Conferma - Virtual Cards

목차

• Conferma - Virtual Cards
  • 소개
• 자주 묻는 질문(FAQ)
• 사전 필수 클라이언트 작업
  • 출장 관리자에서 선호 호텔로 보내는 이메일/서신
• 출장자 워크플로우 경험
  • 일반적인 문제 해결
• 가상 카드 설정 삭제 또는 사용 제한
  • 호텔 또는 렌터카 예약의 가상 카드 설정을 삭제하려면
  • 가상 카드 사용을 에이전트 전용으로 제한하려면
• 보고 및 청구

소개

Spotnana는 Conferma와의 파트너십을 통해 가상 카드 결제 지원을 도입하게 되어 기쁘게 생각합니다.

• 이 문서의 첫 번째 섹션에는 가상 결제의 개념, 귀사 및 출장자에게 제공되는 이점, 그리고 Spotnana가 Conferma와 파트너십을 맺은 이유 등 자주 묻는 질문이 포함되어 있습니다.

• 두 번째 섹션에는 가상 결제를 사용하기 전에 반드시 완료해야 하는 사전 준비 작업의 간단한 목록이 있습니다.

• 세 번째 섹션에서는 Spotnana 온라인 예약 도구에서 가상 결제를 활성화하기 위해 반드시 구성해야 하는 설정(예: 호텔, 렌터카)에 대해 설명합니다.

• 마지막 섹션에서는 Spotnana 온라인 예약 도구에서 출장자가 가상 결제 수단을 사용하여 호텔 또는 렌터카를 예약할 때의 경험을 안내합니다. 이 기능은 현재 호텔 및 렌터카 예약에 한정되어 있습니다.

또한, 이 페이지 하단에 첨부된 슬라이드 모음을 통해 Spotnana에서 Conferma 가상 카드를 사용할 때의 장점에 대해 더 자세히 확인하실 수 있습니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

가상 결제란 무엇입니까?

가상 결제는 귀사 내외의 출장자가 예약 비용을 원활하게 결제할 수 있도록 제공하는 안전하고 보안성이 높으며 엄격하게 관리되는 결제 방식입니다. Spotnana는 이 결제 옵션을 고객에게 제공하기 위해 Conferma와 파트너십을 맺었습니다.

가상 결제는 예약 과정에서 디지털로 생성되는 고유한 15자리 또는 16자리 카드 번호(실물 카드가 아님)로, 특정 사용자와 연결됩니다. 이 카드 번호는 한 번만 단일 결제에 사용되며, 이후 비활성화됩니다. 실물 카드는 존재하지 않습니다.

가상 결제는 실제 신용카드 뒷면에 인쇄된 세 자리 숫자와 유사하게 자체 보안 코드(CVV, CVV2 또는 CVC)도 생성합니다.

Conferma란 무엇입니까?

Conferma는 기술 파트너이자 출장 업계에서 가상 결제 솔루션을 선도하는 제공업체입니다. 이 회사는 50개 이상의 은행과 협력하여 200개국의 여행 공급업체 네트워크에서 사용할 수 있는 가상 카드를 발급합니다.

Conferma가 다른 가상 결제 플랫폼과 차별화되는 점은 Spotnana가 호텔 또는 렌터카 예약 시 가상 결제를 발급할 뿐만 아니라, 결제 정보와 지침을 공급업체에 직접 전달하여 실제로 직접 청구를 확인한다는 점입니다. 이를 통해 출장자는 호텔 체크인이나 렌터카 픽업 시 별도의 결제 수단을 제시할 필요가 없습니다.

자세한 내용은 https://conferma.com/

가상 카드와 Ghost/Lodge 카드의 차이점은 무엇입니까?

가상 카드는 Ghost 카드 및 Lodge 카드와 마찬가지로 모두 마스터 계정에 중앙 청구된다는 공통점이 있습니다. 그러나 Ghost 카드는 여러 사용자와 예약에 사용되므로 매우 높은 신용 한도가 필요합니다. 반면, 가상 카드는 한 번만 사용되며 신용 한도가 단일 구매에만 적용되어 엄격하게 관리됩니다.

