SFTP - Οδηγίες για ροές δεδομένων HR
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ
Γενική επισκόπηση
Για γενικές οδηγίες και πληροφορίες σχετικά με το SFTP, ανατρέξτε στην ενότητα SFTP - Οδηγίες ρύθμισης.
Οι χρήστες της Spotnana (ταξιδιώτες, διαχειριστές, εγκριτές κ.λπ.) θα πρέπει να έχουν προφίλ στο Spotnana Online Booking Tool (OBT) πριν ξεκινήσουν να κάνουν κρατήσεις ταξιδιών. Για να διασφαλίσετε ότι οι χρήστες έχουν το σωστό επίπεδο πρόσβασης (παροχή πρόσβασης σε νέες προσλήψεις, αφαίρεση πρόσβασης σε αποχωρούντες υπαλλήλους), θα πρέπει να διατηρείτε ενημερωμένα τα προφίλ τους (μέσω δημιουργίας, ενημέρωσης ή διαγραφής εγγραφών). Η Spotnana χρησιμοποιεί επίσης δεδομένα HR, όπως η ιεραρχία αναφορών και οι νομικές οντότητες, για τον καθορισμό πολιτικών, εγκρίσεων και άλλων ρυθμίσεων σχετικών με τα ταξίδια και τις πληρωμές.
Για να διασφαλίσουμε ότι έχουμε τα σωστά στοιχεία, ανεβάζετε το HR feed σας ως αρχείο CSV στον διακομιστή της Spotnana. Μπορείτε να προγραμματίσετε το ανέβασμα όσο συχνά επιθυμείτε. Η Spotnana θα επεξεργαστεί το αρχείο μόλις το παραλάβει.
Σημείωση: Η Spotnana προσφέρει επίσης απευθείας διασύνδεση με αρκετά γνωστά συστήματα HR (Bamboo HR, ADP Workforce Now και Workday).
Δομή και ροή εργασίας
Το παρακάτω διάγραμμα παρουσιάζει ένα παράδειγμα όπου πολλοί πελάτες ανεβάζουν τα δεδομένα HR τους στη Spotnana μέσω SFTP.
Οδηγίες
Σε αυτή την ενότητα θα βρείτε χρήσιμες πληροφορίες ώστε να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία σας ανεβαίνουν με επιτυχία.
Λογική επεξεργασίας αρχείων HR Feed
Το βασικό πεδίο ταυτοποίησης του χρήστη είναι το Employee ID.
Σημείωση: Σε ορισμένες περιπτώσεις, η Spotnana μπορεί να χρησιμοποιήσει το Business Email ως μοναδικό αναγνωριστικό εργαζομένου. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί. Για παράδειγμα, αν αλλάξει το επαγγελματικό email (λόγω αλλαγής ονόματος, μεταφοράς σε άλλο domain κ.λπ.), το σύστημα θα απενεργοποιήσει το αρχικό προφίλ και θα δημιουργήσει νέο για τον εργαζόμενο.
Η λογική που ακολουθείται για την επεξεργασία του αρχείου CSV έχει ως εξής:
Αν η στήλη ACTION για τη συγκεκριμένη γραμμή χρήστη έχει τιμή CREATE και το Employee ID ή Business Email δεν υπάρχει ήδη στη βάση δεδομένων της Spotnana, τότε θα δημιουργηθεί νέο προφίλ για τον χρήστη στη Spotnana.
Αν η στήλη ACTION για τη συγκεκριμένη γραμμή χρήστη έχει τιμή UPDATE και είτε το Employee ID ή Business Email ταιριάζει με υπάρχουσα εγγραφή στη βάση της Spotnana, τότε το προφίλ του χρήστη θα ενημερωθεί με τα νέα στοιχεία από το αρχείο σας.
Σημείωση: Αν ένα προφίλ χρήστη είχε προαιρετικά πεδία από προηγούμενη υποβολή και αυτά λείπουν σε επόμενη ενημέρωση, τότε οι αντίστοιχες τιμές θα αφαιρεθούν από το προφίλ.
