SFTP - Instrucciones para transferencias de datos de RR. HH.

Creado por Ashish Chaudhary, Modificado el Sab, 4 Oct a 10:23 A. M. por Ashish Chaudhary

SFTP - Instrucciones para cargas de datos de RRHH

ÍNDICE

Descripción general

Para información y pautas generales sobre SFTP, consulte SFTP - Instrucciones de configuración.

Todos los usuarios de Spotnana (viajeros, asistentes, aprobadores, etc.) deben tener un perfil creado en la herramienta de reservas en línea de Spotnana (OBT) antes de poder gestionar sus viajes. Para garantizar que cada usuario tenga el acceso correcto (por ejemplo, dar acceso a nuevos empleados o retirarlo a quienes dejan la empresa), es importante mantener actualizados estos perfiles (creando, actualizando o eliminando registros según corresponda). Además, Spotnana utiliza datos de RRHH, como la jerarquía de reportes y las entidades legales, para definir políticas, aprobaciones y otras configuraciones relacionadas con viajes y pagos.

Para asegurarnos de contar siempre con la información correcta, debe cargar su archivo de RRHH en formato CSV en el servidor de Spotnana. Puede programar estas cargas con la frecuencia que desee. Spotnana procesará el archivo tan pronto como lo recibamos. 

Nota: Spotnana también ofrece conexiones directas con varios sistemas de RRHH comunes (Bamboo HR, ADP Workforce Now y Workday). 

Arquitectura y flujo de trabajo

Este diagrama muestra un escenario donde varios clientes cargan sus datos de RRHH a Spotnana utilizando SFTP. 


Instrucciones

En esta sección encontrará información útil para que sus cargas de archivo se realicen correctamente.

Lógica de procesamiento de archivos de RRHH

El campo principal que se utiliza para identificar a cada usuario es el ID de empleado

Nota: En ciertos casos, Spotnana puede utilizar el Correo electrónico corporativo como identificador del empleado. Sin embargo, esto tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, si el correo electrónico del usuario cambia (por cambio de nombre, de dominio, traslado, etc.), nuestro sistema desactivará la cuenta original y creará una nueva para ese empleado. 

La lógica que se sigue para procesar el contenido de su archivo CSV es la siguiente:

  • Si la columna ACTION para la fila del usuario está configurada como CREATE y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo no existen en la base de datos de Spotnana, se creará un perfil nuevo para ese usuario en Spotnana.

  • Si la columna ACTION para la fila del usuario está configurada como UPDATE y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo coinciden con un valor existente en la base de datos de Spotnana, el perfil de ese usuario se actualizará con la nueva información proporcionada en su archivo. 

    • Nota: Si un usuario tenía campos opcionales en su perfil de una carga anterior y esos campos ya no aparecen en una actualización posterior, dichos valores se eliminarán del perfil.

  • Si la columna ACTION para la fila del usuario está configurada como DELETE y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo coinciden con un valor existente en la base de datos de Spotnana, el perfil será desactivado. Si no se encuentra ningún registro que coincida con el ID de empleado o Correo electrónico corporativo, se omitirá esa fila y no se realizará ninguna acción. 

Nota: Cada perfil de usuario que se cree debe estar asociado a una entidad legal. Estas entidades legales deben existir previamente en Spotnana antes de intentar cargar los perfiles de usuario. Las oficinas son opcionales, pero si en su archivo CSV de usuarios se hace referencia a una oficina, esa oficina debe existir previamente en Spotnana. 

Formato de archivo y convenciones de nombres

El nombre del archivo .CSV de RRHH debe seguir este formato:

hr_feed.*.csv

donde el * (comodín) puede ser cualquier conjunto de caracteres que desee agregar al nombre. Es importante que el punto después de “feed” y el punto antes de “csv” estén presentes. El nombre del archivo no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Recomendamos incluir la fecha y hora en el nombre del archivo para facilitar la resolución de problemas en el futuro. Por ejemplo:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

El archivo .CSV de RRHH también debe seguir un formato específico. Los nombres de las columnas deben coincidir exactamente con el formato definido (consulte la sección Formato del archivo de RRHH a continuación). Puede encontrar más detalles sobre el formato del archivo en el Apéndice 1.

Es necesario cumplir con ciertas validaciones de datos (consulte la sección Formato del archivo de RRHH a continuación para más detalles). 

Frecuencia y programación

Para información general sobre frecuencia y programación, consulte la sección Frecuencia y programación de SFTP - Instrucciones de configuración.

