SFTP - إرشادات إعداد تغذية بيانات الموارد البشرية

أنشئ بواسطة Ashish Chaudhary, تم التعديل في السبت, 4 أكتوبر في 9:14 م بحسب Ashish Chaudhary

SFTP - تعليمات تغذية بيانات الموارد البشرية

جدول المحتويات

SFTP - تعليمات تغذية بيانات الموارد البشرية

نظرة عامة

للحصول على إرشادات ومعلومات عامة حول SFTP، يرجى الرجوع إلى SFTP - تعليمات الإعداد.

يجب أن يكون لدى جميع مستخدمي Spotnana لديك (المسافرون، المنسقون، الموافقون، وغيرهم) ملفات تعريف في منصة الحجز الإلكتروني Spotnana (OBT) قبل أن يتمكنوا من حجز رحلاتهم. ولضمان منح المستخدمين الجدد صلاحية الدخول، وإلغاء صلاحية الموظفين المنتهية خدماتهم، يجب الحفاظ على تحديث هذه الملفات بشكل مستمر (من خلال إنشاء أو تعديل أو حذف السجلات). كما تعتمد Spotnana على بيانات الموارد البشرية، مثل الهيكل الإداري والكيانات القانونية، لتحديد السياسات المختلفة وإجراءات الموافقات وغيرها من إعدادات السفر والدفع.

لضمان صحة المعلومات لدينا، يمكنك رفع ملف تغذية الموارد البشرية بصيغة CSV إلى خادم Spotnana. يمكنك جدولة عملية الرفع بأي تكرار يناسبك، وسيتم معالجة الملف فور استلامه من قبل Spotnana.

ملاحظة: توفر Spotnana أيضاً إمكانية الربط المباشر مع أنظمة الموارد البشرية الشائعة مثل Bamboo HR وADP Workforce Now وWorkday.

البنية وسير العمل

يوضح هذا المخطط سيناريو يقوم فيه عدة عملاء برفع بيانات الموارد البشرية الخاصة بهم إلى Spotnana عبر SFTP.

التعليمات

تتضمن هذه الصفحة معلومات مهمة تساعدك على ضمان نجاح رفع الملفات.

آلية معالجة ملفات تغذية الموارد البشرية

الحقل الرئيسي المستخدم للتعرف على المستخدم هو رقم الموظف (Employee ID).

ملاحظة: في بعض الحالات، يمكن لـ Spotnana استخدام البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email) كمعرّف للموظف. لكن يجب الانتباه إلى وجود بعض القيود، فعلى سبيل المثال، إذا تغير البريد الإلكتروني الوظيفي للمستخدم (نتيجة تغيير الاسم أو انتقال الشركة إلى نطاق جديد)، سيتم إلغاء تفعيل الحساب الأصلي وإنشاء حساب جديد للموظف.

تعتمد آلية معالجة محتوى ملف CSV الخاص بك على الخطوات التالية:

إذا كان حقل ACTION في صف المستخدم مضبوطاً على CREATE و كان رقم الموظف (Employee ID) أو البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email) غير موجودين في قاعدة بيانات Spotnana، سيتم إنشاء ملف تعريف جديد لهذا المستخدم في Spotnana.
إذا كان حقل ACTION في صف المستخدم مضبوطاً على UPDATE و كان رقم الموظف (Employee ID) أو البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email) يتطابق مع قيمة موجودة في قاعدة بيانات Spotnana، سيتم تحديث ملف المستخدم في Spotnana بأي معلومات جديدة موجودة في ملفك.
- ملاحظة: إذا كان لدى المستخدم حقول اختيارية في ملفه الشخصي من عملية رفع سابقة، وتم حذف هذه الحقول في تحديث لاحق، سيتم إزالة تلك القيم من الملف الشخصي.
إذا كان حقل ACTION في صف المستخدم مضبوطاً على DELETE و كان رقم الموظف (Employee ID) أو البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email) يتطابق مع قيمة موجودة في قاعدة بيانات Spotnana، سيتم إلغاء تفعيل ملف المستخدم. أما إذا لم يوجد سجل مطابق في قاعدة البيانات، فسيتم تجاهل الصف ولن يتم اتخاذ أي إجراء. رقم الموظف (Employee ID) أو البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email)، فسيتم تجاوز الصف ولن يتم تنفيذ أي إجراء.

