Conferma - Tarjetas virtuales
ÍNDICE
- Conferma - Tarjetas virtuales
- Preguntas frecuentes
- Tareas previas del cliente
- Experiencia del viajero en el flujo de trabajo
- Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
- Informes y facturación
Introducción
Spotnana se complace en presentar la compatibilidad con pagos mediante tarjeta virtual en colaboración con Conferma.
La primera sección de este documento contiene una lista de preguntas frecuentes para ayudarle a familiarizarse con el concepto de pagos virtuales y las ventajas que ofrecen a su empresa y a los viajeros, además de algunos detalles sobre por qué hemos decidido colaborar con Conferma.
La segunda sección incluye una breve lista de tareas previas que debe completar antes de poder empezar a utilizar los pagos virtuales.
La tercera sección describe la configuración que debe realizar en la herramienta de reservas online de Spotnana para habilitar los pagos virtuales en las reservas de sus viajeros (por ejemplo, hotel, coche de alquiler).
La última sección ilustra cómo será la experiencia de utilizar un método de pago virtual para reservar un hotel o un coche de alquiler para sus viajeros en la herramienta de reservas online de Spotnana. Actualmente, esta funcionalidad está limitada a reservas de hotel y coche de alquiler.
Además, el conjunto de diapositivas adjunto a esta página (desplácese hasta el final) puede ayudarle a conocer mejor las ventajas de utilizar tarjetas virtuales de Conferma con Spotnana.
Preguntas frecuentes
¿Qué son los pagos virtuales?
Los pagos virtuales son un método de pago seguro, protegido y estrictamente gestionado que puede ofrecer a los viajeros dentro o fuera de su organización para facilitar el pago de los costes de las reservas de forma sencilla. Spotnana se ha asociado con Conferma para proporcionar esta opción de pago a nuestros clientes.
Un pago virtual es un número de tarjeta único de 15 o 16 dígitos (no es una tarjeta física) que se genera digitalmente durante el proceso de reserva y se asocia a un usuario específico. Este número de “tarjeta” solo se utiliza una vez, para un único pago, y después se desactiva. Nunca existe una tarjeta física.
El pago virtual también genera su propio código de seguridad (CVV, CVV2 o CVC), similar al número de tres dígitos impreso en la parte posterior de las tarjetas de crédito físicas.
¿Quién es Conferma?
Conferma es un socio tecnológico y proveedor líder de soluciones de pago virtual en el sector de los viajes. Colabora con más de 50 bancos para emitir tarjetas virtuales que pueden utilizarse en su red de proveedores de viajes en más de 200 países.
Lo que diferencia a Conferma de otras plataformas de pago virtual es que no solo emite el pago virtual que Spotnana utiliza para realizar la reserva (hotel/coche de alquiler), sino que también envía los datos e instrucciones de pago directamente al proveedor, confirmando así el cargo directo. Esto garantiza que el viajero no tenga que proporcionar una forma de pago alternativa al registrarse en el hotel o recoger el coche de alquiler.
Para más información, consulte https://conferma.com/
¿En qué se diferencia una tarjeta virtual de una tarjeta Ghost/Lodge?
Las tarjetas virtuales son conceptualmente similares a las tarjetas Ghost y Lodge, ya que ambas se facturan de forma centralizada a una cuenta principal. Sin embargo, como las tarjetas Ghost se utilizan para varios usuarios y reservas, deben configurarse con límites de crédito muy altos. Dado que las tarjetas virtuales solo se usan una vez, el límite de crédito se asocia a una única compra y, por tanto, se gestiona de forma estricta.
Otra diferencia es que las tarjetas Ghost se utilizan más de una vez. Como resultado, pueden verse comprometidas fácilmente y deben ser desactivadas y sustituidas. Las tarjetas virtuales son de un solo uso y emplean un límite de crédito restringido, por lo que la exposición al fraude es mínima. Además, las tarjetas Ghost requieren que el personal administrativo concilie el extracto centralizado y asigne los cargos a los individuos o centros de coste correspondientes. Como los números de tarjeta virtual son únicos y están vinculados a un usuario específico, la asignación es sencilla y la seguridad se gestiona con mayor facilidad. Esto reduce los costes administrativos continuos.
Además, las tarjetas Ghost requieren que los números CVV se compartan ampliamente en la empresa, lo que compromete la seguridad. Las tarjetas virtuales, en cambio, generan un CVV de un solo uso con acceso limitado.
¿Cuáles son las ventajas?
