Conferma - כרטיסים וירטואליים

תוכן העניינים

• Conferma - כרטיסים וירטואליים
  • הקדמה
• שאלות נפוצות
• משימות מקדימות ללקוח
  • דוא"ל/מכתב ממנהל נסיעות למלונות מועדפים
• חוויית תהליך ההזמנה למטייל
  • פתרון תקלות נפוצות
• הסרה או הגבלת השימוש בהגדרת כרטיס וירטואלי
  • הסרת הגדרת כרטיס וירטואלי להזמנות מלון או רכב
  • הגבלת השימוש בכרטיס וירטואלי לסוכנים בלבד
• דיווח וחיוב

הקדמה

Spotnana שמחה להציג אפשרות תשלום בכרטיסים וירטואליים בשיתוף עם Conferma.

• החלק הראשון במסמך מרכז שאלות נפוצות שיעזרו לכם להכיר את עולם התשלומים הווירטואליים, להבין את היתרונות לעסק ולמטיילים, וגם מסביר מדוע בחרנו בשותפות עם Conferma.

• החלק השני כולל רשימה קצרה של משימות שיש להשלים לפני תחילת השימוש בתשלומים וירטואליים.

• החלק השלישי מפרט אילו הגדרות יש להגדיר במערכת ההזמנות של Spotnana כדי לאפשר תשלומים וירטואליים בהזמנות של המטיילים (למשל מלון או רכב).

• החלק האחרון מציג כיצד נראית חוויית ההזמנה למטיילים כאשר הם משתמשים בתשלום וירטואלי להזמנת מלון או רכב שכור במערכת Spotnana. אפשרות זו זמינה כרגע רק להזמנות מלון ורכב.

בנוסף, מצורפת בתחתית העמוד מצגת עם הסברים נוספים על יתרונות השימוש בכרטיסים הווירטואליים של Conferma עם Spotnana.

שאלות נפוצות

מהם תשלומים וירטואליים?

תשלומים וירטואליים הם שיטת תשלום בטוחה ומבוקרת, שניתן להציע למטיילים בארגון ומחוצה לו, כדי לאפשר תשלום נוח עבור הזמנות. Spotnana משתפת פעולה עם Conferma כדי להציע ללקוחותיה את אפשרות התשלום הזו.

תשלום וירטואלי הוא מספר כרטיס ייחודי בן 15 או 16 ספרות (שאינו כרטיס פיזי), שנוצר דיגיטלית במהלך ההזמנה ומקושר למשתמש מסוים. המספר הזה משמש לתשלום בודד בלבד ולאחר מכן מבוטל. אין כרטיס פיזי כלל.

לתשלום הווירטואלי נוצר גם קוד אבטחה (CVV, CVV2 או CVC), בדומה לשלוש הספרות שמופיעות בגב כרטיסי אשראי רגילים.

מי זו Conferma?

Conferma היא שותפה טכנולוגית מובילה לפתרונות תשלום וירטואליים בענף הנסיעות. החברה עובדת עם יותר מ-50 בנקים ומנפיקה כרטיסים וירטואליים לשימוש ברשת ספקי הנסיעות שלה בלמעלה מ-200 מדינות.

מה שמייחד את Conferma לעומת פלטפורמות אחרות הוא שהיא לא רק מנפיקה את הכרטיס הווירטואלי שבו Spotnana משתמשת להזמנה (מלון/רכב), אלא גם שולחת את פרטי התשלום וההוראות ישירות לספק, כך שהתשלום מאושר מראש. כך המטייל לא צריך להציג אמצעי תשלום נוסף בצ'ק-אין במלון או באיסוף רכב שכור. 

למידע נוסף, ראו https://conferma.com/

מה ההבדל בין כרטיס וירטואלי לכרטיס Ghost/Lodge?

כרטיסים וירטואליים דומים במבנה שלהם לכרטיסי Ghost ולכרטיסי Lodge, בכך שכולם מחויבים לחשבון מרכזי. אך כרטיסי Ghost משמשים להזמנות רבות ולמספר משתמשים, ולכן נדרשים להם מסגרות אשראי גבוהות מאוד. כרטיסים וירטואליים משמשים לתשלום אחד בלבד, והמסגרת מותאמת לרכישה הספציפית, כך שהשליטה גבוהה יותר.

