Conferma – Виртуални карти

СЪДЪРЖАНИЕ

• Conferma – Виртуални карти
  • Въведение
• Често задавани въпроси (FAQ)
• Задължителни стъпки за клиента
  • Имейл/Писмо от Травъл мениджър до предпочитани хотели
• Опит на пътуващия – работен процес
  • Ръководство при често срещани проблеми
• Премахване или ограничаване на конфигурация за виртуална карта
  • Как да премахнете конфигурация на виртуална карта за хотелски или автомобилни резервации
  • Как да ограничите използването на виртуална карта само до агенти
• Отчитане и фактуриране

Въведение

Spotnana с удоволствие представя възможността за плащане с виртуални карти в партньорство с Conferma.

• В първата част на този документ ще откриете списък с често задавани въпроси, които ще ви запознаят с концепцията за виртуални плащания, предимствата за вашата компания и пътуващите, както и с причините да изберем партньорството с Conferma.

• Във втората част ще намерите кратък списък със задължителни стъпки, които трябва да изпълните, преди да започнете да използвате виртуални плащания.

• В третата част е описано кои настройки трябва да конфигурирате в Spotnana Online Booking Tool, за да активирате виртуалните плащания за резервации на вашите пътуващи (напр. хотел, автомобил).

• Последната част показва как изглежда процесът на използване на виртуално плащане при резервация на хотел или автомобил под наем за вашите служители в Spotnana Online Booking Tool. Тази функционалност в момента е достъпна само за хотелски и автомобилни резервации.

Освен това, приложената към тази страница презентация (превъртете до края) ще ви даде допълнителна информация за предимствата на виртуалните карти на Conferma със Spotnana.

Често задавани въпроси (FAQ)

Какво представляват виртуалните плащания?

Виртуалните плащания са сигурен и контролиран начин за разплащане, който можете да предложите на пътуващите във или извън вашата организация, за да улесните плащането на разходите по резервации. Spotnana работи с Conferma, за да предостави тази опция на своите клиенти.

Виртуалното плащане представлява уникален 15- или 16-цифрен номер на карта (не физическа карта), който се генерира по време на резервацията и се свързва с конкретен потребител. Този „номер на карта“ се използва само веднъж – за едно плащане, след което се деактивира. Физическа карта не съществува.

Виртуалната карта също така генерира собствен защитен код (CVV, CVV2 или CVC), подобно на трицифрения код на гърба на стандартните кредитни карти.

Коя е Conferma?

Conferma е технологичен партньор и водещ доставчик на решения за виртуални плащания в туристическата индустрия. Те работят с над 50 банки, които издават виртуални карти за използване в мрежата им от туристически доставчици в над 200 държави.

Това, което отличава Conferma от други платформи за виртуални плащания, е че те не само издават виртуалната карта, която Spotnana използва при резервацията (хотел/автомобил), но и изпращат детайлите и инструкциите за плащане директно до доставчика, потвърждавайки директното фактуриране. Така пътуващият не трябва да предоставя друг начин на плащане при настаняване в хотела или получаване на автомобила. 

За повече информация вижте https://conferma.com/

С какво виртуалната карта се различава от Ghost/Lodge карта?

Виртуалните карти са сходни по концепция с Ghost и Lodge картите, тъй като и двете се таксуват по централен фирмен акаунт. Разликата е, че Ghost картите се използват от много потребители и за множество резервации, затова трябва да имат висок кредитен лимит. Виртуалните карти се използват само веднъж, лимитът е за конкретна покупка и се контролира стриктно.

Другата разлика е, че Ghost картите се използват многократно и лесно могат да бъдат компрометирани, което налага подмяна. Виртуалните карти са за еднократна употреба и имат стриктен лимит, което минимизира риска от измами. Освен това, Ghost картите изискват служители във финансовия отдел да разпределят разходите по отделни лица или центрове, докато виртуалните карти са уникални и свързани с конкретен потребител, което улеснява разпределението и сигурността, а административните разходи са по-ниски.

Освен това, при Ghost картите CVV кодът се разпространява широко в компанията, което намалява сигурността. При виртуалните карти CVV се генерира за еднократна употреба и достъпът до него е ограничен.

Какви са предимствата?

