SFTP - คู่มือการใช้งานสำหรับส่งข้อมูล HR

สร้างโดย Ashish Chaudhary, แก้ไขเมื่อ วันเสาร์, 4 ตุลาคม เมื่อ 11:08 PM โดย Ashish Chaudhary

SFTP - คู่มือการใช้งานสำหรับไฟล์ข้อมูล HR

สารบัญ

ภาพรวม

หากต้องการดูแนวทางและข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับ SFTP กรุณาดูที่ SFTP - วิธีการตั้งค่า.

ผู้ใช้งาน Spotnana ของท่าน (เช่น ผู้เดินทาง ผู้จัดการเดินทาง ผู้อนุมัติ ฯลฯ) จะต้องมีโปรไฟล์ในระบบ Spotnana Online Booking Tool (OBT) ก่อนจึงจะสามารถจองการเดินทางได้ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้แต่ละรายจะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงระบบที่ถูกต้อง (เช่น พนักงานใหม่ได้รับสิทธิ์ พนักงานที่ลาออกถูกยกเลิกสิทธิ์) ข้อมูลโปรไฟล์เหล่านี้ต้องมีการอัปเดตอยู่เสมอ (ทั้งการสร้าง แก้ไข หรือลบข้อมูล) นอกจากนี้ Spotnana ยังนำข้อมูล HR เช่น โครงสร้างการรายงานและนิติบุคคลมาใช้กำหนดนโยบายต่าง ๆ การอนุมัติ และการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางและการชำระเงินด้วย

เพื่อให้ข้อมูลของท่านถูกต้องครบถ้วน กรุณาอัปโหลดไฟล์ HR feed ในรูปแบบ CSV ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Spotnana โดยท่านสามารถกำหนดตารางเวลาอัปโหลดได้ตามต้องการ เมื่อ Spotnana ได้รับไฟล์แล้ว ระบบจะดำเนินการประมวลผลให้ทันที 

หมายเหตุ: Spotnana ยังรองรับการเชื่อมต่อโดยตรงกับระบบ HR ยอดนิยมหลายระบบ เช่น Bamboo HR, ADP Workforce Now และ Workday 

โครงสร้างระบบและขั้นตอนการทำงาน

แผนภาพนี้แสดงตัวอย่างการที่ลูกค้าหลายรายอัปโหลดข้อมูล HR ไปยัง Spotnana ผ่าน SFTP 


วิธีการใช้งาน

ส่วนนี้จะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้การอัปโหลดไฟล์ของท่านสำเร็จและไม่มีปัญหา

หลักการประมวลผลไฟล์ HR Feed

ข้อมูลหลักที่ใช้ระบุตัวผู้ใช้งานคือ Employee ID

หมายเหตุ: ในบางกรณี Spotnana สามารถใช้ Business Email เป็นตัวระบุพนักงาน แต่อาจมีข้อจำกัด เช่น หากอีเมลของผู้ใช้เปลี่ยนแปลง (เช่น เปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนโดเมนจากการย้ายที่ทำงาน) ระบบจะปิดบัญชีเดิมและสร้างบัญชีใหม่ให้โดยอัตโนมัติ 

หลักการประมวลผลข้อมูลในไฟล์ CSV ของท่านจะเป็นดังนี้

  • หาก ACTION ของแถวผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็น CREATE และ ข้อมูล Employee ID หรือ Business Email ไม่พบในฐานข้อมูล Spotnana ระบบจะสร้างโปรไฟล์ใหม่ให้ผู้ใช้นั้นใน Spotnana

  • หาก ACTION ของแถวผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็น UPDATE และ ข้อมูล Employee ID หรือ Business Email ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Spotnana ระบบจะอัปเดตโปรไฟล์ของผู้ใช้นั้นด้วยข้อมูลใหม่ที่อยู่ในไฟล์ของท่าน 

    • หมายเหตุ: ถ้าผู้ใช้เคยมีข้อมูลในช่องเสริมจากการอัปโหลดก่อนหน้า แต่ข้อมูลเหล่านั้นหายไปในการอัปเดตครั้งใหม่ ระบบจะลบค่าดังกล่าวออกจากโปรไฟล์

  • หาก ACTION ของแถวผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็น DELETE และ ข้อมูล Employee ID หรือ Business Email ตรงกับข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล Spotnana ระบบจะปิดการใช้งานโปรไฟล์ของผู้ใช้นั้น หากไม่พบข้อมูลที่ตรงกันในฐานข้อมูล Spotnana แถวนั้นจะถูกข้ามและจะไม่มีการดำเนินการใด ๆ Employee ID หรือ Business Emailแถวนั้นจะถูกข้ามและจะไม่มีการดำเนินการใด ๆ 