ملاحظة: يجب ربط كل ملف مستخدم يتم إنشاؤه بكيان قانوني. ويجب أن تكون هذه الكيانات القانونية موجودة مسبقاً في Spotnana قبل رفع ملفات المستخدمين. أما المكاتب فهي اختيارية، ولكن إذا تمت الإشارة إلى مكتب معين في ملف المستخدمين، فيجب أن يكون هذا المكتب معرفاً مسبقاً في Spotnana.

تنسيق الملفات ومعايير التسمية

يجب أن يكون اسم ملف تغذية الموارد البشرية بصيغة CSV على الشكل التالي:

hr_feed.*.csv

حيث أن علامة النجمة * تعني أنه يمكنك إضافة أي أحرف أخرى إلى الاسم. يجب الانتباه لوجود النقطة بعد كلمة "feed" وقبل "csv". ولا يهم إذا كان الاسم بحروف كبيرة أو صغيرة. ننصحك بإضافة التاريخ والوقت إلى اسم الملف لتسهيل تتبع المشكلات مستقبلاً. مثال:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

يجب أن يكون ملف تغذية الموارد البشرية بصيغة CSV وفق تنسيق محدد. يجب أن تتطابق أسماء الأعمدة مع التنسيق المعتمد (انظر تنسيق ملف الموارد البشرية بالأسفل). لمزيد من التفاصيل حول تنسيق الملف، راجع الملحق 1.

هناك متطلبات تحقق معينة يجب الالتزام بها على مستوى البيانات (انظر تنسيق ملف الموارد البشرية في الأسفل لمزيد من التفاصيل).

التكرار وجدولة المهام

للحصول على معلومات عامة حول التكرار والجدولة، يرجى الرجوع إلى قسم التكرار وجدولة المهام في SFTP - تعليمات الإعداد.

ننصحك برفع ملف واحد على الأقل مرة يومياً لضمان إبلاغ Spotnana بأي إضافات أو تعديلات أو حذف للموظفين. إذا التزمت بذلك:

سيتم تفعيل حسابات الموظفين الجدد في Spotnana في يوم بدء عملهم، وسيكون بإمكانهم حجز الرحلات مباشرة. بشرط أن تتم إضافة أسماء الموظفين في الملف الذي ترفعه في تاريخ بدء عملهم.
وسيتم إلغاء صلاحية دخول الموظفين المنتهية خدماتهم في آخر يوم عمل لهم، بشرط أن تقوم بحذف أسمائهم من الملف الذي ترفعه في تاريخ انتهاء عملهم.

تنسيق ملف الموارد البشرية

استخدم المعلومات التالية للتأكد من أن بيانات تغذية الموارد البشرية التي ترفعها بصيغة CSV معدة بشكل صحيح ووفق المتطلبات.

ملاحظة: يجب التأكد من إرسال مفتاح SSH العام الخاص بك إلى Spotnana وأنه قد تم إعداد مجلد SFTP لك قبل البدء في معالجة أي من ملفاتك.

