SFTP - Instructions pour les flux RH
TABLE DES MATIÈRES
Vue d'ensemble
Pour les directives générales et les informations SFTP, consultez SFTP - Instructions de configuration.
Vos utilisateurs Spotnana (voyageurs, organisateurs, approbateurs, etc.) doivent avoir des profils dans l'outil de réservation en ligne (OBT) de Spotnana avant de pouvoir commencer à réserver leurs voyages. Pour garantir que ces utilisateurs reçoivent le bon accès au système (nouveaux employés ayant accès, accès révoqué pour les employés partant), la cohérence de ces profils doit être maintenue (via la création, la mise à jour et la suppression d'enregistrements). Spotnana utilise également les données RH, telles que la hiérarchie hiérarchique et les entités légales, pour définir diverses politiques, approbations et autres paramètres de voyage et de paiement.
Pour garantir que nous avons les bonnes informations, vous téléchargez votre flux RH sous forme de fichier CSV sur le serveur Spotnana. Vous pouvez planifier ce téléchargement pour qu'il se produise aussi souvent que vous le souhaitez. Spotnana traitera le fichier dès que nous le recevrons.
Remarque : Spotnana propose également des connexions directes à plusieurs systèmes RH courants (Bamboo HR, ADP Workforce Now et Workday).
Architecture et flux de travail
Ce diagramme montre un scénario dans lequel plusieurs clients téléchargent leurs données RH vers Spotnana en utilisant SFTP.
Instructions
Cette section contient des informations utiles pour garantir le succès de vos téléchargements de fichiers.
Logique de traitement des fichiers de flux RH
Le champ principal utilisé pour identifier l'utilisateur est l'ID employé.
Remarque : Dans certains cas, Spotnana peut utiliser l'e-mail professionnel comme identifiant de l'employé. Cependant, cela comporte certaines limitations. Par exemple, si l'e-mail professionnel de l'utilisateur change (changement de nom, changement de domaine dû à un déménagement, etc.), notre système désactivera le compte d'origine et créera un nouveau compte pour cet employé.
La logique utilisée pour traiter le contenu de votre fichier CSV est la suivante :
Si la colonne ACTION pour la ligne de l'utilisateur est définie sur CREATE et que l'ID employé ou l'e-mail professionnel ne sont pas trouvés dans la base de données Spotnana, un nouveau profil sera créé pour cet utilisateur dans Spotnana.
Si la colonne ACTION pour la ligne de l'utilisateur est définie sur UPDATE et que l'ID employé ou l'e-mail professionnel correspondent à une valeur existante dans la base de données Spotnana, le profil Spotnana de cet utilisateur sera mis à jour avec les nouvelles informations présentes dans votre fichier.
Remarque : Si un utilisateur avait des champs facultatifs dans son profil lors d'un téléchargement précédent et que ces champs sont manquants lors d'une mise à jour ultérieure, ces valeurs seront supprimées du profil.
Si la colonne ACTION pour la ligne de l'utilisateur est définie sur DELETE et que l'ID employé ou l'e-mail professionnel correspondent à une valeur existante dans la base de données Spotnana, le profil de l'utilisateur sera désactivé. Si aucun enregistrement dans la base de données Spotnana ne correspond à l'ID employé ou à l'e-mail professionnel, la ligne sera ignorée et aucune action ne sera entreprise.
Remarque : Chaque profil d'utilisateur créé doit être associé à une entité légale. Ces entités légales doivent déjà exister dans Spotnana avant que vous ne tentiez de télécharger des profils d'utilisateurs. Les bureaux sont facultatifs. Cependant, si votre fichier CSV d'utilisateurs fait référence à une association de bureau pour l'un des utilisateurs téléchargés, ces définitions de bureau doivent déjà exister dans Spotnana.
Format de fichier et conventions de nommage
Le nom du fichier de flux RH .CSV doit utiliser ce format :
hr_feed.*.csv
où le * (joker) représente n'importe quels caractères que vous souhaitez ajouter au nom. Notez que le « . » après « feed » et le « . » avant « csv » doivent être présents. Le nom du fichier n'est pas sensible à la casse. Nous vous recommandons d'inclure la date et l'heure dans le nom du fichier (pour faciliter le dépannage à l'avenir). Par exemple :
hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv
Le fichier de flux .CSV doit également être dans un format spécifique. Les noms de colonnes doivent correspondre exactement au format défini (voir la section Format de fichier RH ci-dessous). Plus de détails sur le formatage des fichiers peuvent être trouvés dans l'Annexe 1.
Nous exigeons que certaines validations au niveau des données soient suivies (voir la section Format de fichier RH ci-dessous pour plus de détails).
Fréquence et planification
Pour des informations générales sur la fréquence et la planification, consultez la section Fréquence et planification des Instructions de configuration SFTP.
Nous vous recommandons de télécharger un fichier au moins une fois par jour pour être sûr de notifier Spotnana de tout ajout/mise à jour/suppression qui aurait pu se produire. Si cette pratique est suivie :
les nouveaux utilisateurs se verront provisionner un profil Spotnana le jour de leur entrée en fonction et pourront réserver leurs voyages immédiatement. Cela suppose que vous ajoutez les noms des employés du fichier que vous téléchargez à leur date de début.
les employés qui partent verront leur accès révoqué le jour de leur départ. Cela suppose que vous retirez les noms des employés du fichier que vous téléchargez à leur date de fin.
Format de fichier RH
Utilisez ces informations pour vous aider à vous assurer que les données de votre téléchargement de flux RH sont correctement formatées et préparées.
Remarque : Vous devez vous assurer que vous avez envoyé votre clé SSH publique à Spotnana et que nous avons configuré un dossier SFTP pour vous avant que vos fichiers ne puissent être traités.
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