Conferma - Carte Virtuali

INDICE DEGLI ARGOMENTI

• Conferma - Carte Virtuali
  • Introduzione
• Domande frequenti (FAQ)
• Attività preliminari a carico del cliente
  • Esempio di email/lettera dal responsabile viaggi agli hotel convenzionati
• Esperienza di prenotazione per il viaggiatore
  • Risoluzione dei problemi più comuni
• Rimuovere o limitare una configurazione di carta virtuale
  • Come rimuovere una configurazione di carta virtuale per prenotazioni di hotel o auto
  • Come limitare l’uso delle carte virtuali ai soli agenti
• Reportistica e fatturazione

Introduzione

Spotnana è lieta di annunciare il supporto ai pagamenti con carte virtuali, grazie alla collaborazione con Conferma.

• La prima parte di questo documento raccoglie le domande più frequenti per aiutarti a comprendere cosa sono i pagamenti virtuali, quali vantaggi possono offrire sia alla tua azienda che ai viaggiatori, e perché abbiamo scelto di collaborare proprio con Conferma.

• La seconda parte contieneElenco sintetico delle attività preliminari che è necessario completare prima di poter iniziare a utilizzare i pagamenti virtuali.

• Nella terza parte troverai le impostazioni da configurare all’interno dello strumento di prenotazione online Spotnana per abilitare i pagamenti virtuali nelle prenotazioni dei tuoi viaggiatori (ad esempio per hotel o auto).

• L’ultima sezione mostra come si presenta l’esperienza di prenotazione con pagamento virtuale per hotel o auto a noleggio nello strumento di prenotazione online Spotnana. Al momento questa funzione è disponibile solo per prenotazioni di hotel e auto.

Inoltre, puoi trovare in fondo a questa pagina una presentazione che ti aiuterà a comprendere meglio i vantaggi dell’utilizzo delle carte virtuali Conferma insieme a Spotnana.

Domande frequenti (FAQ)

Cosa sono i pagamenti virtuali?

I pagamenti virtuali rappresentano una modalità di pagamento sicura e controllata che puoi mettere a disposizione dei viaggiatori, sia interni che esterni alla tua organizzazione, per semplificare il pagamento delle prenotazioni. Spotnana collabora con Conferma per offrire questa soluzione ai propri clienti.

Un pagamento virtuale consiste in un numero di carta unico, composto da 15 o 16 cifre, generato digitalmente durante la prenotazione e associato a un utente specifico. Questa “carta” non esiste fisicamente e viene utilizzata una sola volta, per un singolo pagamento, dopodiché viene disattivata.

Anche il codice di sicurezza (CVV, CVV2 o CVC) viene generato appositamente, proprio come il codice a tre cifre che trovi sul retro delle carte di credito fisiche.

Chi è Conferma?

Conferma è un partner tecnologico e uno dei principali fornitori di soluzioni di pagamento virtuale nel settore dei viaggi. Collabora con oltre 50 banche per emettere carte virtuali utilizzabili presso una vasta rete di fornitori in più di 200 Paesi.

Ciò che distingue Conferma da altre piattaforme di pagamento virtuale è che, oltre a generare la carta virtuale utilizzata da Spotnana per la prenotazione (hotel o auto), invia direttamente al fornitore i dettagli e le istruzioni di pagamento, confermando così la fatturazione diretta. In questo modo il viaggiatore non deve presentare un metodo di pagamento alternativo al check-in in hotel o al ritiro dell’auto a noleggio. 

Per maggiori informazioni, consulta https://conferma.com/

In cosa si differenzia una Carta Virtuale da una Ghost/Lodge card?

Le carte virtuali e le carte Ghost o Lodge funzionano in modo simile, poiché tutte vengono addebitate su un conto principale. Tuttavia, mentre le carte Ghost vengono utilizzate per più utenti e prenotazioni e richiedono quindi limiti di credito elevati, le carte virtuali sono pensate per un solo utilizzo: il limite di credito è impostato solo per quella singola transazione, garantendo così un controllo maggiore.

