SFTP - Instructies voor HR-feeds

INHOUDSOPGAVE

• SFTP - Instructies voor HR-feeds
  • Overzicht
  • Architectuur en werkwijze
  • Instructies
    • Verwerkingslogica van HR-feedbestanden
    • Bestandsformaat en naamgevingsconventies
    • Frequentie en planning
  • HR-bestandsformaat

Overzicht

Voor algemene SFTP-richtlijnen en informatie, zie SFTP - Installatie-instructies.

Uw Spotnana-gebruikers (reizigers, planners, goedkeurders, enz.) moeten eerst een profiel hebben in de Spotnana Online Booking Tool (OBT) voordat zij reizen kunnen boeken. Om ervoor te zorgen dat deze gebruikers de juiste toegang krijgen (nieuwe medewerkers toegang, vertrekkende medewerkers geen toegang meer), moeten deze profielen actueel blijven (door aanmaken, bijwerken of verwijderen van gegevens). Spotnana gebruikt HR-gegevens, zoals de rapportagestructuur en juridische entiteiten, om beleid, goedkeuringsstromen en andere reis- en betalingsinstellingen vast te leggen.

Om te zorgen dat wij over de juiste gegevens beschikken, uploadt u uw HR-feed als CSV-bestand naar de Spotnana-server. U kunt zelf bepalen hoe vaak u deze upload plant. Zodra het bestand binnen is, verwerkt Spotnana het direct. 

Let op: Spotnana biedt ook rechtstreekse koppelingen met diverse veelgebruikte HR-systemen (zoals Bamboo HR, ADP Workforce Now en Workday). 

Architectuur en werkwijze

Onderstaand schema laat zien hoe meerdere klanten hun HR-gegevens via SFTP uploaden naar Spotnana. 

Instructies

In dit onderdeel vindt u handige informatie om te zorgen dat uw bestandsuploads goed verlopen.

Verwerkingslogica van HR-feedbestanden

Het belangrijkste veld om een gebruiker te identificeren is de Medewerkers-ID. 

Let op: In bepaalde gevallen kan Spotnana het Zakelijk e-mailadres gebruiken als identificatie van de medewerker. Hier zitten echter beperkingen aan. Als bijvoorbeeld het zakelijke e-mailadres van de gebruiker verandert (door naamswijziging, verhuizing naar een andere domeinnaam, enz.), zal ons systeem het oude account deactiveren en een nieuw account voor deze medewerker aanmaken. 

De verwerking van uw CSV-bestand gebeurt volgens de volgende logica:

• Als de ACTIE kolom voor de betreffende gebruiker op AANMAKEN staat en de Medewerkers-ID of Zakelijk e-mailadres niet voorkomt in de Spotnana-database, wordt er een nieuw profiel voor deze gebruiker aangemaakt in Spotnana.

• Als de ACTIE kolom voor de betreffende gebruiker op BIJWERKEN staat en de Medewerkers-ID of Zakelijk e-mailadres overeenkomt met een bestaande waarde in de Spotnana-database, dan wordt het profiel van deze gebruiker bijgewerkt met de nieuwe gegevens uit uw bestand. 

  • Let op: Als een profiel optionele velden bevatte bij een eerdere upload en deze velden ontbreken bij een latere update, worden die waarden uit het profiel verwijderd.

• Als de ACTIE kolom voor de betreffende gebruiker op VERWIJDEREN staat en de Medewerkers-ID of Zakelijk e-mailadres overeenkomt met een bestaande waarde in de Spotnana-database, dan wordt het profiel van deze gebruiker gedeactiveerd. Als er geen overeenkomst wordt gevonden op Medewerkers-ID of Zakelijk e-mailadres, wordt de regel overgeslagen en gebeurt er niets. 

Let op: Ieder gebruikersprofiel dat wordt aangemaakt, moet gekoppeld zijn aan een juridische entiteit. Deze entiteiten moeten al aanwezig zijn in Spotnana voordat u gebruikersprofielen uploadt. Kantoren zijn optioneel, maar als uw CSV-bestand verwijst naar een kantoor, moet dit kantoor al bestaan in Spotnana. 

Bestandsformaat en naamgevingsconventies

De naam van het .CSV HR-feedbestand moet als volgt zijn opgebouwd:

hr_feed.*.csv

waarbij het sterretje (*) staat voor willekeurige tekens die u zelf toevoegt aan de naam. Let op: de punt na "feed" en de punt voor "csv" moeten aanwezig zijn. De bestandsnaam is niet hoofdlettergevoelig. Wij adviseren om de datum en tijd in de bestandsnaam op te nemen, zodat u later makkelijker kunt terugzoeken. Bijvoorbeeld:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Het .CSV-feedbestand moet ook aan een specifiek formaat voldoen. De kolomnamen moeten exact overeenkomen met het voorgeschreven format (zie HR-bestandsformaat onderstaand). Meer informatie over de bestandsopmaak vindt u in Bijlage 1.

Er gelden bepaalde validaties op gegevensniveau (zie HR-bestandsformaat onderstaand voor meer details). 

Frequentie en planning

Voor algemene informatie over frequentie en planning, zie het onderdeel Frequentie en planning in de SFTP - Installatie-instructies.

Wij adviseren om minimaal één keer per dag een bestand te uploaden, zodat Spotnana altijd op de hoogte is van eventuele toevoegingen, wijzigingen of verwijderingen. Als u dit aanhoudt: 

• zullen nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag direct een Spotnana-profiel krijgen en meteen reizen kunnen boeken. Dit geldt als u de medewerker op de ingangsdatum toevoegt aan het bestand dat u uploadt.

• Vertrekkende medewerkers verliezen hun toegang op hun laatste werkdag. Dit geldt als u de medewerker op de einddatum uit het bestand verwijdert dat u uploadt. 

HR-bestandsformaat

Gebruik onderstaande informatie om te controleren of de gegevens in uw HR-feed correct zijn opgemaakt en voorbereid.

Let op: Zorg ervoor dat u uw publieke SSH-sleutel aan Spotnana heeft doorgegeven en dat wij een SFTP-map voor u hebben ingericht, voordat uw bestanden verwerkt kunnen worden.