SFTP — Инструкция по загрузке HR-данных

СОДЕРЖАНИЕ

• SFTP — Инструкция по загрузке HR-данных
  • Общее описание
  • Архитектура и процесс работы
  • Инструкция
    • Принципы обработки HR-файлов
    • Формат файла и правила именования
    • Периодичность и расписание загрузок
  • Формат HR-файла

Общее описание

Общие рекомендации и информацию по работе с SFTP вы найдете в разделе SFTP — Инструкция по настройке.

Перед тем как ваши сотрудники (путешественники, ассистенты, согласующие и др.) смогут бронировать поездки через Spotnana, для них должны быть созданы профили в системе онлайн-бронирования Spotnana (OBT). Чтобы у новых сотрудников появлялся доступ, а у уволившихся — своевременно отключался, нужно поддерживать актуальность этих профилей (создавать, обновлять или удалять записи по мере необходимости). Кроме того, Spotnana использует HR-данные, такие как структура подчинённости и юридические лица, чтобы назначать различные политики, согласования и другие параметры для поездок и оплаты.

Чтобы мы всегда имели актуальные данные, вы загружаете свой HR-файл в формате CSV на сервер Spotnana. Вы сами выбираете, как часто отправлять файл — хоть ежедневно. Как только мы получаем файл, он сразу попадает в обработку. 

Обратите внимание: Spotnana также поддерживает прямое подключение к популярным HR-системам (например, Bamboo HR, ADP Workforce Now и Workday). 

Архитектура и процесс работы

На этой схеме показан пример, когда несколько клиентов загружают свои HR-данные в Spotnana через SFTP. 

Инструкция

В этом разделе собрана полезная информация, чтобы ваши загрузки файлов проходили без проблем.

Принципы обработки HR-файлов

Основным полем для идентификации сотрудника является Employee ID. 

Обратите внимание: В некоторых случаях Spotnana может использовать Business Email в качестве идентификатора сотрудника. Но у такого подхода есть ограничения. Например, если у сотрудника меняется рабочий email (например, при смене фамилии или домена из-за переезда), система деактивирует старый аккаунт и создаст для этого сотрудника новый. 

Файл CSV обрабатывается по следующей логике:

• Если в столбце ACTION для строки пользователя указано CREATE и значение Employee ID или Business Email не найдено в базе Spotnana, для этого пользователя будет создан новый профиль.

• Если в столбце ACTION для строки пользователя указано UPDATE и значение Employee ID или Business Email совпадает с уже существующим в базе Spotnana, профиль этого пользователя будет обновлён на основе новых данных из файла. 

  • Обратите внимание: Если в предыдущей загрузке у пользователя были заполнены необязательные поля, а при следующем обновлении эти поля отсутствуют, значения будут удалены из профиля.

• Если в столбце ACTION для строки пользователя указано DELETE и значение Employee ID или Business Email совпадает с уже существующим в базе Spotnana, профиль пользователя будет деактивирован. Если ни один профиль не найден по этим данным, строка будет пропущена и никаких изменений не произойдёт. Employee ID или Business Email, строка будет пропущена и никаких изменений не произойдёт. 

Обратите внимание: Каждый создаваемый профиль сотрудника должен быть привязан к юридическому лицу. Такие юридические лица должны быть заранее заведены в Spotnana до загрузки профилей сотрудников. Привязка к офису — опциональна. Но если в вашем файле указана принадлежность к офису, этот офис также должен быть заранее создан в Spotnana. 

Формат файла и правила именования

Имя HR-файла в формате .CSV должно быть следующим:

hr_feed.*.csv

Звёздочка (*) — это любые символы, которые вы хотите добавить к имени. Важно: точка после “feed” и точка перед “csv” обязательны. Регистр букв в имени файла не имеет значения. Рекомендуем включать дату и время в имя файла — это поможет при поиске и разборе возможных ошибок. Например:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Файл HR-фида в формате .CSV также должен соответствовать определённой структуре. Названия столбцов должны полностью совпадать с утверждённым форматом (см. Формат HR-файла ниже). Подробности по форматированию файла смотрите в разделе Приложение 1.

Необходимо соблюдать определённые правила проверки данных (подробнее см. в разделе Формат HR-файла ниже). 

Периодичность и расписание загрузок

Общую информацию о периодичности и расписании загрузок смотрите в разделе Периодичность и расписание загрузок в инструкции SFTP — Инструкция по настройке.

Рекомендуем загружать файл как минимум раз в день — так вы всегда своевременно сообщите Spotnana о новых сотрудниках, обновлениях или увольнениях. Если вы будете придерживаться этого правила: 

• новые сотрудники получат профиль в Spotnana в день выхода на работу и смогут сразу бронировать поездки (при условии, что вы добавите их в файл в день начала работы);

• у уволившихся сотрудников доступ будет отключён в последний рабочий день (если вы удалите их из файла в дату увольнения). 

Формат HR-файла

Эта информация поможет вам правильно подготовить и оформить данные для загрузки HR-файла.

Обратите внимание: Перед началом работы убедитесь, что вы отправили Spotnana свой публичный SSH-ключ, и для вас создана папка на SFTP-сервере. Без этого обработка ваших файлов невозможна.