Kinnitus – Virtuaalkaardid

Looja: Ashish Chaudhary, Muudetud P, 5 Okt kell 3:37 autor Ashish Chaudhary

Conferma – Virtuaalkaardid

SISUKORD

Conferma – Virtuaalkaardid
- Sissejuhatus
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Eeltingimused kliendile
Reisija töövoo kogemus
- Levinumate probleemide lahendamine
Virtuaalkaardi seadistuse eemaldamine või piiramine
- Kuidas eemaldada virtuaalkaardi seadistus hotelli- või autorendi broneeringuteks
- Kuidas piirata virtuaalkaardi kasutust ainult agentidele
Aruandlus ja arveldamine

Sissejuhatus

Spotnana tutvustab koostöös Confermaga virtuaalkaardimaksete võimalust.

Dokumendi esimene osa sisaldab korduma kippuvaid küsimusi, mis aitavad mõista virtuaalmaksete olemust ning selgitavad, milliseid eeliseid need toovad nii ettevõttele kui ka reisijatele. Samuti leiate infot, miks valisime partneriks just Conferma.
Teises osas on lühike nimekiri eeltingimustest, mis tuleb enne virtuaalmaksete kasutuselevõttu täita.
Kolmandas osas selgitame, millised seadistused tuleb Spotnana broneerimiskeskkonnas teha, et lubada virtuaalmakseid reisijate broneeringutes (nt hotell või auto).
Viimane osa annab ülevaate sellest, milline näeb välja virtuaalmaksega hotelli- või autorendi broneerimine Spotnana broneerimiskeskkonnas reisija vaates. Hetkel on see funktsioon saadaval ainult hotelli- ja autorendibroneeringute jaoks.

Lisaks leiate selle lehe allosast slaidid, mis aitavad paremini mõista Conferma virtuaalkaartide kasutamise eeliseid Spotnana platvormil.

Korduma kippuvad küsimused (KKK)

Mis on virtuaalmakse?

Virtuaalmakse on turvaline ja kontrollitud makseviis, mida saate pakkuda oma ettevõtte reisijatele või koostööpartneritele, et broneeringute eest oleks mugav tasuda. Spotnana teeb selles vallas koostööd Confermaga, et pakkuda klientidele seda võimalust.

Virtuaalmakse puhul luuakse igaks broneeringuks unikaalne 15- või 16-kohaline kaardinumber (füüsilist kaarti ei eksisteeri), mis seotakse konkreetse kasutajaga. See “kaart” kehtib vaid ühe makse jaoks ning deaktiveeritakse pärast kasutamist. Füüsilist kaarti ei väljastata.

Ka virtuaalmakse puhul tekib turvakood (CVV, CVV2 või CVC), mis toimib sarnaselt füüsilise krediitkaardi tagaküljel olevale kolmekohalisele koodile.

Kes on Conferma?

Conferma on tehnoloogiapartner ja juhtiv virtuaalmaksete lahenduste pakkuja reisitööstuses. Nad teevad koostööd enam kui 50 pangaga, et väljastada virtuaalkaarte, mida saab kasutada nende partnerite võrgustikus üle 200 riigi.

Conferma eristub teistest virtuaalmaksete platvormidest selle poolest, et lisaks virtuaalmakse väljastamisele (mida Spotnana kasutab hotelli või auto broneerimisel) saadab Conferma makseandmed ja juhised otse teenusepakkujale, kinnitades sellega arve. See tähendab, et reisija ei pea hotelli sisse registreerimisel või auto kättesaamisel esitama teist makseviisi.

Täpsem info: https://conferma.com/

Kuidas erineb virtuaalkaart Ghost/Lodge kaardist?

Virtuaalkaardid ja Ghost/Lodge kaardid on sarnased selle poolest, et mõlemad on seotud keskse arvelduskontoga. Kuid Ghost-kaarte kasutatakse mitme kasutaja ja broneeringu jaoks, mistõttu tuleb neile määrata väga kõrge krediidilimiit. Virtuaalkaart on ühekordse kasutusega ning limiit on seotud konkreetse ostuga ja seega rangelt kontrollitud.

