SFTP - הוראות להזנת נתוני משאבי אנוש (HR)
תוכן העניינים
סקירה כללית
למידע והנחיות כלליות לשימוש ב-SFTP, ראו SFTP - הוראות הגדרה.
משתמשי Spotnana שלכם (נוסעים, מסדרי נסיעות, מאשרים וכו') חייבים להיות בעלי פרופיל במערכת ההזמנות המקוונת של Spotnana (OBT) לפני שיוכלו להתחיל לבצע הזמנות. כדי להבטיח שלכל עובד תהיה גישה מתאימה (עובדים חדשים יקבלו גישה, גישה תוסר לעוזבים), יש לשמור על עדכניות הפרופילים (באמצעות יצירה, עדכון ומחיקה של רשומות). בנוסף, Spotnana עושה שימוש בנתוני HR נוספים, כמו היררכיית דיווח וישויות משפטיות, כדי להגדיר מדיניות, תהליכי אישור והגדרות נוספות הקשורות לנסיעות ולתשלומים.
כדי לוודא שכל המידע אצלנו מעודכן, יש להעלות את קובץ ה-HR שלכם בפורמט CSV לשרת של Spotnana. ניתן לקבוע את תדירות ההעלאה לפי הצורך. ברגע שהקובץ מתקבל אצלנו, הוא יעובד באופן מיידי.
לתשומת לבכם: Spotnana מציעה גם חיבורים ישירים למערכות HR נפוצות כמו Bamboo HR, ADP Workforce Now ו-Workday.
מבנה המערכת ותהליך העבודה
התרשים הבא מדגים תרחיש שבו מספר לקוחות מעלים את נתוני ה-HR שלהם ל-Spotnana באמצעות SFTP.
הוראות
בפרק זה תמצאו מידע שימושי שיעזור לכם להבטיח שהעלאת הקבצים תתבצע בהצלחה.
אופן עיבוד קובץ הזנת HR
השדה המרכזי לזיהוי המשתמש הוא Employee ID.
לתשומת לבכם: במקרים מסוימים, ניתן להשתמש בכתובת Business Email כמזהה העובד. עם זאת, יש לכך מגבלות – למשל, אם כתובת הדוא"ל משתנה (למשל עקב שינוי שם או דומיין), המערכת תבטל את החשבון הקודם ותיצור לעובד חשבון חדש.
העקרונות לפיהם מתבצע עיבוד קובץ ה-CSV שלכם הם:
אם עמודת ACTION בשורה של המשתמש מוגדרת כ- CREATE ו ה Employee ID או Business Email לא קיימים במערכת Spotnana, ייווצר עבור המשתמש פרופיל חדש.
אם עמודת ACTION בשורה של המשתמש מוגדרת כ- UPDATE ו אחד מהערכים Employee ID או Business Email קיים כבר במערכת Spotnana, הפרופיל יעודכן בהתאם למידע החדש שבקובץ.
לתשומת לבכם: אם בפרופיל המשתמש היו שדות אופציונליים מהעלאה קודמת וכעת הם חסרים בעדכון, הערכים שלהם יוסרו מהפרופיל.
אם עמודת ACTION בשורה של המשתמש מוגדרת כ- DELETE ו אחד מהערכים Employee ID או Business Email קיים במערכת Spotnana, הפרופיל יושבת. אם לא נמצא ערך תואם במערכת, השורה תידלג ולא יתבצע כל שינוי. Employee ID או Business Email, השורה תידלג ולא יתבצע כל שינוי.
לתשומת לבכם: כל פרופיל משתמש שנוצר חייב להיות משויך לישות משפטית קיימת במערכת Spotnana. ישויות אלו צריכות להיות מוגדרות מראש לפני העלאת פרופילים. משרדים הם רשות בלבד, אך אם בקובץ שלכם יש שיוך למשרד מסוים, גם הוא חייב להיות מוגדר מראש במערכת.
פורמט הקובץ וכללי מתן שמות
שם קובץ ההזנה של HR בפורמט .CSV חייב להיות במבנה הבא:
hr_feed.*.csv
כאשר ה-* (תו כללי) מסמל כל רצף תווים שתרצו להוסיף לשם. חשוב להקפיד על הנקודה אחרי "feed" ועל הנקודה לפני "csv". האותיות בשם הקובץ אינן רגישות לאותיות גדולות או קטנות. מומלץ להוסיף תאריך ושעה בשם הקובץ (כדי להקל על איתור תקלות בעתיד). לדוגמה:
hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv
גם מבנה הקובץ עצמו חייב לעמוד בדרישות מסוימות. שמות העמודות חייבים להיות בדיוק כפי שמוגדר (ראו מבנה קובץ HR בהמשך). מידע נוסף על פורמט הקובץ ניתן למצוא ב- נספח 1.
יש להקפיד על אימותים מסוימים ברמת הנתונים (ראו מבנה קובץ HR בהמשך לפרטים נוספים).
תדירות ותזמון
למידע כללי על תדירות ותזמון, ראו את פרק תדירות ותזמון ב- SFTP - הוראות הגדרה.
מומלץ להעלות קובץ לפחות פעם ביום כדי לוודא שכל עדכון/הוספה/מחיקה עוברים ל-Spotnana בזמן אמת. אם תפעלו כך:
עובדים חדשים יקבלו פרופיל ב-Spotnana כבר ביום תחילת עבודתם ויוכלו להזמין נסיעות מיד. זאת בהנחה שהוספתם את שמותיהם לקובץ ביום תחילת העבודה.
לעובדים שעוזבים תוסר הגישה ביום האחרון לעבודתם, בתנאי שמחקתם את שמותיהם מהקובץ ביום זה.
מבנה קובץ HR
היעזרו במידע הבא כדי לוודא שקובץ ה-HR שלכם מוכן ומעוצב כראוי להעלאה.
לתשומת לבכם: יש לוודא ששלחתם ל-Spotnana את מפתח ה-SSH הציבורי שלכם ושהוגדרה עבורכם תיקיית SFTP, לפני שניתן יהיה לעבד את הקבצים.
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר