SFTP-HR 資料串接操作說明

建立者 Ashish Chaudhary, 修改時間 星期六, 4 十月 於 9:58 PM 由 Ashish Chaudhary

SFTP-HR 資料串流操作說明

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如需一般 SFTP 指南與相關資訊,請參考 SFTP-設定說明

所有 Spotnana 使用者(如旅客、協助訂票人、審核人等)都必須先在 Spotnana 線上訂票系統(OBT)建立個人資料,才能開始預訂行程。為了確保新進人員能順利開通權限、離職員工權限能及時移除,這些使用者的資料需要定期維護(包含新增、更新或刪除)。另外,Spotnana 也會根據 HR 資料(像是組織階層、法人實體等)來設定相關政策、審核流程及其他旅遊與付款規則。

為了讓我們能收到正確的資訊,您需要將 HR 資料以 CSV 檔案格式上傳到 Spotnana 伺服器。您可以自行決定上傳的頻率,Spotnana 會在收到檔案後立即進行處理。 

注意: Spotnana 也支援直接串接多種常見 HR 系統(如 Bamboo HR、ADP Workforce Now 及 Workday)。 

架構與流程說明

下圖說明多個客戶透過 SFTP 上傳 HR 資料到 Spotnana 的情境。 


操作步驟

本段內容提供一些實用資訊,協助您順利完成檔案上傳。

HR 資料檔案處理邏輯

我們主要是透過 Employee ID(員工編號)來辨識使用者。 

注意: 在某些情況下,Spotnana 也可以用 Business Email(公司信箱) 作為員工識別依據。不過這麼做有一些限制,例如如果員工的公司信箱變更(像是更名、公司域名異動等),系統會先將原帳號停用,然後再為該員工建立新帳號。 

CSV 檔案的處理邏輯如下:

  • 如果 ACTION 這一欄的值是 CREATE ,而且 在 Spotnana 資料庫找不到該 Employee ID 或 Business Email ,系統就會在 Spotnana 為該使用者建立新個人資料。

  • 如果 ACTION 這一欄的值是 UPDATE ,而且 Spotnana 資料庫裡有相符的 Employee ID 或 Business Email ,Spotnana 就會根據您檔案中的新資料,更新該使用者的個人檔案。 

    • 注意: 如果使用者先前上傳時有填寫某些選填欄位,但後續更新時這些欄位沒再出現,系統就會將這些資料從個人檔案中移除。

  • 如果 ACTION 這一欄的值是 DELETE ,而且 Spotnana 資料庫裡有相符的 Employee ID 或 Business Email ,該使用者的個人檔案就會被停用。如果資料庫裡找不到相符的 Employee ID 或 Business Email,這一列就會被略過,不會有任何動作。 

注意: 每個新建立的使用者檔案都必須指定一個法人實體,且這些法人實體必須已經在 Spotnana 建立完成才能上傳。如果 HR 檔案中有設定辦公室資訊,這些辦公室也必須事先在 Spotnana 建立。 

檔案格式與命名規則

.CSV HR 檔案的檔名格式必須如下:

hr_feed.*.csv

其中 * 代表您可以自行補上的任何字元。請注意「feed」後面和「csv」前面都一定要有「.」。檔名不分大小寫。我們建議您可以把日期和時間加進檔名,方便日後追蹤,例如:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV 檔案內容也必須符合特定格式,欄位名稱要完全按照規定設定(請參考下方 HR 檔案格式 章節)。更多檔案格式細節請見 附錄 1

我們要求您遵守特定的資料驗證規則(詳情請見下方 HR 檔案格式 章節)。 

傳送頻率與排程

如需傳送頻率與排程的相關說明,請參考 傳送頻率與排程 章節(於 SFTP-設定說明)。

建議您至少 每天上傳一次 ,這樣才能即時讓 Spotnana 知道有任何新增、更新或刪除的狀況。如果您有這個習慣: 

