Conferma – Virtuaalkaardid

SISUKORD

• Conferma – Virtuaalkaardid
  • Sissejuhatus
• Korduma kippuvad küsimused (KKK)
• Eeltingimused kliendile
  • Reisijuhi kiri eelistatud hotellidele
• Reisija kasutuskogemus
  • Levinumate probleemide lahendamine
• Kuidas eemaldada või piirata virtuaalkaardi seadistust
  • Virtuaalkaardi seadistuse eemaldamine hotelli või autorendi broneeringutelt
  • Virtuaalkaardi kasutamise piiramine ainult reisikonsultantidele
• Aruandlus ja arveldus

Sissejuhatus

Spotnana pakub nüüd koostöös Conferma’ga võimalust kasutada virtuaalkaardiga makseid.

• Dokumendi esimeses osas leiate korduma kippuvad küsimused, mis aitavad mõista virtuaalmaksete olemust ning selgitavad, millist kasu need teie ettevõttele ja reisijatele pakuvad. Samuti anname ülevaate, miks valisime koostööpartneriks just Conferma.

• Teises osas on toodudLühike nimekiri eeltingimustest, mis tuleb täita enne virtuaalsete maksete kasutamise alustamist.

• Kolmandas osas selgitame, millised seadistused tuleb Spotnana veebibroneeringu keskkonnas teha, et võimaldada reisijatele virtuaalmaksetega hotellide ja autorendi broneeringuid.

• Viimane osa annab ülevaate, milline näeb virtuaalmaksega hotelli või autorendi broneerimine Spotnana veebibroneeringu keskkonnas välja reisija jaoks. Hetkel saab virtuaalmakseid kasutada ainult hotelli ja autorendi broneeringutes.

Lisaks leiate sellelt lehelt allosast slaidide komplekti, mis aitab teil põhjalikumalt tutvuda Conferma virtuaalkaartide kasutamise eelistega Spotnana platvormil.

Korduma kippuvad küsimused (KKK)

Mis on virtuaalsed maksed?

Virtuaalsed maksed on turvaline ja kontrollitud makseviis, mida saate pakkuda nii oma organisatsiooni töötajatele kui ka välistele reisijatele, et lihtsustada broneeringute eest tasumist. Spotnana teeb selles vallas koostööd Confermaga, et pakkuda oma klientidele seda mugavat makselahendust.

Virtuaalne makse tähendab digitaalselt loodud unikaalset 15- või 16-kohalist kaardinumbrit, mis tekib broneerimise käigus ning seotakse konkreetse kasutajaga. Seda “kaarti” kasutatakse ainult üheks makseks ning pärast seda see deaktiveeritakse. Füüsilist kaarti tegelikult ei eksisteeri.

Virtuaalse maksega luuakse ka oma turvakood (CVV, CVV2 või CVC), mis toimib samamoodi nagu füüsilise krediitkaardi tagaküljel olev kolmekohaline number.

Kes on Conferma?

Conferma on tehnoloogiapartner ning juhtiv virtuaalsete makselahenduste pakkuja reisivaldkonnas. Nad teevad koostööd enam kui 50 pangaga, et väljastada virtuaalkaarte, mida saab kasutada nende partnerite võrgustikus enam kui 200 riigis.

Conferma eristub teistest virtuaalmaksete platvormidest selle poolest, et nad mitte ainult ei loo Spotnana kaudu broneeringu (hotell/auto) jaoks virtuaalmakset, vaid saadavad makseandmed ja juhised otse teenusepakkujale, kinnitades sellega arve otse maksekaardilt. See tähendab, et reisijal ei ole vaja hotelli sisseregistreerimisel või rendiauto kättesaamisel eraldi makseviisi esitada.

Täpsem info: https://conferma.com/

Kuidas erineb virtuaalkaart Ghost/Lodge kaardist?

Virtuaalkaardid on olemuselt sarnased Ghost ja Lodge kaartidega, kuna mõlemad on seotud keskse konto kaudu arveldamisega. Kuid Ghost kaarte kasutatakse mitme kasutaja ja broneeringu jaoks, mistõttu nende krediidilimiidid peavad olema väga suured. Virtuaalkaarte kasutatakse ainult ühekordselt, seega on limiit seotud konkreetse ostuga ning seda hallatakse rangelt.

