СФТП – Упутство за ХР извештаје

Креирао Ashish Chaudhary, Измењено на дан Sun, 5 Окт у 10:57 ПРЕ ПОДНЕ од стране Ashish Chaudhary

SFTP – Упутство за HR фидове

САДРЖАЈ

Општи преглед

За опште смернице и информације о SFTP-у, погледајте SFTP – Упутство за подешавање.

Корисници у Spotnana систему (путници, организатори, одобраваоци и сл.) морају имати профиле у Spotnana Online Booking Tool-у (OBT) пре него што почну са резервацијама. Да би имали одговарајуће приступе (новозапослени добијају приступ, а одлазећима се приступ укида), неопходно је да се профили редовно ажурирају (кроз креирање, измену или брисање записа). Spotnana такође користи HR податке као што су хијерархија извештавања и правна лица за дефинисање различитих политика, одобравања и осталих поставки за путовања и плаћања.

Да бисмо располагали тачним подацима, потребно је да свој HR фид отпремите као CSV фајл на Spotnana сервер. Можете сами одредити колико често ће се овај фајл слати. Spotnana ће обрадити фајл чим га примимо. 

Напомена: Spotnana омогућава и директно повезивање са неким популарним HR системима (Bamboo HR, ADP Workforce Now и Workday). 

Архитектура и ток процеса

На овом дијаграму је приказан пример где више клијената отпрема своје HR податке у Spotnana преко SFTP-а. 


Упутство

У овом делу налазе се корисне информације које ће вам помоћи да успешно отпремите своје фајлове.

Начин обраде HR фид фајлова

Основно поље за идентификацију корисника је Идентификациони број запосленог (Employee ID)

Напомена: У одређеним ситуацијама, Spotnana може користити Пословни имејл (Business Email) као идентификатор запосленог. Међутим, ово има своја ограничења. На пример, ако се пословни имејл корисника промени (промена имена, домена због пресељења и сл.), наш систем ће деактивирати стари налог и креирати нови за тог запосленог. 

Обрада података из вашег CSV фајла функционише на следећи начин:

  • Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на CREATE и ни Идентификациони број запосленог (Employee ID) нити Пословни имејл (Business Email) не постоје у Spotnana бази, биће креиран нови профил за тог корисника у Spotnana систему.

  • Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на UPDATE и или Идентификациони број запосленог (Employee ID) или Пословни имејл (Business Email) се поклапа са постојећом вредношћу у Spotnana бази, профил тог корисника ће бити ажуриран са новим подацима из вашег фајла. 

    • Напомена: Ако је неко поље у профилу било попуњено у претходном учитавању, а у наредном ажурирању тог поља нема, та вредност ће бити уклоњена из профила.

  • Ако је колона ACTION за ред корисника постављена на DELETE и или Идентификациони број запосленог (Employee ID) или Пословни имејл (Business Email) се поклапа са вредношћу у Spotnana бази, профил корисника ће бити деактивиран. Ако ниједан запис у Spotnana бази не одговара Идентификационом броју запосленог (Employee ID) или Пословном имејлу (Business Email), тај ред ће бити прескочен и неће бити извршена никаква измена. 

Напомена: Сваки профил корисника мора бити повезан са правним лицем. Та правна лица морају већ постојати у Spotnana систему пре него што кренете са отпремањем профила. Канцеларије су опционалне, али ако у CSV фајлу наведете повезаност са неком канцеларијом, она мора бити унапред дефинисана у Spotnana систему. 

Формат фајла и правила именовања

Назив .CSV HR фид фајла мора бити у следећем формату:

hr_feed.*.csv

где * (џокер знак) може бити било који низ карактера који желите да додате у име. Обратите пажњу да тачка после „feed“ и тачка пре „csv“ морају постојати. Име фајла није осетљиво на мала и велика слова. Саветујемо да у назив фајла додате датум и време (ради лакшег проналажења у будућности). На пример:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV HR фид фајл мора бити у одређеном формату. Имена колона морају бити потпуно иста као што је дефинисано (погледајте одељак Формат HR фајла у наставку). Детаљније о форматирању фајла можете пронаћи у Прилогу 1.

Постоје одређене провере валидности података које је неопходно испоштовати (погледајте одељак Формат HR фајла у наставку за више детаља). 

Учесталост и заказивање

За опште информације о учесталости и заказивању, погледајте одељак Учесталост и заказивање у оквиру SFTP – Упутство за подешавање.

Препоручујемо да фајл отпремате бар једном дневно како бисте Spotnana обавестили о свим додацима, изменама или брисањима која су се десила. Ако се овога придржавате: 

  • нови корисници ће добити Spotnana профил на дан почетка радног односа и моћи ће одмах да резервишу путовања. Ово подразумева да додате име запосленог у фајл који отпремате на датум његовог почетка рада.