הבדל נוסף הוא שכרטיסי Ghost משמשים מספר פעמים, ולכן חשופים יותר לסיכוני אבטחה ודורשים ביטול והנפקה מחדש במקרה של פגיעה. כרטיסים וירטואליים הם חד-פעמיים ומוגבלים בסכום, כך שהסיכון להונאה נמוך מאוד. בנוסף, כרטיסי Ghost דורשים עבודה ידנית של צוות הנהלת חשבונות לפירוט החיובים, בעוד שכרטיסים וירטואליים מקושרים למשתמש מסוים, מה שמפשט את ההתאמה ומפחית עלויות ניהול.

בנוסף, כרטיסי Ghost דורשים שיתוף נרחב של קוד CVV ברחבי הארגון, מה שפוגע באבטחה. בכרטיסים וירטואליים נוצר קוד CVV חד-פעמי עם גישה מוגבלת בלבד.

מהם היתרונות?

שיטות תשלום וירטואליות מציעות יתרונות רבים. הנה כמה מהעיקריים:

• שיפור תהליך חיוב ישיר לספק: התהליך אוטומטי, מאובטח וקל להתאמה מול הנהלת חשבונות. פרטי הכרטיס מועברים אוטומטית לספק (מלון, חברת השכרה) בדרך המועדפת עליו (דוא"ל, פקס, API), כך שהמטייל לא צריך להציג אמצעי תשלום בצ'ק-אין או באיסוף רכב. בנוסף, ההתאמה פשוטה כי כל כרטיס משויך לחשבון מסוים.

• אפשרות לתשלום עבור קבלני משנה, מועמדים לעבודה ואורחים: תשלום וירטואלי מאפשר לחברה לשלם מראש עבור המטיילים (בלי צורך בכרטיס האישי שלהם). מאחר שספקים רבים דורשים קוד CVV (שלעיתים אינו ידוע או לא ניתן לשיתוף מסיבות אבטחה), כרטיסי Ghost לא תמיד מתאימים למקרה זה.

• אין צורך להנפיק כרטיסי חברה למטיילים מזדמנים: תשלום וירטואלי מייתר את הצורך להנפיק כרטיסי חברה לעובדים שטסים פעם-פעמיים בשנה בלבד.

• אבטחה משופרת: כאשר יש כרטיס פיזי, יש יותר סיכוי להונאה. בכרטיסים וירטואליים מגבילים מראש את הסכום ואת משך הזמן לשימוש, כך שגם אם הפרטים דלפו, הסיכון מוגבל.

מה זה Conferma Connect?

Conferma Connect היא מערכת ניהול נתוני מלונות של Conferma, שבה נשמרים פרטי המלון והעדפות התקשורת (דוא"ל, פקס, API), ומהווה חלק מהתהליך להעברת התשלום. באמצעותה Conferma שולחת את הוראות התשלום למלון.

Conferma Connect אינה משמשת לספקי השכרת רכב.

איך זה עובד?

התרשים למטה מציג את התהליך הממוצע של מטייל שמשלם באמצעות כרטיס וירטואלי להזמנת מלון או רכב. Spotnana מטפלת בשלבים 1, 2 ו- 4.

מי משתמש בכרטיסים וירטואליים ומתי כדאי להשתמש בהם?

הכרטיסים הווירטואליים מתאימים במיוחד למטיילים קבועים שזקוקים למנגנון חיוב מרכזי, למועמדים שמגיעים לראיונות, מתמחים, או עובדים שטסים לעיתים רחוקות ולכן לא קיבלו כרטיס חברה רגיל.

כמה עולה להפעיל כרטיסים וירטואליים של Conferma בחשבון Spotnana שלי?

יש לפנות לנציג Spotnana לקבלת פרטי עלויות.

האם יש רשימת בנקים ש-Conferma כבר עובדת איתם?