Виртуалните карти и методи на плащане имат редица предимства. Ето някои от основните:

• По-лесен процес на директно фактуриране: Виртуалното плащане е автоматизирано, сигурно и лесно за осчетоводяване от финансовите отдели. Когато използвате този начин на плащане, номерът на картата се изпраща автоматично към доставчика (хотел, рент-а-кар) по предпочитания от него канал (имейл, факс, API). Така пътуващият не трябва да представя карта при настаняване или получаване на автомобил, а плащането се извършва от картовата компания. За разлика от директното фактуриране, осчетоводяването при виртуалните плащания е автоматизирано, тъй като всяка карта е към конкретен акаунт.

• Възможност за плащане на разходи на външни лица, подизпълнители, кандидати за работа: Виртуалните плащания позволяват на компаниите да поемат разходите на пътуващите предварително (без да се използват лични карти). Тъй като много доставчици изискват CVV код, който често не е известен на пътуващите и не може да се споделя поради сигурността, Ghost картите не са подходящи за този случай.

• Няма нужда от корпоративни карти за рядко пътуващи: Виртуалните плащания ви спестяват издаването на корпоративни карти на служители, които пътуват само веднъж-два пъти годишно.

• По-висока сигурност: Рискът от измама е по-голям при физическа карта. Виртуалните карти имат предварително определени лимити и срокове, така че дори някой да получи номера, възможността за злоупотреба е минимална.

Какво е Conferma Connect?

Conferma Connect е собствената база данни на Conferma за хотели, където се съхраняват детайли за обектите и предпочитанията за комуникация (имейл, факс, API). Чрез нея се осъществяват плащанията – Conferma използва този продукт, за да изпрати инструкции за плащане към хотела.

Conferma Connect не се използва за доставчици на автомобили под наем.

Как работи?

Диаграмата по-долу показва стандартния процес за пътуващ, който използва виртуална карта за плащане на хотел или автомобил. Spotnana подпомага стъпки 1, 2 и 4.

Кои потребители биха използвали виртуални карти (кога и защо)?

Виртуалните карти са особено полезни за редовни пътуващи, които се нуждаят от централизирано фактуриране, кандидати за работа (за интервюта), стажанти или служители, които пътуват рядко (1-2 пъти годишно) и не разполагат с корпоративна карта.

Колко струва активирането на виртуални карти на Conferma във вашия акаунт в Spotnana?

Свържете се с представител на Spotnana за информация относно цените.

Има ли списък с банки-партньори, с които Conferma вече работи?

Да, вижте този списък с банки партньори на Conferma. Ако вашата банка не е в списъка, нека тя се свърже с Conferma на banking.partners@conferma.com, за да започне процеса по присъединяване. Имайте предвид, че този процес може да отнеме 6-12 месеца или повече.

Какво да направи клиентът, ако вече има договор с Conferma?

Ако клиентът вече използва Conferma с друг TMC и желае да премине към Spotnana като TMC за виртуални плащания, трябва да се обърне към своята банка, за да създаде нов акаунт за виртуални карти с Conferma.

Трябва ли Spotnana да се свързва с банките на клиента за тази настройка?

Не. Клиентът трябва да уведоми своята банка, че желае да започне процеса по присъединяване към Conferma, след което банката трябва да се свърже с Conferma.

Задължителни стъпки за клиента

За кого е тази секция: Клиенти, които желаят да използват плащания с виртуални карти на Conferma чрез Spotnana

Тази секция описва всички стъпки, които вашата компания трябва да изпълни, за да работи интеграцията коректно. Следните действия трябва да се извършат предварително, за да осигурите безпроблемна интеграция с Conferma и използване на виртуални плащания.

Ако ще използвате виртуални карти за плащания към рент-а-кар компании, трябва предварително да имате договор за директно фактуриране с тях.

• Проверете дали вашата банка и картова мрежа вече се поддържат от Conferma. Вижте https://www.conferma.com/partners/. Ако вашата банка няма отношения с Conferma, банката трябва да се свърже с Conferma на banking.partners@conferma.com, за да започне процеса (инструктирайте ги да го направят).