Teiseks erinevuseks on see, et Ghost-kaarti kasutatakse korduvalt, mistõttu on see kergemini ohustatud ning vajadusel tuleb kaart sulgeda ja asendada. Virtuaalkaart on ühekordne, limiit on piiratud ning pettuserisk on minimaalne. Lisaks nõuavad Ghost-kaardid raamatupidajalt arve lahtikirjutamist ja kulude suunamist õigetele isikutele või kulukeskustele. Virtuaalkaardi puhul on iga number seotud kindla kasutajaga, mis teeb kulude jagamise lihtsamaks ning turvalisuse haldamise mugavamaks. See vähendab ka halduskulusid.

Ghost-kaartide puhul tuleb CVV koodi jagada ettevõttes laiemalt, mis vähendab turvalisust. Virtuaalkaart genereerib iga kord uue ühekordse CVV, millele on piiratud ligipääs.

Millised on virtuaalkaardi eelised?

Virtuaalkaardid ja -makseviisid pakuvad mitmeid eeliseid. Peamised neist on:

Efektiivsem otsearveldamine: Virtuaalmakse protsess on automatiseeritud, turvaline ning raamatupidamisele lihtne. Selle makseviisi kasutamisel edastatakse kaardinumber automaatselt teenusepakkujale (hotell, autorent) nende eelistatud kanali kaudu (e-post, faks, API). Reisija ei pea hotellis sisse registreerides või autot kätte saades esitama maksekaarti (ja otsearvelduse vajadus kaob, sest teenusepakkuja saab raha otse kaardifirmalt). Erinevalt otsearveldusest on virtuaalmaksete arvestus automatiseeritud, sest iga kaart on seotud konkreetse kontoga.
Võimalus katta kulud ka mitte-töötajatele (nt alltöövõtjad, kandidaadid): Virtuaalmakse võimaldab ettevõttel katta reisikulud ette (ilma et reisija peaks kasutama oma isiklikku kaarti). Kuna paljud teenusepakkujad nõuavad CVV koodi (mida reisija sageli ei tea või mis turvakaalutlustel ei tohi olla avalik), ei sobi Ghost-kaardid alati selleks otstarbeks.
Pole vaja ettevõttekaarti harva reisivatele töötajatele: Virtuaalmakse võimaldab vältida ettevõtte maksekaartide väljastamist töötajatele, kes reisivad vaid korra või paar aastas.
Suurem turvalisus: Füüsilise kaardi puhul on pettuserisk suurem. Virtuaalkaartidel on kindlad kululimiidid ja ajavahemikud, mille jooksul neid saab kasutada, seega kui kaardinumber satub võõrastesse kätesse, on kahju piiratud.

Mis on Conferma Connect?

Conferma Connect on Conferma enda hotellide andmebaas, kus hoitakse hotelliobjektide andmeid ja suhtluskanalite eelistusi (e-post, faks, API). Selle kaudu edastatakse hotellile maksejuhised.

Conferma Connect ei kehti autorendifirmade puhul.

Kuidas see töötab?

Järgnev skeem kirjeldab tavapärast töövoogu, kui reisija maksab hotelli või autorendi eest virtuaalkaardiga. Spotnana aitab korraldada samme 1, 2 ja 4.

Millised kasutajad võiksid virtuaalkaarte kasutada ja miks?

Virtuaalkaardid sobivad hästi näiteks sagedastele reisijatele, kes vajavad keskset arveldust, tööle kandideerijatele (intervjuureisid), praktikantidele või töötajatele, kes reisivad vaid kord-paar aastas ega vaja tavapärast ettevõtte maksekaarti.

Kui palju maksab Conferma virtuaalkaartide aktiveerimine Spotnana kontol?