또 다른 차이점은 Ghost 카드는 여러 번 사용된다는 점입니다. 이로 인해 유출 위험이 높아지며, 유출 시 비활성화 및 교체가 필요합니다. 가상 카드는 1회용으로, 엄격한 신용 한도가 적용되어 부정 사용 위험이 최소화됩니다. 또한 Ghost 카드는 백오피스 직원이 중앙 청구 내역을 정산하고, 경비를 발생시킨 개인 또는 비용 센터에 배분해야 합니다. 가상 카드 번호는 고유하며 특정 사용자와 연결되어 있어 배분이 간단하고 보안 관리도 용이합니다. 이로 인해 지속적인 관리 비용이 절감됩니다.

또한 Ghost 카드는 회사 내에서 CVV 번호가 널리 공유되어 보안에 취약합니다. 반면, 가상 카드는 단일 사용의 CVV만 생성되며 접근이 제한됩니다.

어떤 이점이 있습니까?

가상 카드 및 결제 방식은 다양한 장점을 제공합니다. 주요 이점은 아래와 같습니다.

• 향상된 Direct Bill 프로세스: 가상 결제 프로세스는 자동화되어 있으며, 보안성이 높고 재무 부서와의 대사도 용이합니다. 이 결제 방식을 사용할 경우, 신용카드 번호가 공급업체(호텔, 렌터카)에게 그들이 선호하는 방식(이메일, 팩스, API)으로 자동 전달됩니다. 따라서 출장자는 호텔 체크인이나 렌터카 픽업 시 결제 수단을 제시할 필요가 없습니다(공급업체가 신용카드 회사로부터 직접 결제를 받으므로 Direct Bill이 발생하지 않습니다). 또한, Direct Bill과 달리 가상 결제 대사는 각 카드가 특정 계정에 연결되어 있어 자동화됩니다.

• 비직원, 계약직, 채용 후보 지원 가능: 가상 결제를 통해 기업은 출장자의 개인 카드 사용 없이 미리 출장 경비를 결제할 수 있습니다. 많은 공급업체가 CVV 번호를 요구하지만, 이는 보안상의 이유로 출장자가 알지 못하거나 쉽게 노출할 수 없는 경우가 많으므로, 고스트 카드는 이러한 상황에 충분히 대응하지 못합니다.

• 비정기 출장자를 위한 법인카드 불필요: 가상 결제를 사용하면 연 1~2회만 출장하는 출장자에게 법인카드를 발급할 필요가 없습니다.

• 보안성 향상: 실물 카드 사용 시 사기 위험이 더 높아집니다. 가상 카드는 사전에 한도와 사용 기간이 설정되어 있어, 타인이 카드 번호를 입수하더라도 노출 위험이 제한됩니다.

Conferma Connect란 무엇입니까?

Conferma Connect는 Conferma가 보유한 독자적인 호텔 데이터베이스로, 호텔 시설 정보와 커뮤니케이션 선호 방식(이메일, 팩스, API)을 관리하며, 결제 처리를 위한 메커니즘의 일부입니다. 구체적으로, Conferma는 이 제품을 통해 호텔에 결제 지침을 전송합니다.

Conferma Connect는 렌터카 공급업체에는 사용되지 않습니다.

어떻게 작동합니까?

아래 다이어그램은 출장자가 가상 카드를 사용하여 호텔 또는 렌터카 비용을 결제할 때의 일반적인 워크플로우를 보여줍니다. Spotnana는 1, 2 및 4 단계를 지원합니다.

어떤 유형의 사용자가 가상 카드를 언제, 왜 사용합니까?

가상 카드가 조직에 실질적인 이점을 제공할 수 있는 출장자 및 사용 사례로는, 중앙 청구 방식이 필요한 정기 출장자, 채용 면접 관련 출장의 채용 후보, 인턴, 그리고 연 1~2회만 출장하여 전통적인 법인카드가 발급되지 않은 임직원이 있습니다.

내 Spotnana 계정에서 Conferma 가상 카드 기능을 활성화하는 데 비용이 얼마나 드나요?

가격에 대한 자세한 내용은 Spotnana 상담원에게 문의하시기 바랍니다.

Conferma와 이미 협력 중인 은행 파트너 목록이 있습니까?

네, 이 Conferma 은행 파트너 목록을 참고하시기 바랍니다. 만약 귀하의 은행이 해당 목록에 없다면, 은행이 banking.partners@conferma.com 으로 Conferma에 연락하여 온보딩 절차를 시작하도록 안내해 주십시오. 경우에 따라 이 과정은 6~12개월 이상 소요될 수 있습니다.