Un’altra differenza importante è che le carte Ghost possono essere usate più volte, aumentando il rischio di frodi e la necessità di sostituzione in caso di compromissione. Le carte virtuali, invece, sono monouso e prevedono limiti di credito molto restrittivi, riducendo al minimo il rischio di utilizzi fraudolenti. Inoltre, la gestione amministrativa è più semplice: mentre le carte Ghost richiedono la riconciliazione manuale da parte dell’ufficio amministrativo per attribuire le spese ai vari utenti o centri di costo, le carte virtuali sono collegate direttamente a un singolo utente, facilitando l’assegnazione e la sicurezza e riducendo i costi amministrativi.

Inoltre, con le carte Ghost il codice CVV deve spesso essere condiviso all’interno dell’azienda, compromettendo la sicurezza. Le carte virtuali invece generano un CVV utilizzabile una sola volta, accessibile solo a chi effettua la transazione.

Quali sono i vantaggi?

Le carte virtuali e i pagamenti digitali offrono numerosi benefici. Ecco alcuni dei principali:

• Miglioramento del processo di fatturazione diretta:Il processo di pagamento virtuale è automatizzato, sicuro e facilmente riconciliabile dal reparto amministrativo. Utilizzando questa modalità, il numero della carta viene trasmesso automaticamente al fornitore (hotel o autonoleggio) tramite il canale preferito (email, fax, API). Così il viaggiatore non deve presentare alcun metodo di pagamento al check-in o al ritiro dell’auto, e la fatturazione diretta non è necessaria perché il fornitore riceve il pagamento dalla società emittente della carta. Inoltre, a differenza della fatturazione diretta tradizionale, la riconciliazione dei pagamenti virtuali è automatica, poiché ogni carta è collegata a un conto specifico.

• Possibilità di supportare collaboratori esterni, consulenti e candidati: Il pagamento virtuale consente alle aziende di anticipare le spese di viaggio dei propri collaboratori, senza che questi debbano utilizzare la propria carta personale. Tuttavia, molti fornitori richiedono il codice CVV (che spesso non è noto ai viaggiatori e non può essere facilmente condiviso per motivi di sicurezza), quindi le ghost card da sole non sono sufficienti per gestire questa esigenza.

• Nessuna necessità di carte aziendali per chi viaggia di rado: Grazie al pagamento virtuale, non è necessario fornire una carta aziendale a chi effettua solo uno o due viaggi all’anno.

• Maggior sicurezza: Quando si utilizza una carta fisica, il rischio di frode è più elevato. Le carte virtuali, invece, hanno limiti di spesa predefiniti e una validità temporale limitata: anche se qualcun altro dovesse entrarne in possesso, l’esposizione al rischio sarebbe comunque ridotta.

Che cos’è Conferma Connect?

Conferma Connect è il database proprietario di Conferma dedicato alle strutture alberghiere, dove vengono gestiti i dettagli degli hotel e le modalità di comunicazione preferite (email, fax, API). Questo sistema fa parte del processo che permette di gestire i pagamenti: in particolare, Conferma utilizza questo servizio per inviare le istruzioni di pagamento all’hotel.

Conferma Connect non viene utilizzato per i fornitori di autonoleggio.

Come funziona?

Il diagramma qui sotto mostra il percorso tipico seguito da un viaggiatore che utilizza una carta virtuale per pagare un hotel o un’auto a noleggio. Spotnana gestisce i passaggi 1, 2 e 4.

Chi utilizza le Carte Virtuali (quando e perché)?

Le carte virtuali sono particolarmente utili per chi viaggia spesso e ha bisogno di un sistema di fatturazione centralizzato, per i candidati che si spostano per un colloquio, per gli stagisti oppure per i dipendenti che viaggiano solo una o due volte l’anno e quindi non hanno una carta aziendale tradizionale.

Quanto costa attivare le Carte Virtuali Conferma sul mio account Spotnana?

Per informazioni sui costi, ti invitiamo a contattare un referente Spotnana.

Esiste un elenco delle banche partner con cui Conferma collabora già?

Sì, consulta questo elenco di partner bancari di Conferma. Se la tua banca non è presente nell’elenco, puoi chiedere alla banca di contattare Conferma all’indirizzo banking.partners@conferma.com per avviare la procedura di adesione. Tieni presente che, in alcuni casi, questa procedura può richiedere dai 6 ai 12 mesi o più.