Teine oluline erinevus on see, et Ghost kaarte kasutatakse korduvalt, mistõttu võivad need kergemini sattuda valedesse kätesse ning vajadusel tuleb need deaktiveerida ja asendada. Virtuaalkaardid on ühekordsed ning nende krediidilimiit on piiratud, mis vähendab oluliselt pettuseriski. Lisaks peavad Ghost kaartide puhul raamatupidajad käsitsi arveldusi jagama ja kulusid õigele isikule või kulukeskusele suunama. Virtuaalkaardi puhul on iga number seotud konkreetse kasutajaga, mis muudab kulude jaotuse lihtsaks ja turvaliseks ning vähendab halduskulusid.

Ghost kaartide puhul tuleb CVV kood sageli jagada kogu ettevõtte sees, mis võib turvalisust ohustada. Virtuaalkaardid loovad aga igaks makseks uue, ühekordse CVV koodi, millele on ligipääs vaid piiratud inimestel.

Millised on eelised?

Virtuaalkaartidel ja nendega seotud makseviisidel on mitmeid eeliseid. Allpool on välja toodud olulisemad:

• Parem otsearvelduse protsess:Virtuaalmakse protsess on automatiseeritud, turvaline ning raamatupidamise jaoks lihtsasti jälgitav. Selle makseviisi puhul edastatakse kaardinumber automaatselt teenusepakkujale (hotell, autorent) nende eelistatud kanali kaudu (e-post, faks, API). Nii ei pea reisija hotellis või autorendis maksekaarti esitama ning makse toimub krediitkaardiettevõtte kaudu. Erinevalt otsearveldusest on virtuaalmaksete arveldus automatiseeritud, kuna iga kaart on seotud konkreetse kontoga.

• Võimalus toetada ka töötajaid, alltöövõtjaid ja uusi töötajaid: Virtuaalne makse annab ettevõtetele võimaluse katta oma töötajate reisikulud ette, ilma et nad peaksid kasutama isiklikku pangakaarti. Kuna paljud teenusepakkujad nõuavad CVV-koodi (mida reisijad sageli ei tea ja mida turvalisuse huvides ei ole lihtne jagada), ei sobi nn ghost-kaardid alati selleks otstarbeks.

• Ei ole vaja ettevõtte pangakaarte harva reisivatele töötajatele: Virtuaalse makse abil ei pea väljastama ettevõtte pangakaarte neile töötajatele, kes reisivad vaid korra või paar aastas.

• Parem turvalisus: Füüsilise kaardi puhul on pettuseoht alati suurem. Virtuaalkaartidel saab määrata kindlad limiidid ja kasutusperioodid, nii et isegi kui keegi saab kaardi numbri teada, on võimalik kahju piiratud.

Mis on Conferma Connect?

Conferma Connect on Conferma enda haldatav hotellide andmebaas, kus hoitakse hotellide kontaktandmeid ja eelistatud suhtlusviise (e-post, faks, API). See on osa süsteemist, mille kaudu maksed hotellidele edastatakse. Just selle lahenduse abil saadab Conferma hotellile maksejuhised.

Conferma Connecti ei kasutata autorendifirmade puhul.

Kuidas see toimib?

Järgneval joonisel on näidatud tüüpiline protsess, kuidas reisija kasutab virtuaalkaarti hotelli või rendiauto eest tasumiseks. Spotnana aitab korraldada etapid 1, 2 ja 4.

Millised kasutajad võiksid virtuaalkaarte kasutada (millal ja miks)?

Virtuaalkaardid sobivad hästi näiteks neile töötajatele, kes reisivad regulaarselt ja vajavad tsentraliseeritud arveldamist, tööle kandideerijatele (intervjuudega seotud reisid), praktikantidele või töötajatele, kes reisivad vaid üks-kaks korda aastas ega ole seetõttu saanud tavapärast ettevõtte pangakaarti.

Kui palju maksab Conferma virtuaalkaartide kasutamine minu Spotnana kontol?

Täpsema hinnainfo saamiseks võtke ühendust Spotnana esindajaga.

Kas on olemas nimekiri pankadest, kellega Conferma juba koostööd teeb?