اسم العمود	إلزامي / اختياري	ملاحظات
الإجراء (Action)	إلزامي	يجب أن يكون هذا الحقل مضبوطاً على "CREATE" أو "UPDATE" أو "DELETE" في كل صف، حيث يحدد هذا الحقل الإجراء المطلوب تنفيذه بناءً على بيانات الصف.
رقم الموظف (Employee ID)	اختياري	يفضل استخدام رقم الموظف. إذا لم يتم إدخال رقم الموظف، سيتم استخدام البريد الإلكتروني الوظيفي. يجب ألا يُستخدم رقم الموظف إلا لملف مستخدم واحد فقط، ويجب أن يكون فريداً لكل مستخدم.
الاسم الأول	إلزامي
اسم الأب أو الاسم الأوسط	اختياري
اسم العائلة 1	إلزامي
اسم العائلة 2	اختياري
البريد الإلكتروني الوظيفي (Business Email)	إلزامي
رمز الدولة حسب معيار ISO للبريد الوظيفي	شرطي	رمز الدولة المكون من حرفين حسب معيار ISO (مثل "US" أو "IN").
رمز الدولة الهاتفي للبريد الوظيفي	شرطي	رمز الدولة الرقمي. يجب ألا يحتوي على أي رموز خاصة (مثل '+'). مثال على قيمة صحيحة: "91".
التحويلة الهاتفية للبريد الوظيفي	اختياري
رقم الهاتف الوظيفي	شرطي	هذا الحقل غير إلزامي، لكن إذا تم إدخاله يجب إدخال رمز الدولة حسب ISO ورمز الدولة الهاتفي أيضاً (المذكورين أعلاه كحقول شرطية). يجب أن يتكون هذا الحقل من أرقام فقط، ويتراوح بين 4 إلى 10 أرقام، ولا يسمح باستخدام رموز خاصة (مثل الشرطة).
اسم المكتب	اختياري	يجب أن تتطابق قيمة حقل اسم المكتب في ملف تغذية الموارد البشرية لديك تماماً مع اسم المكتب في واجهة منصة الحجز الإلكتروني Spotnana (بما في ذلك أي رموز خاصة أو فواصل أو مسافات). على سبيل المثال، إذا كان اسم المكتب لديك هو "Paris, France (main office)" في منصة Spotnana، فيجب أن تكون قيمة حقل اسم المكتبمطابقة تماماً لهذا الاسم. أما إذا كتبت "Paris, France" أو "Paris (main office)" فسيتسبب ذلك في فشل العملية. ملاحظة: يجب أن تكون جميع المكاتب معرفة مسبقاً في منصة Spotnana قبل إضافتها في ملف تغذية الموارد البشرية. لمزيد من التفاصيل، راجع رفع سجلات المكاتب.
رقم موظف المدير	اختياري	البريد الإلكتروني للمدير إلزامي. إذا كان لدى المديرين رقم موظف (إذا كانت شركتك تستخدم أرقام الموظفين)، فيجب إدخال كل من البريد الإلكتروني للمدير و رقم موظف المدير معاً.
البريد الإلكتروني للمدير	إلزامي	البريد الإلكتروني للمدير إلزامي. إذا كان لدى المديرين رقم موظف (إذا كانت شركتك تستخدم أرقام الموظفين)، فيجب إدخال كل من البريد الإلكتروني للمدير و رقم موظف المدير معاً.
القسم	اختياري
المسمى الوظيفي / الدرجة الوظيفية	اختياري	أمثلة على القيم: "نائب رئيس"، "المدير التنفيذي CEO"، "المدير المالي CFO".
مركز التكلفة	اختياري
اسم الكيان القانوني	إلزامي	يجب أن تتطابق قيمة حقل اسم الكيان القانوني في ملف تغذية الموارد البشرية لديك تماماً مع اسم الكيان القانوني في واجهة منصة الحجز الإلكتروني Spotnana (بما في ذلك أي رموز خاصة أو فواصل أو مسافات). على سبيل المثال، إذا كان اسم الكيان القانوني هو "Spotnana Technology, LLC" في منصة Spotnana، فيجب أن تكون قيمة حقل اسم الكيان القانونيمطابقة تماماً لهذا الاسم. أما إذا كتبت "Spotnana Technology LLC" أو "Spotnana Technology" فسيتسبب ذلك في فشل العملية. ملاحظة: يجب أن تكون جميع الكيانات القانونية معرفة مسبقاً في منصة Spotnana قبل إضافتها في ملف تغذية الموارد البشرية. لمزيد من التفاصيل، راجع رفع سجلات الكيانات القانونية.
الدرجة الوظيفية	اختياري
رمز الدولة	اختياري	رمز الدولة حسب معيار ISO مكون من حرفين أو ثلاثة (مثل "US" أو "USA")
نوع العامل	اختياري	أمثلة على القيم: "موظف"، "متعاقد"، "متدرب"، "موسمي"
رمز المحاسبة	اختياري