Cosa succede se il cliente ha già un rapporto con Conferma?

Se il cliente utilizza già Conferma con un altro strumento di prenotazione online e desidera passare a Spotnana per i pagamenti con carta virtuale, dovrà contattare la propria banca per attivare un nuovo conto di carte virtuali con Conferma.

Spotnana deve contattare le banche del cliente per avviare questa procedura?

No. Il cliente deve informare la propria banca della volontà di avviare la procedura di adesione a Conferma; sarà poi la banca stessa a dover contattare Conferma.

Attività preliminari richieste al cliente

Destinatari: Clienti che desiderano utilizzare le carte virtuali Conferma come metodo di pagamento su Spotnana

Questa sezione riguarda tutte le attività che la tua azienda deve svolgere affinché l’integrazione funzioni correttamente. Ti consigliamo di seguire i passaggi indicati qui di seguito per facilitare l’integrazione con Conferma e l’utilizzo dei metodi di pagamento virtuali.

Se intendi utilizzare la carta virtuale per il pagamento di noleggi auto, è necessario stipulare preventivamente un accordo di fatturazione diretta con la società di autonoleggio.

• Verifica che la tua banca e il circuito della carta siano già supportati da Conferma. Consulta https://www.conferma.com/partners/. Se la tua bancanon ha ancora un rapporto attivo con Conferma, dovrà contattare Conferma all’indirizzo banking.partners@conferma.com per avviare la collaborazione (ti consigliamo di chiedere alla banca di farlo).

• Informa la tua banca che desideri attivare un programma di carte virtuali tramite Conferma e chiedi di creare un conto pool di carte Conferma. Se prevedi di utilizzare carte virtuali sia per prenotazioni alberghiere sia per noleggio auto, sarà necessario creare un conto pool separato per ciascuna tipologia (uno per gli hotel e uno per le auto a noleggio).Contatta Spotnana e fornisci le informazioni riportate nella tabella sotto il punto 4 (Spotnana utilizzerà poi questi dati) https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow per configurare queste informazioni con Conferma):

• Se intendi utilizzare carte virtuali con i fornitori di auto a noleggio, dovrai seguire anche questi passaggi. Per ogni fornitore di auto a noleggio per cui desideri abilitare il pagamento con carta virtuale, è necessario inserire un codice sconto aziendale e un ID auto virtual pay nella piattaforma Spotnana Online Booking Tool. Per farlo, seleziona Programma dalla barra in alto, poi scegli Profilo aziendale dal menu a sinistra e clicca sulla scheda L1 remarks. Poi:

  • Scorri verso il basso fino alla sezione Codice sconto aziendale auto e clicca su Aggiungi codice. 

  • Scegli il nome del fornitore di auto a noleggio dal menu. 

  • Inserisci il codice sconto aziendale associato a quel fornitore nell’apposito campo. 

  • Seleziona il Solo pagamenti virtuali casella di controllo. 

  • Scorri verso il basso fino alla sezione Numero ID carta virtuale per l’auto a noleggio e fai clic su Aggiungi codice.

  • Scegli il nome del fornitore dell’auto a noleggio dal menu. 

  • Inserisci il numero ID della carta virtuale fornito dal tuo noleggiatore. Nota: per Avis, si tratta dell’ID GEB). 

  • Fai clic su Salva.

Inoltre, ti consigliamo di informare le strutture alberghiere convenzionate che stai adottando il programma di pagamento virtuale Conferma. Puoi utilizzare il modello di email qui sotto. Questa comunicazione è facoltativa.

Email/Lettera dal Travel Manager agli hotel convenzionati

Destinatari: Responsabili viaggi aziendali

Spotnana consiglia di contattare in anticipo le strutture alberghiere di vostra preferenza, per assicurarsi che siano pronte a gestire sia i pagamenti virtuali sia i viaggiatori della vostra azienda che li utilizzano. Di seguito trovate un esempio di lettera che potete personalizzare e inviare agli hotel che preferite. Sentitevi liberi di modificarla secondo le vostre esigenze.