Lisainfo saamiseks hinnastuse kohta pöörduge Spotnana esindaja poole.

Kas on olemas nimekiri pankadest, kellega Conferma juba koostööd teeb?

Jah, vt seda nimekirja: Conferma partnerpangad. Kui teie pank seal nimekirjas ei ole, paluge oma pangal võtta ühendust Confermaga aadressil banking.partners@conferma.com, et alustada liitumisprotsessi. Arvestage, et mõnel juhul võib see protsess võtta 6–12 kuud või kauem.

Mida teha, kui kliendil on juba Confermaga leping?

Kui klient kasutab juba Confermat mõne teise reisibüroo kaudu ja soovib üle minna Spotnana platvormile virtuaalmaksete jaoks, tuleb kliendil pöörduda oma panga poole, et avada uus virtuaalkaardi konto Confermas.

Kas Spotnana peaks kliendi eest pankadega ühendust võtma?

Ei. Kliendil tuleb ise oma panka teavitada soovist liituda Confermaga ning pank peab ise võtma ühendust Confermaga.

Eeltingimused kliendile

Sihtgrupp: Kliendid, kes soovivad Spotnana kaudu kasutada Conferma virtuaalkaardi makseid

Selles osas on kirjas kõik sammud, mis teie ettevõttel tuleb täita, et integratsioon toimiks ootuspäraselt. Järgnevad tegevused tuleks eelnevalt ära teha, et Conferma ja virtuaalmaksete kasutuselevõtt sujuks.

Kui plaanite kasutada virtuaalkaarti autorendi eest tasumiseks, peab teil olema eelnevalt sõlmitud otsearveldusleping autorendifirmaga.

Kontrollige, kas teie pank ja kaardivõrk on Conferma poolt juba toetatud. Vaadake: https://www.conferma.com/partners/. Kui teie pank ei oma Confermaga veel koostööd, peab pank võtma ühendust Confermaga aadressil banking.partners@conferma.com (palun andke pangale vastav juhis).
Teavitage oma panka, et soovite virtuaalkaardi programmi kasutusele võtta Conferma kaudu ning paluge neil avada Conferma kaardikonto. Kui soovite pakkuda virtuaalkaarte nii hotelli- kui autorendibroneeringuteks, tuleb mõlema jaoks avada eraldi kaardikonto (üks hotellide, teine autorendi jaoks).Võtke ühendust Spotnanaga ja edastage meile allpool toodud tabelis olev info (Spotnana kasutab https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow et see info Confermasse seadistada):
Kui soovite kasutada virtuaalkaarte ka autorendifirmadega, tuleb täita järgmised sammud. Iga autorendifirma kohta, kellele soovite virtuaalkaardiga maksta, lisage Spotnana broneerimiskeskkonnasjärgmised andmed: valige Ettevõte menüüst Programm ning seejärel valige L1 märkused vasakpoolsest Ettevõte menüüst. Seejärel:
- Keri alla Auto ettevõtte sooduskoodi sektsioonini ja klõpsa Lisa kood.
- Valige menüüst autorendifirma nimi.
- Sisestage selle firma sooduskood vastavasse lahtrisse.
- Valige Ainult virtuaalmaksed märkeruut.
- Keri alla Virtuaalmakse auto ID numbri sektsioonini ja klõpsa Lisa kood.
- Valige menüüst autorendifirma nimi.
- Sisestage autorendifirma poolt antud virtuaalkaardi ID number. Märkus: Avis puhul on see GEB ID.
- Klõpsa Salvesta.

