SFTP - 人事データ連携のご案内

目次

• SFTP - 人事データ連携のご案内
  • 概要
  • システム構成とワークフロー
  • 操作手順
    • HRフィードファイルの処理ロジック
    • ファイル形式とファイル名のルール
    • アップロード頻度とスケジュール
  • HRファイル形式

概要

SFTPの一般的なガイドラインや情報については、 SFTP - セットアップ手順をご参照ください。

Spotnanaのユーザー（出張者、手配者、承認者など）は、Spotnanaのオンライン予約ツール（OBT）にプロフィールが登録されている必要があります。正しいアクセス権限を付与するため（新入社員のアクセス付与や退職者のアクセス停止など）、これらのプロフィール情報は常に最新の状態に保つ必要があります（新規作成、更新、削除）。また、Spotnanaでは、組織階層や法人情報などの人事データをもとに、各種ポリシーや承認フロー、出張・支払い設定を行っています。

正確な情報を反映させるため、HRフィードをCSVファイルでSpotnanaサーバーにアップロードしてください。アップロードの頻度はご希望に合わせて設定できます。Spotnanaでは、ファイルを受信次第すぐに処理を開始します。 

ご注意 Spotnanaは、Bamboo HR、ADP Workforce Now、Workdayなど、一般的な人事システムとの直接連携にも対応しています。 

システム構成とワークフロー

この図は、複数のお客様がSFTPを使ってSpotnanaに人事データをアップロードしているイメージ図です。 

操作手順

このセクションでは、ファイルアップロードを成功させるためのポイントをご案内します。

HRフィードファイルの処理ロジック

ユーザーの識別には主に Employee IDが使われます。 

ご注意 ケースによっては、Spotnanaでは Business Email を従業員識別子として利用することも可能です。ただし、いくつか制限があります。たとえば、ユーザーのビジネスメールアドレスが変更された場合（氏名変更やドメイン変更など）、従来のアカウントは無効化され、新しいアカウントが作成されます。 

CSVファイルの内容は、以下のロジックで処理されます。

• ユーザー行の ACTION 列が CREATE の場合、 Spotnanaデータベースに Employee ID または Business Email が存在しなければ、新しいプロフィールがSpotnana上に作成されます。

• ユーザー行の ACTION 列が UPDATE の場合、 Spotnanaデータベース内で Employee ID または Business Email が一致するユーザーがいれば、そのプロフィールがファイル内の新しい情報で更新されます。 

  • ご注意 以前のアップロードでプロフィールに入力されていた任意項目が、次回の更新時にファイルから抜けていた場合、その値はプロフィールから削除されます。

• ユーザー行の ACTION 列が DELETE の場合、 Spotnanaデータベース内で Employee ID または Business Email が一致するユーザーがいれば、そのプロフィールは無効化されます。該当するレコードがなければ、その行はスキップされ、何も処理されません。 Employee ID または Business Emailが一致しない場合は、スキップされます。 

ご注意 プロフィールを新規作成する際は、必ず法人（リーガルエンティティ）と紐づける必要があります。これらの法人情報は、ユーザープロフィールをアップロードする前にSpotnana上で登録されている必要があります。オフィス情報は任意ですが、CSVファイル内でオフィス名を指定する場合は、そのオフィスも事前にSpotnana上に登録されている必要があります。 

ファイル形式とファイル名のルール

.CSV形式のHRフィードファイル名は、以下のようにしてください。

hr_feed.*.csv

*（ワイルドカード）は任意の文字列を入れていただけます。「feed」の後と「csv」の前に必ず「.」が入るようにしてください。大文字・小文字は問いません。トラブル時の確認をしやすくするため、ファイル名に日付や時刻を入れることをおすすめします。例：

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

また、.CSVフィードファイルは決められたフォーマットで作成する必要があります。カラム名は定義された形式と完全に一致させてください（詳細は HRファイル形式 のセクションをご参照ください）。ファイル形式の詳細は 付録1にも記載しています。

データレベルでのバリデーションも必要です（詳しくは HRファイル形式 の項をご確認ください）。 

アップロード頻度とスケジュール

頻度やスケジュールに関する一般的な情報は、 アップロード頻度とスケジュール のセクションを SFTP - セットアップ手順でご確認ください。

Spotnanaへの追加・更新・削除情報を確実に反映するため、 最低でも1日1回 ファイルをアップロードすることをおすすめします。この運用を行うことで、 

• 新規入社の方は、入社当日からSpotnanaのプロフィールが作成され、すぐに出張予約が可能になります（アップロードするファイルに入社当日から名前を含めていただく必要があります）。

• 退職者については、最終勤務日にアクセス権限が削除されます（アップロードするファイルから退職者の名前を最終日に削除してください）。 

HRファイル形式

HRフィードのアップロードデータが正しい形式になっているか、以下の情報を参考にご確認ください。

ご注意 ファイルの処理を開始する前に、Spotnanaへご自身の公開SSHキーを送信し、SFTP用のフォルダ設定が完了している必要があります。