• Уведомете банката си, че желаете да въведете виртуална карта чрез Conferma и ги помолете да създадат Conferma акаунт за карти (card pool account). Ако ще използвате виртуални карти и за хотели, и за автомобили, трябва да имате отделен акаунт за всеки случай (един за хотели, един за автомобили).Свържете се със Spotnana и ни предоставете информацията от таблицата под стъпка 4 (Spotnana ще използва https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow за да конфигурира тези данни с Conferma):

• Ако ще използвате виртуални карти с доставчици на автомобили под наем, трябва да изпълните и следните стъпки. За всеки рент-а-кар доставчик, за който ще предлагате виртуални плащания, въведете корпоративен отстъпков код и виртуален идентификатор на автомобил в Spotnana Online Booking Tool. За целта изберете Компания от Програма менюто, след което изберете L1 бележки от Компания в менюто отляво. След това: 

  • Превъртете до секцията Корпоративен отстъпков код за автомобили и кликнете върху Добави код. 

  • Изберете името на доставчика на автомобили от менюто. 

  • Въведете корпоративния отстъпков код, който ви е предоставен от този доставчик. 

  • Изберете Само виртуални плащания чекбокса. 

  • Превъртете до секцията Виртуален идентификатор на автомобил и кликнете върху Добави код.

  • Изберете името на доставчика на автомобили от менюто. 

  • Въведете идентификационния номер на виртуалната карта, предоставен от вашия доставчик. Забележка: За Avis това е GEB ID. 

  • Натиснете Запази.

Препоръчваме също да уведомите предпочитаните си хотели, че въвеждате програмата за виртуални плащания с Conferma. Може да използвате предоставения по-долу имейл шаблон. Това е по желание.

Имейл/Писмо от Травъл мениджър до предпочитани хотели

За кого е: Травъл мениджъри

Spotnana препоръчва да се свържете предварително с предпочитаните си хотели, за да се уверите, че са готови да приемат виртуални плащания и вашите пътуващи. По-долу ще намерите примерен текст, който можете да използвате и редактирате според нуждите си.

Целта на това съобщение е да ги информирате, че ще въведете виртуална програма за плащане за вашите пътуващи и очаквате тяхното съдействие. Всичко, което трябва да направят, е да кликнат на линка в съобщението, за да потвърдят, че са в базата данни Conferma Connect, избрали са предпочитан начин на комуникация и са предоставили необходимите детайли (например имейл или факс).

Уважаеми хотелски партньори,

Относно: Conferma Connect – Виртуално плащане за хотели

Вече сте запознати с нарастващото използване на виртуални карти за плащане на хотелски резервации. Работим с нашите технологични партньори Conferma Pay и Spotnana, за да предложим по-ефективен начин за хотелски плащания.

Какво е Conferma Connect?

Conferma Connect автоматично избира най-сигурния и икономичен начин за предаване на инструкциите за плащане към хотела. Conferma Pay е разработила технология за изпращане на данните за картата по различни канали, включително защитен имейл. Нашето предпочитание е това да става по имейл, а не по факс.

За да актуализирате предпочитанията си за комуникация, моля, попълнете онлайн формата за включване:

https://www.confermaconnect.com

Включването е безплатно за хотелите и ви позволява да изберете как да получавате информация за виртуалните плащания (факс/имейл до рецепция, факс/имейл до счетоводство). Това гарантира, че няма да има затруднения за вас или гостите при напускане.

За повече информация вижте Често задавани въпроси за Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Благодарим ви за съдействието по тази инициатива.

С уважение,

Име Фамилия

Длъжност/Отговорност

Компания

Опит на пътуващия – работен процес

За кого е: Пътуващи и организатори на пътувания

Вашите потребители (пътуващи или организатори), които трябва да резервират хотели или автомобили, ще работят по познат начин в Spotnana Online Booking Tool. Процесът е следният:

1. Пътуващият търси желан хотел или автомобил и дати.

2. Пътуващият избира хотел и тип стая или автомобил и цена, след което преминава към резервация.

3. След това пътуващият трябва да избере начин на плащане за резервацията. В зависимост от това дали компанията е задала виртуалното плащане като задължително или не (за юридическото лице, към което принадлежи пътуващият), той ще направи едно от следните:

   • За хотелски резервации: 

     • Ако виртуалната карта е задължителна: Пътуващият кликва върху таба Виртуални карти и избира единствената налична виртуална карта (задължителната).

     • Ако виртуалната карта не е задължителна: Пътуващият може да избере таба Кредитни карти или Виртуални карти и след това да избере конкретна кредитна или виртуална карта за тази резервация.