Las tarjetas y métodos de pago virtuales ofrecen muchas ventajas. A continuación se enumeran algunas de las más importantes:
Proceso de Facturación Directa mejorado: El proceso de pago virtual está automatizado, es seguro y sencillo de conciliar para los departamentos de Finanzas. Al utilizar esta forma de pago, el número de tarjeta de crédito se envía automáticamente al proveedor (hotel, coche de alquiler) mediante su método de comunicación preferido (correo electrónico, fax o API). De este modo, el viajero no necesita presentar una forma de pago al registrarse en el hotel o al recoger el coche de alquiler (y no hay facturación directa, ya que el proveedor recibe el pago de la compañía de la tarjeta de crédito). Además, a diferencia de la facturación directa, la conciliación de los pagos virtuales está automatizada porque cada tarjeta está vinculada a una cuenta específica.
Capacidad para admitir no empleados, contratistas, candidatos: El pago virtual permite a las empresas cubrir los gastos de sus viajeros por adelantado (sin que tengan que utilizar su tarjeta personal). Dado que muchos proveedores requieren un número CVV (que a menudo los viajeros desconocen y no puede facilitarse fácilmente por motivos de seguridad), las tarjetas fantasma por sí solas no pueden cubrir adecuadamente este caso de uso.
No es necesario disponer de tarjetas corporativas para viajeros poco frecuentes: El pago virtual le permite evitar la emisión de tarjetas corporativas a usuarios que solo viajan una o dos veces al año.
Mejora de la seguridad: El riesgo de fraude es mayor cuando existe una tarjeta física. Las tarjetas virtuales tienen límites de gasto predefinidos, así como periodos de validez determinados, por lo que, incluso si otra persona obtiene el número, la exposición es limitada.
¿Qué es Conferma Connect?
Conferma Connect es la base de datos propia de hoteles de Conferma, donde se almacenan los detalles de las propiedades hoteleras y las preferencias de comunicación (correo electrónico, fax, API), y forma parte del mecanismo mediante el cual se gestionan los pagos. En concreto, Conferma utiliza este producto para enviar instrucciones de pago al hotel.
Conferma Connect no se utiliza para proveedores de coches de alquiler.
¿Cómo funciona?
El siguiente diagrama muestra el flujo de trabajo habitual para un viajero que utiliza una tarjeta virtual para pagar un hotel o un coche de alquiler. Spotnana facilita los pasos 1, 2 y 4.
¿Qué tipo de usuarios utilizarían Tarjetas Virtuales (cuándo y por qué)?
Algunos de los tipos de viajeros y casos de uso en los que las Tarjetas Virtuales pueden aportar un verdadero beneficio a su organización son los viajeros habituales que requieren un mecanismo de facturación centralizada, candidatos a un puesto de trabajo (para viajes relacionados con entrevistas), becarios o empleados que solo viajan una o dos veces al año y, por tanto, no disponen de una tarjeta corporativa tradicional.
¿Cuánto cuesta tener habilitadas las Tarjetas Virtuales de Conferma en mi cuenta de Spotnana?
Contacte con un agente de Spotnana para obtener información sobre los precios.
¿Existe una lista de bancos colaboradores con los que Conferma ya trabaja?
Sí, consulte esta lista de bancos colaboradores de Conferma. Si su banco no aparece en esa lista, solicite a su banco que contacte con Conferma en banking.partners@conferma.com para iniciar el proceso de incorporación. Tenga en cuenta que, en algunos casos, este proceso puede tardar entre 6 y 12 meses o más en completarse.
¿Qué ocurre si el cliente ya tiene una relación existente con Conferma?
Si el cliente ya utiliza Conferma con otra herramienta de reservas en línea y desea cambiar a Spotnana como su herramienta de reservas en línea para pagos con tarjeta virtual, el cliente debe contactar con su banco para configurar una nueva cuenta de tarjeta virtual con Conferma.
¿Debe Spotnana contactar con los bancos del cliente para configurar esto?
No. El cliente debe informar a su banco de que desea iniciar el proceso de incorporación con Conferma y, a continuación, el banco del cliente debe ponerse en contacto con Conferma
Tareas previas del cliente
Destinatarios: Clientes que deseen utilizar métodos de pago con tarjetas virtuales de Conferma en Spotnana
Esta sección se refiere a todas las tareas que su empresa debe realizar para que la integración funcione correctamente. Los siguientes pasos deben completarse previamente para facilitar la integración con Conferma y el uso de métodos de pago virtuales.
Si va a utilizar su tarjeta virtual para pagos de coche de alquiler, debe tener previamente un acuerdo de facturación directa con la empresa de coches de alquiler.
Verifique que su banco y la red de tarjetas ya estén admitidos por Conferma. Consulte https://www.conferma.com/partners/. Si su bancono tiene una relación existente con Conferma, su banco deberá contactar con Conferma en banking.partners@conferma.com para iniciar dicha relación (indíqueles que lo hagan).