כן, ראו רשימת הבנקים השותפים של Conferma. אם הבנק שלכם לא מופיע ברשימה, בקשו מהבנק ליצור קשר עם Conferma בכתובת banking.partners@conferma.com כדי להתחיל את התהליך. שימו לב, לעיתים התהליך אורך 6-12 חודשים ואף יותר.

מה קורה אם ללקוח כבר יש קשר עם Conferma?

אם הלקוח כבר משתמש ב-Conferma דרך חברת ניהול נסיעות אחרת ורוצה לעבור ל-Spotnana, עליו ליצור קשר עם הבנק כדי לפתוח חשבון כרטיס וירטואלי חדש ב-Conferma.

האם Spotnana צריכה לפנות לבנקים של הלקוח כדי להגדיר זאת?

לא. הלקוח צריך לעדכן את הבנק שיתחיל את התהליך מול Conferma, והבנק יפנה ל-Conferma בעצמו.

משימות מקדימות ללקוח

קהל יעד: לקוחות המעוניינים להשתמש בכרטיסים וירטואליים של Conferma עם Spotnana

בחלק זה מפורטות כל המשימות שעל הארגון לבצע כדי שההטמעה תעבוד כראוי. מומלץ להשלים את השלבים הבאים מראש כדי לאפשר שילוב חלק של Conferma ושימוש בתשלומים וירטואליים.

אם אתם מתכננים להשתמש בכרטיס וירטואלי לתשלום על השכרת רכב, ודאו שיש לכם הסכם חיוב ישיר עם חברת ההשכרה לפני תחילת השימוש.

• ודאו שהבנק ורשת הכרטיסים שלכם נתמכים כבר על ידי Conferma. ראו https://www.conferma.com/partners/. אם הבנק שלכם אינו עובד עם Conferma, הבנק יידרש ליצור קשר עם Conferma בכתובת banking.partners@conferma.com כדי להתחיל את התהליך (הנחו את הבנק לעשות זאת).

• עדכנו את הבנק שברצונכם להפעיל תוכנית כרטיסים וירטואליים דרך Conferma ובקשו מהם לפתוח חשבון כרטיסים ייעודי. אם תרצו להפעיל כרטיסים גם להזמנות מלון וגם לרכב, יש לפתוח חשבון נפרד לכל אחד (אחד למלונות ואחד לרכבים).צרו קשר עם Spotnana וספקו לנו את המידע המפורט בטבלה בהמשך (Spotnana תשתמש ב- https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow כדי להגדיר את המידע מול Conferma):

• אם אתם מתכננים להשתמש בכרטיסים וירטואליים גם לספקי השכרת רכב, יש לבצע גם את השלבים הבאים. לכל ספק רכב שבו תרצו להפעיל תשלום בכרטיס וירטואלי, יש להוסיף קוד הנחה ארגוני ומזהה רכב וירטואלי במערכת ההזמנות של Spotnana. לשם כך, בחרו חברה מתוך תפריט תוכנית ואז בחרו הערות L1 מתפריט חברה בצד שמאל. לאחר מכן: 

  • גללו אל קוד הנחה ארגוני לרכב ולחצו על הוסף קוד. 

  • בחרו את שם ספק הרכב מהתפריט. 

  • הזינו את קוד ההנחה הארגוני של הספק בשדה המתאים. 

  • בחרו את רק תשלומים וירטואליים בתיבת הסימון. 

  • גללו אל מזהה רכב וירטואלי ולחצו על הוסף קוד.

  • בחרו את שם ספק הרכב מהתפריט. 

  • הזינו את מזהה הכרטיס הווירטואלי שקיבלתם מספק הרכב. הערה: עבור Avis, זהו מזהה GEB. 

  • לחצו על שמור.

בנוסף, מומלץ לעדכן את המלונות המועדפים עליכם על כך שאתם מפעילים תכנית תשלום וירטואלית של Conferma. ניתן להשתמש בתבנית הדוא"ל המוצעת למטה (אופציונלי).