Questa comunicazione serve a informarli che introdurrete un programma di pagamento virtuale per i vostri viaggiatori e che vi aspettate la loro collaborazione. Basterà che il destinatario clicchi sul link presente nella comunicazione per verificare di essere incluso nel database di Conferma Connect, selezionare la modalità di comunicazione preferita e fornire i dati necessari (ad esempio: indirizzo email o numero di fax).

Gentile Albergatore,

Oggetto: Conferma Connect - Pagamenti Virtuali per Hotel

Saprete già che l’uso delle carte virtuali per il pagamento delle prenotazioni alberghiere è sempre più diffuso. Insieme al nostro partner tecnologico Conferma Pay e a Spotnana, stiamo lavorando per offrire una soluzione di pagamento più semplice ed efficiente per gli hotel.

Che cos’è Conferma Connect?

Conferma Connect individua automaticamente il modo più sicuro ed economico per inviare le istruzioni di pagamento all’hotel. Conferma Pay ha sviluppato una tecnologia che permette di trasmettere i dati della carta tramite diversi canali, tra cui ora anche l’email protetta. Per voi, nostri partner, la modalità che preferiamo è proprio l’email sicura (evitando così il fax).

Per aggiornare la vostra preferenza di comunicazione, vi invitiamo a compilare il modulo online di adesione:

https://www.confermaconnect.com

L’adesione è gratuita per gli hotel e vi permette di scegliere come ricevere le informazioni sui pagamenti con carta virtuale (fax/email alla reception, fax/email all’amministrazione). In questo modo, sia per voi sia per l’ospite non ci saranno problemi al momento del check-out.

Per maggiori dettagli, consultate le Domande frequenti su Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vi ringraziamo fin da ora per la vostra collaborazione.

Cordiali saluti,

Nome Cognome

Ruolo Aziendale

Azienda

Esperienza del Viaggiatore

Destinatari: Viaggiatori e organizzatori di viaggi

Gli utenti (viaggiatori o organizzatori) che devono prenotare hotel o auto a noleggio troveranno un’esperienza molto simile a quella già conosciuta nello strumento di prenotazione online Spotnana. Il procedimento è il seguente:

1. Il viaggiatore cerca l’hotel o l’auto a noleggio desiderati, indicando le date di interesse.

2. Il viaggiatore sceglie l’hotel e la tariffa della camera oppure il veicolo e la tariffa di noleggio, quindi procede con la prenotazione.

3. A questo punto, il viaggiatore deve selezionare il metodo di pagamento da utilizzare per la prenotazione. In base a come la vostra azienda ha impostato il metodo di pagamento virtuale obbligatorioo meno (per la società di appartenenza del viaggiatore), si procede in uno dei seguenti modi:

   • Perprenotazioni di hotel: 

     • Se la carta virtuale è impostata come obbligatoria: il viaggiatore seleziona la scheda Carte virtualie clicca sull’unica carta virtuale disponibile (quella obbligatoria).

     • Se la carta virtuale non è obbligatoria: il viaggiatore può scegliere tra la scheda Carta di creditooCarte virtualischeda e quindi selezionare la specifica carta di credito o carta virtuale che desiderano utilizzare per questa prenotazione.

   • Per prenotazioni di auto a noleggio: 

     • Poiché la carta virtuale sarà collegata a un accordo di fatturazione diretta con la società di autonoleggio, non è necessario selezionare un metodo di pagamento. Il viaggiatore può semplicemente passare direttamente alla fase di prenotazione. 

4. Il viaggiatore verifica l’importo da pagare e seleziona il pulsante Prenota Hotel oppure Prenota Auto. La prenotazione viene confermata e il pagamento (insieme a una comunicazione via fax o email) viene inviato al fornitore.

5. Se necessario, dopo aver effettuato la prenotazione il viaggiatore può visualizzare le ultime 4 cifre della carta virtuale e, a partire da 24 ore prima del check-in in hotel o del ritiro dell’auto, può visualizzare l’intero numero della carta.

Risoluzione dei problemi più comuni

Nella tabella qui sotto sono riportati alcuni possibili problemi che i viaggiatori possono incontrare utilizzando le carte virtuali Conferma, insieme alle relative soluzioni consigliate. Molte di queste situazioni possono essere risolte direttamente dal viaggiatore tramite l’app mobile Spotnana o la piattaforma di prenotazione online. Se il problema persiste, è possibile contattare un agente Spotnana.