Vajalik info	Kliendi esitatud väärtused (Spotnana sisestab siia kliendi andmed)
Ettevõtte nimi	Kliendi ettevõtte täielik nimi
Ettevõtte aadress	Kliendi ettevõtte täielik aadress, sh postiindeks ja riik
E-post	E-posti aadress, mida kasutatakse virtuaalkaartidega seotud teadete ja teavituste jaoks. See ei tohiks olla isiklik aadress, vaid üldine aadress, millele pääseb ligi mitu inimest (nt finance.team@mycompany.com või travel.dept@mycompany.com).
Väljastusriik	Riik, kus virtuaalkaardi konto on väljastatud ja mida kasutatakse Conferma makseteks
Kaardi väljastaja/panga nimi	Panga nimi, mille kaudu klient kasutab Conferma makseid
Valuuta	Valuuta nimi, millega virtuaalkaardi maksekonto on seotud
Kaardi tüüp (OBT seadistus)	Kasutatava kaardi tüüp (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Tarnija juhised/Erisoovid (OBT seadistus)	Hotellide puhul: Milliseid hotellikulusid soovib klient Conferma maksetega katta? Valikud: (A) tuba ja maksud, (B) tuba, maksud ja hommikusöök, (C) kõik hotellikulud. Autorendi puhul: Milliseid kulusid soovib klient katta? (A) ainult tariif, maksud ja tasud; (B) tariif, maksud, tasud + lisateenused (20%); (C) tariif, maksud, tasud + lisateenused (100%). Lisateenused on protsent kogu tariifist. Tariif on keskmine päevahind valitud sõidukile, korrutatud päevade arvuga.
Kohustuslik või valikuline (OBT seadistus)	Kas virtuaalkaart on kohustuslik või valikuline? Kas kõikidele kliendi juriidilistele isikutele või ainult osale neist?
Kasutajate tüübid (OBT seadistus)	Millised teie ettevõtte kasutajad tohivad seda makseviisi kasutada (ainult administraatorid/agentid või kõik kasutajad).
Päevade lisamine (Lisapäevad)	Päevade arv pärast lõppkuupäeva, mil kaarti saab veel kasutada. Soovitus: 7
Summat suurendav protsent	Protsent, mille võrra summat suurendatakse, et katta kulud, mis pole hinnas sisaldunud. Näiteks: Hotellide puhul: maksud, toitlustus, parkimine Autorendi puhul: lasteiste, talverehvid, GPS Soovitus: ainult maksud = 20%. Kui kasutatakse ka toitlustuseks või muude kulude katteks, suurendage vastavalt ettevõtte poliitikale.
Välisvaluuta lisaprotsent	Protsent, millega summat suurendatakse, et katta valuutavahetuse tasud ja kursikõikumised. Rakendub ainult välisriikides kasutamisel. Soovitus: 5%
Maksimaalne kasutussumma	Maksimaalne summa (kaardikonto valuutas), mida saab ühe kasutuskorra kohta taotleda.
Ettemakse päevade arv	Päevade arv enne reisi algust, millal kaarti saab kasutada. Soovitus: 365
Päevane summa	Fikseeritud päevane summa, mis lisatakse kaardi koguväärtusele, et katta kulud, mis pole reisi maksumuses (nt toitlustus). Saab kasutada eraldi või koos Summat suurendava protsendiga. Näide: Kui Summat suurendav protsent = 20 ja Päevane summa = 50
Luba CVV nähtavus	Määrake, kas reisijad näevad virtuaalkaardi CVV-d.
Luba mitteregistreeritud e-posti vautšer	Määrake, kas kaardi kasutuse info (maskitud kaardinumber) saadetakse reisija e-posti aadressile koos Conferma Pay rakenduse registreerimisjuhistega.
Keela faksi uuesti saatmine	Määrake, kas soovite lubada reisijatel saata e-kirja või faksi (kinnituse andmetega) teenusepakkujale uuesti või uuele aadressile/faksinumbrile Conferma Pay rakenduse kaudu. Sõltumata sellest seadmest saab Spotnana broneerimiskeskkonnas alati vajadusel faksi või e-kirja uuesti saata.
Kohandatud andmeväljad (valikuline) Vajalik ainult juhul, kui olete Spotnana broneerimiskeskkonnas loonud kohandatud andmevälju, mida soovite näha oma pangaväljavõttel. Vastasel juhul võib selle rea vahele jätta.	Kui olete Spotnana broneerimiskeskkonnas loonud kohandatud andmevälju (nt kulukeskus, projekti kood), mida soovite pangaväljavõttel näha, tuleb need väljad lisada Conferma Pay seadistusse. Selleks edastage Spotnana esindajale iga loodud välja kohta järgmine info: Välja nimi: Täpselt selline nimi, nagu Spotnana süsteemis sellel väljal on. Välja tüüp: Kuidas seda välja täidetakse. Valikud: vaba tekst, märkeruut, rippmenüü, valideerimise otsing, automaattäide, automaattäide koos valideerimisega. Kohustuslik väli: Kas see väli on kohustuslik hotellibroneeringu tegemisel? Paluge Spotnanal see kohustuslikuks märkida ainult juhul, kui see on ka Spotnana broneerimiskeskkonnas kohustuslikuks seatud.
Teie ettevõtte kontaktid	Põhikontakt: - Koopia (CC): Arvelduskontakt: Isik või e-posti aadress, kuhu Spotnana saadab arve. - Koopia (CC)

Soovitame teavitada ka oma eelistatud hotelle virtuaalmaksete kasutuselevõtust. Selleks võite kasutada allolevat e-kirja näidist (see on vabatahtlik).

Reisijuhi kiri/e-kiri eelistatud hotellidele

Sihtgrupp: Reisijuhid

Spotnana soovitab võtta oma eelistatud hotellidega varakult ühendust, et nad oleksid valmis toetama nii virtuaalmakseid kui teie ettevõtte reisijaid. Allpool on näidiskiri, mida võite soovi korral kohandada ja kasutada.

Käesoleva teavituse eesmärk on anda hotellidele teada, et hakkate kasutama virtuaalmakseid oma reisijate jaoks ning ootad nende koostööd. Hotellil tuleb vaid klõpsata kirjas oleval lingil, et kinnitada oma olemasolu Conferma Connect andmebaasis, valida eelistatud suhtluskanal ning lisada vajalikud andmed (nt e-posti aadress või faksinumber).

Lugupeetud hotellipidaja,

Teema: Conferma Connect – Virtuaalmakse hotellidele

Tõenäoliselt olete juba kursis virtuaalkaartide laieneva kasutusega hotellibroneeringute eest tasumisel. Koostöös tehnoloogiapartnerite Conferma Pay ja Spotnanaga pakume hotellidele tõhusamat makselahendust.

Mis on Conferma Connect?

Conferma Connect valib automaatselt kõige turvalisema ja soodsama viisi maksejuhiste edastamiseks hotellile. Conferma Pay on välja töötanud tehnoloogia, mis võimaldab kaardiandmete edastamist mitme kanali kaudu, sh turvaline e-post. Meie eelistus on, et partnerhotellid kasutaksid turvalist e-posti (mitte faksi).

Suhtluskanali eelistuse muutmiseks täitke veebipõhine liitumisvorm:

https://www.confermaconnect.com

Liitumine on hotellidele tasuta ning võimaldab valida, kuidas virtuaalkaardimakse info teieni jõuab (faks/e-post vastuvõtulauale või raamatupidamisse). See aitab vältida arveldusega seotud probleeme nii teile kui külalisele.

Täpsem info: Conferma Connect KKK: https://www.confermaconnect.com/en/help

Hindame väga teie koostööd selles küsimuses.

Lugupidamisega,

Eesnimi Perekonnanimi

Roll

Ettevõte

Reisija töövoo kogemus

Sihtgrupp: Reisijad ja reisikorraldajad

Teie kasutajad (reisijad või korraldajad), kes broneerivad hotelle või autorenti, kogevad Spotnana broneerimiskeskkonnas väga sarnast protsessi nagu seni. Töövoog on järgmine:

Reisija otsib soovitud hotelli või rendiautot ja valib kuupäevad.
Reisija valib sobiva hotelli ja toa hinna või rendiauto ja hinna ning liigub edasi broneeringuni.
Seejärel tuleb reisijal valida, millist makseviisi ta broneeringuks kasutab. Sõltuvalt sellest, kas teie ettevõte on määranud virtuaalmakse kohustuslikuks või mitte (sellele juriidilisele isikule, kuhu reisija kuulub), on võimalikud järgmised variandid:
- Kui tegemist on hotellibroneeringuga:
  - Kui virtuaalkaart on kohustuslik: Reisija klikib Virtuaalkaardid vahekaardile ja valib ainsa saadaoleva virtuaalkaardi (kohustusliku).
  - Kui virtuaalkaart pole kohustuslik: Reisija saab valida kas Krediitkaardid või Virtuaalkaardid vahekaardi ning valida sobiva krediit- või virtuaalkaardi.
- Kui tegemist on autorendi broneeringuga:
  - Kuna virtuaalkaart on seotud otsearvelduslepinguga autorendifirmaga, ei pea reisija makseviisi valima. Lihtsalt jätkake broneeringuga.
Reisija vaatab üle kulud ja klikib Broneeri hotell või Broneeri auto nupule. Broneering kinnitatakse ning makse (koos faksi või e-kirjaga) saadetakse teenusepakkujale.
Vajadusel saab reisija pärast broneeringut näha virtuaalkaardi viimast nelja numbrit ning 24 tundi enne hotelli sisse registreerimist või auto kättesaamist kogu kaardinumbrit.

Levinumate probleemide lahendamine

Järgnevas tabelis on toodud võimalikud probleemid, millega reisijad võivad Conferma virtuaalkaarte kasutades kokku puutuda, ning soovitused nende lahendamiseks. Paljusid neist saab reisija ise lahendada Spotnana mobiilirakenduses või broneerimiskeskkonnas. Kui see ei aita, pöörduge Spotnana esindaja poole.

