SFTP - HR数据对接操作指南
目录
概述
如需了解SFTP的通用操作规范和相关信息,请参考 SFTP - 设置说明。
所有Spotnana用户(包括出行人、预订人、审批人等)在使用Spotnana在线预订工具(OBT)预订差旅前,必须先在系统中建立个人档案。为了确保新员工及时开通权限、离职员工及时关闭权限,您需要及时维护这些用户档案(包括新建、更新和删除)。Spotnana还会利用HR数据中的汇报关系、法人实体等信息,来设定各类政策、审批流程和差旅/支付设置。
为确保我们获取到准确的信息,您需要将HR数据以CSV文件格式上传至Spotnana服务器。上传频率可根据您的实际需求自行设定。我们收到文件后会立即进行处理。
注意: Spotnana还支持与多种主流HR系统(如Bamboo HR、ADP Workforce Now、Workday)进行直连集成。
系统架构与流程说明
下图展示了多个客户通过SFTP方式向Spotnana上传HR数据的场景。
操作说明
本章节为您提供一些实用建议,帮助您顺利上传文件。
HR数据文件处理逻辑
系统用于识别用户的主要字段是 员工ID。
注意: 在某些情况下,Spotnana也可以使用 企业邮箱 作为员工唯一标识。但这种方式有一定局限,比如员工邮箱地址发生变更(如改名、公司域名变更等)时,系统会将原账号停用,并为该员工新建一个账号。
系统处理您的CSV文件时,遵循以下逻辑:
如果 ACTION 列设置为 CREATE ,且 在Spotnana数据库中未找到该 员工ID 或 企业邮箱 ,系统会为该用户新建档案。
如果 ACTION 列设置为 UPDATE ,且 在Spotnana数据库中找到匹配的 员工ID 或 企业邮箱 ,系统会根据您上传的文件内容,更新该用户的档案信息。
注意: 如果某个用户在之前上传的档案中包含了选填字段,而后续更新时这些字段缺失,则这些字段会被清空。
如果 ACTION 列设置为 DELETE ,且 在Spotnana数据库中找到匹配的 员工ID 或 企业邮箱 ,该用户档案会被停用。如果数据库中没有找到对应的 员工ID 或 企业邮箱,则该行会被跳过,不做任何处理。
注意: 每个新建的用户档案都必须关联到一个法人实体。请确保这些法人实体已提前在Spotnana系统中建立。办公室信息为选填项,但如果您的CSV文件中为用户指定了办公室,则该办公室也必须已在Spotnana中创建。
文件格式与命名规范
.CSV格式的HR数据文件命名需遵循以下规范:
hr_feed.*.csv
其中*为您自定义的任意字符。请注意,“feed”后的点和“csv”前的点都不能省略。文件名大小写不敏感。建议您在文件名中加入日期和时间,方便后续排查。例如:
hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv
CSV数据文件还需遵循特定格式,表头名称必须与规定格式完全一致(详见下方 HR文件格式 章节)。关于文件格式的详细要求,请参考 附录1。
我们要求遵循一定的数据校验规则(详细说明请见下方 HR文件格式 章节)。
上传频率与计划安排
关于上传频率和计划安排的通用说明,请参考 上传频率与计划安排 章节,详见 SFTP - 设置说明。
建议您每天至少上传一次文件, 每天一次 ,这样可以确保Spotnana及时收到所有新增、更新或删除的信息。如果按照此频率操作:
新员工将在入职当天就能在Spotnana系统中生成档案,并立即开始预订差旅(前提是您在员工入职当天将其信息加入上传文件)。
离职员工将在最后一天自动关闭系统访问权限(前提是您在员工离职当天将其信息从上传文件中移除)。
HR文件格式
请参考以下信息,确保您上传的HR数据格式正确、内容规范。
注意: 请务必提前将您的SSH公钥发送给Spotnana,并确认我们已为您配置好SFTP文件夹,只有这样您的文件才能被处理。
这篇文章有帮助吗?
很好!
感谢您的反馈。
抱歉我们没能带来帮助
感谢您的反馈。
反馈已发送
感谢,我们将试着改善此文档。