Rimuovere o limitare l’uso di una configurazione di carta virtuale

Segua le istruzioni riportate di seguito per rimuovere o limitare l’utilizzo di una carta virtuale. 

Per rimuovere una configurazione di carta virtuale per prenotazioni di hotel o auto

1. Selezioni Programma dal menu principale.
2. Selezioni Metodi di pagamento dal menu Pagamenti e commissioni che si trova sulla sinistra.
3. Fai clic sulla scheda Virtual.
4. Cerca la riga che corrisponde al metodo di pagamento virtuale che desideri rimuovere (ogni metodo è abilitato solo per prenotazioni auto oppure hotel).
5. SelezionaRimuovi metodo di pagamento dal menu a destra.
6. Fare clicElimina per confermare che desideri eliminare il metodo di pagamento virtuale. Questa operazione rimuoverà completamente la configurazione della carta virtuale. 

Per limitare l'utilizzo della carta virtuale esclusivamente agli agenti

Questo può essere utile quando si desidera limitare temporaneamente chi ha accesso all'utilizzo della carta (ad esempio, per test o risoluzione dei problemi).

1. SelezionaProgramma dal menu in alto.
2. SelezionaMetodi di pagamento dal menu Pagamenti e commissioni a sinistra.
3. Fai clic sulla scheda Virtuale.
4. Cerca la riga che corrisponde al metodo di pagamento virtuale che desideri limitare (ogni metodo è abilitato per prenotazioni auto oppure hotel).
5. Dal menu a destra, seleziona Modifica metodo di pagamento. Si aprirà la finestra Aggiorna metodo di pagamento.
6. Se hai attivato le carte virtuali sia per prenotazioni auto che hotel, segui questi passaggi:
   1. Fai clic sull’icona a forma di matita accanto a Dettagli carta.
   2. Verifica che la casella Imposta questa carta come obbligatoria non sia selezionata.
   3. Fai clic sull’icona a forma di matita accanto a Istruzioni per l’uso della carta.
   4. Imposta il campo Ruoli utente su Solo agenti.
   5. Imposta il campo Tipo di profilo su Ospite personale.
   6. Fai clic su Aggiorna. 
   7. Queste impostazioni consentono di limitare l’utilizzo della carta senza dover eliminare la configurazione.
7. Se hai abilitato le carte virtuali solo per le prenotazioni alberghiere, segui questi passaggi: 
   1. Fai clic sull’icona a forma di matita accanto a Tipi di prodotto.
   2. Verifica che l’opzione Obbligatorio sia disattivata.
   3. Fai clic sull’icona di modifica (matita) accanto a Specifica le tipologie di utenti.
   4. Seleziona Solo agenti dall’elenco.
   5. Fai clic su Aggiorna.
   6. Dopodiché, contatta il tuo referente Spotnana per limitare l’uso di questo metodo di pagamento virtuale solo agli ospiti personali.
   7. Queste impostazioni ti permettono di controllare chi può utilizzare la carta senza dover eliminare la configurazione.

Reportistica e fatturazione

Riceverai periodicamente gli estratti conto dalla tua banca che includono le spese di viaggio effettuate dai tuoi viaggiatori tramite carte virtuali.Puoi utilizzare questi estratti conto (insieme alle ricevute raccolte e inviate dai tuoi viaggiatori) per riconciliare le spese effettuate con la carta virtuale. Puoi utilizzare la funzione ...Transazioni alberghiere o transazioni auto disponibili nella sezione Insights) dello strumento di prenotazione online Spotnana per aiutarti nella riconciliazione delle tue spese. Se hai bisogno di report aggiuntivi per la riconciliazione, contatta un agente Spotnana per richiedere l’accesso a Conferma Snap (ti verranno fornite le credenziali di accesso).spendere. Se necessita di report aggiuntivi per agevolare la riconciliazione, contatti un agente Spotnana per richiedere l’accesso a Conferma Snap (le verranno fornite le credenziali di accesso).