SFTP - Istruzioni per i flussi HR

INDICE

• SFTP - Istruzioni per i flussi HR
  • Panoramica
  • Architettura e flusso di lavoro
  • Istruzioni
    • Logica di elaborazione dei file HR Feed
    • Formato del file e convenzioni di denominazione
    • Frequenza e pianificazione
  • Formato file HR

Panoramica

Per linee guida e informazioni generali su SFTP, consulta SFTP - Istruzioni di configurazione.

Gli utenti Spotnana (viaggiatori, organizzatori, approvatori, ecc.) devono avere un profilo all’interno dello Spotnana Online Booking Tool (OBT) prima di poter prenotare viaggi. Per garantire che ogni utente abbia i corretti permessi di accesso (ad esempio, nuovi assunti abilitati, dipendenti in uscita rimossi), è necessario mantenere aggiornati questi profili (creazione, modifica e cancellazione delle anagrafiche). Spotnana utilizza inoltre i dati HR, come la gerarchia aziendale e le entità legali, per definire politiche, approvazioni e altre impostazioni di viaggio e pagamento.

Per assicurarci di avere sempre informazioni corrette, dovrai caricare il tuo flusso HR come file CSV sul server Spotnana. Puoi programmare questi caricamenti con la frequenza che preferisci. Spotnana elaborerà il file non appena ricevuto. 

Nota: Spotnana offre anche integrazioni dirette con diversi sistemi HR diffusi (ad esempio Bamboo HR, ADP Workforce Now e Workday). 

Architettura e flusso di lavoro

Questo schema mostra un esempio in cui diversi clienti caricano i propri dati HR su Spotnana tramite SFTP. 

Istruzioni

Questa sezione contiene informazioni utili per assicurarti che i caricamenti dei file vadano a buon fine.

Logica di elaborazione dei file HR Feed

Il campo principale utilizzato per identificare l’utente è ID dipendente. 

Nota: In alcuni casi, Spotnana può utilizzare l’ Email aziendale come identificativo del dipendente. Tuttavia, questa scelta comporta alcune limitazioni: ad esempio, se l’email aziendale cambia (per cambio nome, dominio o trasferimento), il sistema disattiverà il vecchio account e ne creerà uno nuovo per quel dipendente. 

La logica con cui viene elaborato il contenuto del file CSV è la seguente:

• Se la colonna ACTION della riga utente è impostata su CREATE e l’ ID dipendente o Email aziendale non sono presenti nel database Spotnana, verrà creato un nuovo profilo per quell’utente su Spotnana.

• Se la colonna ACTION della riga utente è impostata su UPDATE e se l’ ID dipendente o Email aziendale corrisponde a un valore già presente nel database Spotnana, il profilo di quell’utente verrà aggiornato con le nuove informazioni presenti nel file. 

  • Nota: Se un profilo utente aveva campi opzionali compilati da un caricamento precedente e questi campi non sono presenti nell’aggiornamento successivo, tali valori verranno rimossi dal profilo.

• Se la colonna ACTION della riga utente è impostata su DELETE e se l’ ID dipendente o Email aziendale corrisponde a un valore già presente nel database Spotnana, il profilo utente verrà disattivato. Se invece non viene trovato alcun record corrispondente, la riga verrà ignorata e non verrà eseguita alcuna operazione. ID dipendente o Email aziendale, la riga verrà saltata e non verrà eseguita alcuna operazione. 

Nota: Ogni profilo utente creato deve essere associato a una entità legale già presente in Spotnana. Gli uffici sono facoltativi, ma se nel file CSV di caricamento viene indicato un ufficio per uno degli utenti, anche questo ufficio deve già esistere in Spotnana. 

Formato del file e convenzioni di denominazione

Il nome del file HR in formato .CSV deve seguire questa struttura:

hr_feed.*.csv

Dove l’asterisco (*) può essere sostituito da qualsiasi carattere a scelta. È importante che il punto dopo “feed” e quello prima di “csv” siano sempre presenti. Il nome del file non è sensibile alle maiuscole/minuscole. Si consiglia di inserire data e ora nel nome del file, per facilitare eventuali verifiche. Ad esempio:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Anche il file .CSV deve rispettare un formato preciso. I nomi delle colonne devono corrispondere esattamente a quelli previsti (vedi la sezione Formato file HR più avanti). Ulteriori dettagli sul formato sono disponibili in Appendice 1.

È necessario rispettare alcune regole di validazione sui dati (vedi la sezione Formato file HR per maggiori dettagli). 

Frequenza e pianificazione

Per informazioni generali su frequenza e pianificazione, consulta la sezione Frequenza e pianificazione del documento SFTP - Istruzioni di configurazione.

Si consiglia di caricare almeno un file al giorno per assicurare che Spotnana sia sempre aggiornata su eventuali inserimenti, modifiche o cancellazioni. Seguendo questa pratica: 

• i nuovi utenti avranno il profilo Spotnana attivo già dal primo giorno di lavoro e potranno prenotare viaggi immediatamente, a condizione che il loro nominativo sia inserito nel file caricato nel giorno di inizio.

• i dipendenti in uscita vedranno il proprio accesso revocato nell’ultimo giorno di lavoro, a condizione che il loro nominativo sia rimosso dal file caricato per la data di fine. 

Formato file HR

Utilizza queste informazioni per verificare che i dati caricati tramite il flusso HR siano corretti e nel formato richiesto.

Nota: Prima di poter elaborare i tuoi file, assicurati di aver inviato a Spotnana la tua chiave pubblica SSH e che sia stata predisposta una cartella SFTP dedicata.