Conferma - Carte Virtuali

Creato da Ashish Chaudhary, Modificato il Dom, 5 Ott alle 2:19 AM di Ashish Chaudhary

Conferma - Carte Virtuali

INDICE

Conferma - Carte Virtuali
- Introduzione
Domande frequenti (FAQ)
Attività preliminari a carico del cliente
Esperienza di prenotazione per il viaggiatore
- Risoluzione dei problemi più comuni
Rimozione o limitazione dell’uso di una configurazione di carta virtuale
- Per rimuovere una configurazione di carta virtuale per prenotazioni hotel o auto
- Per limitare l’uso delle carte virtuali ai soli agenti
Rendicontazione e Fatturazione

Introduzione

Spotnana è lieta di annunciare il supporto ai pagamenti tramite Carte Virtuali in collaborazione con Conferma.

La prima sezione di questo documento raccoglie le domande più frequenti per introdurti al concetto di pagamenti virtuali e ai vantaggi che possono offrire alla tua azienda e ai tuoi viaggiatori, includendo anche alcune informazioni sulla scelta di Conferma come partner.
La seconda sezione contiene un breve elenco di attività preliminari da completare prima di poter utilizzare i pagamenti virtuali.
La terza sezione spiega quali impostazioni configurare nello strumento di prenotazione online Spotnana per abilitare i pagamenti virtuali nelle prenotazioni dei tuoi viaggiatori (ad esempio, per hotel e auto).
L’ultima sezione mostra come apparirà l’esperienza di prenotazione tramite carta virtuale per hotel o auto a noleggio nello strumento di prenotazione online Spotnana. Attualmente questa funzione è disponibile solo per prenotazioni hotel e auto.

Inoltre, puoi trovare in fondo a questa pagina una presentazione che illustra ulteriormente i vantaggi dell’utilizzo delle carte virtuali Conferma con Spotnana.

Domande frequenti (FAQ)

Cosa sono i pagamenti virtuali?

I pagamenti virtuali sono una modalità di pagamento sicura, controllata e gestita centralmente che puoi offrire ai viaggiatori della tua azienda o a soggetti esterni per facilitare il pagamento delle prenotazioni. Spotnana, in collaborazione con Conferma, mette a disposizione questa soluzione per i propri clienti.

Un pagamento virtuale consiste in un numero di carta unico di 15 o 16 cifre (non una carta fisica) generato digitalmente durante la prenotazione e associato a uno specifico utente. Questo numero viene utilizzato una sola volta per un singolo pagamento, dopodiché viene disattivato. Non esiste mai una carta fisica.

Anche il codice di sicurezza (CVV, CVV2 o CVC) viene generato appositamente, come il codice a tre cifre presente sul retro delle carte di credito fisiche.

Chi è Conferma?

Conferma è un partner tecnologico e uno dei principali fornitori di soluzioni di pagamento virtuale nel settore dei viaggi. Collabora con oltre 50 banche per l’emissione di carte virtuali utilizzabili presso fornitori di viaggio in più di 200 paesi.

Ciò che distingue Conferma da altre piattaforme di pagamento virtuale è che non solo emette la carta virtuale utilizzata da Spotnana per la prenotazione (hotel/auto), ma invia anche direttamente al fornitore i dettagli e le istruzioni di pagamento, confermando di fatto la fatturazione diretta. In questo modo il viaggiatore non deve fornire un metodo di pagamento alternativo al check-in in hotel o al ritiro dell’auto.

Per maggiori informazioni, consulta https://conferma.com/

In cosa una Carta Virtuale è diversa da una Ghost/Lodge card?

Le carte virtuali, come le Ghost e Lodge card, sono addebitate centralmente su un conto principale. Tuttavia, le Ghost card vengono utilizzate per più utenti e prenotazioni e richiedono quindi limiti di credito molto elevati. Le carte virtuali invece vengono usate una sola volta, con un limite di credito impostato sulla singola transazione e quindi più facilmente controllabile.

Un’altra differenza è che le Ghost card possono essere utilizzate più volte e quindi sono più esposte a rischi di compromissione: in tal caso vanno disattivate e sostituite. Le carte virtuali sono monouso e hanno limiti di credito ristretti, riducendo al minimo il rischio di frodi. Inoltre, le Ghost card richiedono che il personale amministrativo riconcili i movimenti e assegni le spese ai singoli utenti o ai centri di costo. Le carte virtuali, essendo univoche e collegate a un utente specifico, semplificano la gestione e la sicurezza, riducendo i costi amministrativi.