Probleem	Soovitus/Lahendus
Reisija peab nägema virtuaalkaardi numbrit (unmask)]])></i> <i idx='255'><![CDATA[Kuigi hotelli sisse registreerimisel pole vaja füüsilist kaarti (virtuaalkaardiga broneeritud hotellides), võib mõnel juhul olla vaja tõendada, millist virtuaalkaarti kasutati. Hotell võib paluda näha virtuaalkaardi numbrit. Seda saab teha Spotnana broneerimiskeskkonnas või mobiilirakenduses, kui on jäänud vähem kui 24 tundi check-in’ini.	Although travelers do not present physical cards at check-in (for hotels booked with virtual cards), you may need to present evidence of the virtual card used to book (depending on the hotel). You may be asked to unmask the virtual card number when checking in. This can be done by the traveler via the Spotnana Online Booking Tool or mobile app, so long as it’s within 24 hours of the check in time/date. Reisija saab pärast broneeringut näha virtuaalkaardi viimast nelja numbrit ning 24 tundi enne check-in’i kogu kaardinumbrit. Agent saab kaardinumbri avada kohe pärast broneeringu tegemist. Autorendi puhul pole vaja kaarti esitamiseks, sest virtuaalkaardi kasutamisel on vajalik otsearveldus autorendifirmaga.
Ei õnnestu Spotnana broneerimiskeskkonnas kaarti genereerida	Pöörduge Spotnana esindaja poole. Esindaja kontrollib, kas tegemist on tehnilise vea või vale seadistusega. Sõltuvalt põhjusest võib juhtuda: Agent võib paluda broneering teha isikliku või ettevõtte kaardiga. Agent võib broneerida hotelli või auto teie eest alternatiivse makseviisiga.
Hotell ei ole Spotnana broneerimiskeskkonnas saadaval	Seda broneeringut ei saa teha Conferma virtuaalkaardiga. Tuleb broneerida väljaspool Spotnana keskkonda muu makseviisiga. See broneering tuleb hiljem käsitsi lisada Spotnana keskkonda Spotnana agendi poolt.
Reisija on hotellis või autorendis ning töötajad ei aktsepteeri kaarti	Reisija peaks küsima hotellilt või autorendifirmalt, kas nad on saanud Conferma kaardi autoriseerimisvormi. Kui nad seda ei leia: Reisija saab selle uuesti saata Spotnana mobiilirakendusest või broneerimiskeskkonnast töötaja antud e-posti või faksinumbrile. Reisija saab pöörduda Spotnana esindaja poole. Agent saab samuti saata faksi/e-kirja töötaja antud aadressile või numbrile. Hotelli puhul: Reisija saab kaardi Spotnana mobiilirakenduses või broneerimiskeskkonnas nähtavaks teha, et hotell saaks sellelt makse võtta (“card not present”). Tavaliselt on selleks vaja ka autoriseerimisvormi, mille saab reisija saata hotellile e-posti või faksiga Spotnana mobiilirakendusest. Auto puhul: Kui valitud auto ei vasta otsearvelduslepingu tingimustele, tuleb valida teine sõiduk, teine teenusepakkuja või kasutada muud makseviisi. Kui ükski neist sammudest ei aita, pöörduge Spotnana esindaja poole. Agent saab aidata kasutada isiklikku või ettevõtte kaarti. MÄRKUS: Need probleemid võivad tekkida, kui töötajad pole virtuaalmaksetega tuttavad. See võib sõltuda piirkonnast või töötajate kogemusest.
Kaart lükkab makse tagasi	See võib juhtuda, kui teenusepakkuja üritab võtta suuremat summat kui kaardile määratud limiit, proovib kaardilt mitu korda makset võtta või kui kaarti on varem pettuse tõttu kasutatud. Reisija saab pöörduda Spotnana esindaja poole. Agent kontrollib, kas võetav summa ületab kaardi limiiti. Kui jah, saab agent vajadusel limiiti tõsta (kui see on ettevõtte poliitikaga kooskõlas ja kulud lubatud). Kui limiidi tõstmine lahendab probleemi, saab agent väljastada uue kaardi ja tühistada vana virtuaalkaardi. Uued andmed edastatakse teenusepakkujale. MÄRKUS: Kui kaart lükkab makse tagasi, sest Conferma seadistuses määratud limiit on ületatud, peab teie finantsosakond tegema lisamakse ettevõtte pangale, et virtuaalkaarti rahastada. Selleks võib kuluda kuni 48 tundi. Seni tuleb kasutada muud makseviisi.
Hotell või autorendifirma ei ole saanud faksi või e-kirja	Reisija saab selle uuesti saata Spotnana mobiilirakendusest või broneerimiskeskkonnast teenusepakkuja antud e-posti või faksinumbrile. Reisija saab pöörduda Spotnana esindaja poole. Agent saab faksi/e-kirja uuesti saata teenusepakkuja antud aadressile.
Reisija ei saa check-in’is või check-out’is kaardinumbrit nähtavaks teha	Reisija peaks saama kaardinumbri nähtavaks teha Spotnana mobiilirakenduses või broneerimiskeskkonnas, kui on jäänud vähem kui 24 tundi hotelli check-in’ini või auto kättesaamiseni. Kui reisija siiski ei saa kaardinumbrit nähtavaks teha, võib ta pöörduda Spotnana esindaja poole. Agent saab kaardinumbri avada ja edastada selle reisijale või teenusepakkujale.
Hotell või autorendifirma võtab kaardilt tasu, mida kliendi seadistused ei luba Hotelli puhul: toitlustus või toateenindus Auto puhul: GPS, lasteiste	Kliendil tuleb sellest Spotnana esindajale teada anda. Agent saab paluda hotellil või autorendifirmal tagastada kõik tasud algsele kaardile, väljastada uue kaardi ning paluda teenusepakkujal võtta lubatud tasud uuelt kaardilt. Reisija peaks kontrollima, kas teenusepakkuja võetud tasud vastavad ettevõtte virtuaalkaardi poliitikale. Kui ei vasta, tuleb lisakulud tasuda isiklikult või muu makseviisiga.