Avise a su banco de que desea implementar un programa de tarjetas virtuales a través de Conferma y solicite la creación de una cuenta de grupo de tarjetas de Conferma. Si va a ofrecer tarjetas virtuales tanto para reservas de hotel como de coche de alquiler, debe crear una cuenta de grupo de tarjetas independiente para cada una (una para reservas de hotel y otra para coches de alquiler).Póngase en contacto con Spotnana y facilítenos la información que aparece en la tabla bajo el paso 4 (Spotnana utilizará https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow para configurar esta información con Conferma):
Si va a utilizar tarjetas virtuales con sus proveedores de coches de alquiler, también deberá completar los siguientes pasos. Para cada proveedor de coches de alquiler para el que planee ofrecer pagos con tarjeta virtual, debe añadir un código de descuento corporativo y un ID de coche de pago virtual en la herramienta de reservas online de Spotnana. Para ello, seleccione Programa en el menú superior, luego seleccione Perfil de la empresa en el menú lateral izquierdo y haga clic en la pestaña Observaciones L1. Después:
Desplácese hacia abajo hasta la sección Código de descuento corporativo de coche y haga clic en Añadir código.
Seleccione el nombre del proveedor de coches de alquiler en el menú.
Introduzca el código de descuento corporativo asociado a ese proveedor en el campo correspondiente.
Marque la casilla Solo pagos virtuales.
Desplácese hacia abajo hasta la sección Número de ID de coche de pago virtual y haga clic en Añadir código.
Seleccione el nombre del proveedor de coches de alquiler en el menú.
Introduzca el número de ID de tarjeta virtual proporcionado por su proveedor de coches de alquiler. Nota: para Avis, este será el ID GEB.
Haga clic en Guardar.
Además, le recomendamos que informe a los hoteles preferentes de que va a implantar el programa de pago virtual de Conferma. Utilice la plantilla de correo electrónico que se proporciona a continuación. Esto es opcional.
Correo electrónico/carta del gestor de viajes a los hoteles preferentes
Destinatario: Gestores de viajes
Spotnana recomienda contactar con sus hoteles preferentes con antelación para asegurarse de que están preparados para aceptar tanto los pagos virtuales como a los viajeros de su empresa que los utilicen. A continuación se incluye una carta de ejemplo que puede reutilizar y enviar a sus hoteles preferentes. Si lo desea, puede editarla según sus necesidades.
El propósito de esta comunicación es informarle que se va a implementar un programa de pago virtual para sus viajeros y que esperamos contar con su colaboración en este proceso. Todo lo que debe hacer es hacer clic en el enlace incluido en dicha comunicación para asegurarse de que figura en la base de datos de Conferma Connect, que ha seleccionado su método de comunicación preferido y que ha proporcionado los datos necesarios para dicho método (por ejemplo: dirección de correo electrónico o número de fax).
Estimado hotelero:
Asunto: Conferma Connect - Pago virtual para hoteles
Probablemente ya sea consciente del creciente uso de tarjetas virtuales para procesar pagos de reservas de hotel. Hemos estado trabajando con nuestro socio tecnológico Conferma Pay y Spotnana para ofrecer una opción de pago de hotel más eficiente para los hoteles.
¿Qué es Conferma Connect?
Conferma Connect identificará automáticamente la forma más segura y económica de comunicar las instrucciones de pago al hotel. Conferma Pay ha desarrollado tecnología para transmitir los datos de la tarjeta mediante varios métodos, incluyendo ahora un correo electrónico seguro. Nuestra preferencia para usted, como socio hotelero, es que esto se realice a través de un correo electrónico seguro (y no por fax).
Para actualizar su preferencia de comunicación, complete por favor el formulario de adhesión en línea:
https://www.confermaconnect.com
La adhesión es gratuita para los hoteles y le permite seleccionar la forma de comunicación para los pagos con tarjeta virtual (fax/correo electrónico a la recepción, fax/correo electrónico al equipo de contabilidad). Esto garantiza que no haya problemas para usted ni para el invitado en el momento del check-out.
Para más información, consulte las Preguntas frecuentes de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help
Le agradecemos enormemente su apoyo en esta iniciativa.
Atentamente,
Nombre y apellidos
Responsabilidad del puesto
Empresa
Experiencia en el flujo de trabajo del viajero
Destinatarios: viajeros y organizadores
Sus usuarios (viajeros u organizadores) que necesiten reservar hoteles o coches de alquiler tendrán una experiencia muy similar a la que ya conocen en la herramienta de reservas en línea de Spotnana. El proceso es el siguiente:
El viajero busca el hotel o coche de alquiler deseado y selecciona las fechas.
El viajero selecciona el hotel y la tarifa de habitación deseada, o el coche de alquiler y la tarifa correspondiente, y procede a realizar la reserva.