Inoltre, le Ghost card prevedono la condivisione diffusa del CVV all’interno dell’azienda, compromettendo la sicurezza. Le carte virtuali invece generano un CVV monouso accessibile solo a chi ne ha diritto.

Quali sono i vantaggi?

Le carte virtuali e i pagamenti digitali offrono numerosi benefici. Ecco alcuni dei principali:

Miglioramento della procedura di fatturazione diretta: Il processo di pagamento virtuale è automatizzato, sicuro e facilmente riconciliabile dall’ufficio amministrativo. Il numero della carta viene trasmesso automaticamente al fornitore (hotel o autonoleggio) tramite il canale preferito (email, fax, API). Il viaggiatore non deve quindi presentare una carta al check-in o al ritiro dell’auto (e non c’è necessità di fatturazione diretta, poiché il fornitore riceve il pagamento dalla società della carta di credito). Inoltre, a differenza della fatturazione diretta tradizionale, la riconciliazione dei pagamenti virtuali è automatica, poiché ogni carta è legata a un conto specifico.
Possibilità di coprire le spese di collaboratori esterni, consulenti, candidati: Il pagamento virtuale permette all’azienda di anticipare le spese di viaggio dei propri ospiti (senza che debbano usare la loro carta personale). Poiché molti fornitori richiedono il CVV (spesso non noto al viaggiatore e non facilmente condivisibile per motivi di sicurezza), le sole Ghost card non sono sufficienti in questi casi.
Nessuna necessità di carte aziendali per chi viaggia occasionalmente: Il pagamento virtuale consente di evitare l’emissione di carte aziendali a chi viaggia solo una o due volte all’anno.
Maggiore sicurezza: La presenza di una carta fisica aumenta il rischio di frodi. Le carte virtuali hanno limiti di spesa e finestre temporali predefinite: anche in caso di accesso non autorizzato, il rischio è contenuto.

Che cos’è Conferma Connect?

Conferma Connect è il database proprietario di Conferma che raccoglie i dati delle strutture alberghiere e le preferenze di comunicazione (email, fax, API) ed è parte integrante del processo di gestione dei pagamenti. In particolare, Conferma utilizza questo servizio per inviare le istruzioni di pagamento all’hotel.

Conferma Connect non viene utilizzato per i fornitori di autonoleggio.

Come funziona?

Lo schema seguente mostra il flusso tipico per un viaggiatore che utilizza una carta virtuale per pagare hotel o auto. Spotnana gestisce i passaggi 1, 2 e 4.

Chi dovrebbe utilizzare le Carte Virtuali (quando e perché)?

Le Carte Virtuali sono particolarmente utili per viaggiatori abituali che necessitano di una fatturazione centralizzata, candidati per colloqui, stagisti o dipendenti che viaggiano solo 1-2 volte l’anno e quindi non dispongono di una carta aziendale tradizionale.

Quanto costa attivare le Carte Virtuali Conferma sul mio account Spotnana?

Per informazioni sui costi, contatta un agente Spotnana.

Esiste un elenco di banche partner già operative con Conferma?

Sì, consulta questo elenco di partner bancari di Conferma. Se la tua banca non è presente, chiedi alla banca di contattare Conferma all’indirizzo banking.partners@conferma.com per avviare la procedura di adesione. Tieni presente che, in alcuni casi, il processo può richiedere dai 6 ai 12 mesi o più.

Cosa succede se il cliente ha già un rapporto con Conferma?

Se il cliente utilizza già Conferma con un’altra TMC e desidera passare a Spotnana per i pagamenti con carta virtuale, dovrà contattare la propria banca per attivare un nuovo account di carte virtuali con Conferma.

Spotnana deve contattare le banche del cliente per avviare questa procedura?

No. Il cliente deve informare la propria banca della volontà di aderire a Conferma; sarà poi la banca a mettersi in contatto con Conferma.

Attività preliminari a carico del cliente

Destinatari: Clienti che intendono utilizzare le Carte Virtuali Conferma con Spotnana

Questa sezione riguarda tutte le attività che la tua azienda deve svolgere affinché l’integrazione funzioni correttamente. I passaggi seguenti vanno completati prima di integrare Conferma e abilitare i pagamenti virtuali.

