Conferma – Віртуальні картки

ЗМІСТ

• Conferma – Віртуальні картки
  • Вступ
• Поширені запитання (FAQ)
• Попередні дії для клієнта
  • Лист/електронний лист від менеджера з подорожей до партнерських готелів
• Досвід роботи мандрівника
  • Вирішення типових проблем
• Видалення або обмеження використання налаштування віртуальної картки
  • Як видалити налаштування віртуальної картки для бронювання готелю чи авто
  • Як обмежити використання віртуальної картки лише для агентів
• Звіти та білінг

Вступ

Spotnana рада повідомити про підтримку оплати за допомогою віртуальних карток у співпраці з Conferma.

• У першому розділі цього документа ви знайдете відповіді на поширені запитання, які допоможуть вам розібратися з поняттям віртуальних платежів, їх перевагами для вашої компанії та мандрівників, а також дізнатися, чому ми обрали саме Conferma як партнера.

• У другому розділі наведено короткий перелік обов’язкових дій, які потрібно виконати, перш ніж розпочати використання віртуальних платежів.

• У третьому розділі описано, які налаштування потрібно виконати у Spotnana Online Booking Tool, щоб активувати віртуальні платежі для бронювань ваших мандрівників (готелі, авто тощо).

• Останній розділ демонструє, як виглядає процес бронювання готелю чи оренди авто з використанням віртуальної картки для ваших мандрівників у Spotnana Online Booking Tool. На даний момент ця функція доступна лише для бронювання готелів та авто.

Додатково, до цієї сторінки прикріплено презентацію (перегляньте внизу сторінки), яка допоможе вам краще зрозуміти переваги використання віртуальних карток Conferma разом зі Spotnana.

Поширені запитання (FAQ)

Що таке віртуальні платежі?

Віртуальні платежі — це безпечний, контрольований спосіб оплати, який ви можете надати мандрівникам як всередині, так і поза межами вашої організації для зручної оплати бронювань. Spotnana співпрацює з Conferma, щоб запропонувати цю опцію своїм клієнтам.

Віртуальний платіж — це унікальний 15- або 16-значний номер картки (це не фізична картка), який створюється під час бронювання та закріплюється за конкретним користувачем. Такий "номер картки" використовується лише один раз для однієї оплати, після чого деактивується. Фізичної картки не існує.

Для віртуального платежу генерується власний код безпеки (CVV, CVV2 або CVC) — аналогічно до тризначного коду на звороті звичайної банківської картки.

Хто така Conferma?

Conferma — це технологічний партнер і провідний постачальник рішень для віртуальних платежів у сфері подорожей. Вони співпрацюють із понад 50 банками, випускаючи віртуальні картки для використання у мережі постачальників туристичних послуг у 200 країнах світу.

Conferma вирізняється тим, що не лише випускає віртуальні картки, які Spotnana використовує для бронювання (готелі/авто), а й надсилає платіжні дані та інструкції безпосередньо постачальнику послуг, фактично підтверджуючи оплату напряму. Завдяки цьому мандрівнику не потрібно надавати інший спосіб оплати під час заселення в готель чи отримання авто. 

Детальніше дивіться на https://conferma.com/

Чим віртуальна картка відрізняється від картки Ghost/Lodge?

Віртуальні картки схожі за принципом на Ghost та Lodge картки, оскільки всі вони оплачуються з головного рахунку компанії. Однак Ghost картки використовуються для багатьох користувачів і бронювань, тому для них встановлюють високі кредитні ліміти. Віртуальні ж картки використовуються лише один раз, і ліміт встановлюється під конкретну покупку, що дає змогу краще контролювати витрати.

Ще одна відмінність — Ghost картки використовуються багаторазово, тому їх легше скомпрометувати, і в разі чого їх потрібно замінювати. Віртуальні картки — одноразові, з чітко визначеним лімітом, тож ризик шахрайства мінімальний. Також Ghost картки вимагають ручного розподілу витрат між співробітниками або центрами витрат, оскільки всі платежі проходять через центральний рахунок. Віртуальні картки унікальні для кожного користувача, тому розподіл і безпека значно простіші, а адміністративні витрати — менші.

Окрім того, для Ghost карток CVV-коди часто доводиться поширювати серед багатьох співробітників, що знижує рівень безпеки. Віртуальні картки генерують одноразовий CVV, доступ до якого обмежено.

