SFTP – Upute za HR podatkovne tokove

SADRŽAJ

• SFTP – Upute za HR podatkovne tokove
  • Općenito
  • Arhitektura i tijek rada
  • Upute
    • Logika obrade HR datoteka
    • Format datoteke i pravila imenovanja
    • Učestalost i raspored
  • Format HR datoteke

Općenito

Za osnovne informacije i preporuke o SFTP-u pogledajte SFTP – Upute za postavljanje.

Svi Spotnana korisnici (putnici, organizatori, odobravatelji i dr.) moraju imati profil u Spotnana Online Booking Tool (OBT) prije nego što mogu rezervirati putovanja. Kako bi korisnici imali odgovarajući pristup sustavu (novozaposleni dobivaju pristup, a onima koji odlaze pristup se ukida), potrebno je redovito održavati ažurnost tih profila (kroz kreiranje, ažuriranje i brisanje zapisa). Spotnana koristi i HR podatke poput hijerarhije izvještavanja i pravnih subjekata za definiranje raznih pravila, odobrenja i ostalih postavki vezanih uz putovanja i plaćanja.

Kako bismo imali točne podatke, potrebno je da svoj HR podatkovni tok učitate na Spotnana poslužitelj u obliku CSV datoteke. Učitavanje možete zakazati koliko god često želite. Spotnana će obraditi datoteku čim je zaprimi. 

Napomena: Spotnana omogućuje i izravno povezivanje s nekoliko najčešće korištenih HR sustava (Bamboo HR, ADP Workforce Now i Workday). 

Arhitektura i tijek rada

Na ovom dijagramu prikazan je primjer u kojem više klijenata učitava svoje HR podatke u Spotnana putem SFTP-a. 

Upute

Ovdje ćete pronaći korisne informacije koje će vam pomoći da vaše učitavanje datoteka prođe bez problema.

Logika obrade HR datoteka

Glavno polje za identifikaciju korisnika je ID zaposlenika. 

Napomena: U određenim slučajevima, Spotnana može koristiti Poslovnu e-adresu kao identifikator zaposlenika. No, to ima određena ograničenja. Na primjer, ako korisniku promijenite poslovnu e-adresu (zbog promjene imena, domene ili preseljenja), naš sustav će deaktivirati postojeći račun i otvoriti novi za tog zaposlenika. 

Logika kojom se obrađuje vaš CSV dokument je sljedeća:

• Ako je STUPAC AKCIJA za redak korisnika postavljen na CREATE i ni ID zaposlenika niti Poslovna e-adresa ne postoje u Spotnana bazi, za tog korisnika će se kreirati novi profil u Spotnana sustavu.

• Ako je STUPAC AKCIJA za redak korisnika postavljen na UPDATE i ili ID zaposlenika ili Poslovna e-adresa poklapaju se s postojećom vrijednošću u Spotnana bazi, korisnički profil će se ažurirati s novim informacijama iz vaše datoteke. 

  • Napomena: Ako je korisnički profil prethodno sadržavao neobavezna polja, a ona izostanu u sljedećem ažuriranju, ta će se vrijednost ukloniti iz profila.

• Ako je STUPAC AKCIJA za redak korisnika postavljen na DELETE i ili ID zaposlenika ili Poslovna e-adresa poklapaju se s postojećom vrijednošću u Spotnana bazi, korisnički profil će biti deaktiviran. Ako ne postoji zapis koji odgovara ID-u zaposlenika ili Poslovnoj e-adresi, taj redak će biti preskočen i neće se poduzimati nikakva radnja. 

Napomena: Svaki korisnički profil mora biti povezan s pravnim subjektom. Ti pravni subjekti moraju prethodno biti uneseni u Spotnana prije nego što pokušate učitati korisničke profile. Uredi su neobavezni, ali ako u CSV datoteci navodite ured za nekog korisnika, taj ured već mora postojati u Spotnana. 

Format datoteke i pravila imenovanja

Naziv .CSV datoteke s HR podatkovnim tokom treba biti u sljedećem obliku:

hr_feed.*.csv

Gdje * (zvjezdica) može biti bilo koji niz znakova po vašoj želji. Napomena: točka nakon "feed" i točka prije "csv" moraju biti uključene. Naziv datoteke nije osjetljiv na velika i mala slova. Preporučujemo da u naziv uključite i datum i vrijeme (što olakšava naknadno praćenje). Na primjer:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV datoteka mora biti u točno određenom formatu. Nazivi stupaca moraju biti potpuno isti kao što je definirano (vidi Format HR datoteke u nastavku). Više informacija o formatu datoteke možete pronaći u Dodatku 1.

Potrebno je poštovati određena pravila validacije podataka (vidi Format HR datoteke u nastavku za detalje). 

Učestalost i raspored

Za opće informacije o učestalosti i rasporedu pogledajte odjeljak Učestalost i raspored u dokumentu SFTP – Upute za postavljanje.

Preporučujemo da datoteku učitavate barem jednom dnevno kako biste osigurali da Spotnana bude obaviještena o svim novim, izmijenjenim ili obrisanim korisnicima. Ako se toga pridržavate: 

• novi korisnici će dobiti Spotnana profil na dan početka zaposlenja i odmah moći rezervirati putovanja, pod uvjetom da ih dodate u datoteku koju učitavate na njihov datum početka.

• zaposlenicima koji odlaze pristup će biti ukinut zadnjeg radnog dana, pod uvjetom da ih uklonite iz datoteke na njihov datum završetka. 

Format HR datoteke

Ovdje možete pronaći informacije koje će vam pomoći da vaši HR podaci budu pravilno pripremljeni i formatirani za učitavanje.

Napomena: Prije obrade bilo koje vaše datoteke, morate nam dostaviti svoj javni SSH ključ i mi moramo za vas postaviti SFTP mapu.