Se prevedi di utilizzare la carta virtuale per il pagamento di auto a noleggio, è necessario che tu abbia già sottoscritto un accordo di fatturazione diretta con la società di autonoleggio.

Verifica che la tua banca e il circuito della carta siano già supportati da Conferma. Consulta https://www.conferma.com/partners/. Se la tua banca non ha già un rapporto con Conferma, dovrà contattare Conferma all’indirizzo banking.partners@conferma.com per avviare la procedura (dovrai dare istruzioni in tal senso alla banca).
Informa la banca che intendi attivare un programma di carte virtuali tramite Conferma e chiedi la creazione di un account “pool” di carte Conferma. Se prevedi di offrire carte virtuali sia per hotel che per auto a noleggio, dovrai creare un account pool separato per ciascuna tipologia (uno per gli hotel, uno per le auto).Contatta Spotnana e fornisci le informazioni indicate nella tabella sotto il punto 4 (Spotnana utilizzerà https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow per configurare questi dati con Conferma):
Se intendi utilizzare le carte virtuali anche per i fornitori di auto a noleggio, dovrai completare anche i seguenti passaggi. Per ogni fornitore di auto per cui vuoi abilitare i pagamenti con carta virtuale, aggiungi un codice sconto aziendale e un ID virtual pay car nello strumento di prenotazione online Spotnana Online Booking Tool. Per farlo, seleziona Azienda dal menu Programma e poi seleziona Osservazioni L1 dal menu Azienda sulla sinistra. Poi:
- Scorri fino alla sezione Codice sconto aziendale auto e clicca su Aggiungi codice.
- Seleziona il nome del fornitore di auto dal menu.
- Inserisci il codice sconto aziendale associato a quel fornitore nel campo dedicato.
- Seleziona la casella Solo pagamenti virtuali .
- Scorri fino alla sezione Numero ID virtual pay car e clicca su Aggiungi codice.
- Seleziona il nome del fornitore di auto dal menu.
- Inserisci il numero ID della carta virtuale fornito dal tuo fornitore di auto. Nota: Per Avis, corrisponde all’ID GEB).
- Clicca su Salva.