Які переваги?

Віртуальні картки та способи оплати мають багато переваг. Основні з них наведені нижче:

• Покращений процес прямої оплати: Процес віртуальної оплати автоматизований, безпечний і зручний для фінансового обліку. При такій оплаті номер картки автоматично надсилається постачальнику (готелю чи компанії з оренди авто) через зручний для них канал (електронна пошта, факс, API). Завдяки цьому мандрівнику не потрібно надавати картку під час заселення чи отримання авто (і немає прямого рахунку, оскільки постачальник отримує оплату від банку). На відміну від прямої оплати, звірка віртуальних платежів автоматизована, адже кожна картка прив’язана до окремого рахунку.

• Можливість оплачувати витрати не лише співробітникам: Віртуальні платежі дозволяють компанії покривати витрати мандрівників наперед (без використання їхніх особистих карток). Оскільки багато постачальників вимагають CVV-код (який мандрівник може не знати або не може отримати з міркувань безпеки), Ghost картки не завжди підходять для таких випадків.

• Не потрібно випускати корпоративні картки для тих, хто подорожує рідко: Віртуальні платежі дозволяють уникнути випуску корпоративних карток для співробітників, які подорожують 1-2 рази на рік.

• Підвищена безпека: Коли є фізична картка, ризик шахрайства вищий. Віртуальні картки мають чітко визначені ліміти й обмеження за часом дії, тож навіть якщо номер потрапить до сторонніх осіб, ризики мінімальні.

Що таке Conferma Connect?

Conferma Connect — це власна база даних готелів Conferma, у якій зберігається інформація про готелі та їхні налаштування для зв’язку (електронна пошта, факс, API). Вона є частиною механізму, за допомогою якого здійснюються платежі. Зокрема, Conferma використовує цей продукт для надсилання платіжних інструкцій готелю.

Conferma Connect не використовується для компаній з оренди авто.

Як це працює?

На схемі нижче показано типовий процес для мандрівника, який оплачує готель чи авто віртуальною карткою. Spotnana виконує кроки 1, 2 та 4.

Хто і коли користується віртуальними картками?

Віртуальні картки особливо корисні для частих мандрівників, яким потрібна централізована оплата, кандидатів на співбесіди, стажерів або співробітників, які подорожують лише 1-2 рази на рік і не мають корпоративної картки.

Скільки коштує підключення віртуальних карток Conferma до мого акаунту Spotnana?

Для отримання інформації щодо вартості зверніться до агента Spotnana.

Чи є перелік банків-партнерів, з якими вже співпрацює Conferma?

Так, перегляньте цей перелік банків-партнерів Conferma. Якщо вашого банку там немає, попросіть банк звернутися до Conferma за адресою banking.partners@conferma.com, щоб розпочати процес підключення. Зверніть увагу, що цей процес може тривати від 6 до 12 місяців або більше.

Що робити, якщо клієнт уже співпрацює з Conferma?

Якщо клієнт вже користується Conferma через іншу туристичну компанію (TMC) і хоче перейти на Spotnana для віртуальних платежів, йому потрібно звернутися до свого банку для відкриття нового акаунту віртуальних карток у Conferma.

Чи має Spotnana самостійно контактувати з банками клієнта для налаштування цього процесу?

Ні. Клієнт повинен самостійно повідомити свій банк про бажання підключити віртуальні картки через Conferma, після чого банк має зв’язатися з Conferma.

Попередні дії для клієнта

Для кого: Клієнти, які бажають використовувати способи оплати Conferma – Віртуальні картки зі Spotnana

У цьому розділі описані всі дії, які ваша компанія повинна виконати для коректної інтеграції. Наведені нижче кроки потрібно виконати заздалегідь, щоб забезпечити інтеграцію з Conferma та можливість використання віртуальних платежів.

Якщо ви плануєте використовувати віртуальну картку для оплати оренди авто, необхідно заздалегідь укласти прямий договір про оплату з компанією з оренди авто.

• Перевірте, чи підтримується ваш банк і платіжна система Conferma. Дивіться https://www.conferma.com/partners/. Якщо ваш банк не має існуючих відносин з Conferma, банк повинен звернутися до Conferma за адресою banking.partners@conferma.com для початку співпраці (будь ласка, повідомте їм про це).