Jah, vaadake seda nimekirja: Conferma partnerpangad. Kui teie panka seal ei ole, paluge oma pangal võtta ühendust Confermaga aadressil banking.partners@conferma.com, et alustada liitumisprotsessi. Arvestage, et mõnel juhul võib selle protsessi lõpuleviimine võtta 6–12 kuud või kauemgi.

Mida teha, kui kliendil on juba Confermaga koostöösuhe olemas?

Kui klient kasutab juba Confermat mõne teise veebipõhise broneerimissüsteemiga ja soovib hakata kasutama Spotnana platvormi virtuaalkaartide makseteks, tuleb kliendil pöörduda oma panga poole, et avada uus virtuaalkaardi konto Confermas.

Kas Spotnana peaks kliendi eest ise pankadega ühendust võtma ja asja korraldama?

Ei.Kliendil tuleb ise oma panka teavitada soovist liituda Confermaga ning seejärel peab pank ise võtma ühendust Confermaga.

Eeltingimused kliendile

Sihtgrupp: Kliendid, kes soovivad kasutada Conferma virtuaalkaardi makseid Spotnana kaudu

See osa kirjeldab kõiki samme, mida teie ettevõte peab tegema, et integratsioon toimiks korrektselt. Järgnevad tegevused tuleks aegsasti läbi viia, et toetada Confermaga liidestamist ja võimaldada virtuaalsete makseviiside kasutamist.

Kui plaanite kasutada virtuaalkaarti autorendi eest tasumiseks, peab teil olema rendiautofirmaga eelnevalt sõlmitud otsearvelduse leping.

• Kinnitage, et teie pank ja kaardivõrk on Conferma poolt juba toetatud. Vaadake lähemalt aadressil https://www.conferma.com/partners/. Kui teie pangaleiole veel koostööd Confermaga, peab pank ise võtma ühendust Confermaga aadressil banking.partners@conferma.com, et alustada koostööd (palun andke pangale sellest teada).

• Teavitage oma panka, et soovite rakendada virtuaalkaartide programmi läbi Conferma ning paluge neil avada Conferma kaardikonto. Kui soovite pakkuda virtuaalkaarte nii hotellide kui autorendi broneeringuteks, tuleb mõlema jaoks avada eraldi kaardikonto (üks hotellide, teine autorendi jaoks).Võtke ühendust Spotnanaga ja edastage meile allpool punktis 4 toodud tabelis olev info (Spotnana kasutab seda infot edaspidi) https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow et see info saaks Confermas seadistatud):

• Kui plaanite kasutada virtuaalkaarte autorendifirmade juures, tuleb teil lisaks teha ka järgmised sammud. Iga autorendifirma puhul, kellele soovite pakkuda virtuaalkaardiga maksmise võimalust, peate Spotnana veebipõhises broneerimiskeskkonnas selleks valima menüüst Programmi ülalt menüüst ning edasi valima Ettevõtte profiili vasakpoolsest menüüst ja seejärel klõpsama vahekaardil L1 märkused. Järgmisena:

  • Keri alla, kuni jõuad sektsioonini Autorendi ettevõtte sooduskood ja vajuta Lisa kood. 

  • Vali rendifirma nimi rippmenüüst. 

  • Sisestage selle ettevõttega seotud sooduskood vastavasse lahtrisse. 

  • Vali Ainult virtuaalsed maksed märkeruut. 

  • Kerige alla kuniVirtuaalse maksekaardi ID number ja klõpsa nupul Lisa kood.

  • Vali rendifirma nimi rippmenüüst. 

  • Sisesta rendifirma poolt antud virtuaalse kaardi ID number. Märkus: Avisi puhul on selleks GEB ID. 

  • Klõpsa nupul Salvesta.

Lisaks soovitame teavitada kõiki eelistatud hotelle, et rakendate Conferma virtuaalse makse programmi. Kasutage allpool toodud e-kirja näidist. See on vabatahtlik.

E-kiri/kiri reisijuhi poolt eelistatud hotellidele

Sihtgrupp: reisikorraldajad

Spotnana soovitab Teil eelnevalt ühendust võtta oma eelistatud hotellidega, et veenduda, kas nad on valmis toetama nii virtuaalseid makseid kui ka Teie ettevõtte reisijaid, kes neid kasutavad. Allpool leiate näidiskirja, mida saate hotellidele saata ja vajadusel enda soovide järgi kohandada.