  • 新進人員會在到職當天就能建立 Spotnana 個人檔案,並立即開始訂票(前提是您在他們到職當天的檔案裡就已經新增該員工)。

  • 離職員工會在最後一天自動移除權限(前提是您在他們離職當天的檔案裡已經刪除該員工)。 

HR 檔案格式

請參考以下資訊,協助您確認 HR 資料上傳時的格式與內容都正確無誤。

注意: 請務必先將您的 SSH 公鑰提供給 Spotnana,並確認我們已經幫您設定好專屬的 SFTP 資料夾,才能開始處理您的檔案。 

欄位名稱

必填 / 選填

說明

Action(動作)

必填

每一列都必須填寫「CREATE」、「UPDATE」或「DELETE」,這代表該列資料要進行的動作。 

Employee ID(員工編號)

選填

建議優先使用員工編號,若沒有填則會用公司信箱。每個員工編號只能對應一個使用者,且必須是唯一值。 

First Name(名字)

必填


Middle Name(中間名)

選填


Family Name 1(姓氏1)

必填


Family Name 2(姓氏2)

選填


Business Email(公司信箱)

必填


Business Phone ISO Country Code(公司電話 ISO 國碼)

視情況而定

請填寫兩碼 ISO 國碼(如 "US" 或 "IN")。

Business Phone Country Code(公司電話國碼)

視情況而定

請填寫純數字的國碼,不要加特殊符號(如「+」),例如「91」。

Business Phone Extension(公司分機)

選填


Business Phone Number(公司電話號碼)

視情況而定

這個欄位不是必填,但如果有填,必須同時填寫 ISO 國碼與國碼(上方已說明)。只能填寫數字,長度需為 4~10 碼,不能有特殊符號(如減號等)。

Office Name(辦公室名稱)

選填

您 HR 檔案中的 Office Name 欄位內容必須與 Spotnana 線上訂票系統 UI 上的辦公室名稱完全一致(包含標點符號、空格等)。

例如,若您的辦公室名稱在 Spotnana 系統中是「Paris, France (main office)」,那 HR 檔案裡的 Office Name欄位也必須完全相同。如果填「Paris, France」或「Paris (main office)」都會導致失敗。

注意: 所有辦公室必須先在 Spotnana 線上訂票系統建立後,才能在 HR 檔案中引用。詳細說明請參考 上傳辦公室資料

Manager's Employee ID(主管員工編號)

選填

主管的電子郵件地址 為必填。如果主管也有 Employee ID (如果貴公司有使用員工編號),那麼 主管的電子郵件地址 和 主管員工編號 都必須填寫。

Manager's Email Address(主管電子郵件)

必填

主管的電子郵件地址 為必填。如果主管也有 Employee ID (如果貴公司有使用員工編號),那麼 主管的電子郵件地址 和 主管員工編號 都必須填寫。

Department(部門)

選填


Position Title / Designation(職稱)

選填

範例值如:「VP」、「CEO」、「CFO」。

Cost Center(成本中心)

選填


Legal Entity Name(法人實體名稱)

必填

您 HR 檔案中的 Legal Entity Name 欄位內容必須與 Spotnana 線上訂票系統 UI 上的法人實體名稱完全一致(包含標點符號、空格等)。

例如,若您的法人實體名稱在 Spotnana 系統中是「Spotnana Technology, LLC」,那 HR 檔案裡的 Legal Entity Name欄位也必須完全相同。如果填「Spotnana Technology LLC」或「Spotnana Technology」都會導致失敗。

注意: 所有法人實體必須先在 Spotnana 線上訂票系統建立後,才能在 HR 檔案中引用。詳細說明請參考 上傳法人實體資料

Grade(職等)

選填


Country Code(國家代碼)

選填

請填寫兩碼或三碼 ISO 國家代碼(如 "US" 或 "USA")

Worker Type(員工類型)

選填

範例值如:「Employee」、「Contingent」、「Intern」、「Seasonal」

Accounting Code(會計編號)

選填



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