• Повідомте ваш банк про намір впровадити програму віртуальних карток через Conferma та попросіть створити акаунт пулу карток Conferma. Якщо ви плануєте використовувати віртуальні картки і для готелів, і для авто, потрібно створити окремий акаунт пулу карток для кожного напрямку (окремо для готелів і окремо для авто).Зв’яжіться зі Spotnana та надайте нам інформацію, зазначену в таблиці нижче після кроку 4 (Spotnana використає https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow для налаштування цієї інформації у Conferma):

• Якщо ви плануєте використовувати віртуальні картки для компаній з оренди авто, також потрібно виконати наступні кроки. Для кожної компанії з оренди авто, для якої ви плануєте підключити оплату віртуальною карткою, необхідно додати корпоративний код знижки та ідентифікатор авто для віртуальної оплати у Spotnana Online Booking Tool. Для цього оберіть Company у меню Program та далі оберіть L1 remarks у меню Company ліворуч. Далі: 

  • Прокрутіть до розділу Car corporate discount code та натисніть Add code. 

  • Оберіть назву компанії з оренди авто зі списку. 

  • Введіть корпоративний код знижки для цього постачальника у відповідне поле. 

  • Оберіть Virtual Payments Only чекбокс. 

  • Прокрутіть до розділу Virtual pay car ID number та натисніть Add code.

  • Оберіть назву компанії з оренди авто зі списку. 

  • Введіть ідентифікатор віртуальної картки, наданий вашим постачальником послуг оренди авто. Примітка: Для Avis це буде GEB ID). 

  • Натисніть Save.

Також рекомендуємо повідомити обрані готелі про впровадження програми віртуальних платежів Conferma. Скористайтеся шаблоном листа нижче. Це не обов’язково.

Лист/електронний лист від менеджера з подорожей до партнерських готелів

Для кого: Менеджери з подорожей

Spotnana радить заздалегідь зв’язатися з обраними готелями, щоб переконатися, що вони готові підтримувати віртуальні платежі та приймати ваших мандрівників. Нижче наведено зразок листа, який можна використати та за потреби відредагувати.

Мета цього повідомлення — поінформувати готель, що ви впроваджуєте програму віртуальних платежів для своїх мандрівників і очікуєте їхньої підтримки. Далі потрібно лише перейти за посиланням у листі, щоб переконатися, що готель внесено до бази Conferma Connect, обрано зручний спосіб зв’язку і вказано всі необхідні дані (наприклад, електронна пошта чи факс).

Шановний партнер-готельєр!

Тема: Conferma Connect – Віртуальні платежі для готелів

Ви, напевно, вже знаєте про зростання популярності віртуальних карток для оплати готельних бронювань. Ми співпрацюємо з нашим технологічним партнером Conferma Pay та Spotnana, щоб запропонувати готелям більш ефективний спосіб прийому оплат.

Що таке Conferma Connect?

Conferma Connect автоматично визначає найбезпечніший та найзручніший спосіб передачі платіжних інструкцій до готелю. Conferma Pay розробила технологію, яка дозволяє надсилати дані картки різними способами, у тому числі через захищену електронну пошту. Ми рекомендуємо нашим партнерам-готелям обирати саме цей спосіб (а не факс).

Щоб оновити налаштування зв’язку, будь ласка, заповніть онлайн-форму Opt In:

https://www.confermaconnect.com

Підключення до системи для готелів безкоштовне і дозволяє обрати зручний спосіб отримання платежів (факс/електронна пошта на рецепцію або бухгалтерію). Це дозволяє уникнути проблем для вас і ваших гостей під час виїзду.

Детальніше дивіться у Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Дякуємо за вашу підтримку у цьому процесі!

З повагою,

Ім’я Прізвище

Посада

Компанія

Досвід роботи мандрівника

Для кого: Мандрівники та організатори подорожей

Ваші користувачі (мандрівники чи організатори), які бронюють готелі чи авто, матимуть знайомий процес у Spotnana Online Booking Tool. Послідовність дій така:

1. Мандрівник шукає потрібний готель або авто та вибирає дати.

2. Мандрівник обирає потрібний готель і тариф за номер або авто і тариф, після чого переходить до бронювання.

3. Далі мандрівник має обрати спосіб оплати для цього бронювання. Залежно від того, чи ваша компанія встановила віртуальний спосіб оплати як обов’язковий чи ні (для юридичної особи, до якої належить мандрівник), він діє так:

   • Для бронювань готелів: 

     • Якщо віртуальна картка обов’язкова: мандрівник натискає вкладку Virtual cards та обирає єдину доступну картку (обов’язкову).