Selle teavituse eesmärk on anda hotellile teada, et hakkate oma reisijatele rakendama virtuaalsete maksete programmi ning ootaksite, et hotellid selles Teid toetaksid. Hotellil tuleb seejärel lihtsalt klikata teavituses olevale lingile, et kinnitada oma andmed Conferma Connect andmebaasis, valida sobiv suhtluskanal ning sisestada vajalikud kontaktandmed (näiteks e-posti aadress või faksinumber).

Lugupeetud hotellipidaja,

Teema: Conferma Connect – Virtuaalne makse hotellidele

Tõenäoliselt olete juba märganud, et hotellibroneeringute eest tasumiseks kasutatakse üha enam virtuaalseid kaarte. Koostöös oma tehnoloogiapartnerite Conferma Pay ja Spotnanaga oleme loonud tõhusama makselahenduse hotellidele.

Mis on Conferma Connect?

Conferma Connect leiab automaatselt kõige turvalisema ja soodsama viisi makseinfo edastamiseks hotellile. Conferma Pay on arendanud tehnoloogia, mis võimaldab kaardiandmeid edastada mitmel erineval viisil, sealhulgas turvalise e-posti teel. Meie eelistus on, et hotellipartnerina kasutaksite just turvalist e-posti (mitte faksi).

Kui soovite oma suhtlusviisi muuta, täitke palun veebipõhine liitumisvorm:

https://www.confermaconnect.com

Hotellidele on liitumine tasuta ning see võimaldab Teil valida, kuidas soovite virtuaalkaardi makseteavet vastu võtta (faks/e-post vastuvõtulauale või raamatupidamisse). See aitab vältida võimalikke arusaamatusi nii Teie kui ka külalise jaoks väljaregistreerimisel.

Täiendava info saamiseks vaadake Conferma Connect KKK-d: https://www.confermaconnect.com/en/help

Oleme väga tänulikud Teie koostöö eest selles protsessis.

Lugupidamisega,

Nimi Perekonnanimi

Ametinimetus

Ettevõte

Reisija töövoo kogemus

Sihtgrupp: Reisijad ja reisikorraldajad

Teie kasutajatel (reisijatel või korraldajatel), kes peavad broneerima hotelle või rendiautosid, on kogemus väga sarnane sellele, mida nad juba tunnevad Spotnana veebipõhises broneerimistööriistas. Protsess on järgmine:

1. Reisija otsib sobivat hotelli või rendiautot ning valib soovitud kuupäevad.

2. Reisija valib endale sobiva hotelli ja toatüübi või rendiauto ning hinnaklassi, seejärel liigub broneerimise juurde.

3. Seejärel peab reisija valima, millist makseviisi ta broneeringu eest kasutab. Sõltuvalt sellest, kas teie ettevõte on virtuaalse makseviisi määranud nõutavaksvõi mitte (õigusliku isiku puhul, kuhu reisija kuulub), teeb reisija seejärel üht järgmistest:

   • Kui tegemist on hotellibroneeringuga: 

     • Kui virtuaalkaart on määratud nõutavaks: reisija avab Virtual cardsvahekaardile ja klõpsab ainsal valitaval virtuaalkaardil (nõutud kaardil).

     • Kui virtuaalkaart ei ole nõutav: reisija võib valida kas Credit CardsvõiVirtual cardsKlõpsake vahekaardil ja valige seejärel konkreetne krediitkaart või virtuaalkaart, mida soovite selle broneeringu jaoks kasutada.

   • Kui tegemist on rendiauto broneeringuga: 

     • Kuna virtuaalkaart seotakse otse arvelduslepinguga autorendifirmaga, ei ole vaja eraldi makseviisi valida. Reisija saab kohe edasi liikuda broneeringu tegemiseni. 

4. Reisija vaatab üle tasud ja klõpsab nupule Broneeri hotell või Broneeri auto. Kui broneering on kinnitatud, saadetakse makse ning teavitus (faksi või e-posti teel) teenusepakkujale.

5. Vajadusel saab reisija pärast broneeringu tegemist kuvada virtuaalkaardi viimased 4 numbrit ning 24 tundi enne hotelli sisse registreerimist või rendiauto kättesaamist kogu kaardinumbri.

