reutilizar y enviar a sus hoteles preferidos. Si lo desea, puede editarla según sus necesidades.

El propósito de esta comunicación es informarle que se implementará un programa de pago virtual para sus viajeros y que esperamos contar con su apoyo en este proceso. Todo lo que debe hacer es hacer clic en el enlace incluido en esta comunicación para asegurarse de que está en la base de datos de Conferma Connect, que ha seleccionado su método de comunicación preferido y que ha proporcionado los datos necesarios para ese método (por ejemplo: dirección de correo electrónico o número de fax).

Estimado hotelero:

Asunto: Conferma Connect - Pago virtual para hoteles

Usted ya estará al tanto del creciente uso de tarjetas virtuales para procesar pagos de reservas de hotel. Hemos estado trabajando con nuestro socio tecnológico Conferma Pay y Spotnana para ofrecer una opción de pago de hotel más eficiente para los hoteles.

¿Qué es Conferma Connect?

Conferma Connect identificará automáticamente la forma más segura y económica de comunicar las instrucciones de pago al hotel. Conferma Pay ha desarrollado tecnología para transmitir los datos de la tarjeta mediante varios métodos, que ahora incluyen un correo electrónico seguro. Nuestra preferencia para usted, como socio hotelero, es que esto se realice mediante un correo electrónico seguro (y no por fax).

Para actualizar su preferencia de comunicación, complete el Formulario de Inscripción en línea:

https://www.confermaconnect.com

La inscripción es gratuita para los hoteles y le permite seleccionar la forma de comunicación para los pagos con tarjeta virtual (fax/correo electrónico a la recepción, fax/correo electrónico al equipo de contabilidad). Esto asegura que no haya inconvenientes para usted ni para el invitado al momento del check-out.

Para más información, consulte las Preguntas frecuentes de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Agradecemos mucho su apoyo en esta actividad.

Atentamente,

Nombre Apellido

Responsabilidad del rol

Empresa

Experiencia de flujo de trabajo del viajero

Audiencia: Viajeros y organizadores

Sus usuarios (viajeros u organizadores) que necesiten reservar hoteles o autos de alquiler tendrán una experiencia muy similar a la que ya conocen en la Herramienta de Reservas en Línea de Spotnana. El proceso es el siguiente:

1. El viajero busca el hotel o auto de alquiler y las fechas deseadas.

2. El viajero selecciona el hotel y la tarifa de habitación deseada, o el auto de alquiler y la tarifa correspondiente, y procede a realizar la reserva.

3. Luego, el viajero debe seleccionar un método de pago que se utilizará para la reserva. Dependiendo de si su empresa ha configurado el método de pago virtual como obligatorio o no (para la entidad legal a la que pertenece el viajero), el viajero deberá hacer lo siguiente:

   • Para reservas de hotel: 

     • Si la tarjeta virtual está configurada como obligatoria: El viajero debe hacer clic en la pestaña Tarjetas virtuales y seleccionar la única tarjeta virtual disponible (la obligatoria).

     • Si la tarjeta virtual no está configurada como obligatoria: El viajero puede hacer clic en la pestaña Tarjetas de crédito o Tarjetas virtuales y luego seleccionar la tarjeta de crédito o tarjeta virtual específica que desea usar para esta reserva.

   • Para reservas de auto de alquiler: 

     • Dado que la tarjeta virtual estará vinculada a un acuerdo de facturación directa con la compañía de autos de alquiler, no es necesario seleccionar un método de pago. El viajero simplemente debe continuar con el proceso de reserva.

4. El viajero revisa los cargos y hace clic en el botón Reservar hotel o Reservar auto. La reserva queda confirmada y el pago (así como una comunicación por fax o correo electrónico) se envía al proveedor.

5. Si es necesario, el viajero puede mostrar los últimos 4 dígitos de la tarjeta virtual una vez realizada la reserva y puede mostrar el número completo de la tarjeta 24 horas antes del check-in en el hotel o de la recogida del auto de alquiler.

Solución de problemas comunes

La siguiente tabla enumera algunos posibles problemas que los viajeros pueden experimentar al usar tarjetas virtuales de Conferma y las soluciones sugeridas para estos casos. Muchos de estos problemas pueden ser resueltos por los propios viajeros utilizando la aplicación móvil de Spotnana o la Herramienta de Reserva en Línea. En los casos en que esto no resuelva el problema, por favor comuníquese con un agente de Spotnana.

Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual

Utilice los procedimientos a continuación para eliminar o restringir el uso de una tarjeta virtual.

Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o auto

1. Seleccione Programa en el menú superior.
2. Seleccione Métodos de pago en el menú Pago y tarifas en el lado izquierdo.
3. Haga clic en la pestaña Virtual.
4. Ubique la fila que contiene el método de pago virtual que desea eliminar (cada uno está habilitado para reservas de auto o de hotel).
5. Seleccione Eliminar método de pago en el menú de la derecha.
6. Haga clic en Eliminar para confirmar que desea eliminar el método de pago virtual. Esto eliminará por completo la configuración de la tarjeta virtual.

Para restringir el uso de la tarjeta virtual únicamente a los agentes

Esto puede ser útil cuando desea limitar temporalmente quién tiene acceso a la tarjeta (por ejemplo, para pruebas o resolución de problemas).

1. Seleccione Programa en el menú superior.
2. Seleccione Métodos de pago en el menú Pago y tarifas ubicado en el lado izquierdo.
3. Haga clic en la pestaña Virtual.
4. Ubique la fila que contiene el método de pago virtual que desea restringir (cada uno está habilitado para reservas de auto o hotel).
5. Seleccione Editar método de pago en el menú de la derecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar método de pago.
6. Si ha habilitado tarjetas virtuales para reservas de auto y hotel, siga estos pasos:
   1. Haga clic en el ícono de edición (lápiz) junto a Detalles de la tarjeta.
   2. Asegúrese de que la casilla Establecer esta tarjeta como obligatoria no esté seleccionada.
   3. Haga clic en el ícono de edición (lápiz) junto a Instrucciones de uso de la tarjeta.
   4. Establezca el campo Roles de usuario en Solo agentes.
   5. Establezca el campo Tipo de perfil en Invitado personal.
   6. Haga clic en Actualizar. 
   7. Estas configuraciones limitarán quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.
7. Si solo habilitó tarjetas virtuales para reservas de hotel, siga estos pasos:
   1. Haga clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Tipos de producto.
   2. Asegúrese de que el interruptor Requerido esté desactivado.
   3. Haga clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Especificar los tipos de usuarios.
   4. Seleccione Solo agentes en el menú.
   5. Haga clic en Actualizar.
   6. Luego, comuníquese con su gerente de cuenta de Spotnana para limitar el uso de este método de pago virtual a invitados personales.
   7. Estas configuraciones limitarán quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.

Informes y facturación

Usted recibirá estados de cuenta regulares de su banco que contienen el gasto de viajes asociado al uso de tarjetas virtuales por parte de sus viajeros como método de pago. Puede utilizar estos estados de cuenta (y los recibos que sus viajeros recopilan y envían) para conciliar su gasto con tarjeta virtual. Puede utilizar los reportes de Transacciones de hotel o Transacciones de auto (disponibles en Insights) en la herramienta de reservas en línea de Spotnana para ayudar con la conciliación de su gasto. Si necesita reportes adicionales para ayudar con la conciliación, comuníquese con un agente de Spotnana para solicitar acceso a Conferma Snap (ellos le proporcionarán las credenciales para iniciar sesión).