Le recomendamos cargar un archivo al menos una vez al día para asegurarse de que Spotnana reciba cualquier alta, actualización o baja que se haya producido. Si sigue esta práctica: 

  • los nuevos empleados tendrán su perfil en Spotnana el mismo día que comiencen a trabajar y podrán reservar viajes de inmediato. Esto supone que incluya los nombres de los empleados en el archivo que cargue en su fecha de inicio.

  • los empleados que dejan la empresa tendrán su acceso revocado en su último día. Esto supone que retire los nombres de los empleados del archivo que cargue en su fecha de salida. 

Formato del archivo de RRHH

Utilice esta información para asegurarse de que los datos en su archivo de RRHH estén correctamente preparados y formateados antes de cargarlos.

Nota: Debe asegurarse de haber enviado a Spotnana su clave pública SSH y que tengamos configurada una carpeta SFTP para usted antes de que podamos procesar cualquiera de sus archivos. 

Nombre de columna

Obligatorio / Opcional

Notas

Acción

Obligatorio

Este campo debe contener “CREATE”, “UPDATE” o “DELETE” en cada fila. Esto indica la acción que debe realizarse con la información de esa fila. 

ID de empleado

Opcional

Se recomienda utilizar el ID de empleado. Si no se proporciona, se usará el correo electrónico corporativo. El ID de empleado debe ser único y no puede estar asignado a más de un perfil de usuario. 

Nombre

Obligatorio


Segundo nombre

Opcional


Primer apellido

Obligatorio


Segundo apellido

Opcional


Correo electrónico corporativo

Obligatorio


Código ISO de país del teléfono corporativo

Condicional

Código de país ISO de dos letras ("US" o "IN").

Código de país del teléfono corporativo

Condicional

Código de país numérico. No debe incluir caracteres especiales (como '+'). Un valor de ejemplo podría ser “91”.

Extensión del teléfono corporativo

Opcional


Número de teléfono corporativo

Condicional

Este campo no es obligatorio. Sin embargo, si se proporciona, también deben incluirse el código ISO de país y el código de país (ambos campos anteriores son condicionales). Solo puede contener dígitos numéricos y debe tener entre 4 y 10 dígitos. No se permiten caracteres especiales (como guiones, etc.).

Nombre de la oficina

Opcional

El valor del campo Nombre de la oficina en su archivo de RRHH debe coincidir exactamente con el nombre de esa oficina en la interfaz de Spotnana Online Booking Tool (incluyendo cualquier carácter especial, como puntos, comas o espacios).

Por ejemplo, si su oficina se llama “Paris, France (main office)” en la herramienta de reservas en línea de Spotnana, el valor del campo Nombre de la oficinaen su archivo de RRHH debe coincidir exactamente. En este caso, “Paris, France” o “Paris (main office)” provocarían un error.

Nota: Todas las oficinas deben existir previamente en la herramienta de reservas en línea de Spotnana antes de incluirlas en su archivo de RRHH. Para más detalles, consulte Cargar registros de oficinas.

ID de empleado del responsable

Opcional

Correo electrónico del responsable es obligatorio. Si los responsables también cuentan con un ID de empleado (si su empresa utiliza ID de empleado), entonces tanto el Correo electrónico del responsable como el ID de empleado del responsable son obligatorios.

Correo electrónico del responsable

Obligatorio

Correo electrónico del responsable es obligatorio. Si los responsables también cuentan con un ID de empleado (si su empresa utiliza ID de empleado), entonces tanto el Correo electrónico del responsable como el ID de empleado del responsable son obligatorios.

Departamento

Opcional


Puesto / Cargo

Opcional

Algunos ejemplos son: “VP”, “CEO”, “CFO”.

Centro de costos

Opcional


Nombre de la entidad legal

Obligatorio

El valor del campo Nombre de la entidad legal en su archivo de RRHH debe coincidir exactamente con el nombre de esa entidad legal en la interfaz de Spotnana Online Booking Tool (incluyendo cualquier carácter especial, como puntos, comas o espacios).

Por ejemplo, si su entidad legal se llama “Spotnana Technology, LLC” en la herramienta de reservas en línea de Spotnana, el valor del campo Nombre de la entidad legalen su archivo de RRHH debe coincidir exactamente. En este caso, “Spotnana Technology LLC” o “Spotnana Technology” provocarían un error.

Nota: Todas las entidades legales deben existir previamente en la herramienta de reservas en línea de Spotnana antes de incluirlas en su archivo de RRHH. Para más detalles, consulte Cargar registros de entidades legales.

Grado

Opcional


Código de país

Opcional

Código de país ISO de dos o tres letras ("US" o "USA")

Tipo de trabajador

Opcional

Algunos ejemplos son: “Empleado”, “Eventual”, “Practicante”, “Temporal”

Código contable

Opcional



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