SFTP - Instruccions per a la càrrega de dades de RRHH

ÍNDEX

• SFTP - Instruccions per a la càrrega de dades de RRHH
  • Visió general
  • Arquitectura i funcionament
  • Instruccions
    • Funcionament del processament d’arxius de RRHH
    • Format de fitxer i convencions de nomenclatura
    • Freqüència i programació
  • Format de fitxer de RRHH

Visió general

Per a informació general sobre SFTP, consulteu SFTP - Instruccions de configuració.

Els usuaris de Spotnana (viatgers, gestors, aprovadors, etc.) han de tenir un perfil creat a l’eina de reserves en línia de Spotnana (OBT) abans de poder gestionar els seus viatges. Per garantir que cada usuari tingui l’accés correcte al sistema (per exemple, donar accés a nous empleats o retirar-lo a qui marxa), cal mantenir actualitzats aquests perfils (creant, modificant o eliminant registres segons calgui). Spotnana també fa servir dades de RRHH, com l’organigrama i les entitats jurídiques, per definir polítiques, fluxos d’aprovació i altres configuracions de viatge i pagament.

Per assegurar-nos que disposem de la informació correcta, cal que pugueu el vostre fitxer de dades de RRHH en format CSV al servidor de Spotnana. Podeu programar aquesta càrrega amb la freqüència que necessiteu. Spotnana processarà el fitxer tan bon punt el rebi. 

Nota: Spotnana també permet connectar-se directament amb diversos sistemes habituals de RRHH (com Bamboo HR, ADP Workforce Now i Workday). 

Arquitectura i funcionament

Aquest esquema mostra un exemple on diversos clients pugen les seves dades de RRHH a Spotnana mitjançant SFTP. 

Instruccions

En aquesta secció trobareu informació útil per assegurar-vos que la càrrega dels fitxers es fa correctament.

Funcionament del processament d’arxius de RRHH

El camp principal per identificar un usuari és el Identificador d’empleat (Employee ID). 

Nota: En alguns casos, Spotnana pot utilitzar el Correu electrònic corporatiu (Business Email) com a identificador de l’empleat. Ara bé, això té certes limitacions. Per exemple, si el correu electrònic de l’usuari canvia (per canvi de nom, de domini, trasllat, etc.), el sistema desactivarà el compte original i en crearà un de nou per a aquest empleat. 

El funcionament per processar el vostre fitxer CSV és el següent:

• Si la columna ACCIÓ (ACTION) de la fila de l’usuari està configurada com a CREATE i l’ Identificador d’empleat (Employee ID) o Correu electrònic corporatiu (Business Email) no existeixen a la base de dades de Spotnana, es crearà un perfil nou per a aquest usuari.

• Si la columna ACCIÓ (ACTION) de la fila de l’usuari està configurada com a UPDATE i l’ Identificador d’empleat (Employee ID) o Correu electrònic corporatiu (Business Email) coincideixen amb un valor existent a la base de dades de Spotnana, el perfil d’aquest usuari s’actualitzarà amb la informació nova del fitxer. 

  • Nota: Si un usuari tenia camps opcionals en el seu perfil d’una càrrega anterior i aquests camps no apareixen en una actualització posterior, aquests valors s’eliminaran del perfil.

• Si la columna ACCIÓ (ACTION) de la fila de l’usuari està configurada com a DELETE i l’ Identificador d’empleat (Employee ID) o Correu electrònic corporatiu (Business Email) coincideixen amb un valor existent a la base de dades de Spotnana, el perfil de l’usuari es desactivarà. Si no hi ha cap registre a la base de dades que coincideixi amb l’ Identificador d’empleat (Employee ID) o Correu electrònic corporatiu (Business Email), la fila s’ometrà i no es farà cap acció. 

Nota: Cada perfil d’usuari creat ha d’estar vinculat a una entitat jurídica. Aquestes entitats jurídiques han d’existir prèviament a Spotnana abans de carregar perfils d’usuari. Les oficines són opcionals, però si el vostre fitxer CSV de RRHH fa referència a una oficina per a algun usuari, aquesta oficina ha d’estar creada prèviament a Spotnana. 

Format de fitxer i convencions de nomenclatura

El nom del fitxer CSV de RRHH ha de seguir aquest format:

hr_feed.*.csv

on l’asterisc (*) pot ser qualsevol combinació de caràcters addicionals que vulgueu afegir al nom. Cal que el punt després de “feed” i el punt abans de “csv” hi siguin. El nom del fitxer no distingeix entre majúscules i minúscules. Us recomanem incloure la data i l’hora al nom del fitxer (això us facilitarà la resolució d’incidències en el futur). Per exemple:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

El fitxer CSV també ha de seguir un format específic. Els noms de les columnes han de coincidir exactament amb el format definit (consulteu la secció Format de fitxer de RRHH més avall). Trobareu més detalls sobre el format de fitxer a Annex 1.

Cal complir amb certes validacions a nivell de dades (consulteu la secció Format de fitxer de RRHH més avall per a més informació). 

Freqüència i programació

Per a informació general sobre la freqüència i la programació, consulteu la secció Freqüència i programació de les SFTP - Instruccions de configuració.

Us recomanem carregar un fitxer com a mínim un cop al dia per assegurar-vos que Spotnana rebi qualsevol alta, modificació o baixa que s’hagi produït. Si seguiu aquesta pràctica: 

• els nous empleats disposaran de perfil a Spotnana el mateix dia que s’incorporin i podran reservar viatges immediatament. Això suposa que afegiu el nom de l’empleat al fitxer que carregueu el dia que comença.

• els empleats que marxin tindran l’accés revocat el seu darrer dia. Això suposa que elimineu el nom de l’empleat del fitxer que carregueu el dia que finalitza la seva relació laboral. 

Format de fitxer de RRHH

Consulteu aquesta informació per assegurar-vos que les dades que pugeu al vostre fitxer de RRHH estan ben preparades i amb el format correcte.

Nota: Heu d’enviar a Spotnana la vostra clau pública SSH i hem de configurar-vos una carpeta SFTP abans que es pugui processar cap fitxer vostre.