Αν η στήλη ACTION για τη συγκεκριμένη γραμμή χρήστη έχει τιμή DELETE και είτε το Employee ID ή Business Email ταιριάζει με υπάρχουσα εγγραφή στη βάση της Spotnana, το προφίλ του χρήστη θα απενεργοποιηθεί. Αν δεν υπάρχει αντιστοιχία στη βάση της Spotnana για το Employee ID ή Business Email, η γραμμή θα παραλειφθεί και δεν θα γίνει καμία ενέργεια.
Σημείωση: Κάθε προφίλ χρήστη που δημιουργείται πρέπει να συνδέεται με μία νομική οντότητα. Οι νομικές οντότητες πρέπει να έχουν ήδη καταχωρηθεί στη Spotnana πριν επιχειρήσετε να ανεβάσετε προφίλ χρηστών. Τα γραφεία είναι προαιρετικά. Ωστόσο, αν στο αρχείο CSV αναφέρεται συσχέτιση χρήστη με κάποιο γραφείο, το συγκεκριμένο γραφείο πρέπει να υπάρχει ήδη στη Spotnana.
Μορφή αρχείου και κανόνες ονοματοδοσίας
Το όνομα του αρχείου .CSV για το HR feed θα πρέπει να ακολουθεί το εξής πρότυπο:
hr_feed.*.csv
όπου το * (αστερίσκος) μπορεί να αντικατασταθεί με οποιονδήποτε χαρακτήρα επιθυμείτε. Σημειώστε ότι η τελεία μετά το "feed" και πριν το "csv" είναι απαραίτητες. Το όνομα του αρχείου δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων. Προτείνουμε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία και ώρα στο όνομα του αρχείου (για ευκολότερη αναζήτηση σε περίπτωση προβλημάτων). Για παράδειγμα:
hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv
Το αρχείο .CSV πρέπει επίσης να έχει συγκεκριμένη δομή. Τα ονόματα των στηλών πρέπει να είναι ακριβώς όπως ορίζονται (δείτε την ενότητα Μορφή αρχείου HR παρακάτω). Περισσότερες λεπτομέρειες για τη μορφοποίηση του αρχείου θα βρείτε στο Παράρτημα 1.
Απαιτείται να τηρούνται συγκεκριμένοι έλεγχοι εγκυρότητας δεδομένων (δείτε την ενότητα Μορφή αρχείου HR παρακάτω για λεπτομέρειες).
Συχνότητα και προγραμματισμός
Για γενικές πληροφορίες σχετικά με τη συχνότητα και τον προγραμματισμό, ανατρέξτε στην ενότητα Συχνότητα και προγραμματισμός του εγγράφου SFTP - Οδηγίες ρύθμισης.
Συνιστούμε να ανεβάζετε αρχείο τουλάχιστον μία φορά την ημέρα ώστε να ενημερώνετε τη Spotnana για τυχόν προσθήκες/ενημερώσεις/διαγραφές που έχουν γίνει. Αν ακολουθείτε αυτή την πρακτική:
οι νέοι χρήστες θα αποκτούν προφίλ στη Spotnana την ημέρα που ξεκινούν εργασία και θα μπορούν να κάνουν κρατήσεις άμεσα. Αυτό προϋποθέτει ότι το όνομά τους περιλαμβάνεται στο αρχείο που ανεβάζετε την πρώτη τους ημέρα.
οι αποχωρούντες υπάλληλοι θα χάνουν την πρόσβαση την τελευταία τους ημέρα. Αυτό προϋποθέτει ότι αφαιρείτε το όνομά τους από το αρχείο που ανεβάζετε κατά την ημερομηνία αποχώρησης.
Μορφή αρχείου HR
Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω πληροφορίες για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα που ανεβάζετε στο HR feed είναι σωστά διαμορφωμένα και έτοιμα.
Σημείωση: Θα πρέπει να έχετε αποστείλει στη Spotnana το δημόσιο SSH κλειδί σας και να έχει διαμορφωθεί για εσάς φάκελος SFTP πριν ξεκινήσει η επεξεργασία των αρχείων σας.
'Ήταν αυτό το άρθρο χρήσιμο;
Αυτό Είναι Υπέροχο!
Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας
Λυπούμαστε! Δεν μπορούσαμε να είμαστε χρήσιμοι
Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας
Τα σχόλια στάλθηκαν
Εκτιμούμε την προσπάθειά σας και θα προσπαθήσουμε να διορθώσουμε το άρθρο