고객이 이미 Conferma와 기존 관계가 있는 경우에는 어떻게 해야 합니까?

고객이 이미 다른 온라인 예약 도구에서 Conferma를 사용 중이며, 가상 카드 결제를 위해 Spotnana를 온라인 예약 도구로 전환하고자 하는 경우, 고객은 은행에 연락하여 Conferma와 새로운 가상 카드 계정을 설정해야 합니다.

Spotnana가 고객의 은행에 직접 연락하여 이 절차를 진행해야 합니까?

아닙니다. 고객이 은행에 Conferma 온보딩 절차를 시작해 달라고 요청해야 하며, 이후 고객의 은행이 직접 Conferma에 연락해야 합니다.

사전 필수 고객 작업

대상: Spotnana에서 Conferma - 가상 카드 결제 방식을 사용하려는 고객

이 섹션은 통합이 정상적으로 작동하기 위해 귀사가 수행해야 하는 모든 작업에 대해 안내합니다. Conferma와의 통합을 지원하고 가상 결제 방식을 원활하게 사용하려면 아래 단계를 사전에 완료해야 합니다.

렌터카 결제에 가상 카드를 사용할 예정이라면, 사전에 렌터카 회사와 직접 청구 계약을 체결해야 합니다.

• 귀하의 은행과 카드 네트워크가 이미 Conferma에서 지원되는지 확인하시기 바랍니다. 자세한 내용은 https://www.conferma.com/partners/를 참고하십시오. 만약 귀하의 은행이아직 Conferma와 기존 관계가 없다면, 귀하의 은행이 banking.partners@conferma.com 으로 Conferma에 연락하여 관계를 시작해야 합니다(은행에 해당 요청을 안내해 주십시오).

• 은행에 Conferma를 통한 가상 카드 프로그램 도입 의사를 알리고, Conferma 카드 풀 계정 생성을 요청하십시오. 호텔 예약과 렌터카 예약 모두에 가상 카드를 제공하려면 각각 별도의 카드 풀 계정을 생성해야 합니다(호텔 예약용 하나, 렌터카 예약용 하나).Spotnana에 연락하여 아래 4단계 표에 있는 정보를 제공해 주십시오(Spotnana는 이후 https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow 를 통해 이 정보를 Conferma에 설정합니다):

• 렌터카 업체에서 가상 카드를 사용할 경우, 다음 단계를 추가로 완료해야 합니다. 가상 카드 결제를 제공할 각 렌터카 업체마다 Spotnana Online Booking Tool에서 기업 할인 코드와 가상 결제 차량 ID를 추가해야 합니다. 이를 위해 상단 메뉴에서 Program을 선택한 후, 왼쪽 메뉴에서 Company profile을 선택하고 L1 remarks 탭을 클릭하십시오. 그런 다음:

  • 아래로 스크롤하여 Car corporate discount code 섹션을 찾고 Add code를 클릭하십시오. 

  • 메뉴에서 렌터카 업체명을 선택하십시오. 

  • 해당 업체와 연관된 기업 할인 코드를 입력란에 입력하십시오. 

  • Virtual Payments Only 체크박스를 선택하십시오. 

  • 아래로 스크롤하여 Virtual pay car ID number 섹션을 찾고 Add code를 클릭하십시오.

  • 메뉴에서 렌터카 업체명을 선택하십시오. 

  • 렌터카 업체에서 제공한 가상 카드 ID 번호를 입력하십시오. 참고: Avis의 경우, GEB ID가 해당됩니다. 

  • Save를 클릭하십시오.

또한, 귀하가 Conferma 가상 결제 프로그램을 도입하고 있음을 선호하는 호텔에 미리 안내하실 것을 권장합니다. 아래 제공된 이메일 템플릿을 활용하실 수 있습니다. 이는 선택 사항입니다.

출장 관리자에서 선호 호텔로 보내는 이메일/서신

대상: 출장 관리자

Spotnana에서는 귀하의 선호 호텔에 미리 연락하여 가상 결제 및 이를 사용하는 귀사 출장자 지원 준비가 되어 있는지 확인할 것을 권장합니다. 아래에는 재사용 및 발송이 가능한 예시 서신이 포함되어 있으니, 필요에 따라 자유롭게 수정하여 사용하실 수 있습니다.

이 안내의 목적은 귀하의 출장자들을 위해 가상 결제 프로그램 도입 예정임을 알리고, 이에 대한 협조를 요청드리기 위함입니다. 안내에 포함된 링크를 클릭하시면 Conferma Connect 데이터베이스에 등록되어 있는지, 선호하는 연락 방법이 선택되어 있는지, 해당 방법에 필요한 정보(예: 이메일 주소 또는 팩스 번호)가 제공되어 있는지 확인하실 수 있습니다.

호텔 관계자님께,

제목: Conferma Connect - 호텔용 가상 결제 안내

호텔 예약 결제 시 가상 카드 사용이 점차 증가하고 있다는 점은 이미 잘 알고 계실 것입니다. 저희는 기술 파트너인 Conferma Pay 및 Spotnana와 협력하여 호텔에 더욱 효율적인 결제 옵션을 제공하고 있습니다.

Conferma Connect란 무엇입니까?

Conferma Connect는 호텔에 결제 지침을 전달하는 가장 안전하고 효율적인 방법을 자동으로 식별합니다. Conferma Pay는 카드 정보를 다양한 방식(이제는 보안 이메일 포함)으로 전송할 수 있는 기술을 개발하였습니다. 저희가 호텔 파트너 여러분께 권장하는 방법은 보안 이메일을 통한 전달이며, 팩스는 권장하지 않습니다.

연락 방법을 업데이트하시려면 온라인 Opt In 양식을 작성해 주시기 바랍니다:

https://www.confermaconnect.com

Opt In은 호텔에 무료로 제공되며, 가상 카드 결제에 대한 연락 방법(프론트 데스크로 팩스/이메일, 회계팀으로 팩스/이메일)을 선택하실 수 있습니다. 이를 통해 체크아웃 시 귀하 또는 게스트에게 문제가 발생하지 않도록 보장합니다.

자세한 내용은 Conferma Connect FAQ를 참조하시기 바랍니다: https://www.confermaconnect.com/en/help

이 업무에 대한 귀하의 협조에 깊이 감사드립니다.

감사합니다.

이름

역할

회사

출장자 워크플로우 경험

대상: 출장자 및 예약 담당자

호텔 또는 렌터카를 예약해야 하는 귀하의 사용자(출장자 또는 예약 담당자)는 Spotnana 온라인 예약 도구에서 이미 익숙한 것과 매우 유사한 경험을 하게 됩니다. 절차는 다음과 같습니다.

1. 출장자가 원하는 호텔 또는 렌터카와 날짜를 검색합니다.

2. 출장자가 원하는 호텔 및 객실 요금 또는 렌터카와 요금을 선택한 후 예약을 진행합니다.

3. 출장자는 예약에 사용할 결제 수단을 선택해야 합니다. 귀사의 법인(출장자가 속한 법인)에 대해 가상 결제 수단이 필수로 설정되어 있는지 여부에 따라, 출장자는 다음 중 하나를 진행하게 됩니다.

   • 호텔 예약의 경우:

     • 가상 카드가 필수로 설정된 경우: 출장자는 가상 카드 탭을 클릭한 후, 선택 가능한 유일한 가상 카드(필수 카드)를 클릭합니다.

     • 가상 카드가 필수로 설정되어 있지 않은 경우: 출장자는 신용카드 또는 가상 카드 탭 중 하나를 클릭한 후, 이번 예약에 사용할 특정 신용카드 또는 가상 카드를 선택할 수 있습니다.

   • 렌터카 예약의 경우:

     • 가상 카드는 렌터카 회사와의 직접 청구 계약에 연결되어 있으므로, 별도의 결제 수단을 선택하실 필요가 없습니다. 출장자는 바로 예약 단계로 진행하시면 됩니다.

4. 출장자가 요금을 확인한 후 호텔 예약 또는 렌터카 예약 버튼을 클릭합니다. 예약이 확정되면 결제(및 팩스 또는 이메일을 통한 안내)가 공급업체로 전송됩니다.

5. 필요한 경우, 출장자는 예약이 완료된 후 가상 카드의 마지막 4자리 숫자를 확인할 수 있으며, 호텔 체크인 또는 렌터카 픽업 24시간 전에는 전체 카드 번호를 확인할 수 있습니다.

일반적인 문제 해결

아래 표는 출장자가 Conferma 가상 카드를 사용할 때 발생할 수 있는 잠재적인 문제와 이에 대한 권장 해결 방법을 안내합니다. 많은 문제는 출장자가 Spotnana 모바일 앱 또는 온라인 예약 도구를 통해 직접 해결할 수 있습니다. 만약 이 방법으로 해결되지 않는 경우, Spotnana 상담원에게 문의해 주시기 바랍니다.

가상 카드 설정 삭제 또는 사용 제한

아래 절차에 따라 가상 카드의 사용을 삭제하거나 제한할 수 있습니다.

호텔 또는 렌터카 예약에 대한 가상 카드 설정을 삭제하려면

1. 상단 메뉴에서 Program을 선택합니다.
2. 좌측의 Payment and fees 메뉴에서 Payment methods를 선택합니다.
3. Virtual 탭을 클릭합니다.
4. 삭제하려는 가상 결제 수단이 포함된 행을 찾습니다(각 결제 수단은 렌터카 또는 호텔 예약 중 하나에만 사용 가능합니다).
5. 오른쪽 메뉴에서 Remove payment method를 선택합니다.
6. 가상 결제 수단을 삭제하려면 삭제를 클릭하십시오. 이 작업을 완료하면 해당 가상 카드 구성이 완전히 삭제됩니다.

가상 카드 사용을 에이전트로만 제한하려면

카드 사용 권한을 일시적으로 제한해야 할 때(예: 테스트, 문제 해결 등)에 유용하게 사용할 수 있습니다.

1. 상단 메뉴에서 프로그램을 선택하십시오.
2. 왼쪽의 결제 및 수수료 메뉴에서 결제 수단을 선택하십시오.
3. 가상 탭을 클릭하십시오.
4. 제한하려는 가상 결제 수단이 포함된 행을 찾으십시오(각 수단은 렌터카 또는 호텔 예약에 대해 활성화되어 있습니다).
5. 오른쪽 메뉴에서 결제 수단 편집을 선택하십시오. 결제 수단 업데이트 대화상자가 표시됩니다.
6. 렌터카 및 호텔 예약에 대해 가상 카드를 활성화한 경우, 다음 단계를 따르십시오:
   1. 카드 세부정보 옆에 있는 편집(연필) 아이콘을 클릭하십시오.
   2. 이 카드를 필수로 설정 체크박스가 선택되어 있지 않은지 확인하십시오.
   3. 카드 사용 안내 옆에 있는 편집(연필) 아이콘을 클릭하십시오.
   4. 사용자 역할 필드를 에이전트 전용으로 설정하십시오.
   5. 프로필 유형 필드를 개인 게스트로 설정하십시오.
   6. 업데이트를 클릭하십시오.
   7. 이 설정을 통해 구성을 삭제하지 않고도 카드를 사용할 수 있는 대상을 제한할 수 있습니다.
7. 호텔 예약에만 가상 카드를 활성화하셨다면, 다음 단계를 따르십시오:
   1. 제품 유형 옆의 편집(연필) 아이콘을 클릭하십시오.
   2. 필수 토글이 비활성화되어 있는지 확인하십시오.
   3. 사용자 유형 지정 옆의 편집(연필) 아이콘을 클릭하십시오.
   4. 메뉴에서 에이전트 전용을 선택하십시오.
   5. 업데이트를 클릭하십시오.
   6. 이 가상 결제 수단의 사용을 개인 게스트로 제한하려면 Spotnana 계정 관리자에게 문의하십시오.
   7. 이 설정을 통해 구성을 삭제하지 않고도 카드를 사용할 수 있는 대상을 제한할 수 있습니다.

보고 및 청구서

은행에서 정기적으로 발송되는 명세서에는 출장자가 결제 수단으로 가상 카드를 사용한 출장 경비가 포함되어 있습니다. 이 명세서와 출장자가 수집 및 제출한 영수증을 활용하여 가상 카드 사용 내역을 조정할 수 있습니다. 호텔 거래 또는 렌터카 거래 보고서(Insights 메뉴 내에 위치)를 Spotnana 온라인 예약 도구에서 활용하여 경비 조정에 참고하실 수 있습니다. 추가 보고서가 필요하신 경우, Spotnana 상담원에게 문의하여 Conferma Snap 접근 권한을 요청하시기 바랍니다(상담원이 로그인 자격 증명을 안내해 드립니다).