   • За резервации на автомобили под наем: 

     • Тъй като виртуалната карта е свързана с договор за директно фактуриране с рент-а-кар компанията, не е нужно да се избира начин на плащане. Пътуващият просто преминава към стъпката за резервация. 

4. Пътуващият преглежда таксите и натиска бутона Резервирай хотел или Резервирай автомобил . Резервацията се потвърждава и плащането (както и информацията по факс или имейл) се изпраща към доставчика.

5. При нужда пътуващият може да разкрие последните 4 цифри на виртуалната карта след резервация, а целият номер – 24 часа преди настаняване или получаване на автомобила.

Ръководство при често срещани проблеми

Таблицата по-долу съдържа възможни проблеми, които пътуващите могат да срещнат при използване на виртуални карти на Conferma, както и препоръчани решения. Много от тях могат да се разрешат самостоятелно чрез мобилното приложение или Spotnana Online Booking Tool. Ако това не помогне, обърнете се към представител на Spotnana.

Премахване или ограничаване на конфигурация за виртуална карта

Използвайте следните стъпки, за да премахнете или ограничите използването на виртуална карта. 

Как да премахнете конфигурация на виртуална карта за хотелски или автомобилни резервации

1. Изберете Компания от Програма менюто.
2. Изберете Методи на плащане от Плащания менюто вляво.
3. Намерете секцията Виртуални методи на плащане .
4. Намерете реда с виртуалния метод на плащане, който искате да премахнете (всеки е активен или за автомобили, или за хотели).
5. Изберете Премахни метод на плащане от менюто вдясно.
6. Натиснете Изтрий за да потвърдите, че желаете да премахнете виртуалния метод на плащане. Това ще изтрие напълно конфигурацията на виртуалната карта. 

Как да ограничите използването на виртуална карта само до агенти

Това е полезно, ако искате временно да ограничите достъпа до картата (например за тестове или отстраняване на проблеми).

1. Изберете Компания от Програма менюто.
2. Изберете Методи на плащане от Плащания менюто вляво.
3. Намерете секцията Виртуални методи на плащане .
4. Намерете реда с виртуалния метод на плащане, който искате да ограничите (всеки е активен или за автомобили, или за хотели).
5. Изберете Редактирай метод на плащане от менюто вдясно. Ще се появи Прозорец за актуализация на метода на плащане . 
6. Ако сте активирали виртуални карти за автомобили и хотели , изпълнете следните стъпки:
   1. Кликнете върху иконата за редакция (молив) до Детайли за картата.
   2. Уверете се, че опцията Задай тази карта като задължителна не е избрана.
   3. Кликнете върху иконата за редакция (молив) до Инструкции за използване на картата.
   4. Задайте полето Роли на потребителите на Само агенти.
   5. Задайте полето Тип пътуващ на Личен гост.
   6. Натиснете Актуализирай. 
   7. Тези настройки ще ограничат достъпа до картата само за определени потребители, без да се налага изтриване на конфигурацията.
7. Ако сте активирали виртуални карти само за хотели , изпълнете следните стъпки: 
   1. Кликнете върху иконата за редакция (молив) до Типове продукти.
   2. Уверете се, че превключвателят Задължително е изключен.
   3. Кликнете върху иконата за редакция (молив) до Посочете типовете потребители.
   4. Изберете Само агенти от менюто.
   5. Натиснете Актуализирай.
   6. След това се свържете с вашия акаунт мениджър в Spotnana, за да ограничите използването на този виртуален метод на плащане само за лични гости.
   7. Тези настройки ще ограничат достъпа до картата само за определени потребители, без да се налага изтриване на конфигурацията.

Отчитане и фактуриране

Ще получавате редовни извлечения от банката си, които съдържат разходите за пътувания, направени от вашите служители с виртуални карти. Можете да използвате тези извлечения (и събраните от служителите разписки), за да осчетоводите разходите с виртуални карти. Можете да използвате Справка за хотелски транзакции или Справка за автомобилни транзакции (намират се в секция Анализи > Фирмени справки) в Spotnana Online Booking Tool, за да подпомогнете осчетоводяването на разходите си. Ако се нуждаете от допълнителни справки, свържете се с агент на Spotnana, за да получите достъп до Conferma Snap (ще ви предоставят данни за вход).