Levinumate probleemide lahendamine

Tabelis allpool on toodud mõned võimalikud probleemid, millega reisijad võivad Conferma virtuaalkaartide kasutamisel kokku puutuda, ning soovitused nende lahendamiseks. Paljud mured saab reisija ise lahendada Spotnana mobiilirakenduse või veebibroneerimise tööriista abil. Kui sellest abi ei ole, võtke ühendust Spotnana klienditoega.

Virtuaalkaardi seadistuse eemaldamine või kasutuse piiramine

Järgige alltoodud juhiseid, et eemaldada või piirata virtuaalkaardi kasutust.

Hotelli- või autorendibroneeringu virtuaalkaardi seadistuse eemaldamiseks

1. Valige Programmid ülemisest menüüst.
2. Valige Makseviisid vasakpoolsest Maksed ja tasud menüüst.
3. Avage Virtual vahekaart.
4. Leidke rida, mis sisaldab virtuaalset makseviisi, mida soovite eemaldada (igaüks neist on lubatud kas auto- või hotellibroneeringute jaoks).
5. Valige Eemalda makseviis parempoolsest menüüst.
6. Klõpsake Kustuta , et kinnitada virtuaalse makseviisi kustutamine. Sellega eemaldatakse virtuaalse kaardi seaded täielikult. 

Kui soovite, et virtuaalkaarti saaksid kasutada ainult agendid

See on kasulik näiteks siis, kui soovite ajutiselt piirata, kes kaarti kasutada saab (nt testimiseks või tõrkeotsinguks).

1. Valige Program ülamenüüst.
2. Valige Makseviisid vasakpoolsest Maksed ja tasud menüüst.
3. Avage Virtual vahekaart.
4. Leidke rida, mis sisaldab virtuaalset makseviisi, mida soovite piirata (igaüks neist on lubatud kas auto- või hotellibroneeringute jaoks).
5. Valige Makseviisi muutmine parempoolsest menüüst.Avaneb aken Makseviisi uuendamine. 
6. Kui olete lubanud virtuaalkaardid auto- ja hotellibroneeringute jaoks,järgige neid samme:
   1. Klõpsake pliiatsiikoonil (redigeerimine) Kaardi andmete kõrval.
   2. Veenduge, et Sea see kaart kohustuslikuks märkeruut ei oleks valitud.
   3. Klõpsake pliiatsiikoonil (redigeerimine) Kaardi kasutusjuhiste.
   4. Määrake välja Kasutaja rollid väärtuseks Ainult agendid.
   5. Määrake välja Profiili tüüp väärtuseks Isiklik külaline.
   6. Klõpsake nupul Uuenda. 
   7. Nende seadistustega saate piirata, kes seda kaarti kasutada saab, ilma et peaksite seadistust kustutama.
7. Kui olete lubanud  virtuaalkaardid ainult  hotellide broneeringuteks, toimige järgmiselt: 
   1. Klõpsake muutmise (pliiatsi) ikoonil väljaga Toodete tüübid.
   2. Veenduge, et Nõutav lüliti oleks välja lülitatud.
   3. Klõpsake muutmise (pliiatsi) ikoonil, mis asub kirje Määrake kasutajate tüübid kõrval.
   4. Valige menüüst Ainult agendid .
   5. Klõpsake nuppu Uuenda.
   6. Seejärel võtke ühendust oma Spotnana konto halduriga, et piirata selle virtuaalse makseviisi kasutamist ainult isiklikele külalistele.
   7. Nende seadistustega saate piirata, kellel on õigus kaarti kasutada, ilma et peaksite seadistust kustutama.

Aruandlus ja arveldamine

Teie pank saadab teile regulaarselt väljavõtteid, kus on näha reisikulud, mis on seotud teie reisijate virtuaalkaardi maksetega. Nende väljavõtete (ja reisijate kogutud ning esitatud kviitungite) abil saate oma virtuaalkaardi kulusid kokku viia. Vajadusel võite kasutada ka Hotellitehingud või Autotehingud aruanded (leitavad jaotises Insights) Spotnana veebipõhises broneerimiskeskkonnas aitavad Teil kulude kokkuviimisel.Kui vajate täiendavaid aruandeid kulude täpsustamiseks, võtke ühendust Spotnana klienditoega ja küsige juurdepääsu Conferma Snapile (Teile saadetakse vajalikud sisselogimisandmed).