หมายเหตุ: ทุกโปรไฟล์ผู้ใช้ที่สร้างใหม่จะต้องเชื่อมโยงกับนิติบุคคลที่มีอยู่ในระบบ Spotnana ก่อนแล้วเท่านั้น ส่วนสำนักงาน (Office) เป็นข้อมูลเสริม แต่หากในไฟล์ CSV ของท่านมีการระบุสำนักงานสำหรับผู้ใช้ใด ๆ สำนักงานนั้นจะต้องถูกสร้างไว้ใน Spotnana ก่อนเช่นกัน 

รูปแบบไฟล์และหลักเกณฑ์การตั้งชื่อไฟล์

ชื่อไฟล์ HR feed ที่เป็น .CSV ต้องตั้งตามรูปแบบนี้

hr_feed.*.csv

โดยที่ * (wildcard) สามารถเป็นตัวอักษรใดก็ได้ที่ท่านต้องการเพิ่มเข้าไปในชื่อไฟล์ ทั้งนี้ต้องมีจุด “.” หลังคำว่า “feed” และจุด “.” ก่อน “csv” เสมอ ชื่อไฟล์ไม่ต้องคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ แนะนำให้ใส่วันที่และเวลาลงในชื่อไฟล์เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบย้อนหลัง ตัวอย่างเช่น

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

ไฟล์ .CSV สำหรับ HR feed จะต้องอยู่ในรูปแบบที่กำหนดไว้ โดยชื่อคอลัมน์ต้องตรงตามที่กำหนด (ดูรายละเอียดในหัวข้อ รูปแบบไฟล์ HR ด้านล่าง) สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์ได้ที่ ภาคผนวก 1.

จำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลบางส่วน (ดูรายละเอียดในหัวข้อ รูปแบบไฟล์ HR ด้านล่าง) 

ความถี่และการตั้งเวลาส่งไฟล์

หากต้องการข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับความถี่และการตั้งเวลาส่งไฟล์ กรุณาดูที่หัวข้อ ความถี่และการตั้งเวลาส่งไฟล์ ในส่วนของ SFTP - วิธีการตั้งค่า.

ขอแนะนำให้อัปโหลดไฟล์อย่างน้อย วันละครั้ง เพื่อแจ้ง Spotnana ให้ทราบถึงการเพิ่ม/แก้ไข/ลบข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น หากปฏิบัติตามนี้ 

  • ผู้ใช้ใหม่จะได้รับโปรไฟล์ Spotnana ในวันแรกที่เริ่มงานและสามารถจองการเดินทางได้ทันที โดยต้องเพิ่มชื่อพนักงานในไฟล์ที่อัปโหลดในวันเริ่มงาน

  • พนักงานที่ลาออกจะถูกยกเลิกสิทธิ์การเข้าถึงในวันสุดท้ายของการทำงาน โดยต้องลบชื่อพนักงานออกจากไฟล์ที่อัปโหลดในวันสิ้นสุดงาน 

รูปแบบไฟล์ HR

ข้อมูลในส่วนนี้จะช่วยให้ท่านเตรียมและจัดรูปแบบข้อมูล HR feed ได้ถูกต้องก่อนอัปโหลด

หมายเหตุ: ท่านต้องส่ง public SSH key ของท่านให้ Spotnana และ Spotnana ต้องตั้งค่าโฟลเดอร์ SFTP ให้เรียบร้อยก่อนจึงจะสามารถประมวลผลไฟล์ของท่านได้ 

ชื่อคอลัมน์

จำเป็น / ไม่จำเป็น

หมายเหตุ

Action

จำเป็น

ช่องนี้ต้องระบุค่าเป็น “CREATE”, “UPDATE” หรือ “DELETE” ในแต่ละแถว เพื่อระบุว่าต้องการดำเนินการอะไรกับข้อมูลในแถวนั้น 

Employee ID

ไม่จำเป็น

แนะนำให้ใช้ Employee ID หากไม่มี Employee ID จะใช้ Business Email แทน Employee ID ควรใช้กับผู้ใช้เพียง 1 คนเท่านั้น และต้องไม่ซ้ำกัน 