Dati richiesti	Valori forniti dal Cliente (Spotnana utilizza questa colonna per inserire i dati forniti dal cliente)
Nome della tua Azienda	Denominazione completa dell’azienda cliente
Indirizzo della tua Azienda	Indirizzo completo dell’azienda cliente, incluso CAP/codice postale/paese
Email	Indirizzo email da utilizzare per comunicazioni e notifiche relative alle carte virtuali. Non deve essere una casella personale, ma un account condiviso e monitorato da più persone (es. finance.team@miaazienda.com o travel.dept@miaazienda.com)
Paese di emissione	Paese di emissione dell’account carte virtuali utilizzato per i pagamenti Conferma
Fornitore della carta/Banca	Nome della banca utilizzata per i pagamenti Conferma
Valuta	Nome della valuta associata all’account di pagamento con carta virtuale
Tipo di carta (Impostazione OBT)	Tipo di carta utilizzata (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Istruzioni per il fornitore/Istruzioni speciali (Impostazione OBT)	per Hotel: Quali costi alberghieri vuoi che siano coperti dai pagamenti Conferma? Opzioni: (A) solo camera e tasse, (B) camera, tasse e colazione, oppure (C) tutti i costi dell’hotel per Autonoleggio: Quali costi vuoi che siano coperti? (A) solo tariffa, tasse e oneri; (B) tariffa, tasse, oneri + extra (20%); (C) tariffa, tasse, oneri + extra (100%). Gli extra, se inclusi, saranno una percentuale della tariffa totale. La tariffa corrisponde al prezzo medio giornaliero per il veicolo scelto moltiplicato per il numero di giorni.
Obbligatorio o facoltativo (Impostazione OBT)	La carta virtuale sarà obbligatoria o opzionale? Per tutte le entità legali della tua azienda o solo per alcune?
Tipologie di utenti (Impostazione OBT)	Quali utenti della tua azienda devono poter utilizzare questo metodo di pagamento (solo Amministratori/Agenti o tutti gli utenti).
Giorni aggiuntivi (Giorni aggiuntivi)	Numero di giorni dopo la data di fine validità in cui la carta resta attiva per addebiti. Raccomandazione: 7
Aumento % Importo	Percentuale di aumento da aggiungere per coprire spese non già incluse nel costo. Ad esempio: per Hotel: tasse, pasti, parcheggio per Autonoleggi: seggiolino, gomme da neve, GPS Raccomandazione: Solo tasse = 20%. Se usata anche per pasti e/o altre spese, aumentare in base alla policy aziendale
Aumento % per valuta estera	Percentuale di aumento da aggiungere per coprire commissioni di cambio e fluttuazioni valutarie. Applicabile solo a trasferte all’estero. Raccomandazione: 5%
Importo massimo per transazione	Importo massimo, nella valuta del pool carte, richiedibile per ogni emissione.
Giorni di anticipo	Numero di giorni prima della data di inizio viaggio in cui la carta è attiva per addebiti. Raccomandazione: 365
Importo giornaliero	Importo fisso giornaliero da aggiungere al valore totale della carta per coprire spese non già incluse (ad esempio, pasti). Può essere usato da solo o insieme a Aumento % Importo. Ad esempio: se Aumento % Importo = 20 e Importo giornaliero = 50
Abilita visualizzazione CVV	Indica se i viaggiatori potranno visualizzare il CVV della carta virtuale.
Abilita invio voucher via email non registrata	Indica se una copia dell’emissione della carta (con numero oscurato) verrà inviata all’indirizzo email del viaggiatore insieme alle istruzioni per registrarsi all’app Conferma Pay.
Disabilita reinvio fax	Indica se vuoi che i viaggiatori possano reinviare email o fax (con i dettagli di conferma) al fornitore (o a un nuovo indirizzo email o numero di fax) tramite l’app Conferma Pay. Indipendentemente da questa impostazione, i viaggiatori potranno comunque reinviare fax o email quando necessario tramite lo strumento di prenotazione online Spotnana.
Campi dati personalizzati (opzionale) Da compilare solo se hai creato campi dati personalizzati nello strumento di prenotazione online Spotnana che vuoi includere negli estratti conto bancari. In caso contrario puoi saltare questa riga.	Se hai creato campi dati personalizzati (Centro di costo, Codice progetto, ecc.) nello strumento di prenotazione online Spotnana e desideri che compaiano negli estratti conto bancari, Spotnana dovrà inserirli nella configurazione Conferma Pay. Dovrai quindi fornire al referente Spotnana, per ciascun campo personalizzato creato, le seguenti informazioni: Nome etichetta: Il nome esatto del campo personalizzato in Spotnana che desideri venga registrato. Tipo di controllo: Modalità di accesso al campo personalizzato. Opzioni: Testo libero, Casella di spunta, Elenco a discesa, Ricerca validazione, Autocompletamento, Autocompletamento con validazione. Campo obbligatorio: Questo campo è obbligatorio per la prenotazione di hotel? Indica a Spotnana di impostarlo come obbligatorio nella configurazione Conferma solo se è obbligatorio anche nello strumento di prenotazione online Spotnana.
Contatti all’interno della tua azienda	Referente principale: - CC: Referente per la fatturazione: La persona o l’alias a cui Spotnana invia la fattura. - CC

Inoltre, ti consigliamo di informare le strutture alberghiere preferite che stai attivando il programma di pagamenti virtuali Conferma. Puoi utilizzare il modello di email qui sotto. Questa comunicazione è facoltativa.

Email/Lettera dal Travel Manager agli Hotel Preferiti

Destinatari: Travel Manager

Spotnana consiglia di contattare in anticipo le strutture alberghiere preferite per assicurarsi che siano pronte a supportare sia i pagamenti virtuali sia i viaggiatori della tua azienda che li utilizzeranno. Di seguito trovi una lettera di esempio che puoi personalizzare e inviare alle tue strutture preferite.

Lo scopo di questa comunicazione è informarli che verrà attivato un programma di pagamenti virtuali per i tuoi viaggiatori e che ti aspetti il loro supporto. Dovranno semplicemente cliccare sul link presente nella comunicazione per verificare la presenza nella banca dati Conferma Connect e che sia stata selezionata la modalità di comunicazione preferita, inserendo i dati necessari (ad esempio: indirizzo email o numero di fax).

