SFTP – Instruktioner för HR-flöden

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• SFTP – Instruktioner för HR-flöden
  • Översikt
  • Arkitektur och arbetsflöde
  • Instruktioner
    • Logik för hantering av HR-filflöden
    • Filformat och namngivningsregler
    • Frekvens och schemaläggning
  • HR-filformat

Översikt

Följ allmänna riktlinjer och information om SFTP i SFTP – Installationsinstruktioner.

Alla Spotnana-användare (resenärer, bokare, attestanter m.fl.) måste ha en profil i Spotnana Online Booking Tool (OBT) innan de kan boka resor. För att säkerställa att rätt personer har tillgång till systemet (nya medarbetare får behörighet, avgående får den borttagen) behöver dessa profiler hållas uppdaterade (genom att skapa, uppdatera och ta bort poster). Spotnana använder även HR-data, som rapporteringsstruktur och juridiska enheter, för att definiera olika policyer, godkännanden och andra inställningar för resor och betalningar.

För att vi ska ha rätt information laddar du upp din HR-fil som en CSV-fil till Spotnanas server. Du kan själv bestämma hur ofta uppladdningen ska ske. Spotnana behandlar filen så snart vi har tagit emot den. 

Observera: Spotnana erbjuder även direktintegrationer med flera vanliga HR-system (Bamboo HR, ADP Workforce Now och Workday). 

Arkitektur och arbetsflöde

Den här bilden visar ett exempel där flera kunder laddar upp sin HR-data till Spotnana via SFTP. 

Instruktioner

I det här avsnittet hittar du tips som hjälper dig att lyckas med dina filuppladdningar.

Logik för hantering av HR-filflöden

Det huvudsakliga fältet som används för att identifiera användaren är Employee ID. 

Observera: I vissa fall kan Spotnana använda Business Email som identifierare för medarbetaren. Det finns dock vissa begränsningar med detta. Om till exempel användarens Business Email ändras (vid namnbyte, byte av domän vid flytt osv.) kommer vårt system att inaktivera det ursprungliga kontot och skapa ett nytt för den anställde. 

Spotnana behandlar innehållet i din CSV-fil enligt följande logik:

• Om ACTION kolumnen för användarraden är satt till CREATE och antingen Employee ID eller Business Email in­te finns i Spotnanas databas, skapas en ny profil för användaren i Spotnana.

• Om ACTION kolumnen för användarraden är satt till UPDATE och antingen Employee ID eller Business Email matchar ett befintligt värde i Spotnanas databas, uppdateras användarens Spotnana-profil med den nya information som finns i filen. 

  • Observera: Om en användare hade frivilliga fält i sin profil från en tidigare uppladdning och dessa fält saknas i en senare uppdatering, tas dessa värden bort från profilen.

• Om ACTION kolumnen för användarraden är satt till DELETE och antingen Employee ID eller Business Email matchar ett befintligt värde i Spotnanas databas, inaktiveras användarprofilen. Om inget register i Spotnanas databas matchar Employee ID eller Business Email, hoppas raden över och ingen åtgärd vidtas. 

Observera: Varje användarprofil som skapas måste kopplas till en juridisk enhet. Dessa juridiska enheter måste redan finnas i Spotnana innan du laddar upp användarprofiler. Kontor är valfria, men om din CSV-fil hänvisar till ett kontor för någon av användarna måste dessa kontor redan vara upplagda i Spotnana. 

Filformat och namngivningsregler

Namnet på din .CSV-fil för HR-flödet ska följa detta format:

hr_feed.*.csv

där * (jokertecken) kan ersättas med valfri text. Observera att punkten efter ”feed” och punkten före ”csv” måste finnas med. Filnamnet är inte skiftlägeskänsligt. Vi rekommenderar att du inkluderar datum och tid i filnamnet (det underlättar felsökning i framtiden). Exempel:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Din .CSV-fil måste också följa ett specifikt format. Kolumnnamnen ska vara exakt enligt det angivna formatet (se HR-filformat nedan). Mer information om filformat hittar du i Bilaga 1.

Vissa datavalideringar måste följas (se HR-filformat nedan för detaljer). 

Frekvens och schemaläggning

För allmän information om frekvens och schemaläggning, se avsnittet Frekvens och schemaläggning i SFTP – Installationsinstruktioner.

Vi rekommenderar att du laddar upp en fil minst en gång per dag för att Spotnana ska få information om eventuella tillägg, uppdateringar eller borttagningar. Om du följer detta: 

• nya användare får sin Spotnana-profil samma dag som de börjar och kan boka resor direkt. Detta förutsätter att du lägger till deras namn i filen du laddar upp på deras första arbetsdag.

• avgående medarbetare får sin tillgång borttagen på sin sista arbetsdag. Detta förutsätter att du tar bort deras namn från filen du laddar upp på deras sista dag. 

HR-filformat

Använd denna information för att säkerställa att datan i din HR-fil är korrekt formaterad och förberedd innan uppladdning.

Observera: Du måste ha skickat din publika SSH-nyckel till Spotnana och vi måste ha skapat en SFTP-mapp åt dig innan några av dina filer kan behandlas.