  • запосленима који одлазе биће укинут приступ на њихов последњи радни дан. Ово подразумева да уклоните име запосленог из фајла који отпремате на датум престанка радног односа. 

Формат HR фајла

Ове информације ће вам помоћи да се уверите да су подаци у вашем HR фиду исправно припремљени и форматирани.

Напомена: Пре него што отпремите било који фајл, потребно је да доставите свој јавни SSH кључ Spotnana тиму и да вам буде подешен SFTP фолдер. Тек након тога фајлови могу бити обрађени. 

Назив колоне

Обавезно / Опционално

Напомене

Акција

Обавезно

Ово поље мора бити попуњено са „CREATE“, „UPDATE“ или „DELETE“ за сваки ред. Ово одређује шта треба урадити са подацима у том реду. 

Идентификациони број запосленог (Employee ID)

Опционално

Пожељно је користити идентификациони број запосленог. Ако није унет, користиће се пословни имејл. Идентификациони број мора бити јединствен за сваког корисника и не сме се користити за више профила. 

Име

Обавезно


Средње име

Опционално


Презиме 1

Обавезно


Презиме 2

Опционално


Пословни имејл (Business Email)

Обавезно


ISO ознака државе за пословни телефон

Условно

Двоцифрена ISO ознака државе (нпр. „US“ или „IN“).

Позивни број државе за пословни телефон

Условно

Бројчани позивни број државе. Не сме садржати специјалне знакове (нпр. „+“). Пример: „91“.

Локални број за пословни телефон (екстензија)

Опционално


Број пословног телефона

Условно

Ово поље није обавезно. Међутим, ако је попуњено, потребно је да буду унети и ISO ознака државе и позивни број државе (та поља су горе наведена као условна). Ово поље може садржати само бројеве и мора имати између 4 и 10 цифара. Није дозвољено коришћење специјалних знакова (цртица и сл.).

Назив канцеларије

Опционално

Вредност поља Назив канцеларије у вашем HR фиду мора бити потпуно иста као што је наведено у Spotnana Online Booking Tool-у (укључујући све специјалне знакове као што су тачке, зарези и размаке).

На пример, ако се ваша канцеларија у Spotnana Online Booking Tool-у зове „Paris, France (main office)“, вредност поља Назив канцеларијеу вашем HR фиду мора бити потпуно иста. У овом случају, „Paris, France“ или „Paris (main office)“ би довели до грешке.

Напомена: Све канцеларије морају већ постојати у Spotnana Online Booking Tool-у пре него што их наведете у HR фиду. За више детаља, погледајте Отпремање записа о канцеларијама.

Идентификациони број менаџера

Опционално

Имејл адреса менаџера је обавезна. Ако менаџери имају и Идентификациони број запосленог (Employee ID) (ако ваша компанија користи идентификационе бројеве), онда су оба Имејл адреса менаџера и Идентификациони број менаџера обавезна.

Имејл адреса менаџера

Обавезно

Имејл адреса менаџера је обавезна. Ако менаџери имају и Идентификациони број запосленог (Employee ID) (ако ваша компанија користи идентификационе бројеве), онда су оба Имејл адреса менаџера и Идентификациони број менаџера обавезна.

Одељење

Опционално


Назив радног места / Титула

Опционално

Примери вредности: „VP“, „CEO“, „CFO“.

Трошковни центар

Опционално


Назив правног лица

Обавезно]]></и> <i idx='178'><![CDATA[Вредност поља

The value of the Назив правног лица у вашем HR фиду мора бити потпуно иста као што је наведено у Spotnana Online Booking Tool-у (укључујући све специјалне знакове као што су тачке, зарези и размаке).

На пример, ако се ваше правно лице у Spotnana Online Booking Tool-у зове „Spotnana Technology, LLC“, вредност поља Legal Entity Namefield in your HR feed must match that exactly. In this scenario, “Spotnana Technology LLC” or “Spotnana Technology” would cause a failure.

Note: All legal entities must exist in the Spotnana Online Booking Tool before including them in your HR feed upload. For details, see Upload legal entity records.

Grade

Optional


Country Code

Optional

Two- or Three-letter ISO Country Code ("US" or "USA")

Worker Type

Optional

Sample values are: “Employee”, “Contingent”, “Intern”, “Seasonal”

Accounting Code

Optional



Да ли је овај чланак био од помоћи?

То је сјајно!

Хвала на повратним информацијама

Жао нам је! Нисмо могли да вам помогнемо

Хвала на повратним информацијама

Јавите нам како можемо да побољшамо овај чланак!

Одаберите барем један од разлога
Потребна је верификација CAPTCHA.

Повратне информације су послате

Ценимо ваш труд и покушаћемо да поправимо чланак