Gentile Albergatore,

Oggetto: Conferma Connect - Pagamenti Virtuali per Hotel

Sicuramente avrai già notato il crescente utilizzo delle carte virtuali per i pagamenti delle prenotazioni alberghiere. Stiamo collaborando con il nostro partner tecnologico Conferma Pay e con Spotnana per offrire una soluzione di pagamento più efficiente agli hotel.

Che cos’è Conferma Connect?

Conferma Connect individua automaticamente il modo più sicuro ed economico per trasmettere le istruzioni di pagamento all’hotel. Conferma Pay ha sviluppato una tecnologia che permette di inviare i dati della carta tramite diversi canali, incluso l’email sicura. La nostra preferenza, come partner alberghiero, è che la comunicazione avvenga tramite email sicura (e non via fax).

Per aggiornare le tue preferenze di comunicazione, compila il modulo online di adesione:

https://www.confermaconnect.com

Per gli hotel l’adesione è gratuita e permette di scegliere la modalità di ricezione dei pagamenti con carta virtuale (fax/email alla reception o all’amministrazione). In questo modo non ci saranno problemi per te o per l’ospite al momento del check-out.

Per maggiori informazioni consulta le FAQ di Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Ti ringraziamo per la collaborazione.

Cordiali saluti,

Nome Cognome

Ruolo Aziendale

Azienda

Esperienza di prenotazione per il viaggiatore

Destinatari: Viaggiatori e organizzatori di viaggi

Gli utenti (viaggiatori o organizzatori) che devono prenotare hotel o auto a noleggio troveranno un’esperienza molto simile a quella già conosciuta nello strumento di prenotazione online Spotnana. Il processo si svolge come segue:

Il viaggiatore cerca l’hotel o l’auto a noleggio e le date desiderate.
Il viaggiatore seleziona l’hotel e la tariffa camera o il veicolo e la tariffa desiderati e procede alla prenotazione.
Il viaggiatore deve quindi scegliere il metodo di pagamento da utilizzare per la prenotazione. A seconda che la tua azienda abbia impostato il pagamento virtuale come obbligatorio o meno (per l’entità legale di appartenenza del viaggiatore), dovrà seguire una delle seguenti modalità:
- Per prenotazioni hotel:
  - Se la carta virtuale è impostata come obbligatoria: il viaggiatore clicca sulla scheda Carte virtuali e seleziona l’unica carta virtuale disponibile (quella obbligatoria).
  - Se la carta virtuale non è obbligatoria: il viaggiatore può cliccare sia sulla scheda Carta di credito o sulla scheda Carte virtuali e scegliere la carta di credito o la carta virtuale che preferisce per quella prenotazione.
- Per prenotazioni auto a noleggio:
  - Poiché la carta virtuale è legata a un accordo di fatturazione diretta con la società di autonoleggio, non è necessario selezionare un metodo di pagamento. Il viaggiatore può procedere direttamente alla prenotazione.
Il viaggiatore verifica gli importi e clicca su Prenota hotel o Prenota auto . La prenotazione viene confermata e il pagamento (insieme a una comunicazione via fax o email) viene inviato al fornitore.
Se necessario, il viaggiatore può visualizzare (sbloccare) le ultime 4 cifre della carta virtuale dopo la prenotazione e l’intero numero della carta 24 ore prima del check-in in hotel o del ritiro dell’auto.

Risoluzione dei problemi più comuni

La tabella seguente elenca alcuni possibili problemi che i viaggiatori possono incontrare utilizzando le carte virtuali Conferma e le relative soluzioni. Molti di questi problemi possono essere risolti direttamente dai viaggiatori tramite l’app mobile Spotnana o lo strumento di prenotazione online. Se ciò non bastasse, contatta un agente Spotnana.