דוא"ל/מכתב ממנהל נסיעות למלונות מועדפים

קהל יעד: מנהלי נסיעות

Spotnana ממליצה ליצור קשר מראש עם המלונות המועדפים כדי לוודא שהם ערוכים לתמוך בתשלומים וירטואליים ובמטיילי החברה. להלן דוגמה למכתב שניתן להתאים ולשלוח.

מטרת הפנייה היא לעדכן את המלון שאתם מפעילים תכנית תשלום וירטואלית עבור המטיילים, ולבקש את שיתוף הפעולה שלהם. כל שעליהם לעשות הוא להיכנס לקישור המצורף, לוודא שהם רשומים במערכת Conferma Connect, לבחור את אמצעי התקשורת המועדף (דוא"ל/פקס) ולספק את הפרטים הנדרשים (למשל כתובת דוא"ל או מספר פקס).

שלום רב למנהל המלון,

נושא: Conferma Connect – תשלום וירטואלי למלונות

כפי שאתם ודאי יודעים, השימוש בכרטיסים וירטואליים לתשלום על הזמנות מלון הולך ומתרחב. אנו עובדים עם השותפה הטכנולוגית Conferma Pay ועם Spotnana כדי להציע פתרון יעיל יותר לתשלומים עבור מלונות.

מה זה Conferma Connect?

Conferma Connect מזהה אוטומטית את הדרך המאובטחת והחסכונית ביותר להעברת הוראות התשלום למלון. Conferma Pay פיתחה טכנולוגיה להעברת פרטי הכרטיס במספר דרכים, כולל דוא"ל מאובטח. אנו מעדיפים שתבחרו בדוא"ל מאובטח (ולא בפקס).

לעדכון העדפת התקשורת, מלאו את טופס ההצטרפות המקוון:

https://www.confermaconnect.com

ההצטרפות אינה כרוכה בתשלום ומאפשרת לבחור את אופן קבלת התשלום הווירטואלי (פקס/דוא"ל לדלפק הקבלה או למחלקת הנהלת חשבונות). כך תבטיחו שלא יהיו תקלות לכם או לאורח בעת הצ'ק-אאוט.

למידע נוסף, ראו את שאלות ותשובות Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

נודה על שיתוף הפעולה שלכם.

בברכה,

שם משפחה

תפקיד

חברה

חוויית תהליך ההזמנה למטייל

קהל יעד: מטיילים ומארגני נסיעות

המשתמשים שלכם (מטיילים או מארגנים) שצריכים להזמין מלון או רכב יחוו תהליך דומה למה שהם מכירים במערכת ההזמנות של Spotnana. התהליך הוא כך:

1. המטייל מחפש את המלון או הרכב והתאריכים הרצויים.

2. המשתמש בוחר את המלון והחדר או את הרכב ותעריף ההשכרה וממשיך להזמנה.

3. בהמשך, המטייל צריך לבחור אמצעי תשלום להזמנה. בהתאם להגדרת החברה (אם התשלום הווירטואלי מוגדר כחובה או לא עבור הישות המשפטית של המטייל), יפעל כך: חובה או לא חובה, והמטייל ימשיך בהתאם:

   • עבור הזמנות מלון: 

     • אם הכרטיס הווירטואלי מוגדר כחובה: המטייל לוחץ על לשונית כרטיסים וירטואליים ובוחר את הכרטיס היחיד שניתן לבחור (החובה).

     • אם הכרטיס הווירטואלי לא חובה: המטייל יכול לבחור בלשונית כרטיסי אשראי או כרטיסים וירטואליים ולבחור את הכרטיס הרצוי להזמנה זו.

   • עבור הזמנות רכב: 

     • כיוון שהכרטיס הווירטואלי מקושר להסכם חיוב ישיר עם חברת ההשכרה, אין צורך לבחור אמצעי תשלום. פשוט ממשיכים לשלב ההזמנה. 

4. המשתמש בודק את החיובים ולוחץ על הזמן מלון או הזמן רכב . ההזמנה מאושרת והתשלום (והודעה בפקס או דוא"ל) נשלחים לספק.

5. אם צריך, המטייל יכול לחשוף את 4 הספרות האחרונות של הכרטיס הווירטואלי מיד לאחר ההזמנה, ואת כל המספר 24 שעות לפני הצ'ק-אין או איסוף הרכב.

פתרון תקלות נפוצות

הטבלה הבאה מציגה בעיות אפשריות בשימוש בכרטיסים וירטואליים של Conferma והמלצות לפתרון. ברוב המקרים, המטיילים יכולים לפתור את הבעיה בעצמם דרך אפליקציית Spotnana או מערכת ההזמנות. אם לא, ניתן לפנות לנציג Spotnana.

הסרה או הגבלת השימוש בהגדרת כרטיס וירטואלי

השתמשו בהנחיות הבאות כדי להסיר או להגביל את השימוש בכרטיס וירטואלי. 

הסרת הגדרת כרטיס וירטואלי להזמנות מלון או רכב

1. בחרו חברה מתוך תוכנית בתפריט.
2. בחרו שיטות תשלום מתוך תשלום בתפריט בצד שמאל.
3. אתרו את שיטות תשלום וירטואליות .
4. אתרו את השורה של שיטת התשלום הווירטואלית שברצונכם להסיר (כל אחת מתאימה להזמנת רכב או מלון).
5. בחרו הסר שיטת תשלום בתפריט מימין.
6. לחצו על מחק לאישור מחיקת שיטת התשלום הווירטואלית. פעולה זו תמחק לחלוטין את ההגדרה. 

הגבלת השימוש בכרטיס וירטואלי לסוכנים בלבד

ניתן להשתמש בזה כאשר רוצים להגביל זמנית את הגישה לכרטיס (למשל לצרכי בדיקות או פתרון תקלות).

1. בחרו חברה מתוך תוכנית בתפריט.
2. בחרו שיטות תשלום מתוך תשלום בתפריט בצד שמאל.
3. אתרו את שיטות תשלום וירטואליות .
4. אתרו את השורה של שיטת התשלום הווירטואלית שברצונכם להגביל (כל אחת מתאימה להזמנת רכב או מלון).
5. בחרו ערוך שיטת תשלום בתפריט מימין. תיפתח תיבת עדכון שיטת תשלום . 
6. אם הפעלתם כרטיסים וירטואליים עבור רכב ומלון , בצעו את השלבים הבאים:
   1. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) ליד פרטי כרטיס.
   2. ודאו ש הגדר כרטיס זה כחובה לא מסומן.
   3. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) ליד הוראות שימוש בכרטיס.
   4. הגדירו את תפקידי משתמש ל- סוכנים בלבד.
   5. הגדירו את סוג מטייל ל- אורח אישי.
   6. לחצו על עדכן. 
   7. הגדרות אלו יגבילו את הגישה לכרטיס מבלי למחוק את ההגדרה.
7. אם הפעלתם כרטיסים וירטואליים רק עבור מלון , בצעו את השלבים הבאים: 
   1. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) ליד סוגי מוצר.
   2. ודאו ש נדרש כבוי.
   3. לחצו על סמל העריכה (עיפרון) ליד הגדרת סוגי משתמשים.
   4. בחרו סוכנים בלבד מהתפריט.
   5. לחצו על עדכן.
   6. לאחר מכן פנו למנהל החשבון שלכם ב-Spotnana כדי להגביל את השימוש בשיטה לאורחים אישיים בלבד.
   7. הגדרות אלו יגבילו את הגישה לכרטיס מבלי למחוק את ההגדרה.

דיווח וחיוב

תקבלו דוחות שוטפים מהבנק הכוללים את הוצאות הנסיעה של המטיילים שלכם שבוצעו באמצעות כרטיסים וירטואליים. ניתן להשתמש בדוחות אלו (ובקבלות שהמטיילים מגישים) כדי לבצע התאמות בין הוצאות הכרטיסים הווירטואליים. ניתן להיעזר בדוחות עסקאות מלון או עסקאות רכב (שנמצאים תחת Analytics > דוחות חברה) במערכת ההזמנות של Spotnana כדי להקל על ההתאמה. אם נדרש דוח נוסף, פנו לנציג Spotnana לקבלת גישה ל-Conferma Snap (הנציג יספק לכם פרטי התחברות). הוצאות.