SFTP - Mga Tagubilin para sa HR feeds

TALATUNTUNAN NG NILALAMAN

• SFTP - Mga Tagubilin para sa HR feeds
  • Pangkalahatang-ideya
  • Arkitektura at daloy ng proseso
  • Mga Tagubilin
    • Pamamaraan ng pagproseso ng HR Feed na file
    • Format ng file at mga pamantayan sa pagbibigay ng pangalan
    • Dalasan at pag-iskedyul
  • Format ng HR file

Pangkalahatang-ideya

Para sa pangkalahatang gabay at impormasyon tungkol sa SFTP, tingnan ang SFTP - Mga tagubilin sa pag-setup.

Bago makapag-book ng biyahe ang inyong mga Spotnana user (mga biyahero, tagapag-ayos, tagapag-apruba, atbp.), kinakailangan muna silang magkaroon ng profile sa Spotnana Online Booking Tool (OBT). Upang matiyak na tama ang access ng bawat user (halimbawa, ang bagong empleyado ay may access at ang mga paalis ay natatanggalan ng access), dapat laging napapanahon ang kanilang mga profile (sa pamamagitan ng paglikha, pag-update, o pagtanggal ng rekord). Ginagamit din ng Spotnana ang HR data gaya ng reporting hierarchy at legal entity para sa mga polisiya, approval, at iba pang setting kaugnay ng paglalakbay at pagbabayad.

Upang masiguro na tama ang impormasyon, kailangang i-upload ninyo ang inyong HR feed bilang CSV file sa Spotnana server. Maaari ninyong itakda kung gaano kadalas ito ia-upload. Agad na ipoproseso ng Spotnana ang file kapag natanggap na namin ito. 

Tandaan: Nag-aalok din ang Spotnana ng direktang koneksyon sa ilang karaniwang HR system (Bamboo HR, ADP Workforce Now, at Workday). 

Arkitektura at daloy ng proseso

Ipinapakita ng diagram na ito ang isang halimbawa kung saan maraming kliyente ang nag-a-upload ng kanilang HR data sa Spotnana gamit ang SFTP. 

Mga Tagubilin

Nakasaad sa seksyong ito ang mahahalagang paalala upang maging matagumpay ang inyong pag-upload ng file.

Pamamaraan ng pagproseso ng HR Feed na file

Ang pangunahing batayan para matukoy ang user ay ang Employee ID. 

Tandaan: Sa ilang pagkakataon, maaaring gamitin ng Spotnana ang Business Email bilang tagatukoy ng empleyado. Gayunpaman, may ilang limitasyon ito. Halimbawa, kung magbago ang Business Email ng user (gaya ng pagbabago ng pangalan o domain dahil sa paglipat), awtomatikong idi-deactivate ng aming sistema ang dating account at gagawa ng bagong account para sa empleyadong iyon. 

Gamit ang sumusunod na proseso, ipoproseso ng Spotnana ang nilalaman ng inyong CSV file:

• Kung ang ACTION column para sa user row ay nakatakda sa CREATE at ang Employee ID o Business Email ay hindi pa natatagpuan sa database ng Spotnana, awtomatikong gagawa ng bagong profile para sa user na iyon sa Spotnana.

• Kung ang ACTION column para sa user row ay nakatakda sa UPDATE at kung alinman sa Employee ID o Business Email ay tumutugma sa umiiral na halaga sa database ng Spotnana, ia-update ang Spotnana profile ng user gamit ang anumang bagong impormasyon mula sa inyong file. 

  • Tandaan: Kung may mga opsyonal na field sa profile ng user mula sa naunang upload at hindi ito kasama sa susunod na update, aalisin ang mga halagang iyon mula sa profile.

• Kung ang ACTION column para sa user row ay nakatakda sa DELETE at kung alinman sa Employee ID o Business Email ay tumutugma sa umiiral na halaga sa database ng Spotnana, idi-deactivate ang user profile. Kung walang tumutugma sa Employee ID o Business Email, lalaktawan ang row at walang gagawing aksyon. 

Tandaan: Bawat user profile na gagawin ay kailangang may kaugnayan sa isang legal entity. Dapat ay nakarehistro na ang mga legal entity na ito sa Spotnana bago kayo mag-upload ng user profiles. Opsyonal ang opisina. Ngunit kung may binabanggit na opisina sa CSV file para sa anumang user, dapat ay nakarehistro na rin ang opisina sa Spotnana. 

Format ng file at mga pamantayan sa pagbibigay ng pangalan

Ang pangalan ng .CSV HR feed file ay kailangang sumunod sa format na ito:

hr_feed.*.csv

kung saan ang * (wildcard) ay maaaring palitan ng anumang karakter na nais ninyong idagdag. Siguraduhin na may “.” pagkatapos ng “feed” at bago ang “csv”. Hindi sensitibo ang pangalan ng file sa malaki o maliit na titik. Inirerekomenda naming isama ang petsa at oras sa pangalan ng file (upang mas madaling mag-troubleshoot sa hinaharap). Halimbawa:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Kailangan ding sumunod ang .CSV feed file sa tiyak na format. Ang mga pangalan ng column ay dapat eksaktong tumutugma sa itinakdang format (tingnan ang Format ng HR file sa ibaba). Para sa karagdagang detalye ukol sa pag-format ng file, tingnan ang Apendise 1.

Kailangan din naming sundin ang ilang mga patakaran sa beripikasyon ng datos (tingnan ang Format ng HR file sa ibaba para sa detalye). 

Dalasan at pag-iskedyul

Para sa pangkalahatang impormasyon tungkol sa dalasan at pag-iskedyul, tingnan ang seksyong Dalasan at pag-iskedyul ng SFTP - Mga tagubilin sa pag-setup.

Inirerekomenda naming mag-upload kayo ng file nang hindi bababa sa isang beses kada araw upang masigurong naipapaabot sa Spotnana ang anumang pagbabago, pagdagdag, o pagtanggal ng user. Kung susundin ito: 

• Ang mga bagong user ay magkakaroon ng Spotnana profile sa mismong araw ng kanilang pagsisimula at agad na makakapag-book ng biyahe. Ipinapalagay na isasama ninyo ang pangalan ng empleyado sa file na ia-upload sa kanilang unang araw.

• Ang mga paalis na empleyado ay mawawalan ng access sa kanilang huling araw. Ipinapalagay na aalisin ninyo ang kanilang pangalan mula sa file na ia-upload sa petsa ng kanilang pag-alis. 

Format ng HR file

Gamitin ang impormasyong ito upang matiyak na tama ang pagkakaayos at paghahanda ng datos sa inyong HR feed upload.

Tandaan: Kailangang naipadala ninyo sa Spotnana ang inyong public SSH key at nakapagsagawa na kami ng pag-set up ng inyong SFTP folder bago namin maproseso ang alinman sa inyong mga file.