SFTP - Panduan untuk HR feeds

DAFTAR ISI

• SFTP - Panduan untuk HR feeds
  • Gambaran Umum
  • Arsitektur dan alur kerja
  • Petunjuk
    • Logika pemrosesan file HR Feed
    • Format file dan aturan penamaan
    • Frekuensi dan penjadwalan
  • Format file HR

Gambaran Umum

Untuk panduan dan informasi umum terkait SFTP, silakan lihat SFTP - Petunjuk pengaturan.

Pengguna Spotnana Anda (pelancong, pengatur perjalanan, pemberi persetujuan, dan sebagainya) harus memiliki profil di Spotnana Online Booking Tool (OBT) sebelum mereka dapat melakukan pemesanan perjalanan. Agar akses ke sistem diberikan dengan tepat (misal: karyawan baru diberikan akses, akses dicabut untuk karyawan yang keluar), data profil pengguna harus selalu diperbarui (melalui pembuatan, pembaruan, dan penghapusan data). Spotnana juga memanfaatkan data HR, seperti struktur pelaporan dan entitas hukum, untuk mengatur berbagai kebijakan, persetujuan, serta pengaturan perjalanan dan pembayaran lainnya.

Untuk memastikan data yang kami terima sudah benar, Anda perlu mengunggah HR feed dalam bentuk file CSV ke server Spotnana. Anda dapat mengatur jadwal unggahan ini sesuai kebutuhan. Spotnana akan langsung memproses file begitu kami menerimanya. 

Catatan: Spotnana juga menyediakan integrasi langsung dengan beberapa sistem HR yang umum digunakan (seperti Bamboo HR, ADP Workforce Now, dan Workday). 

Arsitektur dan alur kerja

Diagram berikut menggambarkan situasi di mana beberapa klien mengunggah data HR mereka ke Spotnana melalui SFTP. 

Petunjuk

Bagian ini berisi informasi penting agar proses unggah file Anda berjalan lancar.

Logika pemrosesan file HR Feed

Kolom utama yang digunakan untuk mengidentifikasi pengguna adalah Employee ID. 

Catatan: Pada kondisi tertentu, Spotnana dapat menggunakan Business Email sebagai identitas karyawan. Namun, ada beberapa keterbatasan. Misalnya, jika alamat email bisnis karyawan berubah (karena perubahan nama, pindah domain, dan sebagainya), sistem kami akan menonaktifkan akun lama dan membuat akun baru untuk karyawan tersebut. 

Logika yang digunakan untuk memproses file CSV Anda adalah sebagai berikut:

• Jika kolom ACTION pada baris pengguna diatur ke CREATE dan baik Employee ID atau Business Email tidak ditemukan di database Spotnana, maka profil baru akan dibuat untuk pengguna tersebut di Spotnana.

• Jika kolom ACTION pada baris pengguna diatur ke UPDATE dan salah satu dari Employee ID atau Business Email sesuai dengan data yang sudah ada di database Spotnana, maka profil pengguna di Spotnana akan diperbarui sesuai informasi terbaru dari file Anda. 

  • Catatan: Jika sebelumnya terdapat isian opsional pada profil pengguna dari unggahan sebelumnya, lalu pada pembaruan berikutnya isian tersebut tidak ada, maka nilai tersebut akan dihapus dari profil.

• Jika kolom ACTION pada baris pengguna diatur ke DELETE dan salah satu dari Employee ID atau Business Email sesuai dengan data yang sudah ada di database Spotnana, maka profil pengguna tersebut akan dinonaktifkan. Jika tidak ditemukan data yang cocok di database Spotnana untuk Employee ID atau Business Email, maka baris tersebut akan dilewati dan tidak ada tindakan yang dilakukan. 

Catatan: Setiap profil pengguna yang dibuat harus terhubung dengan entitas hukum tertentu. Entitas hukum ini harus sudah ada di Spotnana sebelum Anda mengunggah profil pengguna. Kantor bersifat opsional. Namun, jika pada file CSV Anda terdapat referensi kantor untuk pengguna yang diunggah, maka data kantor tersebut juga harus sudah ada di Spotnana. 

Format file dan aturan penamaan

Nama file HR feed dengan format .CSV harus mengikuti pola berikut:

hr_feed.*.csv

* di atas (wildcard) dapat diganti dengan karakter apa pun sesuai kebutuhan. Pastikan tanda titik (“.”) setelah “feed” dan sebelum “csv” tetap ada. Penulisan huruf besar/kecil pada nama file tidak berpengaruh. Kami menyarankan untuk menambahkan tanggal dan waktu pada nama file (agar lebih mudah saat penelusuran masalah di kemudian hari). Contohnya:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

File HR feed .CSV juga harus mengikuti format tertentu. Nama kolom harus persis sesuai dengan format yang telah ditentukan (lihat bagian Format file HR di bawah). Penjelasan lebih lanjut mengenai format file dapat ditemukan di Lampiran 1.

Kami mewajibkan validasi data tertentu untuk dipenuhi (lihat bagian Format file HR di bawah untuk detailnya). 

Frekuensi dan penjadwalan

Untuk informasi umum mengenai frekuensi dan penjadwalan, silakan lihat bagian Frekuensi dan penjadwalan pada SFTP - Petunjuk pengaturan.

Kami menyarankan Anda untuk mengunggah file setidaknya sekali sehari agar Spotnana selalu mendapatkan informasi terbaru terkait penambahan/pembaruan/penghapusan data. Jika Anda mengikuti praktik ini: 

• karyawan baru akan langsung dibuatkan profil Spotnana pada hari pertama mereka bekerja dan dapat melakukan pemesanan perjalanan segera. Dengan catatan, nama karyawan sudah tercantum dalam file yang Anda unggah pada tanggal mulai kerja.

• karyawan yang keluar akan otomatis dicabut aksesnya pada hari terakhir mereka bekerja. Dengan catatan, nama karyawan sudah dihapus dari file yang Anda unggah pada tanggal akhir kerja. 

Format file HR

Gunakan informasi berikut untuk memastikan data pada file HR feed Anda sudah sesuai format dan siap diunggah.

Catatan: Pastikan Anda sudah mengirimkan kunci publik SSH ke Spotnana dan kami telah mengatur folder SFTP untuk Anda sebelum file apa pun dapat diproses.