Problema	Raccomandazione/Soluzione
Il viaggiatore deve visualizzare il numero della carta virtuale	Anche se normalmente non è necessario presentare una carta fisica al check-in (per hotel prenotati con carta virtuale), in alcuni casi l’hotel potrebbe richiedere la prova della carta utilizzata. In tal caso, il viaggiatore può visualizzare il numero della carta virtuale tramite lo strumento di prenotazione online Spotnana o l’app mobile, purché manchino meno di 24 ore al check-in. I viaggiatori possono visualizzare le ultime 4 cifre della carta virtuale dopo la prenotazione e l’intero numero della carta 24 ore prima del check-in. Gli agenti possono visualizzare il numero della carta subito dopo la prenotazione. Per le auto a noleggio non è necessario presentare una carta al ritiro, poiché è richiesto un rapporto di fatturazione diretta con il fornitore quando si usano carte virtuali.
Impossibile generare una carta nello strumento di prenotazione online Spotnana	Contatta un agente Spotnana. L’agente verificherà se si tratta di un problema tecnico o di una configurazione errata. In base alla causa, potrà: L’agente potrebbe chiederti di effettuare la prenotazione utilizzando una carta personale/aziendale. L’agente potrebbe prenotare l’hotel o l’auto per te utilizzando un altro metodo di pagamento.
L’hotel non è disponibile nello strumento di prenotazione online Spotnana	La prenotazione non può essere effettuata con una carta virtuale Conferma. Dovrai prenotare fuori dallo strumento di prenotazione online con un altro metodo di pagamento. Successivamente la prenotazione dovrà essere inserita manualmente nello strumento da un agente Spotnana.
Il viaggiatore è in hotel o presso l’autonoleggio e il personale non accetta la carta	Il viaggiatore deve chiedere al personale se ha ricevuto il modulo di autorizzazione della carta Conferma. Se non lo trovano: Il viaggiatore può reinviarlo dall’app mobile Spotnana o dallo strumento di prenotazione online all’indirizzo email/fax fornito dallo staff. Il viaggiatore può contattare un agente Spotnana. L’agente può reinviare il fax/email al numero o indirizzo fornito dallo staff. Per Hotel: Il viaggiatore può mostrare la carta (visualizzandola) tramite l’app mobile Spotnana o lo strumento di prenotazione online, così che il personale possa addebitare come “carta non presente”. Per questa operazione è solitamente richiesto anche il modulo di autorizzazione, che può essere inviato via email o fax dall’app Spotnana. Per Auto: Se il veicolo scelto non è compatibile con quanto previsto dall’accordo di fatturazione diretta, il viaggiatore dovrà selezionare un altro veicolo o un altro fornitore/metodo di pagamento. Se nessuno di questi passaggi risolve il problema, il viaggiatore deve contattare un agente Spotnana. L’agente potrà aiutare il viaggiatore a utilizzare la propria carta personale/aziendale. NOTA: Questi problemi possono verificarsi se il personale non ha familiarità con i pagamenti tramite carta virtuale. L’esperienza può variare a seconda della regione o della struttura.
La carta rifiuta l’addebito	Questo può accadere se l’importo richiesto dal fornitore supera il limite assegnato alla carta, se il fornitore tenta più volte l’addebito o se la carta è stata usata in modo fraudolento prima dell’addebito. Il viaggiatore può contattare un agente Spotnana. L’agente verificherà se l’importo richiesto supera il limite previsto. In tal caso, l’agente potrà aggiornare il valore della carta (se conforme alla policy aziendale e alle spese autorizzate). Se l’aumento del valore della carta risolve il problema, l’agente può emettere una nuova carta e annullare quella precedente, fornendo i nuovi dati al personale. NOTA: Se la carta viene rifiutata perché è stato superato il limite di credito previsto dalla configurazione Conferma, l’ufficio amministrativo dovrà effettuare un versamento aggiuntivo presso la banca per ricaricare la carta virtuale. Tuttavia, questa operazione richiede fino a 48 ore. Nel frattempo, il viaggiatore dovrà utilizzare un metodo di pagamento alternativo.
L’hotel o la società di autonoleggio non ha ricevuto il fax o l’email	Il viaggiatore può reinviarlo tramite l’app mobile Spotnana o lo strumento di prenotazione online all’indirizzo email/fax fornito dal personale del fornitore. Il viaggiatore può contattare un agente Spotnana. L’agente può reinviare il fax/email all’indirizzo fornito dal personale del fornitore.
Il viaggiatore non riesce a visualizzare il numero della carta al check-in o check-out	Il viaggiatore dovrebbe poter visualizzare il numero della carta tramite l’app mobile Spotnana o lo strumento di prenotazione online, purché manchino meno di 24 ore al check-in in hotel o al ritiro dell’auto. Se il viaggiatore non riesce comunque a visualizzare il numero, può contattare un agente Spotnana. L’agente potrà sbloccare il numero e comunicarlo al viaggiatore o al personale del fornitore.
Hotel o autonoleggio addebitano spese non previste dalla configurazione cliente Per Hotel: pasti o servizio in camera Per Auto: GPS, seggiolino bimbo	Il cliente deve avvisare un agente Spotnana in caso di addebiti non autorizzati. L’agente potrà chiedere il rimborso delle spese all’hotel o all’autonoleggio sulla carta originaria, generare una nuova carta e chiedere al fornitore di addebitare solo le spese consentite sulla nuova carta. Il viaggiatore deve sempre verificare che gli addebiti siano conformi alla policy aziendale; in caso contrario, dovrà fornire un metodo di pagamento alternativo per le spese extra non autorizzate.