A continuación, el viajero debe seleccionar un método de pago para la reserva. Dependiendo de si su empresa ha establecido el método de pago virtual como obligatorio o no (para la entidad legal a la que pertenece el viajero), deberá realizar una de las siguientes acciones:
Para reservas de hotel:
Si la tarjeta virtual está configurada como obligatoria: El viajero debe hacer clic en la pestaña Tarjetas virtuales y seleccionar la única tarjeta virtual disponible (la obligatoria).
Si la tarjeta virtual no está configurada como obligatoria: El viajero puede hacer clic en la pestaña Tarjetas de crédito o Tarjetas virtuales y, a continuación, seleccionar la tarjeta de crédito o la tarjeta virtual específica que desee utilizar para esta reserva.
Para reservas de coche de alquiler:
Dado que la tarjeta virtual estará vinculada a un acuerdo de facturación directa con la empresa de coches de alquiler, no es necesario seleccionar un método de pago. El viajero simplemente debe continuar con el proceso de reserva.
El viajero revisa los cargos y hace clic en el botón Reservar hotel o Reservar coche. La reserva se confirma y el pago (así como una comunicación por fax o correo electrónico) se envía al proveedor.
Si es necesario, el viajero puede mostrar los últimos 4 dígitos de la tarjeta virtual una vez realizada la reserva y puede mostrar el número completo de la tarjeta 24 horas antes de la hora de check-in en el hotel o de recogida del coche de alquiler.
Solución de problemas comunes
La siguiente tabla enumera algunos posibles problemas que los viajeros pueden experimentar al utilizar tarjetas virtuales de Conferma y las soluciones sugeridas para estos casos. Muchos de estos problemas pueden ser resueltos por los propios viajeros utilizando la aplicación móvil de Spotnana o la Herramienta de Reserva Online. En los casos en los que esto no resuelva el problema, póngase en contacto con un agente de Spotnana.
Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
Utilice los procedimientos a continuación para eliminar o restringir el uso de una tarjeta virtual.
Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o coche de alquiler
- Seleccione Programa en el menú superior.
- Seleccione Métodos de pago en el menú Pagos y comisiones en el lateral izquierdo.
- Haga clic en la pestaña Virtual.
- Localice la fila que contiene el método de pago virtual que desea eliminar (cada uno está habilitado para reservas de coche de alquiler o de hotel).
- Seleccione Eliminar método de pago en el menú de la derecha.
- Haga clic en Eliminar para confirmar que desea eliminar el método de pago virtual. Esto eliminará por completo la configuración de la tarjeta virtual.
Para restringir el uso de la tarjeta virtual únicamente a los agentes
Esto puede ser útil si desea limitar temporalmente quién tiene acceso a la tarjeta (por ejemplo, para pruebas o resolución de incidencias).
- Seleccione Programa en el menú superior.
- Seleccione Métodos de pago en el menú Pago y tarifas situado a la izquierda.
- Haga clic en la pestaña Virtual.
- Localice la fila que contiene el método de pago virtual que desea restringir (cada uno está habilitado para reservas de coche de alquiler o de hotel).
- Seleccione Editar método de pago en el menú de la derecha. Aparecerá el cuadro de diálogo Actualizar método de pago.
- Si ha habilitado tarjetas virtuales para reservas de coche de alquiler y hotel, siga estos pasos:
- Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a Detalles de la tarjeta.
- Asegúrese de que la casilla Establecer esta tarjeta como obligatoria no esté seleccionada.
- Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a Instrucciones de uso de la tarjeta.
- Establezca el campo Roles de usuario en Solo agentes.
- Establezca el campo Tipo de perfil en Invitado personal.
- Haga clic en Actualizar.
- Esta configuración limitará quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.
- Si solo ha habilitado tarjetas virtuales para reservas de hotel, siga estos pasos:
- Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a Tipos de producto.
- Asegúrese de que el interruptor Obligatorio esté desactivado.
- Haga clic en el icono de edición (lápiz) junto a Especificar los tipos de usuarios.
- Seleccione Solo agentes en el menú.
- Haga clic en Actualizar.
- A continuación, póngase en contacto con su gestor de cuenta de Spotnana para limitar el uso de este método de pago virtual a invitados personales.
- Esta configuración limitará quién puede utilizar la tarjeta sin necesidad de eliminar la configuración.
Informes y facturación
Recibirá extractos periódicos de su banco que contienen el gasto de viajes asociado al uso de tarjetas virtuales por parte de sus viajeros como método de pago. Puede utilizar estos extractos (y los recibos que sus viajeros recopilen y envíen) para conciliar su gasto con tarjeta virtual. Puede utilizar los informes de Transacciones de hotel o Transacciones de coche de alquiler (disponibles en Insights) en la herramienta de reservas online de Spotnana para ayudarle con la conciliación de su gasto. Si necesita informes adicionales para facilitar la conciliación, contacte con un agente de Spotnana para solicitar acceso a Conferma Snap (le proporcionarán las credenciales de inicio de sesión).
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