SFTP - Instruções para feeds de RH

ÍNDICE

• SFTP - Instruções para feeds de RH
  • Visão geral
  • Arquitetura e fluxo de trabalho
  • Instruções
    • Lógica de processamento do arquivo de feed de RH
    • Formato do arquivo e convenções de nomenclatura
    • Frequência e agendamento
  • Formato do arquivo de RH

Visão geral

Para orientações e informações gerais sobre SFTP, consulte SFTP - Instruções de configuração.

Os usuários da Spotnana (como viajantes, assistentes, aprovadores, etc.) precisam ter um perfil cadastrado na ferramenta de reservas online da Spotnana (OBT) antes de começarem a reservar viagens. Para garantir que cada usuário tenha o acesso correto ao sistema (concedendo acesso a novos colaboradores e removendo de quem saiu), é importante manter esses perfis atualizados (criando, alterando ou excluindo registros conforme necessário). A Spotnana também usa dados de RH, como a hierarquia de reporte e entidades legais, para definir políticas, aprovações e outras configurações de viagem e pagamento.

Para garantir que as informações estejam corretas, você deve enviar o arquivo de feed de RH em formato CSV para o servidor da Spotnana. Você pode agendar esse envio com a frequência que preferir. Assim que o arquivo chegar, a Spotnana faz o processamento imediatamente. 

Atenção: A Spotnana também oferece integração direta com alguns sistemas de RH bastante usados, como Bamboo HR, ADP Workforce Now e Workday. 

Arquitetura e fluxo de trabalho

Este diagrama mostra um cenário em que vários clientes enviam seus dados de RH para a Spotnana via SFTP. 

Instruções

Nesta seção você encontra dicas importantes para garantir que seus arquivos sejam enviados corretamente.

Lógica de processamento do arquivo de feed de RH

O campo principal usado para identificar o usuário é o ID do colaborador. 

Atenção: Em alguns casos, a Spotnana pode usar o E-mail corporativo como identificador do colaborador. Porém, há algumas limitações: por exemplo, se o e-mail do usuário mudar (por alteração de nome, mudança de domínio, etc.), o sistema vai desativar a conta antiga e criar uma nova para esse colaborador. 

A lógica usada para processar o conteúdo do seu arquivo CSV funciona assim:

• Se a coluna AÇÃO da linha do usuário estiver como CRIAR e o ID do colaborador ou E-mail corporativo não forem encontrados na base da Spotnana, será criado um novo perfil para esse usuário na Spotnana.

• Se a coluna AÇÃO da linha do usuário estiver como ATUALIZAR e seja o ID do colaborador ou E-mail corporativo bater com um valor já existente na base da Spotnana, o perfil desse usuário será atualizado com as novas informações do arquivo. 

  • Atenção: Se um usuário tinha campos opcionais preenchidos no perfil em um envio anterior e esses campos não vierem em uma atualização, esses valores serão removidos do perfil.

• Se a coluna AÇÃO da linha do usuário estiver como EXCLUIR e seja o ID do colaborador ou E-mail corporativo bater com um valor já existente na base da Spotnana, o perfil será desativado. Se não houver registro correspondente, a linha será ignorada e nada será feito. ID do colaborador ou E-mail corporativo, a linha será ignorada e nenhuma ação será tomada. 

Atenção: Toda vez que um perfil de usuário for criado, ele precisa estar vinculado a uma entidade legal. Essas entidades legais já devem existir na Spotnana antes do envio dos perfis. O cadastro de escritórios é opcional. No entanto, se o arquivo CSV de usuários mencionar algum escritório, esse escritório já deve estar cadastrado na Spotnana. 

Formato do arquivo e convenções de nomenclatura

O nome do arquivo .CSV do feed de RH deve seguir este formato:

hr_feed.*.csv

onde o * (curinga) pode ser substituído por qualquer informação que você quiser adicionar ao nome. Atenção: o ponto depois de “feed” e o ponto antes de “csv” são obrigatórios. O nome do arquivo não diferencia maiúsculas de minúsculas. Sugerimos incluir a data e hora no nome do arquivo (isso facilita a identificação e solução de problemas no futuro). Por exemplo:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

O arquivo .CSV do feed também deve seguir um formato específico. Os nomes das colunas precisam estar exatamente iguais ao padrão definido (veja a seção Formato do arquivo de RH abaixo). Mais detalhes sobre o formato do arquivo estão em Apêndice 1.

Determinados campos exigem validações específicas (veja detalhes na seção Formato do arquivo de RH abaixo). 

Frequência e agendamento

Para informações gerais sobre frequência e agendamento, consulte a seção Frequência e agendamento do SFTP - Instruções de configuração.

Recomendamos enviar o arquivo pelo menos uma vez por dia para garantir que a Spotnana seja informada sobre qualquer inclusão, alteração ou exclusão de colaboradores. Se você seguir essa rotina: 

• novos colaboradores terão o perfil criado na Spotnana já no primeiro dia de trabalho e poderão reservar viagens imediatamente. Isso vale se o nome do colaborador for incluído no arquivo enviado na data de início.

• colaboradores desligados terão o acesso removido no último dia de trabalho. Para isso, basta retirar o nome do colaborador do arquivo enviado na data de saída. 

Formato do arquivo de RH

Use estas informações para garantir que os dados do seu arquivo de feed de RH estejam no formato correto antes do envio.

Atenção: Você precisa garantir que enviou sua chave pública SSH para a Spotnana e que já configuramos uma pasta SFTP para você antes de qualquer arquivo ser processado.