Virtuaalkaardi seadistuse eemaldamine või piiramine

Järgige alltoodud juhiseid, kui soovite virtuaalkaardi kasutamise eemaldada või piirata.

Kuidas eemaldada virtuaalkaardi seadistus hotelli- või autorendibroneeringuteks

Valige Ettevõte menüüst Programm menüü.
Valige Makseviisid vasakpoolsest Makse menüüst.
Leidke Virtuaalmakseviisid sektsioon.
Leidke rida, kus on virtuaalmakse, mida soovite eemaldada (igaüks on lubatud kas auto- või hotellibroneeringuteks).
Valige Eemalda makseviis parempoolsest menüüst.
Klõpsake Kustuta kinnituseks, et soovite virtuaalmakseviisi kustutada. See eemaldab virtuaalkaardi seadistuse täielikult.

Kuidas piirata virtuaalkaardi kasutust ainult agentidele

See on kasulik, kui soovite ajutiselt piirata, kes saab kaarti kasutada (nt testimiseks või tõrkeotsinguks).

Valige Ettevõte menüüst Programm menüü.
Valige Makseviisid vasakpoolsest Makse menüüst.
Leidke Virtuaalmakseviisid sektsioon.
Leidke rida, kus on virtuaalmakse, mille kasutust soovite piirata (igaüks on lubatud kas auto- või hotellibroneeringuteks).
Valige Muuda makseviisi parempoolsest menüüst. Avaneb Makseviisi uuendamise
dialoog. Kui olete lubanud virtuaalkaardid nii auto kui hotellibroneeringuteks, tehke järgmist:
1. Klõpsake pliiatsiikooni Kaardi andmetejuures.
2. Veenduge, et Määra see kaart kohustuslikuks märkeruut pole valitud.
3. Klõpsake pliiatsiikooni Kaardi kasutusjuhistejuures.
4. Seadke Kasutajarollid valikusse Ainult agendid.
5. Seadke Reisija tüüp valikusse Isiklik külaline.
6. Klõpsake Uuenda.
7. Need seadistused piiravad, kes saab kaarti kasutada, ilma et peaks kogu seadistust kustutama.
Kui olete lubanud virtuaalkaardid ainult hotellibroneeringuteks, tehke järgmist: Klõpsake pliiatsiikooni
1. Toodete tüübid juures.Veenduge, et
2. Kohustuslik lüliti on välja lülitatud. Klõpsake pliiatsiikooni
3. Määra kasutajatüübid juures.Valige
4. Ainult agendid menüüst. Klõpsake
5. Uuenda .Seejärel pöörduge oma Spotnana kliendihalduri poole, et piirata selle virtuaalmakseviisi kasutus ainult isiklikele külalistele.
6. Need seadistused piiravad, kes saab kaarti kasutada, ilma et peaks kogu seadistust kustutama.
7. Aruandlus ja arveldamine

Te saate oma pangalt regulaarselt väljavõtteid, kus on näha

reisikulud, mis on seotud teie reisijate virtuaalkaardi maksetega. Saate neid väljavõtteid (ja reisijate kogutud ning esitatud kviitungeid) kasutada virtuaalkaardi kulude arvestuseks. Kasutage Hotellitehingute või Autotehingute aruandeid (leitavad Analüütika > Ettevõtte aruanded Spotnana broneerimiskeskkonnas), et hõlbustada kulude arvestust.Kui vajate täiendavat aruandlust, pöörduge Spotnana esindaja poole, et taotleda ligipääsu Conferma Snapile (teile saadetakse sisselogimisandmed). .