Rimozione o limitazione dell’uso di una configurazione di carta virtuale

Segui le procedure seguenti per rimuovere o limitare l’uso di una carta virtuale.

Per rimuovere una configurazione di carta virtuale per prenotazioni hotel o auto

Seleziona Azienda dal menu Programma .
Seleziona Metodi di pagamento dal menu Pagamenti sulla sinistra.
Individua la sezione Metodi di pagamento virtuali .
Individua la riga relativa al metodo di pagamento virtuale che desideri rimuovere (ogni metodo è abilitato per auto o hotel).
Seleziona Rimuovi metodo di pagamento dal menu a destra.
Clicca su Elimina per confermare la cancellazione del metodo di pagamento virtuale. In questo modo la configurazione verrà eliminata definitivamente.

Per limitare l’uso delle carte virtuali ai soli agenti

Questa funzione è utile se desideri limitare temporaneamente chi può utilizzare la carta (ad esempio per test o risoluzione problemi).

Seleziona Azienda dal menu Programma .
Seleziona Metodi di pagamento dal menu Pagamenti sulla sinistra.
Individua la sezione Metodi di pagamento virtuali .
Individua la riga relativa al metodo di pagamento virtuale che desideri limitare (ogni metodo è abilitato per auto o hotel).
Seleziona Modifica metodo di pagamento dal menu a destra. La Finestra di aggiornamento metodo di pagamento verrà visualizzata.
Se hai abilitato le carte virtuali per auto e hotel segui questi passaggi:
1. Clicca sull’icona modifica (matita) accanto a Dettagli carta.
2. Assicurati che la casella Imposta questa carta come obbligatoria non sia selezionata.
3. Clicca sull’icona modifica (matita) accanto a Istruzioni di utilizzo carta.
4. Imposta il campo Ruoli utente a Solo agenti.
5. Imposta il campo Tipo viaggiatore a Ospite personale.
6. Clicca su Aggiorna.
7. Queste impostazioni limiteranno l’utilizzo della carta senza dover eliminare la configurazione.
Se hai abilitato solo carte virtuali per hotel segui questi passaggi:
1. Clicca sull’icona modifica (matita) accanto a Tipologie di prodotto.
2. Assicurati che l’interruttore Obbligatorio sia disattivato.
3. Clicca sull’icona modifica (matita) accanto a Specifica le tipologie di utenti.
4. Seleziona Solo agenti dal menu.
5. Clicca su Aggiorna.
6. Contatta quindi il tuo referente Spotnana per limitare l’uso di questo metodo di pagamento virtuale agli ospiti personali.
7. Queste impostazioni limiteranno l’utilizzo della carta senza dover eliminare la configurazione.

Rendicontazione e Fatturazione

Riceverai regolarmente dall’istituto bancario gli estratti conto relativi alle spese di viaggio sostenute dai tuoi viaggiatori tramite carte virtuali. Puoi utilizzare questi estratti conto (insieme alle ricevute raccolte e inviate dai viaggiatori) per la riconciliazione delle spese su carte virtuali. Puoi utilizzare i report Transazioni hotel o Transazioni auto (disponibili nella sezione Analisi dati > Report aziendali) dello strumento di prenotazione online Spotnana per facilitare la riconciliazione delle spese. Se hai bisogno di report aggiuntivi, contatta un agente Spotnana per richiedere l’accesso a Conferma Snap (ti verranno fornite le credenziali di accesso).