SFTP – Norādījumi par HR datu plūsmām

SATURA RĀDĪTĀJS

• SFTP – Norādījumi par HR datu plūsmām
  • Pārskats
  • Sistēmas uzbūve un darbības plūsma
  • Norādījumi
    • HR datu plūsmas failu apstrādes loģika
    • Faila formāts un nosaukuma prasības
    • Biežums un plānošana
  • HR faila formāts

Pārskats

Vispārīgus norādījumus un informāciju par SFTP skatiet sadaļā SFTP – Uzstādīšanas instrukcijas.

Pirms Spotnana lietotāji (ceļotāji, organizatori, apstiprinātāji u.c.) var sākt rezervēt braucienus, viņiem ir jābūt izveidotiem profiliem Spotnana tiešsaistes rezervēšanas rīkā (OBT). Lai nodrošinātu, ka lietotājiem ir atbilstoša piekļuve sistēmai (jaunajiem darbiniekiem tā tiek piešķirta, aizejošajiem – atcelta), ir svarīgi uzturēt šo profilu aktualitāti (izveidojot, atjaunojot vai dzēšot ierakstus). Spotnana izmanto arī HR datus, piemēram, vadības struktūru un juridiskās personas, lai noteiktu dažādas politikas, apstiprināšanas un citus ceļojumu un maksājumu iestatījumus.

Lai mēs vienmēr saņemtu pareizu informāciju, Jūs augšupielādējat savu HR datu plūsmu kā CSV failu Spotnana serverī. Šo augšupielādi varat ieplānot tik bieži, cik nepieciešams. Spotnana apstrādās failu uzreiz pēc tā saņemšanas. 

Piezīme: Spotnana piedāvā arī tiešus savienojumus ar vairākiem populāriem HR sistēmu risinājumiem (Bamboo HR, ADP Workforce Now un Workday). 

Sistēmas uzbūve un darbības plūsma

Šajā shēmā attēlots piemērs, kur vairāki klienti augšupielādē HR datus Spotnana, izmantojot SFTP. 

Norādījumi

Šajā sadaļā atradīsiet noderīgu informāciju, lai Jūsu failu augšupielādes noritētu veiksmīgi.

HR datu plūsmas failu apstrādes loģika

Galvenais lauks lietotāja identificēšanai ir Employee ID. 

Piezīme: Atsevišķos gadījumos Spotnana var izmantot Business Email kā darbinieka identifikatoru. Tomēr šim risinājumam ir noteikti ierobežojumi. Piemēram, ja lietotājam mainās Business Email (piemēram, vārda maiņas vai uzņēmuma domēna maiņas dēļ), mūsu sistēma deaktivizēs sākotnējo kontu un izveidos jaunu kontu šim darbiniekam. 

Jūsu CSV faila apstrādes loģika ir šāda:

• Ja ACTION kolonnā konkrētajam lietotājam norādīts CREATE un ne Employee ID nedz Business Email nav atrodams Spotnana datubāzē, Spotnana tiks izveidots jauns profils šim lietotājam.

• Ja ACTION kolonnā konkrētajam lietotājam norādīts UPDATE un jeb Employee ID vai Business Email sakrīt ar jau esošu vērtību Spotnana datubāzē, lietotāja profils Spotnana tiks atjaunots ar jaunāko informāciju no Jūsu faila. 

  • Piezīme: Ja iepriekšējā augšupielādē lietotāja profilā bija aizpildīti izvēles lauki, bet nākamajā atjauninājumā tie vairs nav iekļauti, šie lauki tiks izņemti no profila.

• Ja ACTION kolonnā konkrētajam lietotājam norādīts DELETE un jeb Employee ID vai Business Email sakrīt ar esošu vērtību Spotnana datubāzē, lietotāja profils tiks deaktivizēts. Ja Spotnana datubāzē netiek atrasts atbilstošs Employee ID vai Business Email, šī rinda tiks izlaista un nekādas darbības netiks veiktas. 

Piezīme: Katrā izveidotajā lietotāja profilā obligāti jābūt norādītai juridiskajai personai. Šīm juridiskajām personām ir jābūt jau izveidotām Spotnana pirms lietotāju profilu augšupielādes. Biroju norādīšana ir pēc izvēles. Taču, ja Jūsu CSV failā kādam lietotājam ir norādīta saistība ar biroju, šim birojam jau iepriekš jābūt izveidotam Spotnana. 

Faila formāts un nosaukuma prasības

.CSV HR datu plūsmas faila nosaukumam jāatbilst šādam formātam:

hr_feed.*.csv

* (zvaigznīte) nozīmē, ka šajā vietā varat norādīt jebkādus simbolus vai tekstu pēc saviem ieskatiem. Ņemiet vērā, ka punktam pēc “feed” un pirms “csv” ir jābūt obligāti. Faila nosaukums nav reģistrjutīgs. Iesakām faila nosaukumā iekļaut datumu un laiku (tas palīdzēs vieglāk atrast un analizēt failus, ja radīsies kādas problēmas). Piemēram:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Arī .CSV datu plūsmas failam jābūt noteiktā formātā. Kolonnu nosaukumiem jāatbilst precīzi noteiktajam formātam (skatiet sadaļu HR faila formāts tālāk). Plašāku informāciju par faila formatēšanu skatiet 1. pielikumā.

Mēs pieprasām ievērot noteiktas datu validācijas prasības (sīkāk skatiet sadaļā HR faila formāts tālāk). 

Biežums un plānošana

Vispārīgai informācijai par biežumu un plānošanu skatiet sadaļu Biežums un plānošana no SFTP – Uzstādīšanas instrukcijas.

Iesakām augšupielādēt failu vismaz reizi dienā lai Spotnana laikus saņemtu informāciju par jebkādām izmaiņām – jauniem, labotiem vai dzēstiem darbiniekiem. Ja ievērosiet šo kārtību: 

• jauni darbinieki tiks reģistrēti Spotnana profilā tajā pašā dienā, kad sāk darbu, un varēs nekavējoties rezervēt braucienus. Tas ir iespējams, ja Jūs pievienojat darbinieku vārdus failā viņu pirmajā darba dienā.

• aizejošajiem darbiniekiem piekļuve tiks atcelta pēdējā darba dienā. Tas ir iespējams, ja Jūs izņemat darbinieku vārdus no faila viņu pēdējā darba dienā. 

HR faila formāts

Izmantojiet šo informāciju, lai pārliecinātos, ka Jūsu HR datu plūsmas augšupielāde ir pareizi sagatavota un atbilst visām prasībām.

Piezīme: Pirms failu apstrādes Jums jānodrošina, ka Spotnana ir saņēmusi Jūsu publisko SSH atslēgu un ka Jums ir izveidota SFTP mape.