     • Якщо віртуальна картка не обов’язкова: мандрівник може натиснути вкладку Credit Cards або Virtual cards та обрати потрібну кредитну чи віртуальну картку для цього бронювання.

   • Для бронювань авто: 

     • Оскільки віртуальна картка буде прив’язана до прямої угоди з компанією з оренди авто, вибирати спосіб оплати не потрібно. Мандрівник просто переходить до наступного кроку бронювання. 

4. Мандрівник переглядає суму до сплати та натискає кнопку Book Hotel або Book Car . Бронювання підтверджується, а платіж (разом із повідомленням на факс чи електронну пошту) надсилається постачальнику.

5. За потреби мандрівник може переглянути останні 4 цифри віртуальної картки одразу після бронювання, а повний номер — за 24 години до заселення чи отримання авто.

Вирішення типових проблем

У таблиці нижче наведено можливі проблеми, з якими можуть зіткнутися мандрівники під час використання віртуальних карток Conferma, та поради щодо їх вирішення. Більшість таких питань мандрівники можуть вирішити самостійно через мобільний додаток Spotnana або Online Booking Tool. Якщо це не допомагає, звертайтеся до агента Spotnana.

Видалення або обмеження використання налаштування віртуальної картки

Скористайтеся наведеними нижче інструкціями, щоб видалити або обмежити використання віртуальної картки. 

Як видалити налаштування віртуальної картки для бронювання готелю чи авто

1. Оберіть Company у меню Program .
2. Оберіть Payment methods у меню Payment ліворуч.
3. Знайдіть розділ Virtual payment methods .
4. Знайдіть рядок із потрібною віртуальною карткою (кожна активна для авто або готелів окремо).
5. Оберіть Remove payment method у меню праворуч.
6. Натисніть Delete для підтвердження видалення цього способу оплати. Це повністю видалить налаштування віртуальної картки. 

Як обмежити використання віртуальної картки лише для агентів

Це може бути корисно, якщо потрібно тимчасово обмежити доступ до картки (наприклад, для тестування чи вирішення проблем).

1. Оберіть Company у меню Program .
2. Оберіть Payment methods у меню Payment ліворуч.
3. Знайдіть розділ Virtual payment methods .
4. Знайдіть рядок із потрібною віртуальною карткою (кожна активна для авто або готелів окремо).
5. Оберіть Edit payment method у меню праворуч. З’явиться вікно Update payment method . 
6. Якщо у вас активовані віртуальні картки для авто та готелів , виконайте такі кроки:
   1. Натисніть іконку редагування (олівець) поруч із Card details.
   2. Переконайтесь, що Set this card as mandatory не обрано.
   3. Натисніть іконку редагування (олівець) поруч із Card usage instructions.
   4. Встановіть у полі User roles значення Agents only.
   5. У полі Traveler type виберіть Personal Guest.
   6. Натисніть Update. 
   7. Ці налаштування дозволяють обмежити доступ до картки без повного видалення конфігурації.
7. Якщо у вас активовані лише віртуальні картки для готелів , виконайте такі кроки: 
   1. Натисніть іконку редагування (олівець) поруч із Product types.
   2. Переконайтесь, що перемикач Required вимкнено.
   3. Натисніть іконку редагування (олівець) поруч із Specify the types of users.
   4. Оберіть Agents only у меню.
   5. Натисніть Update.
   6. Після цього зверніться до вашого менеджера Spotnana, щоб обмежити використання цього способу оплати лише персональними гостями.
   7. Ці налаштування дозволяють обмежити доступ до картки без повного видалення конфігурації.

Звіти та білінг

Ви будете отримувати регулярні виписки від банку, які містять інформацію про витрати на подорожі, здійснені вашими мандрівниками за допомогою віртуальних карток. Ви можете використовувати ці виписки (та чеки, які збирають і подають мандрівники) для звірки витрат за віртуальними картками. Також ви можете скористатися звітами Hotel Transactions або Car Transactions (у розділі Analytics > Company reports) у Spotnana Online Booking Tool для звірки витрат. Якщо вам потрібна додаткова звітність для звірки, зверніться до агента Spotnana для отримання доступу до Conferma Snap (вам нададуть логін і пароль).