SFTP - Arahan untuk suapan HR

KANDUNGAN

• SFTP - Arahan untuk suapan HR
  • Pengenalan
  • Seni bina dan aliran kerja
  • Arahan
    • Logik pemprosesan fail suapan HR
    • Format fail dan konvensyen penamaan
    • Kekerapan dan penjadualan
  • Format fail HR

Pengenalan

Untuk panduan dan maklumat umum berkaitan SFTP, sila rujuk SFTP - Arahan persediaan.

Setiap pengguna Spotnana anda (pelancong, pengatur, pelulus dan sebagainya) perlu mempunyai profil dalam Spotnana Online Booking Tool (OBT) sebelum mereka boleh membuat tempahan perjalanan. Untuk memastikan akses yang betul diberikan (pekerja baharu mendapat akses, akses ditamatkan untuk pekerja yang meninggalkan syarikat), maklumat profil ini perlu sentiasa dikemas kini (melalui penciptaan, kemas kini, dan penghapusan rekod). Spotnana juga menggunakan data HR seperti struktur pelaporan dan entiti sah untuk menentukan pelbagai polisi, kelulusan, serta tetapan perjalanan dan pembayaran lain.

Bagi memastikan maklumat yang kami terima adalah tepat, anda perlu memuat naik suapan HR anda dalam format fail CSV ke pelayan Spotnana. Anda boleh tetapkan kekerapan muat naik mengikut keperluan. Spotnana akan memproses fail tersebut sebaik sahaja diterima. 

Nota: Spotnana turut menyediakan sambungan terus dengan beberapa sistem HR yang biasa digunakan (seperti Bamboo HR, ADP Workforce Now, dan Workday). 

Seni bina dan aliran kerja

Rajah ini menunjukkan situasi di mana beberapa pelanggan memuat naik data HR mereka ke Spotnana menggunakan SFTP. 

Arahan

Seksyen ini mengandungi maklumat berguna untuk membantu memastikan proses muat naik fail anda berjalan lancar.

Logik pemprosesan fail suapan HR

Medan utama yang digunakan untuk mengenal pasti pengguna ialah ID Pekerja. 

Nota: Dalam situasi tertentu, Spotnana boleh menggunakan Emel Perniagaan sebagai pengenalan pekerja. Namun, terdapat beberapa kekangan. Sebagai contoh, jika Emel Perniagaan pengguna berubah (contohnya, perubahan nama atau domain kerana penempatan semula), sistem kami akan menyahaktifkan akaun asal dan mencipta akaun baharu untuk pekerja tersebut. 

Logik pemprosesan kandungan fail CSV anda adalah seperti berikut:

• Jika lajur TINDAKAN pada baris pengguna ditetapkan kepada CREATE dan samada ID Pekerja atau Emel Perniagaan tidak dijumpai dalam pangkalan data Spotnana, profil baharu akan dicipta untuk pengguna tersebut di Spotnana.

• Jika lajur TINDAKAN pada baris pengguna ditetapkan kepada UPDATE dan samada ID Pekerja atau Emel Perniagaan sepadan dengan nilai sedia ada dalam pangkalan data Spotnana, profil pengguna tersebut akan dikemas kini berdasarkan maklumat baharu dalam fail anda. 

  • Nota: Sekiranya profil pengguna sebelum ini mempunyai medan pilihan yang telah dimuat naik, dan medan tersebut tiada dalam kemas kini seterusnya, maklumat tersebut akan dipadam daripada profil.

• Jika lajur TINDAKAN pada baris pengguna ditetapkan kepada DELETE dan samada ID Pekerja atau Emel Perniagaan sepadan dengan rekod sedia ada dalam pangkalan data Spotnana, profil pengguna tersebut akan dinyahaktifkan. Jika tiada rekod sepadan dengan ID Pekerja atau Emel Perniagaan, baris tersebut akan diabaikan dan tiada tindakan diambil. 

Nota: Setiap profil pengguna yang dicipta perlu dikaitkan dengan entiti sah. Entiti sah ini mesti telah wujud dalam Spotnana sebelum anda memuat naik profil pengguna. Pejabat adalah pilihan. Namun, jika fail CSV pengguna anda merujuk kepada mana-mana pejabat, definisi pejabat tersebut juga perlu telah wujud dalam Spotnana. 

Format fail dan konvensyen penamaan

Nama fail suapan HR .CSV perlu menggunakan format berikut:

hr_feed.*.csv

di mana * (wildcard) boleh digantikan dengan sebarang aksara tambahan yang anda inginkan. Pastikan tanda “.” selepas “feed” dan sebelum “csv” ada dalam nama fail. Nama fail tidak sensitif huruf besar/kecil. Kami mengesyorkan anda memasukkan tarikh dan masa dalam nama fail (untuk memudahkan pencarian jika perlu di masa hadapan). Contoh:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Fail suapan .CSV juga perlu mematuhi format tertentu. Nama lajur mesti sama seperti yang ditetapkan (rujuk Format fail HR di bawah). Maklumat lanjut tentang format fail boleh dirujuk di Lampiran 1.

Terdapat keperluan pengesahan data yang perlu dipatuhi (rujuk Format fail HR di bawah untuk butiran lanjut). 

Kekerapan dan penjadualan

Untuk maklumat umum berkaitan kekerapan dan penjadualan, sila rujuk bahagian Kekerapan dan penjadualan dalam SFTP - Arahan persediaan.

Kami mengesyorkan anda memuat naik fail sekurang-kurangnya sekali sehari supaya sebarang penambahan, kemas kini atau penghapusan dapat dimaklumkan kepada Spotnana dengan segera. Jika amalan ini dipatuhi: 

• pekerja baharu akan diberikan profil Spotnana pada hari pertama mereka bekerja dan boleh terus membuat tempahan perjalanan. Ini dengan syarat nama pekerja dimasukkan dalam fail yang dimuat naik pada tarikh permulaan mereka.

• pekerja yang tamat perkhidmatan akan ditamatkan akses pada hari terakhir mereka. Ini dengan syarat nama pekerja dikeluarkan daripada fail yang dimuat naik pada tarikh tamat mereka. 

Format fail HR

Gunakan maklumat ini untuk memastikan data dalam muat naik suapan HR anda telah disediakan dan diformat dengan betul.

Nota: Anda perlu memastikan bahawa anda telah menghantar kunci awam SSH anda kepada Spotnana dan kami telah menyediakan folder SFTP untuk anda sebelum sebarang fail boleh diproses.