First Name

จำเป็น


Middle Name

ไม่จำเป็น


Family Name 1

จำเป็น


Family Name 2

ไม่จำเป็น


Business Email

จำเป็น


Business Phone ISO Country Code

ตามเงื่อนไข

รหัสประเทศ ISO 2 ตัวอักษร (เช่น "US" หรือ "IN")

Business Phone Country Code

ตามเงื่อนไข

รหัสประเทศเป็นตัวเลขเท่านั้น ห้ามใส่อักขระพิเศษ เช่น '+' ตัวอย่างเช่น “91”

Business Phone Extension

ไม่จำเป็น


Business Phone Number

ตามเงื่อนไข

ช่องนี้ไม่จำเป็นต้องกรอก แต่หากกรอกจะต้องระบุทั้งรหัสประเทศ ISO และรหัสประเทศด้วย (ดูช่องที่กำหนดเป็นตามเงื่อนไขข้างต้น) ช่องนี้ต้องเป็นตัวเลข 4-10 หลักเท่านั้น ห้ามมีอักขระพิเศษ เช่น ขีดกลาง

Office Name

ไม่จำเป็น

ค่าของช่อง Office Name ใน HR feed ของท่านจะต้องตรงกับชื่อสำนักงานใน Spotnana Online Booking Tool UI ทุกตัวอักษร รวมถึงอักขระพิเศษ เช่น จุด ลูกน้ำ และเว้นวรรค

ตัวอย่างเช่น หากสำนักงานของท่านชื่อ “Paris, France (main office)” ใน Spotnana Online Booking Tool ค่าของ Office Nameใน HR feed ของท่านต้องตรงกันทุกตัวอักษร หากใช้ “Paris, France” หรือ “Paris (main office)” จะทำให้ระบบไม่สามารถจับคู่ข้อมูลได้

หมายเหตุ: สำนักงานทุกแห่งต้องถูกสร้างไว้ใน Spotnana Online Booking Tool ก่อนจึงจะสามารถระบุในไฟล์ HR feed ได้ ดูรายละเอียดที่ อัปโหลดข้อมูลสำนักงาน.

Manager's Employee ID

ไม่จำเป็น

Manager's Email Address จำเป็นต้องระบุ หากผู้จัดการมี Employee ID (ในกรณีที่บริษัทของท่านใช้ Employee ID) จะต้องระบุทั้ง Manager's Email Address และ Manager's Employee ID ด้วย

Manager's Email Address

จำเป็น

Manager's Email Address จำเป็นต้องระบุ หากผู้จัดการมี Employee ID (ในกรณีที่บริษัทของท่านใช้ Employee ID) จะต้องระบุทั้ง Manager's Email Address และ Manager's Employee ID ด้วย

Department

ไม่จำเป็น


Position Title / Designation

ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น “VP”, “CEO”, “CFO”

Cost Center

ไม่จำเป็น


Legal Entity Name

จำเป็น

ค่าของ Legal Entity Name ใน HR feed ของท่านจะต้องตรงกับชื่อนิติบุคคลใน Spotnana Online Booking Tool UI ทุกตัวอักษร รวมถึงอักขระพิเศษ เช่น จุด ลูกน้ำ และเว้นวรรค

ตัวอย่างเช่น หากนิติบุคคลของท่านชื่อ “Spotnana Technology, LLC” ใน Spotnana Online Booking Tool ค่าของ Legal Entity Nameใน HR feed ของท่านต้องตรงกันทุกตัวอักษร หากใช้ “Spotnana Technology LLC” หรือ “Spotnana Technology” จะทำให้ระบบไม่สามารถจับคู่ข้อมูลได้

หมายเหตุ: นิติบุคคลทุกแห่งต้องถูกสร้างไว้ใน Spotnana Online Booking Tool ก่อนจึงจะสามารถระบุในไฟล์ HR feed ได้ ดูรายละเอียดที่ อัปโหลดข้อมูลนิติบุคคล.

Grade

ไม่จำเป็น


Country Code

ไม่จำเป็น

รหัสประเทศ ISO 2 หรือ 3 ตัวอักษร (เช่น "US" หรือ "USA")

Worker Type

ไม่จำเป็น

ตัวอย่างเช่น “Employee”, “Contingent”, “Intern”, “Seasonal”

Accounting Code

ไม่จำเป็น



บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?

เยี่ยมเลย!

ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ

ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!

ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ

บอกให้เราทราบว่าเราจะปรับปรุงบทความนี้ได้อย่างไร!

เลือกเหตุผลอย่างน้อยหนึ่งข้อ
ต้องมีการตรวจสอบ CAPTCHA

ส่งข้อเสนอแนะแล้ว

เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว